Потеряли важные документы – кто виноват, и что делать? Утеря первичных документов Ответственность за потерю документов
Сохранность документации в архиве организации - одно из требований, которое должно неукоснительно соблюдаться. Однако даже при соблюдении всех норм могут наступить обстоятельства непреодолимой силы, и как результат - документация может быть испорчена или утрачена. Так, риск утраты (порчи) документации существует при переезде организации, в случае пожара, кражи или потопа. Форс-мажорные ситуации с архивной документацией могут быть разными как по причинам, так и по масштабу. Вне зависимости от того, испорчена одна папка служебной документации или весь архивный фонд, оставлять без внимания подобные ситуации нельзя.
Предлагаем вам пошаговый алгоритм действий в условиях форс-мажора, результатом которого стала порча или утрата архивных документов.
Шаг 1: сообщаем о произошедшем руководству
Для этого используем докладную записку (Пример 1).
Ни в коем случае нельзя уничтожать испорченную или поврежденную документацию - за это предусмотрена уголовная ответственность.
Шаг 2: получаем официальное подтверждение произошедшего
Если утрата документов наступила в результате экстремальных происшествий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справка из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.
Шаг 3: создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов
Такая комиссия создается приказом руководителя.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии (Пример 2) приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.8 Положения о документах и документо-обороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).
Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Шаг 4: составляем акт по итогам работы комиссии
Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации (Пример 3).
В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.
Обратите внимание
В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании (ст. 193 ТК РФ). При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Если взысканием является увольнение, приказ составляется по унифицированной форме № Т-8, в которой в графе «Основание» указываются докладные записки, акты и объяснительные работника (см. письмо Роструда от 01.06.2011 №1493-6-1).
Шаг 5: проводим инвентаризацию
В соответствии с п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно должна быть проведена инвентаризация. Результаты ее проведенния являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.
Шаг 6: составляем опись утраченных (поврежденных) документов
Опись (Пример 4) прилагается к акту расследования порчи документов.
Важно!
При порче (утрате) первичных документов и отчетности организация должна немедленно обратиться в налоговые органы с соответствующим заявлением (с подтверждением форс-мажорной ситуации от официальных органов). Не исключено, что налоговая инспекция, получив информацию об отсутствии бухгалтерских документов, предпримет меры налогового контроля, однако если доказательства утраты подтверждены официальными документами, то с руководством налоговой инспекции можно согласовать вопрос о временном не проведении налоговых проверок за период, по которому отсутствуют бухгалтерские документы, а также о сроках их восстановления.
При утрате первичной документации и отчетности руководитель организации может быть привлечен к уголовной ответственности, если подобная ситуация будет квалифицирована как факт уклонения от уплаты налогов. Диапазон ответственности - от штрафа в размере 100 000 - 300 000 рублей до лишения свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ).
Шаг 7: восстанавливаем утерянную документацию
На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации. Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по п. 1 и 4 ст. 110 Налогового кодекса Российской Федерации.
Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока (письмо УМНС РФ по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411). Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации, договоры, акты, накладные - у контрагентов и т.д.
Пропажа первичных и иных документов может произойти по разным причинам, как форс-мажорным и иным уважительным причинам, так и по вине работников организации. Понятно, что необходимо в максимально короткие сроки восстановить утраченные документы. Вопрос возникает, в каком объеме это нужно сделать и в какие сроки?
Если компания не представит документы на проверку по причине их утраты, работники налоговых органов или проверяющие из фондов могут исчислить налоги и сборы с помощью расчетного метода. Их сумма может оказаться выше заявленной компанией, что повлечет за собой доначисления и штрафы. Кроме того, если будет установлено, что именно по вине организации не обеспечена сохранность документов, к ней могут быть применены различные виды ответственности - вплоть до уголовной. Во избежание налоговых рисков при утрате документов до истечения срока их хранения организация должна их восстановить. Для этого ей придется обратиться к контрагентам, в банк и к иным источникам информации.Какие документы подлежат хранению
Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Это прописано в ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон №129-ФЗ). По общему правилу для целей налоговых проверок документы должны храниться в течение четырех лет (ст. 23 Налогового кодекса РФ). Сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, плательщики обязаны обеспечивать в течение шести лет (ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 №212-ФЗ). Кроме того, сроки хранения отдельных первичных документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.10 №558). В основном это также пятилетний срок. Исключение составляют кадровые документы (приказы по личному составу, индивидуальные должностные инструкции, лицевые счета работников и др.), которые необходимо хранить в течение 75 лет. Период хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона №129-ФЗ). Их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер. Это следует из п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.83 №105). До размещения документов в архиве они должны находиться в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных главным бухгалтером лиц. Некоторые документы, например бланки строгой отчетности, хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Во избежание утери или злоупотреблений документы собираются в хронологическом порядке и переплетаются или подшиваются в папки.Ответственность за утрату документов
Виды ответственности, которые могут грозить компании или ее должностным лицам в случае утраты документов, приведены в таблице 1. В частности, если организация не примет мер по восстановлению документов, то некоторые суды могут признать законным ее привлечение к ответственности на основании п. 1 ст. 126 НК РФ . Этой нормой предусмотрен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный налоговым органам документ. Аргументом является то, что налогоплательщик не обеспечил сохранность документов в течение четырех лет и, следовательно, нарушил норму, указанную в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 31.08.09 №Ф04-5161/2009(13429-А46-260, и от 24.01.08 №Ф04-474/2008(1090-А46-29)). Кроме того, за утрату документов должностные лица организации могут привлекаться к уголовной ответственности по ст. 199 Уголовного кодекса РФ . Это касается тех, у кого непредставление документов привело к неуплате налога в крупном или особо крупном размере. Но уголовная ответственность наступает, только если в суде будет доказано, что уничтожение финансовых документов совершено умышленно с целью уклонения от уплаты налогов. Применительно к ст. 199 УК РФ:- крупный размер - это сумма налогов или сборов, составляющая за период в пределах трех финансовых лет подряд более 2 млн руб., при условии, что доля неуплаченных налогов или сборов превышает 10% подлежащих уплате сумм, либо превышающая 6 млн руб.;
- особо крупный размер - сумма, составляющая за период в пределах трех финансовых лет подряд более 10 млн руб., при условии, что доля неуплаченных налогов или сборов превышает 20% подлежащих уплате сумм, либо превышающая 30 млн руб.
Налоговые последствия в случае отсутствия документов
Как уже упоминалось, без документов организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли, правомерность применения вычетов по НДС, а также доказать правильность расчетов иных платежей. В итоге у инспекторов будет полное право исчислить суммы налогов расчетным путем (подпункт 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). Оспорить начисленные суммы будет сложно, так как суды при рассмотрении подобных дел часто встают на сторону инспекторов. Суды отмечают следующее. Налогоплательщик утратил первичные документы, поэтому достоверность расходов и заявленных вычетов подтвердить не представляется возможным. Поэтому инспекторы вправе определить сумму его налоговых обязательств расчетным путем (Постановления Президиума ВАС РФ от 22.06.10 №5/10, ФАС Северо-Кавказского от 04.10.10 по делу №А32-51075/2009-19/964, Уральского от 30.08.10 №Ф09-6738/10-С2 и Поволжского от 04.05.09 по делу №А65-19622/2008 округов). Причем некоторые суды считают, что расчетный метод нужно применять и в том случае, когда отсутствуют только некоторые документы, подтверждающие расходы (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 09.03.10 по делу №А53-9407/2008, Северо-Западного от 27.10.09 по делу №А66-7842/2007 и Восточно-Сибирского от 26.12.07 №А19-9430/07-18-Ф02-9423/07 округов). Налоговый кодекс РФ не приводит алгоритм определения сумм налогов расчетным методом. Поэтому некоторые инспекции для исчисления НДС за основу берут только налоговую базу и не применяют вычеты. Большинство арбитражных судов их в этом поддерживает. Суды указывают, что применение вычетов - это право налогоплательщика, которое он может реализовать только при наличии счетов-фактур. Такие выводы содержатся в Постановлениях Президиума ВАС РФ от 09.11.10 №6961/10 и от 30.10.07 №8686/07, ФАС Поволжского от 12.12.08 по делу №А57-1126/2007, Уральского от 03.03.09 №Ф09-4483/08-С2 и Западно-Сибирского от 02.03.09 №Ф04-1250/2009(1614-А03-41) округов.Налоговая ответственность организации
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, бухгалтерских регистров:- утрата документов за один налоговый период (п.1 ст. 120 НК РФ) - штраф 10 000 руб.;
- - утрата документов за несколько налоговых периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ) – штраф 30 000 руб.;
- если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы (п. 3 ст. 120 НК РФ) – штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.;
- непредставление документов, истребованных налоговой инспекцией при проверке (п. 1 ст. 120 НК РФ) – штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.
Уголовная ответственность должностных лиц организации
Уклонение от уплаты налогов в крупном размере (ч. 1 ст. 199 УК РФ) – либо штраф от 100 000 до 300 000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо арест на срок до 6 месяцев, либо лишение свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового. Уклонение от уплаты налогов в особо крупном размере (ч. 2 ст. 199 УК РФ) – либо штраф от 200 000 до 500 000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет, либо лишение свободы на срок до шести лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.Ответственность плательщиков страховых взносов
Для организаций - за непредставление истребованных территориальными органами ПФР или ФСС документов налагается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 48 Федерального закона от 24.07.09 №212-ФЗ). Для должностных лиц – штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.33 КоАП РФ).Действия, предшествующие процедуре восстановления документов
При утрате документов организация обязана зафиксировать этот факт и выяснить причины утраты. Документы утрачены по вине работника. В этом в первую очередь нужно получить письменные объяснения от сотрудника, который допустил утрату документов (ст. 193 ТК РФ). Если документы утрачены по вине работника, то, прежде всего, нужно получить письменные объяснения от него об обстоятельствах утраты. Далее руководитель принимает решение о дисциплинарном взыскании на основании письменных объяснений работника и издает соответствующий приказ. Он оформляется в произвольной форме, если дисциплинарное взыскание - это замечание или выговор. Если дисциплинарным взысканием является увольнение, то издается приказ по форме №Т-8, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1 (Письмо Роструда от 01.06.11 №1493-6-1). И только после этого компания принимает меры по восстановлению документов. Утрата документов связана с чрезвычайными обстоятельствами. В данной ситуации сначала необходимо зафиксировать факт утраты документов вследствие экстремальных обстоятельств (кражи, пожара, затопления, землетрясения и пр.). Для этого следует получить соответствующие оправдательные документы:- талон-уведомление, подтверждающий принятие заявления о краже, постановление органов внутренних дел о возбуждении уголовного дела по факту кражи либо справку следственных органов;
- справку Госпожнадзора МЧС России, или протокол осмотра места происшествия, или акт о пожаре, в котором установлена причина возгорания;
- справку из ДЭЗ, РЭУ об аварии коммунальных сетей или от собственника здания (если пострадавшая организация - арендатор) и др.
Как восстановить документы
Непосредственно способ восстановления документов организация определяет самостоятельно исходя из сложившейся ситуации. Если после чрезвычайного происшествия сохранились регистры бухгалтерского учета (например, в электронном виде), это облегчит задачу. Ведь в них отражены хозяйственные операции, и первичные документы не придется восстанавливать по памяти. Собственную исходящую первичную и внутреннюю документацию организация оформляет самостоятельно. За помощью восстановления других документов придется обращаться к третьим лицам. Банковские документы. Прежде всего, компании необходимо получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. На основании этих сведений можно установить, какие операции, связанные с движением денежных средств, были проведены: поступление сумм от контрагента, оплата поставщикам, снятие денежных средств на оплату труда работников. В ходе восстановления документов, компании, прежде всего, необходимо получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. Особенно важно начать восстановление документации с подачи запроса в банк, если в организации не сохранились данные регистров бухгалтерского или налогового учета. Информация от контрагентов. Исходя из данных регистров учета или банковских выписок, компания составляет перечень контрагентов, с которыми она сотрудничала. Каждому из них она отправляет запрос с просьбой предоставить копии первичных документов: договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур. Выписки из ЕГРЮЛ. Если адрес контрагента неизвестен, например сделка с ним была единичной и нужные сведения не сохранились, целесообразно получить в налоговых органах выписку из ЕГРЮЛ по данному юрлицу. Ведь в соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.08.01 №129-ФЗ сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ, являются открытыми и общедоступными, за исключением некоторых из них. Следовательно, инспекции должны в ответ на запрос предоставить выписку из ЕГРЮЛ с указанием местонахождения поставщика или покупателя. При отсутствии информации о контрагенте или при невозможности определить конкретное юридическое лицо организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых данных. Налоговая и бухгалтерская отчетность. При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно порекомендовать обратиться к руководителю налоговой инспекции по месту регистрации с просьбой предоставить копии всей утерянной отчетности. Оформить такую просьбу нужно в виде заявления, приложив к нему подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем утраченных документов и указанием причин их утраты. Несмотря на то, что Налоговый кодекс РФ не обязывает налоговые органы предоставлять копии утерянных документов, как правило, они в этом организациям не отказывают. Запрос нужно подать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты. Отчетность во внебюджетные фонды. Методы восстановления этих документов аналогичны методам, применяемым при восстановлении налоговой отчетности. То есть нужно обратиться в территориальные отделения внебюджетных фондов по месту регистрации с просьбой предоставить копии всех утерянных форм расчетов по уплате страховых взносов. К письменному запросу организации прилагаются подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем утраченных документов и указанием причин их утраты. Учредительные документы. Для получения их копий организация должна обратиться с запросом в налоговые органы по месту учета. Такой запрос подается в произвольной форме. Порядок предоставления сведений утвержден Постановлением Правительства РФ от 19.06.02 №438. В частности, могут быть предоставлены копии документов, содержащихся в регистрационном деле юридического лица. Указанная информация является платной. Таким образом, на основании документов, полученных от банков, контрагентов, инспекции, организации необходимо сформировать журнал хозяйственных операций, восстановить регистры бухгалтерского и налогового учета, обеспечить соответствие итоговых оборотов восстановленных регистров данным бухгалтерской и налоговой отчетности и выполнить иные действия по восстановлению документов. Валерий Соловьев, советник государственной гражданской службы РФ II классаЧем чревато отсутствие первичных документов? Какие меры должна предпринять компания в случае утраты документов? По ряду причин компания может утратить первичные документы. Нужно ли их восстанавливать и как это сделать? Какие проблемы могут возникнуть у компании, если не предпринимать никаких мер по восстановлению утраченных документов?
Последствия утраты первичных документов
Отсутствие первичных учетных документов не только служит основанием для отказа в признании осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль, в принятии НДС к вычету, но и образует самостоятельный вид налогового правонарушения. За грубое нарушение правил учета
(к которому относится отсутствие первичных документов), не повлекшее занижение налоговой базы, предусмотрены налоговые санкции (п.1-п.3 ст.120 НК РФ).
За отсутствие первичных учетных документов должностные лица компании могут быть привлечены к административной ответственности (ст.15.11 КоАП РФ).
Кроме того, налоговики могут истребовать документы как в рамках проведения выездной, так и камеральной проверках и оштрафовать по ст.126 НК РФ.
Согласно пп.8 п.1 ст.23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.
Если компания не сможет документально подтвердить произведенные расходы, то налоговики могут доначислить налог на прибыль, снять вычеты по НДС, оштрафовать компанию и начислить пени.
При этом судами не принимаются доводы налогоплательщика о том, что в случае утраты первичной документации размер вычетов по НДС может быть установлен на основании иных (кроме счетов-фактур) документов, в частности, налоговых деклараций по НДС, выписок о движении денежных средств по расчетному счету и дополнительных листов к книгам покупок.
НАПРИМЕР
В одном из дел налоговики доначислили компании 12,7 млн рублей НДС вследствие необоснованного применения вычетов по НДС по утраченным счетам-фактурам. Компания не смогла документально подтвердить хищение запрашиваемой налоговиками документации.
При указанных обстоятельствах, с учетом того, что компанией не были предприняты меры по восстановлению утраченных документов, суды пришли к выводу об отсутствии у компании права на применение налоговых вычетов по НДС по утраченным и не восстановленным счетам-фактурам (Постановление АС Волго-Вятского округа от 30.01.2017 г. №А11-10636/2015). Данный вывод согласуется с правовой позицией Президиума ВАС РФ, сформулированной в постановлении от 09.03.2011 г. №14473/10 и определении ВС РФ от 23.03.2017 г. №305-КГ16-21304.
Если компания не представила доказательств, свидетельствующих об отсутствии у нее возможности в силу объективных причин своевременно представить утраченные первичные документы, то налоговики вправе определить налог на прибыль расчетным методом (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 27.10.2016 г. №А45-16029/2015).
Однако компанию нельзя привлечь к налоговой ответственности по ст.126 НК РФ за непредставление документов по требованию налогового органа, если она сможет документально подтвердить, что они утрачены по не зависящим от нее обстоятельствам (Постановление ФАС Московского округа от 12.02.2014 г. №Ф05-2554/2013).
Что делать в случае утраты документов
Порядок восстановления утраченных документов прописан в п.6.8 «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. №105.
Шаг 1. Составить перечень утраченных документов, которые необходимо восстановить.
Сразу отметим, что восстанавливать нужно только те документы, срок хранения которых не истек.
Статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает лишь общий срок жизни бухгалтерский документов - не менее пяти лет. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558 (действует с 30 сентября 2011 г.) утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее по тексту - Перечень).
При применении Перечня следует учитывать, что установленные сроки хранения документов нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Например, лицевые счета работников, личные карточки работников, исполнительные документы хранятся не менее 75 лет, а документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) - не менее 5 лет.
Отдельные сроки хранения установлены для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (сборов), - не менее четырех лет (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст.24 НК РФ).
Шаг 2. Назначить приказом руководителя компании комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Шаг 3. Собрать справки, подтверждающие факт утраты документов.
Например, если документы утрачены вследствие:
- пожара, урагана, наводнения или иных катаклизмов (например, в результате падения метеорита в г.Челябинске) – справка МЧС либо Гидрометцентра РФ;
- хищения – справка МВД РФ;
- коммунальной аварии (например, затоп) – справка ЖЭО.
Шаг 4. Оформить результаты работы комиссии.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Форма акта - произвольная.
Шаг 5. Восстановление утраченных документов.
Как показывает судебная практика, компания может подтвердить заявленные расходы восстановленными копиями документов. Способ же восстановления документов компания определяет сама, исходя из применяемых способов бухгалтерского учета (например, распечатывает из программы перечень недостающих документов в разрезе их непосредственных кураторов).
Сам порядок оформления копий документов регламентирован пп.23,25 п.3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт РФ».
Мы объясняем, какие негативные последствия грозят организации и ее должностным лицам за утрату кадровых и бухгалтерских / налоговых документов, причем не только с позиции буквы закона, но и с учетом практики его применения. Даются конкретные рекомендации по восстановлению утраченных документов.
Если утрачена кадровая документация
Д ействующее законодательство требует от работодателя хранить достаточно большое количество документов, относящихся к трудовой деятельности сотрудников. Это как документы, генерируемые самой организацией (личные карточки, приказы, должностные инструкции и т.п.), так и документы, передаваемые работодателю сотрудником при заключении трудового договора. Прежде всего речь идет о трудовой книжке. Каждый документ важен, и любой из них может сыграть значительную роль в последующей жизни работника
Именно поэтому законодатель установил обязанность по хранению документов для индивидуальных предпринимателей и организаций, вне зависимости от организационно-правовых форм и форм собственности в течение . Обязательные сроки хранения для многих кадровых документов . Так, личные дела и документы, в них входящие (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.), на простых сотрудников должны храниться 75 лет, а на руководителей и сотрудников, имеющих государственные и иные звания, премии и награды, ученые степени и звания, - постоянно. Подлинные личные документы, переданные работником, должны храниться в организации до востребования, а те, что не были востребованы, не менее 50 лет.
При утрате документов работодателем негативные последствия наступают прежде всего для работников . Причем эти последствия могут проявиться как сразу (например, при утрате трудовой книжки будет технически сложно подтвердить непрерывный трудовой стаж при начислении пособия по временной нетрудоспособности), так и через очень отдаленный промежуток времени, ведь несмотря на переход пенсионной системы на страховые рельсы, при назначении пенсий работников все еще используются данные о стаже, содержащиеся. Кроме того, при назначении «горячих» пенсий Пенсионный фонд может потребовать предоставить дополнительные подтверждения от работодателя (данные аттестации рабочего места, производственные регламенты и т.п.). Таким образом, последствия для работника ясны и явно негативны
Последствия для работодателя прослеживаются не так четко.
Например, работодатель в соответствии с действующим законодательством обязан обеспечить . При этом в обязательном порядке назначается ответственное лицо из числа сотрудников фирмы, при отсутствии приказа данная ответственность полностью находится на плечах единоличного исполнительного органа организации. Как следует из действующего законодательства, такое лицо и несет ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Причем данная ответственность не отличается особой жесткостью. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей.
Кроме того, действующее законодательство устанавливает ответственность для должностных лиц организации, допустивших нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Такое должностное лицо может быть привлечено к ответственности в форме штрафа .
Но здесь стоит отметить, что для коммерческих организаций сама ситуация, когда данный вид ответственности может быть применен, возникает при подготовке и подаче документации в архивы, а здесь имеют место существенные пробелы как в законодательстве, так и в практике его правоприменения. В результате 99,9% подобных нарушений оказываются необнаруженными. Материальную ответственность работодатель в этом случае несет в общем порядке, определенном 37 и 38 главами Трудового кодекса РФ. Возмещению подлежит причиненный ущерб в полном объеме. На практике это означает возмещение стоимости бланка трудовой книжки и расходов на сбор справок из других организаций или архивов. Работник, кроме этого, может потребовать возмещение морального вреда, размер которого в наших судах очень редко превышает сумму в 10 000 рублей.
Стоит отметить, что отдельные «независимые исследователи» заявляют о возможности привлечения руководителей организации при утрате трудовых книжек к уголовной ответственности в рамках ст. 140 Уголовного кодекса РФ «Отказ в предоставлении гражданину информации», но данное мнение представляется как минимум спорным. Состав 140 статьи УК РФ подразумевает отказ предоставить информацию или документы при фактической возможности их предоставления. В случае же с утратой данных документов должностное лицо лишено такой возможности.
Действующее законодательство не устанавливает требований к порядку восстановления документов , утраченных по вине работодателя.
Вместе с тем законодатель регулирует порядок восстановления трудового стажа , по сути, особый порядок восстановления трудовых книжек (выдачи дубликатов) в случае если их массовая утрата произошла в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
В соответствии с п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Правила № 225) трудовой стаж определяется специальной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.). В случае отсутствия документов - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя. Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия должна принять меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании данного акта работодатель должен оформлять дубликаты трудовых книжек.
Стоит отметить, что создание подобных комиссий - событие чрезвычайно редкое, прежде всего в силу своей трудоемкости и отсутствия детализированного нормативного регулирования. Поэтому в случае утраты трудовой книжки работодателем, как правило, действуют по аналогии с предусмотренным Правилами № 225 порядком в связи с утратой трудовой книжки по вине работника и выдают дубликаты, основываясь на имеющихся у работодателя данных о предыдущих местах работы данного сотрудника. При этом общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. После этого общий (непрерывный трудовой стаж) следует записать по отдельным периодам работы у предыдущих работодателей (см. Пример 1).
Если же по вине работодателя трудовая книжка пришла в негодность (обожжена, испачкана, порвана и т.п.), но часть записей в ней читается, то при выдаче дубликата руководствуются положениями п. 33 Постановления. И в дубликат трудовой книжки переносятся все произведенные в ней записи, которые можно прочесть.
Пример 1
Свернуть Показать
Чем чревата для работодателя утрата иных документов, помимо трудовой книжки?
Во-первых, это сложности с зачетом выплаченных пособий по временной нетрудоспособности. Документы, на основании которых производятся расчеты, утрачены, а с учетом сложившейся практики, когда налогоплательщик всегда виноват, результат более чем прогнозируем.
Во-вторых, серьезные проблемы могут возникнуть и при судебных спорах с работниками, при утрате экземпляров документов с их подписями. А неознакомление работника с документом (например, с Положением о коммерческой тайне) в большинстве случаев лишает работодателя возможности на него ссылаться.
В-третьих, в случае проведения проверки органами трудовой инспекции отсутствие необходимых документов может привести к привлечению организации к административной ответственности в рамках все той же ст. 5.27 КоАП РФ. Для организации ответственность в рамках данной статьи составляет штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Теоретически возможно и административное приостановление деятельности, но к данной мере прибегают достаточно осторожно и, как правило, ее применение обусловлено наличием риска наступления серьезных негативных последствий. Например, нарушения в сфере охраны труда создают угрозу здоровью или жизни работников организации или третьих лиц.
Восстановление документов, образующихся в рамках трудовых отношений, - более чем хлопотный процесс, поскольку он происходит в два этапа.
Этап первый - это восстановление содержания утраченных документов. Самый простой вариант, когда сохранились их копии или проекты. Сейчас, при повсеместном распространении персональных компьютеров, в большинстве случаев у непосредственных исполнителей или у сотрудников, согласующих документ, остаются электронные копии документов, что в значительной степени упрощает задачу. Немного сложнее, если копий самих документов нет, но есть те документы, на основании которых они были составлены. Правда, таким образом можно восстановить далеко не все. Так, можно заново заполнить карточку личного учета, но воспроизвести дословно положение об оплате труда персонала даже теоретически невозможно.
Второй этап - это сбор подписей тех сотрудников, которые должны были быть ознакомлены с данным документом. Этот этап может оказаться намного более сложным, чем первый, и может потребовать от сотрудников, которым поставлена данная задача, достаточно много такта в общении. В целом стоит отметить, что восстановление кадровых документов - процесс трудоемкий и не всегда приводящий к нужному результату.
Пример 2
Свернуть Показать
Рассмотрим пример с положением о премировании. Утрата оригинала серьезно затруднит для организации процесс доказывания оснований по снижению размера выплат в суде, в части произведенной с момента издания данного локального нормативного акта до момента ознакомления работника с восстановленным экземпляром. Доказывать идентичность текстов придется с помощью:
- косвенных доказательств (идентичные выплаты при одинаковых плановых показателях и т.п.) и
- свидетельских показаний.
При этом нельзя гарантировать, что суд оценит их так, как хотелось бы работодателю.
Если утрачены документы бухгалтерского и налогового учета
Наиболее неблагоприятна для организации утрата первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Причем даже не столько из-за объемов ответственности, сколько из-за высокой вероятности, что данная ответственность наступит . Конфликты с работником всегда можно погасить, не доводя дело до суда или до проверки трудовой инспекции, а вот «конфликт» с налоговой инспекцией заведомо ведет к плачевным результатам
Основной обязанностью любого налогоплательщика является обеспечение полноты и достоверности данных налогового и бухгалтерского учета. А поскольку учет производится на основе определенных документов, именно их сохранность и обеспечивает выполнение данной обязанности. В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет . При этом ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Кроме того, согласно пп. 8 п.1 ст. 23 Налогового кодекса РФ организацияналогоплательщик обязана в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов. Отсутствие данных документов может повлечь достаточно серьезные последствия
Во-первых, статьей 120 НК РФ предусмотрена ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения . Под грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения для целей Налогового кодекса понимается в том числе и отсутствие первичных документов. При этом санкции, предусмотренные данной статьей, могут быть достаточно серьезными. Так, при утрате документов за 1 налоговый период грозит штраф в размере 5 000 руб лей, если за два и более периода, то штраф составит уже 15 000 рублей. В том же случае, если утрата документов привела к занижению налоговой базы (или так показалось налоговому инспектору), то штраф составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.
Возможно также привлечение к ответственности по статье 122 НК РФ за неуплату или неполную уплату налогов (штраф в размере 20% от неуплаченной суммы, а при наличии умысла - в размере 40%).
Стоит отметить, что в данном случае штрафы, исчисляемые в процентах от суммы неуплаченного налога, . То есть если налоговый инспектор выставляет организации требование о выплате штрафа в размере 10% по ст. 120 НК РФ, то он не может привлечь фирму к ответственности по ст. 122 НК РФ, и наоборот.
Кроме того, налоговики могут попытаться привлечь организацию по статье 126 НК РФ за непредставление по требованию налогового органа документов (50 рублей за каждый непредставленный документ). Подобные действия , поскольку с формальной точки зрения ответственность в данном случае наступает при отказе предоставить документы, имеющиеся у организации в наличии, но несмотря на это, практика привлечения к ответственности по данному основанию распространена достаточно широко.
Во-вторых, статьей 15.11 КоАП РФ предусмотрена ответственность должностного лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета (руководителя организации, главного бухгалтера), за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских и учетных документов , - влечет наложение административного штрафа в размере от 2 000 до 3 000 рублей.
В-третьих, существует возможность применения в отношении организации подпункта 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ . Согласно данной норме налоговые органы вправе определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках, в случае отсутствия учета доходов и расходов или ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги . Данная норма, направленная на борьбу с недобросовестными налогоплательщиками, может серьезно «попортить кровь» и добропорядочным предпринимателям. Как правило, налоговыми органами в рамках аналогии берутся организации аналогичного профиля деятельности с приблизительно тем же количеством персонала.
В-четвертых, в соответствии с пунктом 1 статьи 169 НК РФ счет-фактура является единственным документом, служащим основанием для принятия покупателем налога на добавленную стоимость (НДС) к вычету. Отсутствие данного документа при обнаружении этого налоговыми органами автоматически ведет к пересчету НДС, требованию о выплате пени и привлечению организации к ответственности. Соответственно, отсутствие счета-фактуры ведет к автоматическому отказу в зачете уплаченной суммы НДС, а также штрафам и пени.
Все это может превратить утрату бухгалтерской и налоговой документации в серьезную проблему, способную поставить организацию на грань банкротства. Как можно минимизировать возникающие риски?
При утрате бухгалтерских документов в организации необходимо решить две задачи:
- первая - восстановление документации,
- вторая - минимизация налоговых последствий, к которым может привести ее отсутствие.
Безусловно, если удается полностью восстановить документы, это сведет неблагоприятные налоговые последствия практически к нулю, но, к сожалению, такое не всегда возможно. Во всех случаях на первом этапе необходимо:
- определить причину утраты документов, а также
- какая именно документация была утрачена.
В соответствии с в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели (см. Пример 3). Положением также рекомендуется в зависимости от причины утраты документов в комиссию приглашать представителей следственных органов или государственного .На комиссию также можно возложить определение того, какие документы были утрачены, и оценку возможности их восстановления. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. В акте прежде всего должны быть указаны причины утраты документации. При этом они должны быть документально подтверждены:
- если документация уничтожена пожаром, то факт пожара подтверждается справкой органов противопожарной службы;
- если имело место иное стихийное бедствие (наводнение или ураган), то этот факт подтверждается специалистами МЧС;
- аварии, связанные с коммунальными сетями (затопление помещения), подтверждаются соответствующими эксплуатирующими организациями;
- кражи - органами внутренних дел.
При этом необходимо четко понимать, что от причины утраты документов зависит возможность и размер тех штрафных санкций, которые может применить налоговая инспекция. Точнее, не столько от причины, сколько от наличия или отсутствия вины налогоплательщика . При возникновении спора с налоговой инспекцией именно это будет играть решающую роль. Недостаточно, например, доказать факт возникновения пожара, необходимо, чтобы в документах была зафиксирована «правильная» причина возгорания. В противном случае вполне вероятна ситуация, когда суд укажет, что «одновременное размещение в помещении кладовой, имеющей старую электропроводку, с протекающей крышей, всех документов, в том числе тех, по которым не подготовлена бухгалтерская и налоговая отчетность… как на бумажных, так и на электронных носителях… позволяет утверждать, что должностные лица организации должны были и могли осознавать вероятность их утраты . Схожая формулировка может прозвучать и в отношении «незакрытого крана». Фактически только отсутствие вины организации, правильно зафиксированное документами, поможет существенно уменьшить, а то и полностью избежать штрафных санкций. Стоит заметить, что речь идет именно о штрафах. Выплата недоимки по налогам формой ответственности налогоплательщика не является - ее в любом случае придется уплатить.
Пример 3
Свернуть Показать
После установления причины утраты документов и ее фиксации необходимо приступить к их восстановлению. Для бухгалтерского и налогового учета не имеет значения, подтверждена хозяйственная операция «оригинальным» документом или его дубликатом, главное - его соответствие установленным законом требованиям. Очень многое зависит от объема утраченного.
Если пострадала только часть первичной документации, но при этом уцелела в электронном виде информация из регистров бухгалтерского учета, то вопрос заключается только в трудоемкости процесса.
Сложнее, если в организации не уцелело вообще ничего. Тогда первое, что необходимо установить, - какие хозяйственные операции должны получить свое подтверждение. В отношении приобретения и реализации товаров или услуг это делается через анализ движения денежных средств по расчетному счету организации. Данная информация получается от обслуживающего банка по запросу. На основе этого восстанавливается список контрагентов. Далее каждому из них направляются запросы с просьбой представить копии документов. К сожалению, в современных условиях бывает достаточно сложно найти контрагентов, с которыми организация работала год или два тому назад. При этом направление подобного запроса никоим образом не гарантирует положительный ответ на него. Поэтому зачастую восстановить удается только документооборот с постоянными партнерами. Еще сложнее с собственной «первичкой», особенно относящейся к кассе организации. По сути, здесь можно доверять только памяти. А дальше начинаются серьезные технические проблемы: кто-то уже уволен, кто-то просто не помнит, что было год-два назад, и отказывается что-либо подписывать.
На основе восстановленной документации заново формируются регистры бухгалтерского учета и отчетность. При этом если показатели не совпадут с ранее сдававшейся отчетностью (копии которой можно получить в налоговой инспекции), необходимо подавать уточненные данные в налоговую инспекцию. А это автоматически означает пересчет налогов. Делать это или надеяться, что у налоговой инспекции до организации «не дойдут руки», решать только налогоплательщику.
В заключение хотелось бы заметить, что и ликвидация или банкротство организации при утрате бухгалтерской документации не смогут помочь ее руководителю. В соответствии с пунктом 5 статьи 10 Федерального «руководитель должника несет субсидиарную ответственность по обязательствам должника, если документы бухгалтерского учета, обязанность по сбору, составлению, ведению и хранению которых установлена законодательством, к моменту вынесения определения о введении наблюдения или принятия решения о признании должника банкротом отсутствуют или не содержат информацию об имуществе и обязательствах должника и их движении… либо если указанная информация искажена».
Сноски
Свернуть Показать
В качестве причин потери документов крайне редко выступают форс-мажорные обстоятельства. А коли уж виноват вездесущий «человеческий фактор», значит и отвечать кому-то придется. Вопрос: кому?
Кто виноват?
Чаще всего утрата документов происходит в результате небрежного обращения с ними, в частности, при транспортировке во время переезда или из-за нарушения порядка и сроков хранения (установлены Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон № 129-ФЗ; подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Так, пунктом 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ установлено, что фирмы обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность в течение сроков, которые устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Вовсе немаловажно, что же именно послужило причиной пропажи бумаг, ведь именно от этого в большей степени зависит решение вопроса о привлечении к ответственности «проштрафившегося». На основании пункта 1 статьи 2.1 КоАП ответственность может наступить только в отношении виновного лица. Таковым считается тот сотрудник, на которого возложена обязанность соблюдения правил и норм, за нарушение которых установлена ответственность. Как отмечают эксперты журнала «Практическая бухгалтерия», утрата документов повлечет наказание только в том случае, если она произошла по вине должностных лиц организации: руководителя или главного бухгалтера. Например, за нарушение порядка и сроков хранения документов этим сотрудникам может грозить штраф в размере от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП). Так кто же именно (руководитель или главбух) будет наказан за несоблюдение правил хранения документов?
В силу Закона № 129-ФЗ первым под подозрение попадает глава организации. Такой подход согласуется и с мнением Верховного Суда. Так, в пункте 24 постановления Пленума от 24 октября 2006 г. № 18 говорится о том, что, решая вопрос о привлечении должностных лиц к ответственности по статье 15.11 Кодекса об административных правонарушениях, следует руководствоваться положениями Закона № 129-ФЗ о распределении обязанностей руководителя и бухгалтера. За что же именно придется «нести ответ» каждому из этих лиц?
Итак, на руководителя фирмы возложена ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (п. 1 ст. 6, п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). В свою очередь, главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики, ведение бухучета и своевременное представление полной и достоверной отчетности (п. 2 ст. 7 Закона № 129-ФЗ).
Естественно, вину должностного лица нужно еще доказать. Причем если данными сотрудниками действительно нарушены требования Закона № 129-ФЗ, избежать привлечения к ответственности довольно трудно, но возможно. Как уже говорилось выше, все будет зависеть от обстоятельств конкретного дела и от того, кем именно - руководителем или главным бухгалтером (а может, и вовсе рядовым сотрудником), утеряны документы.
А директор ни при чем
Совершенно логично, что во избежание наказания надо всего-навсего доказать свою непричастность к инциденту, а конкретнее, опровергнуть вину. Разберемся по порядку, как это можно сделать.
В силу требований статьи 17 Закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязанность хранения первичных учетных документов возложена на организацию. Что касается ее руководителя, то он отвечает не за сохранность, а лишь за организацию хранения учетных документов и регистров бухгалтерского учета. Выходит, что, в общем-то, это должностное лицо попросту не может быть виновным в потере бумаг. Хотя бы потому, что, будучи руководящим лицом, он объективно не принимает непосредственное участие в документообороте; в данном процессе заняты подчиненные ему сотрудники. Следовательно, в ситуации, когда бумаги утрачены работником, директор может быть освобожден от ответственности. Однако для этого ему нужно представить доказательства исполнения им обязанностей по должной организации сохранности документов (постановление ВС от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2, письмо УФНС по г. Москве от 15 марта 2006 г. № 09-24/20243).
В качестве доказательства своей невиновности руководитель может представить должностную инструкцию или распоряжение, на основании которых отдельному работнику было поручено отвечать за сохранность документов. Кроме того, к аргументам стоит приложить также и подтверждение обеспечения этого сотрудника всеми необходимыми средствами сохранности и объяснения работника с изложением причин утери документов.
Интересно, что в подобных случаях к персоналу могут быть применены только меры дисциплинарного взыскания, а вот ответственность по статье 15.11 КоАП к нему применяться не может, так как виновные работники не являются субъектами ответственности по данной норме.
Кстати говоря, ответственность может наступить и в отношении организации, например, по статье 120 Налогового кодекса: штраф составит от 5000 рублей (если нарушения совершены в течение одного налогового периода) или 15 000 рублей (в течение более одного налогового периода). Если же нарушения повлекли занижение налоговой базы, то фирме грозят санкции в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.
Лучшая защита - нападение
Снять с себя вину удастся и тогда, когда налоговым органом была нарушена процедура оформления процессуальных документов. Разумеется, для этого придется проверить правильность оформления протокола об административном нарушении, наличие извещения о его составлении, да и вообще представление в нем доказательств вины. Если протокол оформлен с существенными недостатками, то это сыграет на руку фирме в случае рассмотрения дела судом, вплоть до полного освобождения от ответственности.
В качестве существенных недостатков протокола ВАС признает отсутствие данных, которые прямо перечислены в пункте 2 статьи 28.2 Кодекса об административных правонарушениях. Например, отсутствие указания даты и места его составления, должности, фамилии и инициалов лица, составившего протокол, сведений о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилий, имен, адресов свидетелей и потерпевших и т. д. Изъяном протокола также считается отсутствие иных сведений в зависимости от их значимости для данного конкретного дела. В частности, когда не указана информация о том, владеет ли лицо, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, языком, на котором ведется производство по делу, а также данных о предоставлении переводчика при составлении протокола.
Очевидное - невероятное
Но даже если вина нарушителя очевидна, можно попытаться смягчить наказание, например, просить выносящих вердикт о снижении штрафа. Что для этого нужно предпринять? Прежде всего, можно указать на раскаяние в совершении правонарушения. Кроме того, значительного послабления наказания можно ожидать, если виновник постарался устранить вредные последствия противоправных действий, а также если имеет место его тяжелое материальное положение, либо если совершение административного нарушения было допущено в состоянии сильного душевного волнения, аффекта (ст. 4.2 КоАП).
Если же в утрате документов виновных лиц нет, то есть ЧП произошло в связи с форс-мажорными обстоятельствами (пожаром, хищением, стихийным бедствием), то меры ответственности применяться не должны (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 апреля 2005 г. по делу № А19-15661/04-40-Ф02-1659/05-С1). Однако наличие чрезвычайных обстоятельств надо еще доказать, для чего пригодятся справки из органов Государственного пожарного надзора о случившемся пожаре, из метеослужбы - о стихийном бедствии (наводнении, землетрясении), постановление милиции о возбуждении уголовного дела по факту хищения. Кроме того, вескими оправдательными бумагами послужат Положение о документообороте, архивном деле, где расписан порядок хранения документов. Нелишним будет и такой аргумент, как наличие сигнализации в помещениях офиса, решеток и так далее (разумеется, если таковые имелись на момент пропажи). Иначе говоря, фирме нужно представить убедительные доказательства того, что в организации были соблюдены все необходимые меры для избежания утраты документов.