Восстановление утраченных документов. Что делать, если утрачены бухгалтерские документы? Ответственность за утерю дел из архива

Чем чревато отсутствие первичных документов? Какие меры должна предпринять компания в случае утраты документов? По ряду причин компания может утратить первичные документы. Нужно ли их восстанавливать и как это сделать? Какие проблемы могут возникнуть у компании, если не предпринимать никаких мер по восстановлению утраченных документов?

Последствия утраты первичных документов

Отсутствие первичных учетных документов не только служит основанием для отказа в признании осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль, в принятии НДС к вычету, но и образует самостоятельный вид налогового правонарушения. За грубое нарушение правил учета
(к которому относится отсутствие первичных документов), не повлекшее занижение налоговой базы, предусмотрены налоговые санкции (п.1-п.3 ст.120 НК РФ).

За отсутствие первичных учетных документов должностные лица компании могут быть привлечены к административной ответственности (ст.15.11 КоАП РФ).

Кроме того, налоговики могут истребовать документы как в рамках проведения выездной, так и камеральной проверках и оштрафовать по ст.126 НК РФ.

Согласно пп.8 п.1 ст.23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Если компания не сможет документально подтвердить произведенные расходы, то налоговики могут доначислить налог на прибыль, снять вычеты по НДС, оштрафовать компанию и начислить пени.

При этом судами не принимаются доводы налогоплательщика о том, что в случае утраты первичной документации размер вычетов по НДС может быть установлен на основании иных (кроме счетов-фактур) документов, в частности, налоговых деклараций по НДС, выписок о движении денежных средств по расчетному счету и дополнительных листов к книгам покупок.

НАПРИМЕР

В одном из дел налоговики доначислили компании 12,7 млн рублей НДС вследствие необоснованного применения вычетов по НДС по утраченным счетам-фактурам. Компания не смогла документально подтвердить хищение запрашиваемой налоговиками документации.

При указанных обстоятельствах, с учетом того, что компанией не были предприняты меры по восстановлению утраченных документов, суды пришли к выводу об отсутствии у компании права на применение налоговых вычетов по НДС по утраченным и не восстановленным счетам-фактурам (Постановление АС Волго-Вятского округа от 30.01.2017 г. №А11-10636/2015). Данный вывод согласуется с правовой позицией Президиума ВАС РФ, сформулированной в постановлении от 09.03.2011 г. №14473/10 и определении ВС РФ от 23.03.2017 г. №305-КГ16-21304.

Если компания не представила доказательств, свидетельствующих об отсутствии у нее возможности в силу объективных причин своевременно представить утраченные первичные документы, то налоговики вправе определить налог на прибыль расчетным методом (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 27.10.2016 г. №А45-16029/2015).

Однако компанию нельзя привлечь к налоговой ответственности по ст.126 НК РФ за непредставление документов по требованию налогового органа, если она сможет документально подтвердить, что они утрачены по не зависящим от нее обстоятельствам (Постановление ФАС Московского округа от 12.02.2014 г. №Ф05-2554/2013).

Что делать в случае утраты документов

Порядок восстановления утраченных документов прописан в п.6.8 «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. №105.

Шаг 1. Составить перечень утраченных документов, которые необходимо восстановить.

Сразу отметим, что восстанавливать нужно только те документы, срок хранения которых не истек.

Статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает лишь общий срок жизни бухгалтерский документов - не менее пяти лет. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558 (действует с 30 сентября 2011 г.) утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее по тексту - Перечень).

При применении Перечня следует учитывать, что установленные сроки хранения документов нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Например, лицевые счета работников, личные карточки работников, исполнительные документы хранятся не менее 75 лет, а документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) - не менее 5 лет.

Отдельные сроки хранения установлены для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (сборов), - не менее четырех лет (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст.24 НК РФ).

Шаг 2. Назначить приказом руководителя компании комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Шаг 3. Собрать справки, подтверждающие факт утраты документов.

Например, если документы утрачены вследствие:

• пожара, урагана, наводнения или иных катаклизмов (например, в результате падения метеорита в г.Челябинске) – справка МЧС либо Гидрометцентра РФ;
• хищения – справка МВД РФ;
• коммунальной аварии (например, затоп) – справка ЖЭО.

Шаг 4. Оформить результаты работы комиссии.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Форма акта - произвольная.

Шаг 5. Восстановление утраченных документов.

Как показывает судебная практика, компания может подтвердить заявленные расходы восстановленными копиями документов. Способ же восстановления документов компания определяет сама, исходя из применяемых способов бухгалтерского учета (например, распечатывает из программы перечень недостающих документов в разрезе их непосредственных кураторов).

Сам порядок оформления копий документов регламентирован пп.23,25 п.3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт РФ».

Ни одна компания не застрахована от утраты или порчи документов, причем это может произойти не только вследствие пожара, хищения, затопления, кражи, аварии и т.п. Иногда важные документы просто теряются в силу человеческого фактора. Надо ли восстанавливать утерянные и испорченные документы? И если нужно, то как это правильно осуществить? Сделать копию, дубликат или просто выписать заново? Смущает и то, что восстановленный экземпляр старого документа явно будет отличаться от сохранившихся пожелтевших от времени бумаг - и на это сразу обратит внимание любой проверяющий.
На все эти вопросы мы ответим и расскажем, как правильно поступить в таких случаях.

Требования к наличию и обеспечению сохранности документов

Первичные учетные документы нужны под каждый факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Факт хозяйственной жизни - это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ).
Первичные учетные документы подтверждают расходы компании, налоговые вычеты по НДС, взаимоотношения с работниками и т.д. Они необходимы самой компании, ее работникам, собственникам бизнеса, инвесторам, банкам, проверяющим из налоговой инспекции, ФСС, ПФР, ГИТ и других контролирующих органов.
Одним из обязательных требований, которым должны отвечать произведенные организацией расходы, является требование подтверждения расходов организации документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если расход не соответствует хотя бы одному из перечисленных в п. 1 ст. 252 НК РФ требований, то такой расход для целей налогообложения не учитывается (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).
Подтверждением данных налогового учета являются (ст. 313 НК РФ):
- первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
- аналитические регистры налогового учета;
- расчет налоговой базы.
Налоговые вычеты по НДС, предусмотренные ст. 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур (ст. 169 НК РФ), выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 НК РФ (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Трудовое законодательство также требует оформлять отношения с работником определенными документами (например, издавать приказ о приеме работника на работу, ежегодно утверждать график отпусков (ч. 1 ст. 68, ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ)). Отсутствие документов в определенных случаях будет являться нарушением трудового законодательства (к примеру, отсутствие графика отпусков, табеля учета рабочего времени), за которое на организацию и ее руководителя или на предпринимателя может быть наложен административный штраф. А некоторые первичные кадровые документы (например, расчетная ведомость) необходимы и для бухгалтерского, и для налогового учета, и для отчетности по взносам. За их отсутствие организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафа.
По общему правилу организации обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение 4 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Отдельные виды документов в налоговых целях должны храниться еще дольше. Например, вся первичная бухгалтерская документация, подтверждающая объем полученного организацией убытка, должна храниться в течение всего срока (10 лет), когда она уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. п. 2, 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18, абз. 7 п. 5 ст. 346.6, абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ, Письма Минфина России от 25.05.2012 N 03-03-06/1/278, от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/206).
Для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности необходимо сохранить документы, которые подтверждают период ее возникновения (Письмо Минфина России от 08.04.2013 N 03-03-06/1/11347, Определение ВАС РФ от 09.10.2012 N ВАС-5055/12).
Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость основных средств, нужно хранить в течение всего срока, пока организация начисляет амортизацию (Письмо Минфина России от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270).
Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", далее - Закон N 212-ФЗ).
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней должны храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
Для большинства организаций сроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а для акционерных обществ - еще и в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").
Налоговые органы, территориальные органы ФСС РФ и ПФР вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, и документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (перечисления) страховых взносов (пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ, п. 1 ч. 1 ст. 29 Закона N 212-ФЗ).
Указанные документы могут быть истребованы у организации налоговыми органами и территориальными органами ФСС РФ и ПФР в случаях проведения в отношении организации камеральной, выездной и повторной выездной проверки и проведения иных контрольных мероприятий, в том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемой организации, и информации относительно конкретной сделки (п. п. 1, 6 ст. 88, п. 12 ст. 89, ст. ст. 93, 93.1 НК РФ, ст. ст. 34, 35 Закона N 212-ФЗ).
Если у организации нет возможности представить истребуемые документы, то об этом необходимо уведомить проводящий проверку налоговый орган, территориальный орган ПФР, ФСС РФ (п. 3 ст. 93 НК РФ, ч. 6 ст. 37 Закона N 212-ФЗ).
Государственные инспекторы труда имеют право запрашивать у работодателей и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций (ст. 357 ТК РФ).

Обратите внимание! Истребовать документы (информацию) в порядке ст. 93.1 НК РФ можно не только у юридического, но и у физического лица, т.е. у работников организации (Письма Минфина России от 18.07.2012 N 03-02-08/58, ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ (п. 12)). За непредставление документов предусмотрен штраф 5000 руб. (п. 1 ст. 129.1 НК РФ). В общем случае у работников на руках могут быть лишь справки о доходах по форме 2-НДФЛ и прочие подтверждающие получение доходов документы. Но они могут обладать интересующей налоговых инспекторов информацией - о самом работодателе, его контрагентах, о выплате зарплаты в конвертах и т.д. Так что если в организации проводится проверка, то лучше предупредить работников о таком развитии событий. Если они получили подобное требование, то пусть лучше посоветуются с работодателем, что именно ответить ИФНС - представить ей какую-то подтверждающую информацию или уклончиво ответить, что никакими документами и интересующими данными они не располагают.

Отсутствие первичных учетных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета является одним из грубых нарушений правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа по ст. 120 НК РФ (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).
За такое грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в следующем размере:
- 10 000 руб., если правонарушение совершено в течение одного налогового периода (п. 1 ст. 120 НК РФ);
- 30 000 руб., если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (п. 2 ст. 120 НК РФ).
Если же в результате отсутствия первичных учетных документов произошло занижение налоговой базы, размер штрафа составляет 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120, п. 1 ст. 122, ст. 123 НК РФ).
Непредставление в установленный срок организацией в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных законодательством о налогах и сборах РФ, при отсутствии признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. ст. 119, 129.4, 129.6 НК РФ, влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Если работодатель отказался представить в территориальные органы ПФР или ФСС РФ затребованные ими документы (копии документов), на него может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый документ (ст. 48 Закона N 212-ФЗ).
Организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
При этом за организацию хранения документов бухгалтерского учета отвечает не главный бухгалтер, а руководитель организации (ч. 1 ст. 7, ч. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
На руководителя организации может быть наложен административный штраф (примечание к ст. 2.4, ст. 15.11, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ):
- в размере от 2000 до 3000 руб. - за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов;
- в размере от 300 руб. до 500 руб. - за непредставление документов и сведений, истребованных при проверке налоговым органом, ПФР или ФСС.
В то же время руководитель может передать свои полномочия сотруднику организации путем оформления соответствующего приказа (распоряжения). В этом случае уполномоченный сотрудник также будет отвечать за нарушение порядка хранения документации.

Надо ли восстанавливать документы?

Действующее законодательство не предусматривает обязанности восстанавливать утраченные документы. Как отмечено выше, в силу пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.
Истребуемые налоговым органом документы представляются с учетом положения, предусмотренного п. 5 ст. 93 НК РФ, согласно которому налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного лица. Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также в случае, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.
В ходе проведения налогового мониторинга налоговая инспекция не вправе истребовать у организации документы, ранее представленные в налоговый орган в виде заверенных организацией копий (п. 6 ст. 105.29 НК РФ).
Тем не менее контролирующие органы считают, что в целях обеспечения исполнения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ и представления в установленном порядке в налоговый орган документов, указанных в этом подпункте, утраченные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, должны быть восстановлены, в том числе и когда утраченные документы уже были проверены налоговой инспекцией (Письма Минфина России от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 14.08.2013 N АС-4-3/14759@), от 11.08.2011 N 03-02-07/1-288, от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191, УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411).
Организацию нельзя привлечь к налоговой ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставление документов по требованию налогового органа, если она может подтвердить, что они утрачены по не зависящим от нее обстоятельствам.
Судьи поддерживают организации, если налоговый орган истребует документы, которых у них нет в силу объективных обстоятельств, и признают причины утраты документов уважительными в следующих случаях:
- при пожаре - Постановления ФАС Московского округа от 22.10.2012 по делу N А41-31823/10, ФАС Волго-Вятского округа от 28.09.2012 по делу N А17-6025/2010, ФАС Московского округа от 25.10.2011 по делу N А40-151885/10-115-666, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.06.2010 по делу N А32-47682/2009;
- из-за залива помещений, где хранились документы, - Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 28.12.2011 по делу N А32-6904/2010, от 08.12.2010 по делу N А63-16697/2008, ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14) по делу N А67-3461/07;
- в связи с переездом - Постановления ФАС Уральского округа от 29.02.2012 N Ф09-332/12 по делу N А07-5519/11, ФАС Северо-Кавказского округа от 02.08.2010 по делу N А32-7746/2010-58/156;
- при краже - Постановления ФАС Центрального округа от 19.03.2012 по делу N А23-1222/2011ДСП, ФАС Западно-Сибирского округа от 29.12.2010 по делу N А27-6824/2010;
- по вине недобросовестных действий компании, осуществлявшей бухгалтерский и налоговый учет - Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.12.2010 по делу N А45-9482/2010.
Судьи разъясняют, что ответственность за правонарушение, предусмотренное п. 1 ст. 126 НК РФ, может быть применена только в том случае, если запрашиваемые документы имелись в наличии у налогоплательщика, а также у него была реальная возможность представить их в указанный срок.
Если имеются объективные причины отсутствия документов (пожар, хищение, авария, изъятие правоохранительными органами), то неважно, по какой статье организацию оштрафовали (по ст. 120 или по ст. 126 НК РФ), оспорить штраф можно в суде (Постановления ФАС Московского округа от 14.06.2013 по делу N А40-111468/12-20-575, от 26.11.2012 по делу N А40-32265/12-140-155; ФАС Западно-Сибирского округа от 29.12.2010 по делу N А27-6824/2010; ФАС Поволжского округа от 01.09.2011 по делу N А55-22694/2010; ФАС Северо-Кавказского округа от 05.04.2013 по делу N А32-4116/2011). Отсутствие вины организации будет подтверждаться справкой соответствующего государственного органа, перепиской с контрагентами по вопросу восстановления утраченных документов и т.п. (Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.08.2012 N 09АП-20494/2012-АК по делу N А40-32265/12-140-155, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.07.2011 N 18АП-5547/2011 по делу N А34-6199/2010, ФАС Волго-Вятского округа от 31.08.2009 по делу N А17-6799/2008).
При получении требования о представлении документов, которых у организации нет в силу объективных причин, нужно уведомить налоговую инспекцию об отсутствии запрошенных документов и причинах их отсутствия. К уведомлению необходимо приложить копии документов, которыми организация может подтвердить причины отсутствия истребуемых документов (акт о пожаре, справку о краже и т.п.). Сделать это надо в первый рабочий день после получения требования ИФНС (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ).
Однако во избежание конфликтов с проверяющими из ИФНС, ФСС РФ, ПФР, ГИТ мы все-таки рекомендуем организации принять все возможные меры по восстановлению утраченных документов, причем независимо от причин утраты.
Во-первых, при отсутствии документов по любым причинам ни у проверяющих из ИФНС, ФСС РФ, ПФР, ГИТ, ни у суда не будет оснований для того, чтобы убедиться в обоснованности позиции организации, поверить в правильность расчетов по налогам, страховым взносам или освободить от ответственности за их непредставление.
Самое неприятное - это не штрафы за отсутствие (ст. 120 НК РФ) или непредставление первичных учетных документов (ст. 126 НК РФ), которые при определенных обстоятельствах еще можно оспорить. Дело в том, что, если организация не сможет подтвердить документами произведенные расходы, проверяющие доначислят ей налог на прибыль или налог при УСНО, снимут вычеты по НДС, оштрафуют организацию за их неуплату по ст. 122 НК РФ, начислят пени по ст. 75 НК РФ. А суд может признать такие действия налогового органа правомерными (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 17.06.2013 по делу N А21-4194/2012, от 02.04.2013 по делу N А56-24479/2012, ФАС Центрального округа от 04.06.2013 по делу N А35-1143/2012).
Например, суд исходя из норм ст. ст. 252, 255 НК РФ посчитал неправомерным включение обществом в расходы по налогу на прибыль выплаченной директору М. заработной платы, так как документально не подтверждено фактическое исполнение М. трудовых обязанностей. М. назначена директором общества по решению единственного участника, проживала в Канаде и обязанности руководителя на основании доверенности исполняла ее мать.
По табелю учета рабочего времени М. в течение года работала каждый рабочий день по восемь часов. Из пояснений матери М. следует, что вопросы, касающиеся деятельности общества, М. решала по телефону, при этом М. звонила в организацию один раз в месяц. Заработную плату М. по доверенности ежемесячно получала ее мать. Учитывая, что М. фактически не исполняла трудовые обязанности в течение рабочего дня по восемь часов и нет доказательств, подтверждающих руководство М. деятельностью общества, суд не принял в качестве доказательств обоснованности расходов представленные обществом документы (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 31.08.2009 N Ф04-5161/2009(13429-А46-26), Ф04-5161/2009(20351-А46-26) по делу N А46-24100/2008).
Во-вторых, даже попытка восстановления документов (издание соответствующего приказа) поможет организации выиграть налоговый спор. Так, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.01.2010 по делу N А55-10367/2009 суд сделал вывод о том, что совокупность представленных доказательств не свидетельствует о получении обществом необоснованной налоговой выгоды. Утрата и невосстановление первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, произошли не в результате виновных действий налогоплательщика, а обусловлены чрезвычайными, непреодолимыми обстоятельствами. Судьи указали, что налогоплательщик предпринял меры к восстановлению утраченных документов, однако это не представилось возможным, поскольку контрагент был исключен из ЕГРЮЛ.
Поэтому утраченные документы все-таки лучше восстанавливать.

Пример 1. Компания утратила много первичных документов о расходах по сделкам с одним контрагентом сначала из-за пожара, потом из-за залива по причине неисправности кровли крыши. Налоговые инспекторы отказали в учете затрат, а в утрате документов обвинили саму компанию.
Судьи разъяснили, что при утрате первичных учетных документов инспекторы должны применять расчетный метод. То есть определять налоговые обязательства компании, сравнивая ее показатели с данными других организаций. Нельзя было просто отказывать в учете затрат. Кроме того, справка пожарной службы и акт о причинах залива доказывали, что компания не виновна в этих происшествиях (Постановление ФАС Московского округа от 12.02.2014 N Ф05-2554/2013 по делу N А40-136320/12-140-970).

Пример 2. Компаниям нужно хранить переписку с контрагентами, квитанции о направлении писем по поводу восстановления утраченных первичных учетных документов и счетов-фактур, поскольку это может пригодиться в случае налоговой проверки.
В Постановлении Арбитражного суда Московского округа от 02.10.2014 N Ф05-9972/14 по делу N А40-41982/13 судьи поддержали доначисления НДС на сумму более 100 млн руб. Компания не смогла представить счета-фактуры на проверку и объяснила, что их похитили. Восстановленные счета-фактуры она представила уже в суд. Но судьи не приняли их, так как некоторые контрагенты на момент восстановления документов уже были ликвидированы, другие не подтвердили, что компания к ним обращалась. А у самой организации не сохранилось никаких доказательств совершения действий по восстановлению документов: переписки с контрагентами, квитанций о направлении им писем и др.
Поэтому, чтобы избежать налоговых споров, все запросы контрагентам о выдаче дубликатов первичных учетных документов надо направлять только в письменном виде по почте, факсу или электронной почте.

Какие документы нужно восстанавливать?

Восстанавливать нужно только те документы, срок хранения которых не истек.
Как сказано в Письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д.
Поскольку в случае утраты документов организацию, прежде всего, интересуют негативные налоговые последствия (невозможность документально подтвердить расходы, право на вычеты НДС, как следствие, взыскание недоимки по налогам, страховым взносам, начисление штрафов и пени), то в обязательном порядке необходимо восстановить только документы, относящиеся к периодам, которые могут быть охвачены налоговой проверкой или проверкой внебюджетных фондов (если такие проверки еще не проводились), а это по общему правилу 3 календарных года, предшествующие году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ, ч. 9 ст. 35 Закона N 212-ФЗ). Ведь обосновать правомерность применения налоговых вычетов по НДС и учета расходов в целях налогообложения должен именно налогоплательщик (п. 1 ст. 252 НК РФ, Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10963/06).
Если же восстановление документов невозможно, налоговые инспекторы исключат расходы при исчислении налога на прибыль (единого налога при УСН) и снимут налоговые вычеты по НДС как документально неподтвержденные, взыщут недоимку по налогам, начислят штрафы и пени.
Целесообразность восстановления остальных документов руководство организации решает по своему усмотрению.

Порядок действий при восстановлении документов

Правила восстановления утраченных документов законодательством не установлены (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.06.2013 N 09АП-18970/2013 по делу N А40-150069/12).
На практике процедура действий по восстановлению документов по общему правилу включает в себя следующие шаги.

Шаг 1. Документальное подтверждение факта утраты документов

При утрате документов в случае чрезвычайного происшествия (стихийного бедствия, пожара, похищения, аварии и т.д.), вызванного экстремальными условиями, необходимо получить документальное подтверждение того факта, что данное событие имело место. Например, таким документами могут быть:
- при пожаре - акт о пожаре, составленный руководителем тушения пожара из подразделения ФПС МЧС России, в котором указывается в том числе количество поврежденных пожаром строений, помещений, техники и условия, способствовавшие развитию пожара; или протокол осмотра места происшествия по делу о пожаре; или справка ФПС МЧС России; а также акт инвентаризации, фиксирующий стоимость утраченного имущества (Приложение N 2 Порядка тушения пожаров подразделениями пожарной охраны, утвержденного Приказом МЧС России от 31.03.2011 N 156, Письма Минфина России от 24.09.2007 N 03-03-06/1/691, УФНС России по г. Москве от 25.06.2009 N 16-15/065190, от 23.10.2006 N 20-12/92773).

Обратите внимание! Кроме того, организация должна документально подтвердить, что причинами ущерба являются обстоятельства объективного характера, например, что документы уничтожены, поскольку находились именно в зоне пожара, или вследствие того, что бухгалтерия и отдел кадров располагались в помещении, непосредственно прилегающем к очагу пожара (Письмо УФНС России по г. Москве от 23.10.2006 N 20-12/92773, Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.05.2006 N А19-18229/05-43-Ф02-1919/06-С1 по делу N А19-18229/05-43, ФАС Московского округа от 26.02.2008 N КА-А40/596-08 по делу N А40-35716/07-75-212);

При заливе помещении, где хранились документы, - справка о затоплении от коммунальной службы или от собственника здания в случае аренды помещений, справка о наводнении от МЧС России и Гидрометцентра, подтверждающая факт наступления наводнения;
- при краже - справка из полиции о факте хищения имущества и документов, талон-уведомление о приеме и регистрации заявления (Приложение N 5 Инструкции о порядке приема, регистрации и разрешения в территориальных органах МВД России заявлений и сообщений о преступлениях, об административных правонарушениях, о происшествиях, утвержденной Приказом МВД России от 29.08.2014 N 736).
При утрате документов в отсутствие чрезвычайных обстоятельств надо затребовать у работника, потерявшего документ, письменное объяснение (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Шаг 2. Создание комиссии по расследованию причин пропажи, гибели документов

При утрате первичных учетных документов руководитель организации обязан создать комиссию по расследованию причин их пропажи, гибели. При необходимости для участия в работе комиссии могут быть приглашены представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Такой порядок предусмотрен п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, которое все еще действует в части, не противоречащей Закону N 402-ФЗ (ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Указанный порядок действий предусмотрен для случаев утраты первичных учетных документов. Но руководствоваться им целесообразно также при повреждении или утрате других видов документов, так как иных правил не установлено.
Создание комиссии оформляется приказом по организации.

Обратите внимание! Формы, которые содержались в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, далеко не все являлись первичными учетными документами. А Закон N 402-ФЗ предъявляет требования исключительно к первичным учетным документам. К ним относятся документы, которые оформляют факт хозяйственной жизни. В свою очередь, факт хозяйственной жизни в бухгалтерском учете связывается с изменением финансового состояния организации (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). Поэтому если оформляется операция, которая приводит к изменению финансового состояния организации, то в этом случае первичные учетные документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Закона N 402-ФЗ.
Например, из всех документов, которыми оформляется служебная командировка, единственным первичным учетным документом является авансовый отчет. Только признание руководителем организации реальной задолженности перед командированным работником суммы, которая истрачена им в командировке и отражена в авансовом отчете, меняет финансовое состояние организации. А сам приказ о направлении работника в командировку никак не влияет на финансовое положение организации, он только предшествует факту хозяйственной жизни.

Шаг 3 (только для чрезвычайных ситуаций). Проведение обязательной инвентаризации

При возникновении чрезвычайных ситуаций (хищения, стихийного бедствия, пожара, аварии и др.), вызванных экстремальными условиями, организация обязана провести инвентаризацию (ч. 3 ст. 11, ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, Письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411).
Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
Комиссия проводит обязательную инвентаризацию сохранившихся документов и составляет перечень тех, которые утрачены или повреждены. Если утрата (порча) документов не связана с чрезвычайными обстоятельствами, их инвентаризацию проводить не обязательно, но ее можно провести в добровольном порядке (ч. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ). При этом не стоит проводить обычную инвентаризацию, если организации известно, какие конкретные документы утрачены или есть опись документов из пропавшей папки.

Шаг 4. Оформление акта

После установления причин утраты (порчи) документов комиссия по результатам своей работы составляет акт, который утверждает руководитель организации (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Акт составляется в произвольной форме с обязательным указанием в нем состава комиссии, перечня утраченных документов и причин их утраты.

Шаг 5. Восстановление документов

Внешние первичные учетные документы восстанавливаются путем направления запросов в адрес банков, обслуживающих вашу организацию, и ваших контрагентов с просьбой предоставить вам копии выписок по банковским счетам вашей компании и копии платежных поручений, а также дубликаты договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур и т.д. Обычно такая услуга и у банков, и у некоторых деловых партнеров платная.
Собственные внешние и внутренние первичные учетные документы, которые хранятся в бухгалтерской программе, в программе "зарплата и кадры", нужно заново распечатать и подписать.
Восстановление документа производится путем оформления (Письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411 (п. 1)):
- или заверенной копии оригинала документа;
- или дубликата документа.
Порядок оформления копий документов регламентирован пп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Госстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, и п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (Письма Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142, от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122).
Согласно указанным нормам копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, а заверенной копией документа признается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Напомним, что с 07.04.2015 общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества не обязаны иметь круглую печать (Федеральный закон от 06.04.2015 N 82-ФЗ). С этой же даты сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества, отсутствие такой информации свидетельствует о том, что у юридического лица нет печати.
В то же время указанный порядок является рекомендованным, но необязательным (абз. 4 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Поэтому заверительная надпись может выглядеть иначе и располагаться в любом свободном поле документа.
Арбитражная практика подтверждает, что налогоплательщик при утрате первичных документов также может подтвердить свои расходы их восстановленными копиями, в частности:
- при утрате первичных документов налогоплательщик для подтверждения расходов вправе представить в суд для оценки их восстановленные копии. Кроме того, подтвердить расходы можно копиями других документов, в частности счетов-фактур (Постановление ФАС Московского округа от 16.11.2012 по делу N А40-41130/11-91-180);
- налогоплательщик не представил ряд первичных документов в ходе выездной проверки в связи с их утратой при переезде в другой офис. Однако вместе с апелляционной жалобой в вышестоящий налоговый орган налогоплательщик представил восстановленные копии документов. Налоговый орган отказал в расходах, сославшись на то, что копии документов не заверены в соответствии с п. п. 3.22 и 3.26 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003. Суд указал, что законодательство о налогах и сборах не содержит запрета на подтверждение расходов копиями первичных документов (Постановление ФАС Московского округа от 19.01.2012 по делу N А40-33539/11-99-146).
Дубликат документа - это повторный экземпляр подлинника документа (пп. 22 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
Так что не путайте заверенную копию документа с его дубликатом. Дубликат приравнивается к оригиналу.
Даже если восстановленные документы будут иметь вполне объяснимые недостатки в оформлении (например, из-за увольнения лиц, подписавших оригиналы, восстановленные документы подписаны другими лицами; из-за расхождения номеров первичных учетных документов, указанных в них и отраженных в регистрах налогового и бухгалтерского учета, связанного с ведением бухучета в системе 1 С-Бухгалтерия (версия 7.7), которая автоматически (по порядку) нумерует данные документы), то суд примет их в качестве доказательств правоты организации (Постановления ФАС Московского округа от 09.02.2009 N КА-А40/80-09 по делу N А40-15235/08-140-47, оставлено в силе Определением ВАС РФ от 20.04.2009 N 4405/09, Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.06.2013 N 09АП-18970/2013 по делу N А40-150069/12).

Пример 3. В августе 2015 г. при переезде в другое здание компания потеряла часть приказов по приему и увольнению работников за 2013 г. При этом в личных делах работников сохранились копии таких документов.
Во избежание споров как с проверяющими, так и с самими работниками лучше восстанавливать оригиналы потерянных приказов, даже при наличии их копий.
Дело в том, что срок хранения приказов по личному составу не менее 75 лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", п. "б" ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Так что копии приказов надо заменить дубликатами.
Для восстановления документов надо провести служебное расследование для установления причин и обстоятельств, которые привели к потере документов, отразить факт их утраты в акте, указав весь перечень утраченных приказов, их состав, период, за который они составлены. Потом приказом по организации назначить комиссию или отдельного сотрудника, ответственных за восстановление документов с указанием сроков такой работы.

Таков общий порядок восстановления первичных учетных документов, в числе которых очень много первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

В качестве причин потери документов крайне редко выступают форс-мажорные обстоятельства. А коли уж виноват вездесущий «человеческий фактор», значит и отвечать кому-то придется. Вопрос: кому?

Кто виноват?

Чаще всего утрата документов происходит в результате небрежного обращения с ними, в частности, при транспортировке во время переезда или из-за нарушения порядка и сроков хранения (установлены Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон № 129-ФЗ; подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Так, пунктом 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ установлено, что фирмы обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность в течение сроков, которые устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Вовсе немаловажно, что же именно послужило причиной пропажи бумаг, ведь именно от этого в большей степени зависит решение вопроса о привлечении к ответственности «проштрафившегося». На основании пункта 1 статьи 2.1 КоАП ответственность может наступить только в отношении виновного лица. Таковым считается тот сотрудник, на которого возложена обязанность соблюдения правил и норм, за нарушение которых установлена ответственность. Как отмечают эксперты журнала «Практическая бухгалтерия», утрата документов повлечет наказание только в том случае, если она произошла по вине должностных лиц организации: руководителя или главного бухгалтера. Например, за нарушение порядка и сроков хранения документов этим сотрудникам может грозить штраф в размере от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП). Так кто же именно (руководитель или главбух) будет наказан за несоблюдение правил хранения документов?

В силу Закона № 129-ФЗ первым под подозрение попадает глава организации. Такой подход согласуется и с мнением Верховного Суда. Так, в пункте 24 постановления Пленума от 24 октября 2006 г. № 18 говорится о том, что, решая вопрос о привлечении должностных лиц к ответственности по статье 15.11 Кодекса об административных правонарушениях, следует руководствоваться положениями Закона № 129-ФЗ о распределении обязанностей руководителя и бухгалтера. За что же именно придется «нести ответ» каждому из этих лиц?

Итак, на руководителя фирмы возложена ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (п. 1 ст. 6, п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). В свою очередь, главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики, ведение бухучета и своевременное представление полной и достоверной отчетности (п. 2 ст. 7 Закона № 129-ФЗ).

Естественно, вину должностного лица нужно еще доказать. Причем если данными сотрудниками действительно нарушены требования Закона № 129-ФЗ, избежать привлечения к ответственности довольно трудно, но возможно. Как уже говорилось выше, все будет зависеть от обстоятельств конкретного дела и от того, кем именно - руководителем или главным бухгалтером (а может, и вовсе рядовым сотрудником), утеряны документы.

А директор ни при чем

Совершенно логично, что во избежание наказания надо всего-навсего доказать свою непричастность к инциденту, а конкретнее, опровергнуть вину. Разберемся по порядку, как это можно сделать.

В силу требований статьи 17 Закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязанность хранения первичных учетных документов возложена на организацию. Что касается ее руководителя, то он отвечает не за сохранность, а лишь за организацию хранения учетных документов и регистров бухгалтерского учета. Выходит, что, в общем-то, это должностное лицо попросту не может быть виновным в потере бумаг. Хотя бы потому, что, будучи руководящим лицом, он объективно не принимает непосредственное участие в документообороте; в данном процессе заняты подчиненные ему сотрудники. Следовательно, в ситуации, когда бумаги утрачены работником, директор может быть освобожден от ответственности. Однако для этого ему нужно представить доказательства исполнения им обязанностей по должной организации сохранности документов (постановление ВС от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2, письмо УФНС по г. Москве от 15 марта 2006 г. № 09-24/20243).

В качестве доказательства своей невиновности руководитель может представить должностную инструкцию или распоряжение, на основании которых отдельному работнику было поручено отвечать за сохранность документов. Кроме того, к аргументам стоит приложить также и подтверждение обеспечения этого сотрудника всеми необходимыми средствами сохранности и объяснения работника с изложением причин утери документов.

Интересно, что в подобных случаях к персоналу могут быть применены только меры дисциплинарного взыскания, а вот ответственность по статье 15.11 КоАП к нему применяться не может, так как виновные работники не являются субъектами ответственности по данной норме.

Кстати говоря, ответственность может наступить и в отношении организации, например, по статье 120 Налогового кодекса: штраф составит от 5000 рублей (если нарушения совершены в течение одного налогового периода) или 15 000 рублей (в течение более одного налогового периода). Если же нарушения повлекли занижение налоговой базы, то фирме грозят санкции в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

Лучшая защита - нападение

Снять с себя вину удастся и тогда, когда налоговым органом была нарушена процедура оформления процессуальных документов. Разумеется, для этого придется проверить правильность оформления протокола об административном нарушении, наличие извещения о его составлении, да и вообще представление в нем доказательств вины. Если протокол оформлен с существенными недостатками, то это сыграет на руку фирме в случае рассмотрения дела судом, вплоть до полного освобождения от ответственности.

В качестве существенных недостатков протокола ВАС признает отсутствие данных, которые прямо перечислены в пункте 2 статьи 28.2 Кодекса об административных правонарушениях. Например, отсутствие указания даты и места его составления, должности, фамилии и инициалов лица, составившего протокол, сведений о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилий, имен, адресов свидетелей и потерпевших и т. д. Изъяном протокола также считается отсутствие иных сведений в зависимости от их значимости для данного конкретного дела. В частности, когда не указана информация о том, владеет ли лицо, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, языком, на котором ведется производство по делу, а также данных о предоставлении переводчика при составлении протокола.

Очевидное - невероятное

Но даже если вина нарушителя очевидна, можно попытаться смягчить наказание, например, просить выносящих вердикт о снижении штрафа. Что для этого нужно предпринять? Прежде всего, можно указать на раскаяние в совершении правонарушения. Кроме того, значительного послабления наказания можно ожидать, если виновник постарался устранить вредные последствия противоправных действий, а также если имеет место его тяжелое материальное положение, либо если совершение административного нарушения было допущено в состоянии сильного душевного волнения, аффекта (ст. 4.2 КоАП).

Если же в утрате документов виновных лиц нет, то есть ЧП произошло в связи с форс-мажорными обстоятельствами (пожаром, хищением, стихийным бедствием), то меры ответственности применяться не должны (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 апреля 2005 г. по делу № А19-15661/04-40-Ф02-1659/05-С1). Однако наличие чрезвычайных обстоятельств надо еще доказать, для чего пригодятся справки из органов Государственного пожарного надзора о случившемся пожаре, из метеослужбы - о стихийном бедствии (наводнении, землетрясении), постановление милиции о возбуждении уголовного дела по факту хищения. Кроме того, вескими оправдательными бумагами послужат Положение о документообороте, архивном деле, где расписан порядок хранения документов. Нелишним будет и такой аргумент, как наличие сигнализации в помещениях офиса, решеток и так далее (разумеется, если таковые имелись на момент пропажи). Иначе говоря, фирме нужно представить убедительные доказательства того, что в организации были соблюдены все необходимые меры для избежания утраты документов.

Была в советское время такая поговорка: без бумажки ты букашка, а с бумажкой - человек! На дворе уже 25 лет что-то типа капитализма, появилось понятие «юридическое лицо». Собственно, лицом этого «лица» становятся его документы. Они являются основанием для учета хозяйственных и иных операций, расчета и начисления налогов, а иногда… для возбуждения уголовного преследования.

Документы пока бумажные. Наверное, в недалеком будущем их заменят электронные. Документы нужно хранить, но не все руководители знают, где и сколько времени, и что с ними происходит после ликвидации юридического лица. Этим вопросам и посвящена данная статья.

Сроки хранения различных документов установлены несколькими правовыми актами.

Документы по личному составу

Ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" рассказывает о хранении таких документов, как:

• трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
• трудовые книжки;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате.

Все эти документы хранятся не менее 50 лет со дня их создания, если они созданы после 2003 года. Для более ранних документов этот срок 75 лет .

Такой значительный срок хранения связан с необходимостью подтверждения трудового стажа и расчета размера пенсии работников при достижении ими соответствующего возраста.

Типовые управленческие документы

Типовые управленческие документы, которые образуются в процессе действия организаций, хранятся в соответствии с «Перечнем…», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380).

Например, доверенности, выданные сотрудникам или филиалам, представительствам организации, должны храниться 5 лет .

Столько же должны храниться таможенные декларации.

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц должны храниться постоянно .

Перечень содержит 1003 позиции по типам документов и для каждого свой срок хранения.

Мне кажется, сотрудник, отвечающий за делопроизводство в компании, а иногда это сам директор, должен хоть один раз в этот Перечень заглянуть.

Для акционерных обществ

Для АО сроки хранения их документов определены «Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс (зарегистрировано в Минюсте РФ 21.08.2003 N 4994).

Например, реестры акционеров, выписки из них и списки аффилированных лиц, годовые отчеты общества должны храниться постоянно .

Бухгалтерские документы

Смотрим п. 1 и 2 ст. 29 :

• первичные учетные документы;
• регистры бухгалтерского учета;
• бухгалтерская (финансовая) отчетность;
• аудиторские заключения;
• документы учетной политики;
• стандарты экономического субъекта (приказы, распоряжения, внутренние инструкции, правила документа оборота, правила трудового распорядка и т.д.);
• документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета;
• средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи;

Все эти документы предприятие должно хранить не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Однако Налоговый Кодекс (подп. 8 п.1 ст.23 НК) предписывает в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов.

В очередной раз мы сталкиваемся с несоответствием норм НК и Закона.

Попробуем разобраться, сколько же лет все-таки нужно хранить бухгалтерские документы. Законодательство РФ о налогах и сборах состоит из НК и принятых в соответствии с ним федеральных законов о налогах (ст. 1 НК). Из этого следует, что нормы законов должны применяться в части, в которой они не противоречат Кодексу.

Следовательно, бухгалтерские документы нужно хранить 4, а не 5 лет .

В письме Минфина от 23 марта 2016 г. N 03-02-08/16273 говорится, что такой срок хранения документов корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (ст. 89 НК). Кроме того, ФНС считает, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе, первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

Юридическое лицо ликвидируется, а документы нет

Ликвидация предприятия не предполагает уничтожения его документов. Если у предприятия не было специального договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России (а у большинства частных коммерческих обществ его нет), государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества.

Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим, если ликвидация осуществляется в форме банкротства.

Получается, что документы бухгалтерского учета должен хранить у себя ликвидатор (или управляющий) в течение 4 лет после исключения общества из реестра за свой счет. Совершенно очевидно, что практически все ликвидаторы частных коммерческих предприятий этого требования не соблюдают, и после ликвидации бухгалтерские документы уничтожаются.

За неправильное хранение (утерю) - штраф

Потерять документы или неправильно их хранить - это административное правонарушение. Нарушение требований законодательства о хранении документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей, на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 рублей (ст. 13.25 КоАП).

Налагать штраф за это нарушение могут должностные лица органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (п. 59 ст. 28.3 КоАП).

С 2002 по 2014 год действовал Приказ Росархива от 18.02.2002 N 18 (отменен Приказом Минкультуры России от 03.06.2014 N 976), в соответствии с которым этим правом наделялись руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России, их заместители.

С 1 сентября 2013 года вступили в силу поправки к ст. 23.74 КоАП, согласно которым Банк России теперь рассматривает административные дела о неисполнении правил хранения документов АО (ч. 1 ст. 13.25) и страховой компанией (ч. 3 ст. 13.25). Орган, рассматривающий такие дела в отношении ООО (ч. 2 ст. 13.25), законом не установлен.

Поэтому в судебной практике не встречается ни одного дела о привлечении ООО к ответственности за неисполнение правил хранения документов, в то время как по АО и страховым компаниям такая практика есть, хотя и небольшая.

У этого правонарушения есть срок давности. Если с момента утери документов прошло более одного года, постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено (ч. 1 ст. 4.5 КоАП). Если регулятор нарушает данное правило, суды однозначно занимают сторону общества.

Нет документов, нет дела?

Наиболее широко распространенная организационная форма коммерческого предприятия - общество с ограниченной ответственностью. Из анализа представленной выше информации следует, что несмотря на существование норм, требующих надлежащего хранения документов, руководители и ликвидаторы ООО могут безнаказанно уничтожать документы общества, практика привлечения их к ответственности отсутствует.

Но у этой проблемы есть другие аспекты.

Первичные бухгалтерские документы необходимо представить в налоговый орган при проведении выездной налоговой проверки. Если предприятие не сохранило документы, проверяющие доначисляют налоги на основании подп. 7 п. 1 ст. 31 и п. 7 ст. 166 НК расчетным методом. Расчет производится на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.

Существует мнение, что если документы утеряны в результате кражи или пожара (наводнения и т.п.), то налоговая служба не праве начислить недоимку, а общество и его должностные лица освобождаются от налоговой ответственности.

Это не совсем верно.

Получения справок МВД, МЧС недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов. Важным критерием являются и активные действия со стороны фирмы - попытки восстановления утраченных документов.

Нередки случаи, когда у налогоплательщика нет никаких доказательств того, что он пытался восстановить документы. В любом случае, ФНС применит расчетный метод при проведении налоговой проверки, а суды крайне критично оценивают отсутствие попыток восстановления бумаг. В итоге, компании часто проигрывают в суде именно по этой причине.

Интерес к документам юридического лица проявляют также правоохранительные органы. Они могут проводить документальные проверки, а с момента внесения изменений в УПК РФ (Федеральным законом от 22.10.2014 N 308-ФЗ), по результатам проверки, проведенной ГЭБПК, Следственный комитет может возбудить уголовное дело по ст. 199 УК (уклонение от уплаты налогов организации).

Отсутствие документов серьезно затрудняет работу оперативников и следователей, так как без документов невозможно провести экспертизу и установить конкретную величину неуплаченных налогов. Но это не лишает правоохранителей возможности расследовать преступление, если оно было.

Мы объясняем, какие негативные последствия грозят организации и ее должностным лицам за утрату кадровых и бухгалтерских / налоговых документов, причем не только с позиции буквы закона, но и с учетом практики его применения. Даются конкретные рекомендации по восстановлению утраченных документов.

Если утрачена кадровая документация

Д ействующее законодательство требует от работодателя хранить достаточно большое количество документов, относящихся к трудовой деятельности сотрудников. Это как документы, генерируемые самой организацией (личные карточки, приказы, должностные инструкции и т.п.), так и документы, передаваемые работодателю сотрудником при заключении трудового договора. Прежде всего речь идет о трудовой книжке. Каждый документ важен, и любой из них может сыграть значительную роль в последующей жизни работника

Именно поэтому законодатель установил обязанность по хранению документов для индивидуальных предпринимателей и организаций, вне зависимости от организационно-правовых форм и форм собственности в течение . Обязательные сроки хранения для многих кадровых документов . Так, личные дела и документы, в них входящие (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.), на простых сотрудников должны храниться 75 лет, а на руководителей и сотрудников, имеющих государственные и иные звания, премии и награды, ученые степени и звания, - постоянно. Подлинные личные документы, переданные работником, должны храниться в организации до востребования, а те, что не были востребованы, не менее 50 лет.

При утрате документов работодателем негативные последствия наступают прежде всего для работников . Причем эти последствия могут проявиться как сразу (например, при утрате трудовой книжки будет технически сложно подтвердить непрерывный трудовой стаж при начислении пособия по временной нетрудоспособности), так и через очень отдаленный промежуток времени, ведь несмотря на переход пенсионной системы на страховые рельсы, при назначении пенсий работников все еще используются данные о стаже, содержащиеся. Кроме того, при назначении «горячих» пенсий Пенсионный фонд может потребовать предоставить дополнительные подтверждения от работодателя (данные аттестации рабочего места, производственные регламенты и т.п.). Таким образом, последствия для работника ясны и явно негативны

Последствия для работодателя прослеживаются не так четко.

Например, работодатель в соответствии с действующим законодательством обязан обеспечить . При этом в обязательном порядке назначается ответственное лицо из числа сотрудников фирмы, при отсутствии приказа данная ответственность полностью находится на плечах единоличного исполнительного органа организации. Как следует из действующего законодательства, такое лицо и несет ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Причем данная ответственность не отличается особой жесткостью. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей.

Кроме того, действующее законодательство устанавливает ответственность для должностных лиц организации, допустивших нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Такое должностное лицо может быть привлечено к ответственности в форме штрафа .

Но здесь стоит отметить, что для коммерческих организаций сама ситуация, когда данный вид ответственности может быть применен, возникает при подготовке и подаче документации в архивы, а здесь имеют место существенные пробелы как в законодательстве, так и в практике его правоприменения. В результате 99,9% подобных нарушений оказываются необнаруженными. Материальную ответственность работодатель в этом случае несет в общем порядке, определенном 37 и 38 главами Трудового кодекса РФ. Возмещению подлежит причиненный ущерб в полном объеме. На практике это означает возмещение стоимости бланка трудовой книжки и расходов на сбор справок из других организаций или архивов. Работник, кроме этого, может потребовать возмещение морального вреда, размер которого в наших судах очень редко превышает сумму в 10 000 рублей.

Стоит отметить, что отдельные «независимые исследователи» заявляют о возможности привлечения руководителей организации при утрате трудовых книжек к уголовной ответственности в рамках ст. 140 Уголовного кодекса РФ «Отказ в предоставлении гражданину информации», но данное мнение представляется как минимум спорным. Состав 140 статьи УК РФ подразумевает отказ предоставить информацию или документы при фактической возможности их предоставления. В случае же с утратой данных документов должностное лицо лишено такой возможности.

Действующее законодательство не устанавливает требований к порядку восстановления документов , утраченных по вине работодателя.

Вместе с тем законодатель регулирует порядок восстановления трудового стажа , по сути, особый порядок восстановления трудовых книжек (выдачи дубликатов) в случае если их массовая утрата произошла в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

В соответствии с п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Правила № 225) трудовой стаж определяется специальной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.). В случае отсутствия документов - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя. Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия должна принять меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании данного акта работодатель должен оформлять дубликаты трудовых книжек.

Стоит отметить, что создание подобных комиссий - событие чрезвычайно редкое, прежде всего в силу своей трудоемкости и отсутствия детализированного нормативного регулирования. Поэтому в случае утраты трудовой книжки работодателем, как правило, действуют по аналогии с предусмотренным Правилами № 225 порядком в связи с утратой трудовой книжки по вине работника и выдают дубликаты, основываясь на имеющихся у работодателя данных о предыдущих местах работы данного сотрудника. При этом общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. После этого общий (непрерывный трудовой стаж) следует записать по отдельным периодам работы у предыдущих работодателей (см. Пример 1).

Если же по вине работодателя трудовая книжка пришла в негодность (обожжена, испачкана, порвана и т.п.), но часть записей в ней читается, то при выдаче дубликата руководствуются положениями п. 33 Постановления. И в дубликат трудовой книжки переносятся все произведенные в ней записи, которые можно прочесть.

Пример 1

Свернуть Показать

Чем чревата для работодателя утрата иных документов, помимо трудовой книжки?

Во-первых, это сложности с зачетом выплаченных пособий по временной нетрудоспособности. Документы, на основании которых производятся расчеты, утрачены, а с учетом сложившейся практики, когда налогоплательщик всегда виноват, результат более чем прогнозируем.

Во-вторых, серьезные проблемы могут возникнуть и при судебных спорах с работниками, при утрате экземпляров документов с их подписями. А неознакомление работника с документом (например, с Положением о коммерческой тайне) в большинстве случаев лишает работодателя возможности на него ссылаться.

В-третьих, в случае проведения проверки органами трудовой инспекции отсутствие необходимых документов может привести к привлечению организации к административной ответственности в рамках все той же ст. 5.27 КоАП РФ. Для организации ответственность в рамках данной статьи составляет штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Теоретически возможно и административное приостановление деятельности, но к данной мере прибегают достаточно осторожно и, как правило, ее применение обусловлено наличием риска наступления серьезных негативных последствий. Например, нарушения в сфере охраны труда создают угрозу здоровью или жизни работников организации или третьих лиц.

Восстановление документов, образующихся в рамках трудовых отношений, - более чем хлопотный процесс, поскольку он происходит в два этапа.

Этап первый - это восстановление содержания утраченных документов. Самый простой вариант, когда сохранились их копии или проекты. Сейчас, при повсеместном распространении персональных компьютеров, в большинстве случаев у непосредственных исполнителей или у сотрудников, согласующих документ, остаются электронные копии документов, что в значительной степени упрощает задачу. Немного сложнее, если копий самих документов нет, но есть те документы, на основании которых они были составлены. Правда, таким образом можно восстановить далеко не все. Так, можно заново заполнить карточку личного учета, но воспроизвести дословно положение об оплате труда персонала даже теоретически невозможно.

Второй этап - это сбор подписей тех сотрудников, которые должны были быть ознакомлены с данным документом. Этот этап может оказаться намного более сложным, чем первый, и может потребовать от сотрудников, которым поставлена данная задача, достаточно много такта в общении. В целом стоит отметить, что восстановление кадровых документов - процесс трудоемкий и не всегда приводящий к нужному результату.

Пример 2

Свернуть Показать

Рассмотрим пример с положением о премировании. Утрата оригинала серьезно затруднит для организации процесс доказывания оснований по снижению размера выплат в суде, в части произведенной с момента издания данного локального нормативного акта до момента ознакомления работника с восстановленным экземпляром. Доказывать идентичность текстов придется с помощью:

• косвенных доказательств (идентичные выплаты при одинаковых плановых показателях и т.п.) и
• свидетельских показаний.

При этом нельзя гарантировать, что суд оценит их так, как хотелось бы работодателю.

Если утрачены документы бухгалтерского и налогового учета

Наиболее неблагоприятна для организации утрата первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Причем даже не столько из-за объемов ответственности, сколько из-за высокой вероятности, что данная ответственность наступит . Конфликты с работником всегда можно погасить, не доводя дело до суда или до проверки трудовой инспекции, а вот «конфликт» с налоговой инспекцией заведомо ведет к плачевным результатам

Основной обязанностью любого налогоплательщика является обеспечение полноты и достоверности данных налогового и бухгалтерского учета. А поскольку учет производится на основе определенных документов, именно их сохранность и обеспечивает выполнение данной обязанности. В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет . При этом ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Кроме того, согласно пп. 8 п.1 ст. 23 Налогового кодекса РФ организацияналогоплательщик обязана в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов. Отсутствие данных документов может повлечь достаточно серьезные последствия

Во-первых, статьей 120 НК РФ предусмотрена ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения . Под грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения для целей Налогового кодекса понимается в том числе и отсутствие первичных документов. При этом санкции, предусмотренные данной статьей, могут быть достаточно серьезными. Так, при утрате документов за 1 налоговый период грозит штраф в размере 5 000 руб лей, если за два и более периода, то штраф составит уже 15 000 рублей. В том же случае, если утрата документов привела к занижению налоговой базы (или так показалось налоговому инспектору), то штраф составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

Возможно также привлечение к ответственности по статье 122 НК РФ за неуплату или неполную уплату налогов (штраф в размере 20% от неуплаченной суммы, а при наличии умысла - в размере 40%).

Стоит отметить, что в данном случае штрафы, исчисляемые в процентах от суммы неуплаченного налога, . То есть если налоговый инспектор выставляет организации требование о выплате штрафа в размере 10% по ст. 120 НК РФ, то он не может привлечь фирму к ответственности по ст. 122 НК РФ, и наоборот.

Кроме того, налоговики могут попытаться привлечь организацию по статье 126 НК РФ за непредставление по требованию налогового органа документов (50 рублей за каждый непредставленный документ). Подобные действия , поскольку с формальной точки зрения ответственность в данном случае наступает при отказе предоставить документы, имеющиеся у организации в наличии, но несмотря на это, практика привлечения к ответственности по данному основанию распространена достаточно широко.

Во-вторых, статьей 15.11 КоАП РФ предусмотрена ответственность должностного лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета (руководителя организации, главного бухгалтера), за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских и учетных документов , - влечет наложение административного штрафа в размере от 2 000 до 3 000 рублей.

В-третьих, существует возможность применения в отношении организации подпункта 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ . Согласно данной норме налоговые органы вправе определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках, в случае отсутствия учета доходов и расходов или ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги . Данная норма, направленная на борьбу с недобросовестными налогоплательщиками, может серьезно «попортить кровь» и добропорядочным предпринимателям. Как правило, налоговыми органами в рамках аналогии берутся организации аналогичного профиля деятельности с приблизительно тем же количеством персонала.

В-четвертых, в соответствии с пунктом 1 статьи 169 НК РФ счет-фактура является единственным документом, служащим основанием для принятия покупателем налога на добавленную стоимость (НДС) к вычету. Отсутствие данного документа при обнаружении этого налоговыми органами автоматически ведет к пересчету НДС, требованию о выплате пени и привлечению организации к ответственности. Соответственно, отсутствие счета-фактуры ведет к автоматическому отказу в зачете уплаченной суммы НДС, а также штрафам и пени.

Все это может превратить утрату бухгалтерской и налоговой документации в серьезную проблему, способную поставить организацию на грань банкротства. Как можно минимизировать возникающие риски?

При утрате бухгалтерских документов в организации необходимо решить две задачи:

• первая - восстановление документации,
• вторая - минимизация налоговых последствий, к которым может привести ее отсутствие.

Безусловно, если удается полностью восстановить документы, это сведет неблагоприятные налоговые последствия практически к нулю, но, к сожалению, такое не всегда возможно. Во всех случаях на первом этапе необходимо:

• определить причину утраты документов, а также
• какая именно документация была утрачена.

В соответствии с в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели (см. Пример 3). Положением также рекомендуется в зависимости от причины утраты документов в комиссию приглашать представителей следственных органов или государственного .На комиссию также можно возложить определение того, какие документы были утрачены, и оценку возможности их восстановления. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. В акте прежде всего должны быть указаны причины утраты документации. При этом они должны быть документально подтверждены:

• если документация уничтожена пожаром, то факт пожара подтверждается справкой органов противопожарной службы;
• если имело место иное стихийное бедствие (наводнение или ураган), то этот факт подтверждается специалистами МЧС;
• аварии, связанные с коммунальными сетями (затопление помещения), подтверждаются соответствующими эксплуатирующими организациями;
• кражи - органами внутренних дел.

При этом необходимо четко понимать, что от причины утраты документов зависит возможность и размер тех штрафных санкций, которые может применить налоговая инспекция. Точнее, не столько от причины, сколько от наличия или отсутствия вины налогоплательщика . При возникновении спора с налоговой инспекцией именно это будет играть решающую роль. Недостаточно, например, доказать факт возникновения пожара, необходимо, чтобы в документах была зафиксирована «правильная» причина возгорания. В противном случае вполне вероятна ситуация, когда суд укажет, что «одновременное размещение в помещении кладовой, имеющей старую электропроводку, с протекающей крышей, всех документов, в том числе тех, по которым не подготовлена бухгалтерская и налоговая отчетность… как на бумажных, так и на электронных носителях… позволяет утверждать, что должностные лица организации должны были и могли осознавать вероятность их утраты . Схожая формулировка может прозвучать и в отношении «незакрытого крана». Фактически только отсутствие вины организации, правильно зафиксированное документами, поможет существенно уменьшить, а то и полностью избежать штрафных санкций. Стоит заметить, что речь идет именно о штрафах. Выплата недоимки по налогам формой ответственности налогоплательщика не является - ее в любом случае придется уплатить.

Пример 3

Свернуть Показать

После установления причины утраты документов и ее фиксации необходимо приступить к их восстановлению. Для бухгалтерского и налогового учета не имеет значения, подтверждена хозяйственная операция «оригинальным» документом или его дубликатом, главное - его соответствие установленным законом требованиям. Очень многое зависит от объема утраченного.

Если пострадала только часть первичной документации, но при этом уцелела в электронном виде информация из регистров бухгалтерского учета, то вопрос заключается только в трудоемкости процесса.

Сложнее, если в организации не уцелело вообще ничего. Тогда первое, что необходимо установить, - какие хозяйственные операции должны получить свое подтверждение. В отношении приобретения и реализации товаров или услуг это делается через анализ движения денежных средств по расчетному счету организации. Данная информация получается от обслуживающего банка по запросу. На основе этого восстанавливается список контрагентов. Далее каждому из них направляются запросы с просьбой представить копии документов. К сожалению, в современных условиях бывает достаточно сложно найти контрагентов, с которыми организация работала год или два тому назад. При этом направление подобного запроса никоим образом не гарантирует положительный ответ на него. Поэтому зачастую восстановить удается только документооборот с постоянными партнерами. Еще сложнее с собственной «первичкой», особенно относящейся к кассе организации. По сути, здесь можно доверять только памяти. А дальше начинаются серьезные технические проблемы: кто-то уже уволен, кто-то просто не помнит, что было год-два назад, и отказывается что-либо подписывать.

На основе восстановленной документации заново формируются регистры бухгалтерского учета и отчетность. При этом если показатели не совпадут с ранее сдававшейся отчетностью (копии которой можно получить в налоговой инспекции), необходимо подавать уточненные данные в налоговую инспекцию. А это автоматически означает пересчет налогов. Делать это или надеяться, что у налоговой инспекции до организации «не дойдут руки», решать только налогоплательщику.

В заключение хотелось бы заметить, что и ликвидация или банкротство организации при утрате бухгалтерской документации не смогут помочь ее руководителю. В соответствии с пунктом 5 статьи 10 Федерального «руководитель должника несет субсидиарную ответственность по обязательствам должника, если документы бухгалтерского учета, обязанность по сбору, составлению, ведению и хранению которых установлена законодательством, к моменту вынесения определения о введении наблюдения или принятия решения о признании должника банкротом отсутствуют или не содержат информацию об имуществе и обязательствах должника и их движении… либо если указанная информация искажена».

Сноски

Свернуть Показать