Казначей - это одна из главных профессий в условиях современной экономики. Система казначейства предприятия - основной путь оптимизации финансовых потоков
Приложение № 3
УТВЕРЖДЕНО
приказом Межрегионального
Федерального казначейства
от «___» ______2017 г. № __
Положение
об Отделе расходов
Межрегионального операционного управления
Федерального казначейства
I . Общие положения
1.2.Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности руководителем МОУ ФК. В отсутствие начальника Отдела (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.) общее руководство Отделом осуществляет заместитель начальника Отдела в соответствии с утвержденным в установленном порядке должностным регламентом.
1.3.Штатное расписание Отдела утверждается руководителем МОУ ФК.
1.4.Отдел в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, Положением о Федеральном казначействе, приказами, распоряжениями, инструкциями и указаниями Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, нормативными документами Центрального банка Российской Федерации, приказами, распоряжениями и указаниями руководства МОУ ФК, а также настоящим положением.
II . Задачи и функции
2.1. Задачами Отдела являются осуществление и учет операций со средствами федерального бюджета, средствами дополнительного бюджетного финансирования, средствами, поступающими во временное распоряжение получателей средств федерального бюджета в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации, средствами для финансирования мероприятий по оперативно-розыскной деятельности, средствами федеральных бюджетныхучреждений, являющихся наиболее значимыми учреждениями науки, образования, культуры и здравоохранения, средствами федеральных автономных учреждений и иных юридических лиц, не являющихся участниками бюджетного процесса, а также средствами обязательного медицинского страхования, поступающими данным учреждениям, на соответствующих лицевых счетах, открытых в МОУ ФК.
2.2. В рамках поставленных задач Отдел выполняет следующие функции:
2.2.1. осуществляет ведение лицевых счетов администратора источников внутреннего финансирования дефицита бюджета, администратора источников внешнего финансирования дефицита бюджета, получателя бюджетных средств,для учета операций со средствами, поступающими во временное распоряжение получателя бюджетных средств, для учета операций по переданным полномочиям получателя бюджетных средств, открытых участникам бюджетного процесса федерального уровня, лицевых счетов для учёта операций, осуществляемых федеральными бюджетными учреждениями, являющимися наиболее значимыми учреждениями науки, образования, культуры и здравоохранения, федеральными автономными учреждениями и иными юридическими лицами, не являющимися участниками бюджетного процесса;
2.2.2. обеспечивает доведение выписок из соответствующих лицевых счетов;
2.2.3. обеспечивает проведение и учет операций со средствами федерального бюджета, средствами дополнительного бюджетного финансирования, средствами, поступающими во временное распоряжение получателя средств федерального бюджета, средствами федеральных бюджетныхучреждений, являющихся наиболее значимыми учреждениями науки, образования, культуры и здравоохранения, средствами федеральных автономных учреждений и иных юридических лиц, не являющихся участниками бюджетного процесса, средствами для финансирования мероприятий по оперативно-розыскной деятельности, средствами обязательного медицинского страхования на соответствующих лицевых счетах, открытых в МОУ ФК, в соответствии с федеральным законом о федеральном бюджете на соответствующий финансовый год и на плановый период, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, принятыми в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, регулирующими исполнение федерального бюджета по расходам и источникам финансирования дефицита федерального бюджета;
2.2.4. осуществляет в пределах компетенции Отдела внутренний государственный финансовый контроль;
2.2.5. обеспечивает проведение кассовых выплат из федерального бюджета от имени и по поручению клиентов, лицевые счета которых в установленном порядке открыты в МОУ ФК и обслуживаются Отделом;
2.2.6. обеспечивает проведение от имени и по поручению клиентов кассовых выплат за счет средств федеральных бюджетных учреждений, являющихся наиболее значимыми учреждениями науки, образования, культуры и здравоохранения, федеральных автономных учреждений и иных юридических лиц, не являющихся участниками бюджетного процесса, лицевые счета которых в установленном порядке открыты в МОУ ФК и обслуживаются Отделом;
2.2.7. обеспечивает проведение кассовых выплат за счет средств, поступающих во временное распоряжение получателей бюджетных средств, от имени и по поручению клиентов, лицевые счета которых в установленном порядке открыты в МОУ ФК и обслуживаются в Отделе;
2.2.8. осуществляет контроль на непревышение кассовых выплат над суммамидоведенных бюджетных данных, учтенных на соответствующих лицевых счетах получателейбюджетных средств, иных получателей бюджетных средств;
2.2.9. обеспечивает достоверность первичных данных для представления отчетности по ключевым показателям эффективности исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации в пределах компетенции Отдела;
2.2.10. осуществляет учет бюджетных и денежных обязательств получателей средств федерального бюджета, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета, дополнительного бюджетного финансирования;
2.2.11. формирует и представляет в установленном порядке отчетность по исполнению бюджетных и денежных обязательств, в том числе принятых в рамках реализации федеральной адресной инвестиционной программы;
2.2.12. формирует в установленном порядке Справки о неисполненных в отчетном финансовом году бюджетных обязательствах по государственным контрактам на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг;
2.2.13. осуществляет санкционирование оплаты денежных обязательств в соответствии с порядком, установленным Министерством финансов Российской Федерации для получателей средств федерального бюджета, администраторов источников внутреннего финансирования дефицита федерального бюджета, федеральных бюджетных учреждений, являющихся наиболее значимыми учреждениями науки, образования, культуры и здравоохранения, федеральных автономных учреждений, в части средств, предоставленных данным учреждениям, в виде субсидий в соответствии с абзацем вторым части 1 статьи 78.1 и статьей 78.2 Бюджетного кодекса Российской Федерации, лицевые счета которых открыты в МОУ ФК;
2.2.14. осуществляет санкционирование расходов федеральных государственных унитарных предприятий, источником финансового обеспечения которых являются субсидии на осуществление капитальных вложений в объекты государственной собственности Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Министерством финансов Российской Федерации;
2.2.15. осуществляет санкционирование расходов юридических лиц – получателей субсидий, бюджетных инвестиций и взносов в уставной капитал, получателей средств авансового платежа в соответствии с порядком, установленным Министерством финансов Российской Федерации;
2.2.16. осуществляет функции администратора доходов бюджета по главе 100 «Федеральное казначейство» в части уточнения платежей, возврата платежей, направления Запроса на выяснение принадлежности платежа по платежам, поступившим на счета, открытые МОУ ФК для учета операций со средствами федерального бюджета и учтенным как невыясненные поступления;
2.2.17. осуществляет функции в части уточнения платежей, возврата платежей, направленияЗапроса на выяснение принадлежности платежа по платежам, поступившим на счета, открытые МОУ ФК для учета операций со средствами, поступающими во временное распоряжение получателей средств федерального бюджета, средствами федеральных бюджетныхучреждений, являющихся наиболее значимыми учреждениями науки, образования, культуры и здравоохранения, средствами федеральных автономных учреждений и иных юридических лиц, не являющихся участниками бюджетного процесса, средствами обязательного медицинского страхования, и учтенным как невыясненные поступления;
2.2.18. осуществляет приостановление операций по лицевым счетам, открытым клиентам в МОУ ФК и обслуживаемым Отделом, в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации;
2.2.19. организует исполнение судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджетов бюджетной системы Российской Федерации по денежным обязательствам казенных учреждений, на средства федеральных бюджетных учреждений являющихся наиболее значимыми учреждениями науки, образования, культуры и здравоохранения, на средства федеральных автономных учреждений, исполнение решений налогового органа о взыскании налога, сбора, пеней и штрафов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, на средства указанных федеральных бюджетных (автономных) учреждений;
2.2.20. доводит до распорядителей и получателей средств федерального бюджета, администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета, администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета с полномочиями главного администратора информацию о нормативных правовых актах, регулирующих порядок исполнения и учета операций по расходам и источникам финансирования дефицита федерального бюджета через счета МОУ ФК;
2.2.21. обеспечивает проведение операций по обеспечению наличными денежными средствами и осуществление операций с использованием расчетных (дебетовых) карт организаций федерального уровня, лицевые счета которым открыты в МОУ ФК и обслуживаются Отделом;
2.2.22. применяет меры, предусмотренные законодательством Российской Федерации, ограничительного, предупредительного и профилактического характера, направленные на недопущение и (или) пресечение нарушений распорядителями и получателями средств федерального бюджета обязательных требований, при исполнении федерального бюджета в пределах установленных полномочий;
2.2.23. осуществляет контроль за соответствием данных полученной выписки банка проведенным операциям и подтверждает поступления по выписке банка по счетам МОУ ФК в разрезе клиентов федерального уровня, лицевые счета которых в установленном порядке открыты в МОУ ФК и обслуживаются Отделом;
2.2.24. обеспечивает проверку, формирование и включение информации и документов в Реестр соглашений (договоров) о предоставлении из федерального бюджета субсидий юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям, физическим лицам – производителям товаров (работ, услуг), бюджетных инвестиций юридическим лицам, не являющимся федеральными государственными учреждениями и федеральными государственными унитарными предприятиями, субсидий, субвенций, иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, бюджетам субъектов Российской Федерации (далее – Реестр соглашений (договоров) о предоставлении субсидий);
2.2.25. осуществляет контрольные функции, предусмотренные положениями части 5 статьи 99 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупоктоваров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и пунктами 13 и 14 Правил ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками и пунктом 13 Правил ведения реестра контрактов, содержащего сведения, составляющие государственную тайну, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 28.11.2013 № 1084» (вместе с «Правилами ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками», «Правилами ведения реестра контрактов, содержащего сведения, составляющие государственную тайну»);
2.2.26. оказывает консультативную помощь участникам и неучастникам бюджетного процесса федерального уровня по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
2.2.27.обеспечивает своевременное и полное рассмотрение обращений организаций и граждан в пределах компетенции Отдела и в соответствии с поручением руководителя МОУ ФК (заместителя руководителя МОУ ФК), подготовку проектов ответов заявителям по указанным обращениям в установленный законодательством Российской Федерации срок;
2.2.28. осуществляет в пределах компетенции Отдела ведение делопроизводства;
2.2.29. осуществляет внутренний контроль соответствия деятельности Отдела по исполнению государственных функций и полномочий требованиям нормативных правовых актов Российской Федерации, правовых актов Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, иных документов, регламентирующих деятельность УФК, а также принятых управленческих решений в пределах компетенции Отдела;
2.2.30. взаимодействует в пределах компетенции со структурными подразделениями МОУ ФК, центрального аппарата Федерального казначейства, территориальными подразделениями федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органами местного самоуправления;
2.2.31. осуществляет в соответствии с поручениями Федерального казначейства проведение мониторингов по вопросам, относящимся к функциональной деятельности органов Федерального казначейства;
2.2.32. осуществляет организацию ведения нормативно – справочной информации, относящейся к функциям Отдела;
2.2.33. осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по комплектованию, хранению, учету и использованию документов, образовавшихся в ходе деятельности Отдела;
2.2.34. обеспечивает в пределах компетенции Отдела выполнение норм и требований по защите сведений, составляющих государственную тайну, сведений ограниченного доступа, не составляющих государственную тайну, а также сведений ограниченного распространения, в случае, если предполагается защищать также и информацию ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования»;
2.2.35. обеспечивает исполнение технологических регламентов Федерального казначейства, относящихся к функциям Отдела;
2.2.36. участвует в тестировании и внедрении прикладного программного обеспечения, используемого при реализации функций Отдела;
2.2.37. обеспечивает подготовку решений, не носящих нормативный характер, в части, относящейся к функциям Отдела;
2.2.38. участвует в мероприятиях мобилизационной подготовки и гражданской обороны МОУ ФК;
2.2.39. обеспечивает соблюдение требований охраны труда и правилпротивопожарного режима в пределах компетенции Отдела;
2.2.40. поддерживает контент сайта МОУ ФК в сети Интернет актуальном состоянии в пределах компетенции Отдела;
2.2.41. участвует в подготовке проектов правовых актов, регламентирующих деятельность МОУ ФК по работе официального сайта МОУ ФК в сети Интернет;
2.2.42. участвует в информационном обеспечении работы официального сайта МОУ ФК в сети Интернет в части соблюдения процедур и сроков публикации информации и размещает информацию в разделах «Анонсы», «Новости», «Публикации»;
2.2.43. управляет в установленном порядке внутренними (операционными) казначейскими рисками в пределах компетенции Отдела;
2.2.44. осуществляет исполнение порядка завершения операций по исполнению федерального бюджета в текущем финансовом году в пределах компетенции Отдела;
2.2.45. осуществляет иные функции в пределах компетенции Отдела.
III . Ответственность
3.1. Ответственность за ненадлежащее и несвоевременное выполнение Отделом задач и функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник Отдела.
3.2.На начальника Отдела возлагается персональная ответственность за:
3.2.1.выполнение задач и функций, предусмотренных в разделе 2 настоящего положения;
3.2.2.соответствие законодательству Российской Федерации визируемых и подписываемых документов;
3.2.3.своевременное и качественное исполнение документов и поручений руководства МОУ ФК;
3.2.4.недопущение использования служебной информации работниками Отдела в неслужебных целях;
3.2.5.соблюдение трудового распорядка работниками Отдела.
3.3.Ответственность работников Отдела устанавливается должностными регламентами.
Приложенные документы
Приказ Межрегионального операционного управления Федерального казначейства от 06.09.2017 № 308 «Об утверждении положений об отделах Межрегионального операционного управления Федерального казначейства» TIFF 7.6 МБ
«СКАЗКА
О ФЕДЕРАЛЬНОМ КАЗНАЧЕЙСТВЕ»
с. Азово
2007 год
«СКАЗКА
О ФЕДЕРАЛЬНОМ КАЗНАЧЕЙСТВЕ»
В некотором царстве, в Российском государстве, жил-был Президент. И была у него казна российская, т. е. бюджет. И не мог Президент сам управляться и уследить за своею казною да за тем, чтобы деньжата российские не разбазаривались руководителями на цели не нужные. А хотелось Президенту, чтоб направлялись они в те отрасли российской экономики, в которых нуждается государство Российское. Думал он думал, да и решил возродить забытую 74 года назад казначейскую службу. Издал Президент Указ № 000 « О федеральном казначействе» от 01.01.01 года.
http://pandia.ru/text/78/240/images/image003_66.gif" width="218" height="252 src=">
И стал он по крохам собирать свой коллектив знающих людей, чтобы не осрамить земли Омской. И набрал он в свой коллектив отменных специалистов, со стран ближнего зарубежья и государства Российского, все ума несказанного, да красоты не писанной:
Фомину Сердюкову
Риту Францевну; Галину Николаевну;
http://pandia.ru/text/78/240/images/image007_34.gif" width="198" height="256 src="> Марущак
Валентину Геннадьевну;
Шестакову Нефедову
Елену Ильиничну; Ольгу Викторовну;
Манжос Ольгу Вячеславовну
и др. И создали они дружный и сплоченный коллектив. Стали они в этом коллективе дружно поживать да за российским бюджетом следить, чтобы никакая сила нечистая не могла посягнуть на казну бюджета российского. А казна российская стала расти не по дням, а по часам. Доходы стали поступать размеренно, да и банки перестали пользоваться деньгами бюджетными, так как казначейства на страже были, штрафы начисляли огромные. Вот и стала казна российская забывать про секвестры, а все больше с профицитами бюджет складывался.
Главный бухгалтер" href="/text/category/glavnij_buhgalter/" rel="bookmark">главного бухгалтера , с Казахстана далекого, Дахтлер Татьяну Николаевну, для ведения сметы казначейской и отчетности по доходам да расходам. И стали они работу налаживать. А чтоб бюджетный учет наладить, пришлось переходить с одной инструкции на другую, то107 н, то 70н, а уж теперь и на 25н, может, на этом все и закончится. Все хлопотно, но с работой справились.
А «правой рукой» взял к себе заместителем Нургазина Оразалы Литовича, да доверил ему ведение бюджетных обязательств по клиентам бюджета федерального , да по государственным контрактам клиентов, а также учет и исполнение листов исполнительных, по решениям суда нашего справедливого.
А чтобы за доходами следить, приняли на работу старшего казначея Крамер Аллу Александровну и Казанцеву Наталью Михайловну, и стали они распределять доходы района Азовского по бюджетам всех уровней, доходов - то поступало немало, до 40 миллионов рублей в год, а когда перешли на единый счет казначейства, все функции по распределению доходов перешли к специалистам Управления.
А чтобы за расходами контроль был, приняли еще одного специалиста - главного казначея, с земли казахской, Хоба Галину Брониславовну, да доверили ей дела юридические клиентов вести, реестры принимать, платежки санкционировать, да смотреть, чтоб каждая бюджетная копейка по назначению попала.
И чтобы провести все эти операции по единому счету казначейства приняли двух специалистов - Фрайс Юлию Васильевну и Путинцеву Галину Октябриновну. Они уж все документы примут в программку «Центр-КС» , проведут, проверят, подложат к документам, а там и день можно закрывать. Выписки распечатают, по всем клиентам раздадут, чтоб все остались довольны.
А чтоб техника всегда была в порядке, приняли ведущего специалиста Салахову Елену Ивановну. Она уж и за техникой последит, да и по всем программам обновление поставит. Так и стали все дружно коллективом работать. Кто доходы распределяет, кто за расходами контроль ведет.
А чтобы условия для работы создать, выделило казначейство денежки, чтобы можно было купить избушку на курьих ножках. Вот и приобрели вот такую избушку на курьих ножках за 25 миллионов рублей, в ценах 1994 года.
http://pandia.ru/text/78/240/images/image011_43.jpg" width="648" height="480 src=">Да получилась изба, не изба, а дворец, что ни в сказке сказать ни пером описать.
Окна со светелками, кабинеты просторные есть где клиентов встретить, где поработать, где совещание с коллегами провести, а где и праздник казначейства отметить.
Вот так дружно и живем, друг на друга не нарадуемся. Коллектив как на подбор: 9 барышень прекрасных, и 3 сокола ясных.
Все, работы не боятся, все стремятся все познать, все Законы и Указы, все покорно исполнять, чтоб российскому бюджету никогда не пострадать.
Нам работу добавляют, что клиенты все рыдают, то контракты им вменяют, то программы обновляют, не дают теперь скучать, нужно многое познать.
Все контракты и реестры, все платежки и заявки, все стараемся проверить, финансированье сверить, чтоб все вовремя отправить, что неверно, все поправить. Чтоб регламент не нарушить, гнев клиентов не обрушить. Всех стараемся уважить, вот что значит служба наша.
Нас клиенты уважают, никогда не обижают, все стараются представить и ошибки все поправить.
Наш российский Президент, выбрал и для нас момент, службой нашей он доволен и Указ для нас издал:переводят, мол, на службу государевую Вас.
Мы служить России рады, казначействам быть всегда, лучшая для нас награда - наша служба, господа!
Вам я сказку рассказала, нет не сказка –это быль . Коль не верите, проверьте. В гости милости Вас просим, чаем с медом угостим. Я там только что была, чай с медом пила, по усам текло, а в рот не попало.
Вот и сказке конец, а кто прочитал и оценил,
Молодец!
И написала для Вас эту сказку, не писатель - сказочник, а главный казначей отдела расходов Азовского немецкого национального района, .
Казначей - это профессия, которая издавна существовала на Руси. За несколько десятков веков произошла значительная трансформация должности, однако суть её осталась неизменной. Итак, давайте вместе разберёмся, кто такой казначей?
Сущность профессии
Издавна скарбником считался тот человек, который находился на службе у зажиточного гражданина и нёс ответственность за личные расходы и доходы имения (хозяйства). Сейчас данный вид профессии приобретает несколько иной вид. Казначей - это сотрудник компании, который контролирует ликвидность организации, то есть полностью следит за лентой платежей.
Удивительно, но такая должность присутствует и на государственном уровне. Главный казначей страны следит за расходами бюджета, выдавая платежи в соответствии с законом. Специалист коммерческой организации занимается не только расчётами, но и анализирует современное состояние рынка, проводит сравнения. В случае дефицита - привлекает инвесторов и клиентов. 
Обязанности казначея
Специалист несёт ответственность за контроль и Причём не важно, осуществляет он свои обязанности в пределах одной компании или же всего государства. Казначей - это тот сотрудник, который отвечает за организацию отдела казначейства, если таковой присутствует. В его обязанности входит составление плана, согласно которому будет осуществляться выдача денежных средств. Ведение документации также возлагается на плечи казначея. В период рабочего времени специалист должен:
Личностные качества: квалификация и стимул
Не нужно быть экономистом, чтобы понять, казначей - это должность ответственная. Соответственно, наличие высшего образования - обязательный критерий при принятии на работу. Шансы на получение желаемой должности значительно повышаются при наличии экономической или финансово-кредитной квалификации.
Ещё более важно обладать системным мышлением. Осуществление сложных математических операций, их анализ не должны порождать путаницу в голове. Именно поэтому рынок труда нуждается в людях, имеющих опыт не только в финансовой области, но и получившие техническое образование.
В условиях информационного прогресса будущий казначей должен быть уверенным пользователем персонального компьютера, освоить разработку бизнес-планов, обладать навыками управления финансовыми рисками. Ни один офисный работник не может успешно осуществлять финансовую деятельность без умения составлять отчёты и вести документацию.
Казначей должен обладать аналитическим складом ума, быстро разрешать сложные финансовые ситуации. Ответственность, стрессоустойчивость, напористость и терпеливость - основополагающие качества специалиста данной профессии. Он должен не только получить качественное образование, но и заниматься самосовершенствованием. Именно такой подход позволяет в кратчайшие сроки достигнуть масштабных карьерных высот. 
Минусы профессии
Любая должность предполагает отрицательные и положительные качества. Если вы решили заняться казначейской деятельностью, стоит знать о её главных недостатках.
- Материальная ответственность.
Работа с денежными средствами всегда предполагала большие риски. Одно неверно принятое решение может являться следствием крупных денежных обязательств для фирмы. Поэтому перед тем, как приступать к должностным обязанностям, крепко подумайте, действительно ли вы готовы взять на себя такую ответственность и отвечать за принятые решения?
- Напряжённый график работы.
Казначей - профессия практически круглосуточная. Особые сложности появляются с приходом налоговых проверок. А если вы занимаете должность в государственном учреждении, то в этот период и вовсе можно забыть о полноценном сне.
- Стрессы.
Данный пункт напрямую вытекает из предыдущего. Ни одна проверка не проходит без замечаний. Отлично, если вы смогли устранить их на месте! И печально, если в результате контроля вы получаете дисциплинарное взыскание.
Положительные стороны
Наравне с чередой минусов, выбирая профессию казначея, вы можете похвалиться:
- Престижной работой.
- Комфортными условиями. Сейчас работодатели не скупятся на оформление красивого помещения, ведь фактически - это лицо фирмы.
- Востребованностью - мало кто решится взять на себя ответственность за принятие решений, касающихся денег.
- Высокой заработной платой - это, пожалуй, самый приятный компонент среди всех плюсов профессии казначея.
Функции управления кассой и расчетным счетом присутствовали и присутствуют на наших предприятиях, просто их не выделяли или не объединяли в отдельную группу и не вменяли в обязанность отдельному человеку или подразделению. Казначейство в компании облегчает выполнение кассового бюджета.
Управление денежными потоками является наиболее критической операцией для любых организаций, кроме разве что самых богатых. Если когда-либо возникает нехватка денег, то невозможно выдать зарплату, поставки не оплачиваются, плановый платеж по кредиту не будет произведен? и инвесторы не получат дивидендов. Любой из этих факторов может либо остановить бизнес, либо привести к быстрой смене его руководителей. На сегодняшний день, вследствие развития системы бюджетного управления, возникла осознанная необходимость к указанным ранее функциям добавить еще и составление кассового бюджета (не будем останавливаться на доказательстве его необходимости), контроль установленных лимитов затрат и выполнения кассового бюджета в целом. Для этого уже надо выделять специально обученного человека или группу специалистов, а называться они будут казначейство.
В давние времена на Руси казначеем называли хранителя казны (имущества, сокровищ) князя, монастыря, боярина. С конца 15 века он становится придворным и думным чином, в ведении которого находится казенный двор с царской казной. В середине XVI века деятельность казначеев приобрела такую значимость, что они не только ведали многими статьями государственных доходов и расходов, но и обладали правом суда, участвовали в переговорах с иностранными представителями.
Сегодня нет единого понимания роли и задач подразделения под названием «казначейство». К вопросу о его создании часто возвращаются после возникновения ряда проблем, которые можно решить именно посредством такого подразделения. Попытаемся обобщить основные проблемы, которые приводят к созданию казначейства. По крайней мере, нам пришлось с некоторыми из них в том или ином виде столкнуться. Такими были:
- Отсутствие оперативной информации о состоянии краткосрочных активов и пассивов (остатки на счетах, краткосрочные ссуды и кредиты, финансовые вложения и др.);
- Отсутствие единой политики и процедур управления денежными средствами;
- Трудности при планировании движения денежных средств более чем на неделю;
- Отсутствие управления и контроля над расходами.
Казначейство контролирует прохождение всех платежей, независимо от их назначения и выполняет следующие основные группы функций:
- Операционные:
- Свод бюджетов доходов и расходов денежных средств предприятий или центров прибыли и затрат.
- Составление платежного календаря.
- Распределение платежей по предприятиям (или центрам затрат) и управляющей компании
- Работа с банками.
Пример. Различные счета нашего холдинга находятся в разных банках, но остатки аккумулируются в одном банке. Поэтому если необходимо провести оплату в пользу юридического лица, входящего в холдинг, деньги просто переводятся со счета на счет. При этом необходимо учитывать, что любой банк оказывает ту или иную услугу, например кредитование, при условии, что вы обеспечите ему оборот на определенную сумму,- это позволит банку заработать. Одна из задач казначейства - обеспечить такой оборот через этот банк.
- Функции контроля
- Контроль платежей в части установленных лимитов. Если на момент платежа лимит оплаты по статье исчерпан, заявка на платеж в этом периоде либо отклоняется, либо отправляется на дополнительное согласование по установленным процедурам.
Существует несколько вариантов контроля платежей центров затрат или подотчетных компаний:
- Предприятие поручает центральному офису распоряжаться своим банковским счетом. Инициируемые предприятием заявки на платежи направляются в центральный офис, где они согласовываются и утверждаются. Казначейство в данном процессе играет роль единого расчетного центра.
- Платежи в рамках утвержденного бюджета осуществляются предприятием самостоятельно. Внебюджетные и сверхлимитные платежи проходят обязательную процедуру согласования в центральном офисе.
- Предприятие направляет платежи в уполномоченный банк, который автоматически пересылает платежное поручение в головной офис. Поручения, утвержденные центральным офисом, возвращаются в банк к исполнению (смешанный способ).
Использование конкретного варианта схемы контроля и прохождения платежей зависит от модели построения самого казначейства и будет рассмотрено далее.
- Контроль использования собственных средств и перераспределение средств между компаниями группы (при необходимости) или центрами затрат и центрами прибыли.
- Контроль показателей оборачиваемости дебиторской, кредиторской задолженности и запасов.
Функциональное наполнение и структура компании или группы компаний определяют модель организации работы казначейства. Можно выделить две основные:
- Централизованная модель;
- Децентрализованная модель.
Автор не претендует на уникальность терминов, но такие названия моделей достаточно точно отражают их суть. Главной отличительной чертой первой модели является жесткая централизация платежей. Как правило, эта модель в разных ее проявлениях используется на предприятиях с небольшим объемом трансакций. В структуре финансовой службы просто выделяется один человек, ответственный за контроль и проведение платежей. Также эта модель используется в некоторых холдингах. В таких структурах платежи осуществляются через единый счет или систему транзитных счетов с автоматической переброской на основной, через который казначейство осуществляет платежи. Ключевым фактором успеха при переходе на централизованную модель казначейства является управление информационными потоками. Осуществить эту работу без налаживания обмена данными между уровнями холдинга или центрами затрат и прибыли предприятия невозможно. Поэтому сразу после принятия решения о централизации казначейских функций следует выбрать автоматизированную систему, которая сможет обеспечить контроль над платежами всех дочерних компаний в режиме онлайн. Иначе реальную картину происходящего можно будет получить в лучшем случае на следующий день. Оперативность работы структурных подразделений также снизится, поскольку согласование платежных заявок будет занимать продолжительное время. Задачи такого уровня под силу решить системам ERP класса.
Если же структура предприятия более демократична, тогда более целесообразно использовать децентрализованную модель работы казначейства. Основным отличием является предоставление права осуществления платежей непосредственно из центров затрат или бизнес-направлений (здесь подразумеваются как отдельные юридические лица, так и группы компаний, объединенных по единому признаку). Это более сложный случай с иными процедурами и бизнес-процессами.
Таким образом, мы видим, что при различных моделях организации казначейства на первый план выходят различные функциональные приоритеты. В первом случае - это операционная деятельность, во втором случае - контрольные функции. Нетрудно проследить параллель между приоритетностью в задачах казначейства и организационной структурой холдингов или организацией управления на предприятиях. В случае вертикально интегрированного холдинга используем модель централизованного казначейства, в случае горизонтально интегрированного холдинга - используем «демократическую» децентрализованную модель. Проводя аналогии с организационной структурой холдинга дальше, приходим к тому, что имеет право на существование и смешанная модель организации казначейства.
Пример. В холдинге существуют различные проекты или стадии развития проектов. Проектами назовем бизнес-направления. Например, существует проект «Сеть ресторанов», который включает несколько юридических лиц и несколько ресторанов. Проекты на этапе разработки и открытия курируются управляющей компанией, и казначейство выполняет функции первой модели. По отношению к вышедшим на проектную мощность проектам управляющая компания выполняет контрольные функции. Соответственно, казначейство работает по второй модели. Это наиболее сложная с точки зрения реализации модель, так как необходимо иметь инструмент распределения и осуществления платежей и инструмент контроля.
И в первом, и во втором, и в третьем случаях базисом для осуществления функций казначейства является сводный кассовый бюджет. Составление его особенно в крупных
компаниях или холдингах влечет за собой достаточно большой объем ручного труда в части ввода информации, так как все это делается в таблицах Excel.
В большинстве компаний основные казначейские функции выполняет финансовый директор. Однако при развитии бизнеса обязанности финансового директора расширяются, смещаясь в сторону стратегического управления, а суммы, с которыми работает компания, и соответственно финансовые риски постоянно увеличиваются. В такой ситуации создание казначейства, которому финансовый директор может делегировать часть своих функций, просто необходимо.
В заключение хотелось бы отметить, что главная сложность при создании казначейства состоит в организации работы сотрудников холдинга по новым правилам. Для каждого этапа работы целесообразно составить соответствующие формы, процедуры и разослать их по всем компаниям холдинга. Но главная задача не в придумывании и составлении формуляров и методичек, а в требовании неукоснительного их выполнения. То же касается и операционной деятельности в рамках казначейства - все данные о движении денежных средств должны поступать в казначейство своевременно. Это наиболее важный, ответственный и длительный период создания казначейства.
Создание казначейства в холдинге можно проводить в три этапа.
- Построение вертикали подчинения казначейства. Нужно определить функции органов казначейства в подконтрольных структурах и их подчиненность. Оптимальной считается матричная структура, в которой казначеи в части своих функциональных обязанностей подчиняются центральному офису, а организационно - руководителю подразделения. Как и у каждой структуры, тут присутствуют свои плюсы и минусы, но так как они вытекают из организации бизнес-процессов конкретного предприятия или холдинга, нет смысла подробно на них останавливаться.
- Разделение функций (полномочий) казначейства по типам управляемых им финансовых рисков на уровне холдинга и на уровне управляемых компаний. Обычно финансовый риск измеряется ценой вопроса.
- Централизация либо децентрализация (в зависимости от выбранной модели) управления финансовыми потоками. Следствием этого может стать перевод всех счетов холдинга в единый банк для упрощения проведения платежей в одном случае или для большей прозрачности и облегчения контроля над платежами в другом.
В процессе внедрения и перераспределения этих функций достаточно большая вероятность возникновения подсознательного противодействия со стороны руководителей центров затрат, или предприятий, которые входят в холдинг, особенно если ранее этих процедур не было вообще ни в каком виде. Им кажется это излишней формализацией и своего рода придумыванием работы для специалистов службы финансового директора. Но, оценивая объем информации, которую надо обработать в ручном режиме, становится очевидным, что с ростом количества трансакций именно казначейство является наиболее действенным инструментом, который помогает топ-менеджменту компании, с одной стороны, избежать рутинной работы, а с другой,- осуществлять полный контроль распределения и движения денежных средств компании или холдинга. Таким образом, компания может предвидеть масштабы и время наступления денежных проблем и предпринять усилия для их своевременного разрешения.
В настоящее время многие компании оказались в непростой ситуации. С одной стороны, нехватка денежных средств, с другой стороны требования кредиторов немедленно погасить долги. Чтобы хоть как-то исправить ситуацию, многие предпринимают такие очевидные меры, как повышение цен или сокращение инвестиций. Однако это не всегда целесообразно - высокие цены снижают конкурентную способность продукции, а отказ от инвестиций замедляет развитие предприятия. Возможно, сохранить финансовую устойчивость поможет оптимизация процессов управления денежными средствами.
Достичь оптимизации финансовых потоков помогают такие мероприятия, как оперативное планирование денежных средств, управление оборотным капиталом, бюджетный контроль заявок на расход денежных средств и план-фактный анализ.
Как правило, комплекс этих инструментов объединяют в систему и называют системой казначейства.
На многих предприятиях система казначейства уже существует, где-то присутствует в усеченном виде, а некоторые только задумываются о необходимости ее внедрения.
Тем не менее, каждый руководитель хочет, чтобы данная технология была эффективна и давала реальные результаты, например, помогала устранять кассовые разрывы и способствовала принятию правильных управленческих решений.
Чтобы будущая система была эффективной, необходимо заранее изучить типовые проблемы, с которыми сталкивается практически каждая компания, и возможные способы их решения. Следует отметить, что особенно сложно наладить процессы казначейства в крупных, многофилиальных структурах.
К сожалению, в большом разнообразии литературы нет готового пособия или руководства по постановке учета казначейских операций, поэтому в данной статье рассмотрим следующие вопросы:
Что такое казначейство?
Какие задачи выполняет казначейство?
Какие инструменты используются в казначействе?
Что такое казначейство?
Основной функцией казначейства является управление финансовыми потоками, т.е. расчет и планирование необходимого объема денежных средств в каждый момент времени и выявление периодов, когда ожидается их недостаток или избыток. Это позволяет избежать кризисных ситуаций и рационально использовать ресурсы компании.
Финансовый поток предприятия складывается из распределенных во времени поступлений и выплат денежных средств, генерируемых в процессе деятельности предприятия.
Какие задачи выполняет казначейство?
Управление денежными средствами является важной составляющей финансового менеджмента, стратегическая цель которого заключается в постоянном увеличении рыночной стоимости компании, посредством направления всех управленческих решений на улучшение ключевых показателей, влияющих на стоимость.
Оперативные цели условно можно разделить на две составляющие - это обеспечение потребностей компании в денежных средствах и оптимизация денежных потоков.
Достижение этих целей обеспечивается за счет решения следующих основных задач:
Цель: обеспечение потребности компании в денежных средствах:
поддержание оптимального размера запаса денежных средств по центрам учета;
устранение кассовых разрывов (отрицательное сальдо на конец периода);
анализ доступности денежных средств;
Цель: оптимизация денежных потоков:
установка KPI;
календарное (понедельное) планирование денежных средств;
осуществление платежей в рамках бюджетных лимитов;
контроль каждого платежа (согласование заявок на расход);
управление договорными отношениями;
управление дебиторской задолженностью;
управление кредиторской задолженностью;
план-фактный анализ календарного плана;
контроль KPI;
Необходимо отметить, что задачи по управлению ликвидностью и планированию денежных средств также выполняются с помощью такого инструмента как «Бюджетирование» - данный инструмент очень тесно связан с казначейством.
Но бюджетирование в основном отвечает за долгосрочное планирование, в то время как казначейство решает задачи оперативного (краткосрочного) планирования, с детализацией до дня или до каждого конкретного платежа.
Какие инструменты казначейства решают вышеперечисленные задачи?
Одним из основных инструментов казначейства является бюджет движения денежных средств.
Составление бюджета денежных средств позволяет спрогнозировать чистый денежный поток в разрезе видов деятельности: операционной, финансовой и инвестиционной.
Бюджет движения денежных средств (БДДС) составляется, как правило, на длительный срок (квартал, месяц) и для системы казначейства является ограничением, а точнее, бюджетным лимитом.
Можно сказать, что БДДС является связующим звеном между бюджетированием и казначейством, только для системы бюджетирования это «выход», а для системы казначейства - «вход».Составление БДДС обычно происходит в три этапа:
определение объемов поступлений и выплат;
определение объемов и структуры внешнего финансирования;
корректировка БДДС с целью обеспечения минимально необходимого остатка денежных средств;
Для группы компаний информативность инструмента повышается в случае формирования БДДС в унифицированном (едином) формате по каждому юридическому лицу и консолидированного БДДС по всему холдингу.
Практический опыт
Рассмотрим применение данного инструмента на следующем примере: компания осуществляет транспортные перевозки и насчитывает порядка 11 филиалов по России.
Исторически так сложилось, что управляющая компания и удаленные подразделения работали в большей степени автономно.
Управление денежными средствами было децентрализованное, и планирование осуществлялось каждым филиалом обособленно и в собственном формате, т.е. не было единой классификации статей БДДС и структуры самого бюджета.Консолидировать информацию о денежных потоках не было никакой возможности, что приводило к следующей ситуации: при возникновении кассовых разрывов, филиал пользовался услугами банка и, соответственно, увеличивал банковские издержки.
Как следствие, нельзя было сравнить эффективность деятельности участников группы, а о перекрестном финансировании в холдинге и речи быть не могло.
Решение
Вышеперечисленные проблемы решились с помощью организации централизованного казначейства и разработке унифицированного бюджета БДДС. Была разработана единая классификация бюджетных статей с учетом специфики всех лиц входящих холдинг. Также был проработан механизм консолидации бюджета.
Это позволило владельцам бизнеса анализировать и сравнивать финансовое состояния удаленных подразделений и принимать обоснованное решение о перераспределении свободных денежных средств между ними.
Таким образом, компания получила возможность управлять денежными потоками географически распределенной сети филиалов, как единым организмом.
Еще одним инструментом является платежный календарь, с помощью которого прослеживается динамика платежей, что позволяет синхронизировать поступления и выплаты в оперативном режиме и обеспечить соблюдение приоритетов платежей.
Составление и разработка платежного календаря позволяет определить остаток на начало и конец периода, приход и расход ДС с детализацией до дня.
Практический опыт
Рассмотрим важность использования календарного планирования на примере. Компания занимается проектной деятельностью, при этом проекты длительные и условия взаимоотношений с покупателями постоянно меняются.
Полноценное планирование осуществлялось только по затратам, в силу специфики бизнеса прогнозировать поступления от реализации по дням было очень сложно. Еще одна сложность заключалось в том, что план по доходам за месяц не выполнялся в полном объеме, а по затратам был вынужденный перерасход денежных средств.
Такая ситуация с завидным постоянством приводила к кассовым разрывам внутри календарного месяца и как следствие, к задержке выплаты зарплаты сотрудникам, не выполнение договоренности с поставщиками и дополнительные затраты.
Решение
После тщательного анализа выяснилось, что руководители ЦФО практически всегда могут указать точную дату расхода, перерасход по затратным статьям был связан с не рациональным планированием расходов на обучение, модернизацию оборудования, т.е. статьи, которые были не критичными для оперативной деятельности.
Руководству надо было решать сразу две проблемы:
Прогнозировать поступления так, чтобы максимально точно можно было рассчитать остаток денежных средств на конец дня.
Не допустить ситуацию, когда план по доходам не выполняется, а план по расходам выполняется в полном объеме.
Для решения первой проблемы была переработана классификация статей БДДС так, чтобы для каждой статьи можно было определить способ распределения по дням. Были установлены зависимости отельных доходных статей от других плановых или фактических показателей.
Для совсем «непрогнозируемых» статей метод распределения установили как среднедневной, для ряда статей базой распределения служили коэффициенты, рассчитанные на основании статистических данных прошедших периодов.
Для решения второй проблемы, было приятно решение «завязать» план по расходам (на обучение, модернизацию) на план по доходам, т.е. чтобы эти расходы оплачивались пропорционально выполнению плана по поступлению ДС от продаж.
В результате этих мер, удалось синхронизировать денежные потоки посредством правильного составления и выполнения платежного календаря, отражающего конкретные сроки, объемы, источники поступлений и направления расходования денежных средств.
Самым эффективным способом не допустить несанкционированный расход ДС является механизм согласования и утверждения заявок на расход ДС.
Заявка представляет собой запрос сотрудника на поступление или выплату ДС, содержащий всю информацию о данной операции: цель, получатель, дата операции.
Заявку должны согласовывать ответственные лица и после утверждения, на основании заявки должно происходить фактическое перечисление денежных средств.
Данный инструмент используется во многих организациях и дает вполне очевидные результаты.
Поэтому хотелось обратить внимание на связь построения механизма формирования заявок с платежным календарем и БДДС.
Во-первых, заявка должна быть основой для формирования платежного календаря, во-вторых, на основании заявок удобно формировать реестр платежей на следующий банковский день и создавать платежные поручения.
Но самое главное заявка должна проходить контроль на соответствие бюджетным лимитам.
Практический опыт
Как эта связь влияет на работу казначейства, рассмотрим на следующем примере.
Компания занимается туроператорской деятельностью и состоит из большого количества подразделений и сотрудников.
Финансовый директор самостоятельно выполнял казначейские функции, которые заключались в визировании заявок на бумажном носителе.
Планирование в организации не осуществлялось, и задачи по управлению денежными средствами сводились к оперативному контролю платежей.
В условиях постоянного расширения бизнеса, процесс согласования заявок начал отнимать большую часть времени, а решение вопросов об оплате сверхлимитных платежей или сроках переноса заявок требовали почти ежедневных собраний.
Решение
Руководство одобрило идею о расширении финансового отдела и выделении нового сотрудника на роль казначея. Финансовый директор делегировал ему часть полномочий, но для того, чтобы весь процесс проходил под его контролем, необходимо было определить лимиты по бюджетным статьям на будущий период.
Для этого было приято решение разработать и внедрить БДДС с периодичностью месяц, который устанавливает лимит последующего использования денежных средств при оперативном планировании.
В результате финансовый директор основное внимание уделял подготовке и утверждению бюджета движения денежных средств.
Казначей, в свою очередь, должен был в оперативном режиме контролировать все заявки на соответствие бюджетным лимитам и в случае, когда заявка не превышала лимит автоматически утверждать ее.
Это позволило финансовому директору уделять больше внимания стратегическому управлению и планированию финансовой деятельности.
Если планирование БДДС решает вопросы контроля над превышением бюджетного лимита, то задачу сбалансированности платежей (в какой последовательности выполнять платежи и какие платежи можно перенести, а какие нет) успешно выполняет механизм определения приоритетности платежей.
Система приоритетности платежей позволяет оптимизировать платежный календарь в том случае, когда сумма заявок в определенный день превышает доступный объем платежных ресурсов. А для быстрого принятия решения, в реестре, платежи должны группируются в порядке убывания приоритета.
Другим важным инструментом системы управления финансами является нормирование остатков денежных средств. Норматив необходим для определения дефицита или избытка платежных средств и позволяет принимать решения по распоряжению ими в краткосрочной перспективе с целью получения максимального эффекта.
Практический опыт
Торговая компания имеет высокую оборачиваемость денежных средств и большое количество платежей до 30-40 в день.
Вместе с этим, в компании существовала проблема нехватки денежных средств (на счетах меньше средств, чем это необходимо для оплаты выставленных счетов).
В финансовый отдел поступало до 100 заявок, из которых около 30 нужно оплатить «сегодня». Вопрос, чью заявку оплатить в первую очередь, решался между руководителями ЦФО, что автоматически переводило деловые отношений в личные соревнования, на которые уходило много рабочего времени.
Решение
Выход из этой ситуации сводился к тому, чтобы заранее определить критерии, которые будут влиять на принятие решения об оплате, и максимально исключить человеческий фактор.Для реализации данного способа необходимо было сделать несколько действий.
Шаг 1. Определить перечень статей расходов и их статус. Как правило, по статусу статьи делятся на три группы:
статус 1 - статьи, которые должны оплачиваться в первую очередь (например, расчеты с банками и налоговыми органами);
статус 2 - статьи, которые должны оплачиваться во вторую очередь (например, затраты на покупку товара);
статус 3 - статьи, которые оплачиваются в том случае, если все платежи по первой и второй группам исполнены (например, расходы, связанные с хозяйственными нуждами компании).
Шаг 2. Определить значимость контрагента для компании. В первую очередь, должны оплачиваться счета, выставленные «стратегическими» контрагентами (например, тем, которые представляют интерес для компании в плане долгосрочного сотрудничества).
Шаг 3. Определить статус договора, так как с одним и тем же контрагентом могут быть заключены «неравнозначные» договора. В условиях нехватки средств целесообразно определить приоритеты их исполнения, в соответствии с которыми будут оплачиваться выставленные счета.
В итоге выполнения всех действий, сотрудники финансового отдела получили список статей с заранее проставленными приоритетами и проранжированный список контрагентов и договоров.
Это позволило определять приоритет каждой заявки без участия сотрудников других отделов, что, в свою очередь, упорядочивало работу всех подразделений и экономило рабочее время сотрудников.
Кому имеет смысл внедрять казначейство?
При внедрении системы управления денежными средствами важно проанализировать ожидаемый экономический эффект и расходы на внедрение.
Возможно, что для малого бизнеса результат не оправдает понесенные затраты, а для крупной организации с большими оборотами и численностью персонала это не только целесообразно, но и может спасти бизнес.
Для внедрения системы необходимо не только выделить людей, которые будут выполнять ту или иную функцию казначейства, но и организовать централизованное единое управление.
Обычно в компаниях функции казначейства выполняют различные подразделения, например, бухгалтерия, отвечает за взаимодействие с банком, планово-экономический отдел планирует движение денежных средств, а финансовый директор составляет отчетность.
Но максимально эффективно казначейство работает, когда все функции, в том числе и взаимодействие с банком, перекладывается на специальное выделенное подразделение.
Классический пример: для казначейства критично видеть актуальный остаток на расчетных счетах, а сотрудники бухгалтерии проводит платежки через несколько дней, когда приходит подтверждение на бумажном носителе. Выход из этой ситуации обычно заключается в следующих организационных изменениях:
функции контроля за платежами берет на себя финансовый отдел;
для ввода информации в систему используется «клиент-банк»;
Также снижается эффективность из-за неправильной организационной структуры компании, если, например, подразделение, которое контролирует и предоставляет сведения о кредиторской и дебиторской задолженности или ведет договорные отношения, не подчиняется напрямую финансовому директору. Как следствие - у подразделений разная мотивация, что влияет на эффективность управления финансами.
Поэтому важно построить организационную структуру так, чтобы за управление денежными средствами отвечало специализированное подразделение во главе с Финансовым директором.
Такое подразделение, как правило, тоже называется «Казначейство» и выполняет оперативное управление финансовыми потоками компании, основанное на организации взаимоотношений с банками, страховыми компаниями, различными фондами и другими финансовыми институтами. Задуматься о внедрении казначейства необходимо при следующих условиях:
Увеличение количества контрагентов;
Увеличение оборотов, количества казначейских операций и т.п.
Сложная организационная структура (холдинг, филиальная структура)
Разноплановая деятельность организации (несколько видов оперативной деятельности, финансовая, инвестиционная)
С чего начать?
Как показывает практика, до начала работ по внедрению системы необходимо определить цели, требования к системе, сроки, бюджет проекта и назначить ответственного. В качестве инициатора процесса и ответственного обычно выступает финансовый директор.
Когда понятны требования, целесообразно предварительно описать, как будущая система будет функционировать. Для этого нужно начать работу с создания единой методологии управления денежными средствами компании.
Прежде чем говорить о методологии, необходимо отметить, что для каждой организации будет свой набор мероприятий и своя методика учета , т.к. учет казначейских операции в большей степени зависит не только от специфики бизнеса, организационной структуры, но и от конкретных должностных лиц.
Например, для небольшой компании, организационная структура которой состоит из 3 отделов, функции казначея может выполнять главный бухгалтер, он же будет утверждать заявки на расход, т.е. цепочка согласования будет состоять из одного звена, в этом случае достаточно будет разработать форму заявки и бюджет движения денежных средств (БДДС).
В свою очередь, для того чтобы организовать централизованное казначейство в холдинге, со сложной организационной структурой, набор мероприятий будет гораздо шире. Например, для этого понадобится определить все денежные потоки с внешними контрагентами и расчеты внутри группы, выделить казначея для каждого юридического лица и проработать алгоритм консолидации БДДС.
Также важным аспектом является наличие или отсутствие на предприятии системы бюджетирования: например, если БДДС уже формируется, то для казначейства его можно использовать в готовом виде, в качестве лимитов расходования денежных средств.
Таким образом, получается, что алгоритм формирования методологической основы зависит от структуры компании, специфики ее деятельности и наличия инструмента бюджетирования на предприятии.
План мероприятий
До того как приступить к разработке методологии, лучше составить план мероприятий, это поможет спрогнозировать всю работу по созданию методики, понять на каком этапе каким сотрудникам компании необходимо участвовать в создании методологии.
Для организации такого процесса, как правило, требуется осуществить ряд мероприятий:
Шаг 1: проанализировать текущие бизнес-процессы движения денежных потоков;
Шаг 2: описать будущие бизнес-процессы казначейства;
Шаг 3: определить центры финансовой ответственности;
Шаг 4: разработать бюджет движения денежных средств;
Шаг 5: разработать процедуру согласования заявок и печатные формы;
Шаг 6: разработать методику финансового планирования;
Шаг 7: разработать регламент выполнения казначейских функций;
Шаг 8: разработать методику оценки эффективности системы казначейства.
Примечание: Для крупных предприятий внедрение казначейства, как правило, происходит после внедрения бюджетирования, и шаги 3 и 4 уже выполнены. В этом случае БДДС выступает в качестве лимитов расходования денежных средств.
Рассмотрим подробнее каждое из данных мероприятий.
Практически все результаты мероприятий должны войти в один документ под названием «Регламент выполнения казначейских функций», но для удобства мы выделим основные блоки этого документа и рассмотрим их формирование по отдельности.
Первым результатом создания методики будет документ «Описание текущих бизнес-процессов движения денежных потоков», этот документ обычно не включается в регламент, но будет служить основой для описания новых бизнес-процессов, также он будет полезен в случае последующей модернизации методики.
Еще одним результатом создания методики будет документ «Альбом печатных форм», все печатные формы и бланки включаются в регламент, вместе с этим, имеет смыл хранить их отдельно, т.к. их периодически распечатывают пользователи или сразу заполняют в электронном виде.
Заключительным результатом создания методики должен быть документ «Методика оценки эффективности системы казначейства». Этот документ тоже не включается в регламент, но будет использоваться уже для оценки функционирования самой методики, т.е. для проверки достижения поставленных целей в результате внедрения системы казначейства.
Вывод:
Созданию эффективной системы управления денежными средствами предшествует большая методическая работа, которая включает в себя анализ структуры предприятия, изучение текущего финансового состояния, выявление проблемных участков и формирование способов преодоления, разработку регламентных документов.
Для каждой организации будет свой набор мероприятий, поэтому важно, чтобы разработкой методики занимались опытные специалисты, либо привлекались консультанты, специализирующие в данной области. Существует много аспектов, которые следует учесть при формировании методики, следовательно важной составляющей успеха является профессионализм и практический опыт специалистов, непосредственно занятых в данном процессе.
Результатом этого непростого труда станет упорядоченная и налаженная работа казначейства - как механизм швейцарских часов.