Перечень документов необходимых для участия в тендере. Как собрать и правильно подготовить документы для тендера. Преимущества участия в торгах

Понятие тендера используется в мировом сообществе и в переводе означает «конкурс». В России же этот термин обычно заменяют на «госзакупки» и «размещение заказа».

Система проведения тендеров за последнее десятилетие претерпела большие изменения. Особенно это стало заметным в последние пять лет. На смену Федеральному закону №94-ФЗ пришёл Федеральный закон №44-ФЗ.

Законодательно тендерная система призвана избавить сделки, заключаемые на оказание услуг, поставку товаров от коррупционной составляющей; дать возможность участвовать в бизнесе не избранным участникам, а всем желающим и поскольку заказчиками являются государственные учреждения и естественные монополии тем самым снизить затраты.

Участие в тендерах коммерческих компаний позволяет помимо денежного вознаграждение за исполнение обязательств по договору зарекомендовать себя, повысить статус и репутацию . Это, в свою очередь, приведет к большему числу контрактов.

В то же время система проведения тендеров подразумевает повышенную ответственность по исполнению контракта как исполнителя, так и заказчика, заставляет быть внимательными и ответственными. При неисполнении этих условий участники тендеров могут попасть в Реестр недобросовестных поставщиков и лишиться права на участие в торгах навсегда. Наказание за недобросовестность предусмотрена также и в отношении заказчиков. Оно может быть как административным, так и уголовным.

Рассмотрев в статье особенности всех закупок, проводимых в нашей стране как государственных, так и коммерческих, порядок их проведения и подготовку к торгам, обозначим формулу успешного участия в тендерах.

На основании ФЗ-44 от 05.04.13г. в зависимости от способа проведения государственные тендеры подразделяют на:

Закупки у единственного поставщика. Такую сделку нельзя в полной мере назвать тендером, поскольку состязательности в ней нет. Этот вид сделки разрешен тогда, когда поставщиком услуги признается естественная монополия, например, договор заключение контракта на электроснабжение;
Открытые аукционы в электронной форме;
Открытые конкурсы. Такой тендер проводится, как правило, при цене контракта свыше полумиллиона рублей. Целесообразно применять, если цена не является основным критерием заключения контракта;
Конкурс с ограниченным участием. При проведении этого вида конкурса на первом этапе возможно исключить из списка участников, не соответствующих условиям конкурса. К примеру, с недостаточной квалификацией;
Двухэтаптный конкурс может проводиться при ограниченном виде работ. Из самого названия понятно, что конкурс проводится в 2 этапа. На первом производится отбор соответствующих конкурсу участников. На втором этапе при уточнении конкретных видов и объемов работ Заказчиком признается победителем участник, который предложит наилучшие условия исполнения договора.

Открытый способ проведения тендера заключается в его гласности и открытости. То есть ознакомиться с правилами проведения закупок или оказания услуг можно в свободном доступе в средствах массовой информации. В последние годы эта процедура упростилась, и ознакомиться с документацией о проведении тендера можно в интернете на сайте государственных услуг.

Закрытыми тендерами признаются торги, информация по которым отсутствует в свободном доступе, имеющими государственную тайну. Подавать заявки в данном случае может только ограниченный круг поставщиков.

Помимо государственных тендеров проводятся и коммерческие . Такие закупки проводят коммерческие компании. Главным их отличием от государственных состоит в том, что они не проводятся на основании каких-либо нормативных документов кроме Гражданского кодекса. Правила проведения конкурсов устанавливают сами компании, поскольку в каждом виде бизнеса существует своя специфика.

Выделяют два вида коммерческих тендеров - «по цене», «по решениям», иначе говоря, конкурс, аукцион, запрос котировок. Проводя тендер «по цене», заказчик знает что, сколько и когда ему потребуется. Поэтому при определении победителя учитываются самые удобные сроки, лучшие цены предложенные участниками.

Когда заказчик размещает тендер «по решениям» он знает, что в конечном счете должен получить, а методы и способы, с помощью которых образуется конечный продукт, должны представить участники. Предложение, наиболее устраивающее заказчика способами, сроками и соответственно ценой будет приоритетно.

В коммерческих тендерах также, как и в государственных, существует деление на открытые и закрытые. Их характеристика была указана выше.

Проведение государственного тендера начинается с подготовки документации заказчиком и размещения извещения её на сайте не менее чем за 20 дней до дня окончания приёма заявок.

Для участия в открытом тендере предприниматели или юридические лица подают заявки. Если это электронный, то документы подаются в электронном виде, подписанные ЭЦП.

В случае если открытый конкурс проводится в обычном порядке документы представляются по адресу, указанному в документации.

Перед проведением конкурса серьезные намерения об участии Поставщики и исполнители должны подтвердить банковским перечислением на расчетный счет заказчика, как гарантия участия в процедуре. По закону она составляет пять процентов от цены контракта. Если залог не будет уплачен, заявка к рассмотрению принята не будет. Сумма будет возвращена участникам после заключения договора с победителем.

При возникновении уточняющих вопросов у участников по поводу проведения и организации такого типа мероприятий, заказчик обязан отвечать на все. Порядок приема заявок, проведение и выбор победителя-все эти вопросы указываются в конкурсной или аукционной документации в четком соответствии с законодательством.

Правила проведения конкурса и аукциона (редукциона) отличаются друг от друга. Главное их отличие состоит в критериях оценки.

Для аукциона важной составляющей для победы в тендере является цена. Если заявки от участников поданы в соответствии с законодательством и документацией победителем будет признан участник, который предложит самую низкую цену за услугу и товар. Методом проведения электронного аукциона в нашей стране происходит закупка разных товаров для нужд гос. учреждений.

Для конкурса же помимо цены критериями выбора победителя выступают дополнительные пункты, это, к примеру, сроки оказания, гарантия качества и т.д.

При проведении конкурса критерии оценок заявок указываются в баллах и необходимо наличие как минимум двух критериев для определения победителя. Лицо, набравшее большее количество баллов будет признано победителем открытого конкурса. С ним и будет заключен договор или контракт.

После оглашения результатов тендера, которые также в открытой форме публикуются на сайте, происходит заключение контракта.

Нередки случаи, когда победитель может уклоняться от заключения контракта. В этом случае договор будет заключаться с поставщиком, занявшим второе место, а нерадивого победителя по жалобе Заказчика могут лишить права в дальнейшем участвовать в подобных конкурсах и аукционах.

Договор при этом будет заключаться на основаниях проведенного тендера и на условиях, указанных в документации второго участника.

Информация по коммерческим тендерам не размещается на одной площадке. Для этих целей в сети Интернет существует несколько сайтов. О том, на какой площадке работать решение принимают сами заказчики. Данный выбор происходит на основании финансового положения и удобства использования.
Порядок проведения коммерческого тендера схож с государственным. Компания-заказчик размещает информацию о проведении конкурса на одной из площадок. Извещение включает критерии оценки заявок, формы подачи, сроки и порядок проведения тендера. Как правило, при проведении тендера «по цене» рассматриваются не более 5 заявок; «по решениям» - подается не более 9, во второй этап проходят не более 3 заявок.

На следующем этапе проведения тендера происходит отбор участников, соответствующих требованиям размещенного извещения. Учитывается качество предоставленной презентации компании-участника.
На заключительном этапе представители компании-заказчика определяют победителя. Для этого голосованием определяют рейтинг каждой представленной заявки и проставляют соответствующие баллы.

Объявление победителя происходит на собрании или в СМИ.

Подготовка к участию

Подготовка к участию в государственном тендере включает:

Получение электронной подписи в уполномоченных органах. Без неё невозможно ни подать заявку на участие в тендере, ни совершать иные действия на электронной площадке.
Получить аккредитацию на сайте, где проводятся соответствующие закупки.
Ознакомиться с требованиями к участникам торгов, с информацией о закупке или оказании услуги.
Составить заявку для участия в тендере в чётком соответствии с конкурсной или аукционной документацией и с требованиями законодательства.

При подготовке к участию в тендере поставщику или исполнителю необходимо в первую очередь подробно и детально ознакомиться с конкурсной документацией.

Опыт подсказывает, что легкомысленное отношение к условиям проведения тендера может негативно сказаться на репутации участников и на результатах тендера.

Для подготовки заявок и иных документов лучше всего определить одного конкретного сотрудника фирмы, который детально изучит конкурсную или аукционную документацию на наличие каких-либо незначительных обстоятельств, способных повлиять на результат.

При подготовке к участию в коммерческом тендере компания-исполнитель должна детально изучить документацию о проведении конкурса. Заявка на участие должна быть корректно составлена, иначе она не будет допущена к участию в тендере.

Следующим этапом будет составление презентации компании .

В ней указывается коммерческое предложение о способах осуществления исполнения контракта, достоинствах фирмы, отличия от компаний-конкурентов. Иногда в презентацию включают различные графики, информацию о компаниях, с которыми участнику довелось работать и отзывы. Грамотно и полно составленная презентация дает больше шансов компании-участнику на победу.

Для того, чтобы участие в тендере было успешным необходимо следовать правилам:

Внимательно изучить документацию о проводимом тендере. Обязательно прочитайте контракт и условия его исполнения. Условия, прописанные в нем, невозможно изменить, и это нужно учитывать при подаче заявки. Только взвешенная заявка подтвердит вашу заинтересованность именно в этом проекте.
Начинайте принимать участие в тендерах с небольшой ценой контракта. Так, постепенно вы вникните в процесс и сможете проявить себя в будущем в более перспективных торгах.
Произвести обеспечение своей заявки, т.е. внести залог за участие в тендере.
Для успешного участия в коммерческом тендере необходимо правильно составленная презентация.
Не отчаиваться если не получилось выиграть торги. В этом случае внимательно проанализируйте предложения конкурентов выигравших тендер. Это поможет вам в следующий раз избежать ошибок.

При проведении расчетов с заказчиком или подрядчиками вам может понадобиться информация про то, как правильно заполнять .
В случае невыполнения обязательств по договору, вам будет полезна информация про расчет неустойки по ставке рефинансирования, которую можно получить в следующей .

Особенности проведения строительных тендеров

Строительные тендеры обычно проводятся в форме конкурса или аукциона. По результатам аукциона победителем станет участник, который предложит самую низкую цену за исполнение работ по контракту. По результатам конкурса помимо цены учитываются иные критерии. Это может быть и срок исполнения, и квалификация специалистов и т.д.

Для участия в строительном тендере фирме необходимо более детально изучить документацию, сметы работ. Оценить сроки на исполнение работ по контракту, объёмы и сумму. Проанализировав документацию, решить стоит ли участвовать в конкурсе, не будет ли участие убыточным самой фирме-исполнителю.

Только подробный анализ сможет избавить подрядчиков от возможных ошибок при производстве работ.
Оцените свои финансовые возможности. В обязательном порядке при подаче заявки следует обеспечить её исполнение, т.е. внести до 5% от первоначальной стоимости контракта, а в последующем и исполнение работ по контракту.

Поиск коммерческих тендеров строительной тематики имеет некоторые отличия от государственного. Так, информации о проведении тендеров размещаются не на одном сайте, а на нескольких.

Исполнителю подчас требуется больше времени чтобы найти сайты, на которых есть такая информация. Но в целом порядок проведения строительного тендера коммерческими компаниями схож с порядком проведения государственного конкурса. Главное - соответствие заявки участника размещенной информации Заказчиком.

Помните! Выиграть тендер вне зависимости от того кем он проводится может каждый. Главное верить в свои силы и реально оценивать возможности.

Небольшой экскурс по этапам проведения тендеров, а также ответы на распространенные вопросы, вы найдете в следующей видеолекции:

Строительный тендер представляет собой конкурентный способ отбора заказчиком наиболее выгодных предложений относительно исполнения работ по архитектурному проектированию, возведению, капитальному ремонту, перепланировке объектов недвижимости. Претендент должен правильно оформить и вовремя подать документы для участия в тендере на строительство.

Отличием конкурсной формы получения заказа является то, что более дешевое, экономически выгодное и вполне соответствующее заявленным условиям предложение может быть отклонено конкурсной комиссией по формальным причинам. Для победы важен не только «фактаж», но и подача его в самом выгодном свете. А грамотное оформление документации – неотъемлемая ее часть.

Подготовка и составление заявки могут быть сопряжены с некоторыми организационными и техническими сложностями. Особенно это касается компаний, которые принимают участие в подобных процедурах впервые. Невзирая на это, игнорировать открытые торги не следует – они открывают широкие возможности получать крупные заказы на поставку строительных материалов или проведение работ на выгодных условиях.

Стоит ли готовить заявку на строительный тендер самостоятельно?

Решившись на участие в конкурсе, руководство компании встает перед дилеммой: оформлять документы для тендера на строительство своими силами или прибегнуть к услугам специализированного учреждения. Каждая из этих альтернатив имеет преимущества. Главный недостаток первого варианта – дороговизна. Но есть и менее очевидные нюансы:

Не понимая сути и особенностей тендерной документации, остается «на веру» принимать и оплачивать результаты деятельности посредника. Недопусков к участию в тендере по причине неграмотно составленной заявки наверняка не будет. Но претенденту интересен выигрыш, а не участие. Доверив подготовку документов и представление интересов в процедуре третьему лицу, участник так и останется в неведении, чем именно – содержанием или формой – не подошло его предложение.
Сторонние специалисты не знают преимуществ компании и вряд ли захотят разбираться в этом вопросе. Конвейерным способом выполняя заказы разных фирм, они «штампуют» стандартные заявки. И если для «тендера цены» это вполне допустимо, то для «тендера идей и принципиальных решений» такой подход ведет к неминуемому провалу.

Понимание сути и содержания тендерных бумаг необходимо каждому потенциальному участнику торгов если не для подготовки заявки, то для надлежащего контроля за предоставляемыми специализированной структурой услугами. Преимущества самостоятельной подготовки тендерной заявки:

если участие в открытых торгах является не разовой акцией, а планируется как постоянная деятельность, гораздо дешевле нанять или доучить собственных специалистов, нежели каждый раз нанимать сторонних;
формируя документы на тендер на строительство, организация может показать себя в наилучшем свете;
самостоятельное участие в конкурсах приведет к пониманию общепринятых требований, что неизбежно позитивно отразится на деятельности организации, обновлении подхода к ведению бизнеса и адаптации к новым условиям.

Чем определены требования к заявке на участие в строительном тендере?

Правила проведения открытых конкурсов по госзаказам урегулированы двумя действующими ФЗ: №223 от 18.05.2011 и № 44 от 05.04.2013. Они касаются и строительных тендеров. А вот комплексного законодательного акта, который бы установил правила и порядок проведения тендеров коммерческими структурами, не существует. Таким образом, условия участия в строительных тендерах самостоятельно устанавливаются их организаторами, хотя при этом они и связаны общими предписаниями ГК РФ об обязательствах.

Тем, кто интересуется, какие документы нужны для тендера по строительству, будет полезно ознакомиться с методическими рекомендациями касательно содержания и оформления конкурсной документации при осуществлении подрядных торгов – МДС 80-4.2000. Этот документ разработал Госстрой РФ. Особенно полезной станет глава 5 – «Инструкции оферентам», адресованная потенциальным участникам тендеров. Однако следует помнить о консультативном, а не императивном значении предписаний МДС.

Условия конкурса и требования к подаваемой заявке содержатся в тендерной документации – пакете официальных бумаг, который формируется организатором, согласовывается с заказчиком и включает:

приглашение к участию в тендере;
ключевые данные об объекте;
инструкции поставщикам;
порядок определения победителя конкурса;
суть предложения заказчика – описание условий контракта на исполнение работ или его проект;
информационные карты, оговаривающие порядок подачи заявлений об участии в торге.

Конкретный состав конкурсной документации оговаривается тендерным комитетом. Он формируется на основании пожеланий заказчика и в соответствии с заявленным предметом торгов. Нормативно установленные правила и процедуры применяются, только если это прямо предусмотрено организатором.

Тендеры. Что такое тендеры и как их находить? Видео

Тендерная документация в строительных тендерах

Претендент, выявивший желание стать участником конкурса, представляет тендерному комитету:

подписанное руководителем и скрепленное гербовой печатью (или ЭЦП, если пакет бумаг подается в электронной форме) заявление об участии в подрядных торгах, содержащее уведомление об ознакомлении и согласии с условиями их проведения, наименование, юридический, а при наличии также фактический адрес участника, его банковские реквизиты;
копию документа, подтверждающего внесение задатка;
банковскую гарантию;
справку о заключенных за последний год контрактах с указанием их ключевых условий;
перечень субподрядчиков, иностранных партнеров;
оферту.

Последний пункт требует разъяснений. Оферта – это термин, заимствованный из римского права. По ГК РФ так называется любое бизнес-предложение или приглашение к заключению сделки. Тот, кто сделал его, называется оферентом; заказчик строительных работ, принявший предложение, считается акцептантом. Термины применяются организаторами тендеров и фигурируют в МДС.

Оферта имеет юридические последствия. Участник, подавший заявку, тем самым:

принимает ответственность за правильность ее составления: неточности или ошибки могут служить поводом для отклонения без рассмотрения по существу;
соглашается со всеми условиями, высказанными заказчиком;
подтверждает, что обладает финансовой и организационной возможностью выполнить заказ в случае победы.

Сведения о претенденте как часть оферты

Первая составляющая предложения характеризует самого участника конкурса. Тендерная документация на строительство включает:

Суть предложения

Документы для тендера по строительству заключают главную составляющую – содержание коммерческого предложения. Требования к содержанию этой части оферты всегда детализированы организатором тендера. Они определяются, исходя из объекта и характера конкурса, а также потребностей заказчика. Предложение содержит описание:

качества работ или услуг;
функциональных достоинств и характеристик материалов (заявленное качество следует подтверждать сертификатами или другой документацией);
общей стоимости контракта;
сути альтернативного предложения, если возможность подачи такового оговорена условиями проведения тендера.

Заявка может содержать документы о сути планируемых работ:

Локальная смета с указанием:

основания для разработки, например – дефектной ведомости;
сметной стоимости;
нормативной трудоемкости;
сметной з/п;
даты, по состоянию цен на которую производился расчет.

Предложение относительно качества и функциональных характеристик планируемых работ.
Ведомость расчета цены контракта.
Календарный график выполнения работ.
План поставки оборудования и строительной техники.
Перечень сторонних субподрядных и транспортных фирм, которые будут привлечены.
Режим времени работы, а при необходимости – сведения о подготовке кадров.
Вопросы обеспечения инженеров и строителей жильем и объектами инфраструктуры.
Уровень техники безопасности, благоустройства территории, охраны природы.
Состав привлекаемых имущественных, производственных и трудовых ресурсов, строительных машин.
При необходимости – предложение способа, с помощью которого оферент планирует соблюсти ограничения использования земельного участка или недвижимости, введенные органами исполнительной власти, местного самоуправления или их собственниками.

Тендерная документация в строительстве имеет также коммерческую составляющую, которая включает:

показатели, требуемые для оценки стоимости и возможности исполнения представленных работ;
данные о тарифах;
размер сборов, налогов, акцизов, таможенных пошлин;
расчет страховых, транспортных и инспекционных расходов;
условия и порядок денежных взаиморасчетов.

С начала 2014 года и по сегодняшний день в нашей стране все закупки государственных заказчиков проходят в том порядке, который регламентирован текстом Федерального Закона №44. Новый закон под названием «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» охватывает собой все стороны и нюансы закупочной деятельности, в том числе, детально прописывая то, какой должна быть нормативная документация по 44 ФЗ, необходимая для участия в тендере.

Реестр документов по 44 ФЗ

Для того чтобы принять участие в розыгрыше тендера, необходимо подготовить пакет документов:

Заявка на участие, оформляемая согласно типовому образцу в составе конкурсной документации по 44 ФЗ
Выписка из ЕГРЮЛ или ее заверенная нотариально копия - не старше 6 месяцев на момент подачи заявки
Документы, подтверждающие полномочия участника тендера - это может быть Устав предприятия, протокол заседания, на котором был избран директор компании-участника, либо нотариально заверенная доверенность на представителя директора
Заверенные копии учредительных документов
Декларацию за прошедший год
Копии контрактов или иные документы, свидетельствующие о соответствии участника требованиям, заявленным со стороны организатора
Сертификат банковской гарантии
Коммерческое предложение
В случае, когда речь идет о строительном или ином сложном производственном тендере, коммерческую часть заявки необходимо подкреплять техническими аспектами. Это может быть мини-проект, эскиз, технические характеристики и др.

Общие правила оформления документации по 44 ФЗ

Следуя норме Федерального Закона №44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», заявку на участие в тендере можно подать как в письменном виде (в бумажном запечатанном конверте), так и в электронном варианте. Последняя форма становится единственно возможной, когда речь идет о федеральных площадках и крупных тендерах всероссийского масштаба.

Если говорить о письменной заявке, то основное правило ее проведения заключается в том, что она должна быть прошита и зарегистрирована, запечатана в конверт. К заявке мы прилагаем опись приложенных к ней документов. Впрочем, последнее нужно подавать и при электронном проведении тендеров. Разница здесь будет лишь в том, что при подачи электронной заявки, потребуется ЭП (электронная подпись).

Как вы успели заметить, процесс сбора документов по 44 ФЗ - очень кропотливое и сложное дело, и иногда его невозможно грамотно и быстро произвести без профессиональной поддержки.

Заключить солидные контракты и договора на поставку продукции в современных реалиях невозможно без участия предприятий, индивидуальных предпринимателей в тендерных закупках. Для предприятий осуществляющих закупку проведение тендера необходимо для того, чтобы выбрать поставщика, предлагающего продукцию по наименьшей цене и с наиболее приемлемыми сроками и условиями поставки. Для поставщиков это шанс в честной конкурентной борьбе заключить выгодный для себя контракт. Тендерные закупки проводят предприятия как государственной, так и частной формы собственности. Предполагаемым поставщикам для участия в тендерах необходимо соблюсти ряд условий.

Информация о проводящихся тендерных закупках размещается на специализированных сайтах, иногда публикуется в СМИ. Для участия в тендерах поставщики продукции должны соответствовать определенным критериям, требования для участия в тендере прописываются заказчиком в конкурсной документации.

Общий порядок участия в тендере таков:

Заявка на участие в тендере (оформить соответственно требованиями конкурсных документов).
Заявление претендента с согласием принять и соблюдать выдвинутые заказчиком условия торгов.
Заказчиком установлен крайний срок, до которого принимаются тендерные предложения. Документы нужно подать до истечения этого срока, претенденты в этот период могут отозвать свои предложения или внести в них изменения.
Участие в тендере может принимать предприятие, индивидуальный предприниматель не находящееся в стадии ликвидации. Обычно претендент должен являться производителем закупаемой продукции или , официальным представителем завода-изготовителя.
Вскрытие конвертов с предложениями может происходить в присутствии претендентов, если таковые изъявили желание при этом присутствовать. Рекомендация: присутствовать на этой процедуре не обязательно, но полезно. Претендент будет владеть информацией о цене конкурентов, что позволяет гибко реагировать в последующем на возможное изменение условий закупки (цена, сроки поставки). Практика проведения заказчиком переговоров по снижению цены — обычное явление для тендерных закупок.
Обязательно прописывать в заявлении срок действия конкурсного предложения (обычно от 30 до 90 дней).

Пакет документов, необходимых для тендера

Документы, необходимые для участия в тендере, указываются заказчиком. Их перечень может отличаться, требования заказчиков к претендентам разнятся. Но существуют общие требования к предоставляемому пакету документов для тендера, вот их перечень:

Свидетельство государственной регистрации (заверенная печатью копия).
Извещение о присвоении номера налогоплательщика (копия).
Копия Устава (обычно достаточно первой страницы).
Справка из обслуживающего банка, подтверждающая финансовую состоятельность претендента.
Справка из налоговых органов об отсутствии задолженности.
Бухгалтерский баланс за предыдущий год и на дату, предшествующую подаче конкурсного предложения.
Обеспечение заявки. Иногда заказчик требует предоставить банковскую гарантию в размере, составляющую до 5% от суммы предполагаемого контракта.
Свидетельство дилера или официального представителя предприятия-изготовителя (к поставке предлагаются товары не собственного производства).
Сертификаты, декларации соответствия (если товар подлежит обязательной сертификации).
Опись предоставляемых документов, заверенная подписью руководителя и печатью предприятия.

Тендер обычно проводится в несколько этапов. Представленные выше документы необходимы для прохождения первого этапа (квалификационный отбор). Участникам, прошедшим первый этап, заказчик может направить письмо с вопросами, требующими уточнения и более подробного толкования их конкурсного предложения. Потребуется подтвердить опыт поставок закупаемого оборудования (предоставить список контрактов на поставку подобной продукции за последние несколько лет с указанием предприятий и контактных телефонов лиц, осуществлявших закупку).
Для подтверждения технического потенциала претендента нужно предоставить данные о наличие сервисного центра по гарантийному и после гарантийному обслуживанию поставляемой продукции. На третьем этапе участникам тендера будет предложено рассмотреть возможность снижения цены, улучшения условий оплаты (расчет за поставляемую продукции по факту отгрузки в течение какого-то времени), уменьшение сроков поставки. Предложения по улучшению условий поставки направляются претендентами на факс или электронную почту заказчика.

Если представитель от предприятия претендента непосредственно присутствует на процедуре снижения цены, при себе необходимо иметь доверенность на участие в тендере, в которой прописаны полномочия на право принятия такого решения. Доверенность должна быть с печатью и подписями уполномоченных лиц предприятия. В случае победы в тендере подписывается контракт (договор поставки).

Обучение и помощь в участии в тендере

Существуют организации, которые на платной основе осуществляют услуги по сопровождению и участию в тендерах (мониторинг финансового состояния заказчика, цена подобных закупок в предыдущие периоды). Торговые площадки, на которых размещаются тендерные закупки, регулярно проводят семинары по обучению правилам участия в тендерах. Потенциальным поставщикам рекомендуется направлять на такие семинары своих представителей. Это поможет избежать отстранения заказчиком заявок претендентов на участие в тендерах по причине неправильно оформленного пакета конкурсных документов.

Как правильно написать бизнес план для Центра занятости:

Внимательно изучить требования заказчика и в соответствии с ними оформить конкурсное предложение.
Реально оценить свой финансовый и экономический потенциал. Не стоит подавать заявки, предлагая совершить предоплату продукции, если заказчик готов рассмотреть поставку только при оплате с отсрочкой платежа (по факту отгрузки).
Взвешенно подходить к ценообразованию.

Многие организации участвуют в различных тендерах. Но при этом часто не знают о том, как правильно составляется и заверяется тендерная документация. При этом такой вопрос является одним из самых важных, требующих особого к себе внимания. Как порядок, так и состав тендерной документации определены законами и нормативными актами, которым они обязаны соответствовать.

Понятие тендера

Тендер – это конкурс на предоставление услуг, товаров или выполнение каких-либо работ. Правила проведения таких отборов указываются в тендерной документации, в соответствии с которой участники, желающие принять участие в борьбе, должны предоставить комиссии наиболее выгодные условия, предлагаемые заказчику.

Контракт на тендер заключается с участником, который может предоставить самое выгодное для организатора предложение, последнее при этом должно полностью соответствовать выставленным указаниям.

Тендерная документация – это пакет документов, который раскрывает условия конкурса и содержание будущего контракта.

Она обязательно содержит в себе как техническую, так и коммерческую части.

Техническая часть состоит из сведений об условиях заключаемого контракта, характеристик и описания предмета или объекта торгов, инструкций, предназначенных для поставщиков, а также информационные карты, на которых указывается порядок осуществления и подачи заявок на участие в конкурсах. Также в этой части располагаются требования к содержанию заказа на поставку: наименование, объемные графики, ссылки на стандарты и технические условия.

В коммерческой части тендерной документации содержатся все цены и порядок их исчисления, условия, установленные графиком платежей, источники финансирования этого контракта. Также здесь указываются гарантии, предоставляемые банком на выполнение тендерной сделки со стороны заказчика, и требования, выставляемые по различным видам страхования.

Тендерная документация, образец составления заявки и рекомендации к их заполнению содержатся в МДС 80-4.2000 Госстроя России. Более детальное содержание документации определяется тендерным комитетом.

Порядок составления

Подготовка тендерной документации – это отдельная, очень важная и неотъемлемая процедура проведения любого конкурсного торга. В ней оговорено в соответствии с действующим законодательством содержание личных данных, таких как:

ФИО организатора.
Его юридический адрес и номера телефонов.
Номера факсов и адреса электронных почтовых ящиков.
Цена, место и выставляемые условия получения пакета документации.

Проверяющие органы всегда выдвигают требования на наличие составленного проекта договора из списка выставляемых условий. Также в документации указывается метод оценки вносимых предложений при помощи определенной системы.

Оформление

Разработка тендерной документации может проводиться как самим организатором, так и специальной консалтинговой компанией. Для ее составления можно воспользоваться типовыми образцами и методическими рекомендациями, а также законодательством, в котором прописаны нормативные требования к составлению. Также можно обратиться в финансовый центр, где специалист по тендерной документации предложит свои услуги по грамотному ее составлению. Там вам в короткие сроки окажут профессиональную и квалифицированную помощь.

Форма тендерной документации, помимо сведений, предназначенных для будущих конкурсантов, должна содержать такую информацию, как численное и подробное содержание пакета документации, составленного поставщиком, выраженное подтверждение его заявки на участие:

Заявка на участие.
Опись прикрепляемых документов.
Справка из банка об отсутствии каких-либо просроченных долгов.
Требуемые технические, эксплуатационные и качественные сведения, а также детальное описание закупаемых материалов и товаров.
Проект договора на планируемые закупки.
Методические указания на произведение расчетов по тендерной заявке, включая ее составляющие, такие как расходная часть на уплату страховых и таможенных платежей, транспортных услуг, различных налогов и пошлин, помимо стоимости поставляемого товара, а также подробную таблицу цен.
Указывается валюта, с помощью которой выражаются цены в тендерной заявке.
Требования, выставляемые для оформления тендерных заявок.
Оговаривается возможность изменения или отзыва данных заявок в течение и до окончания срока объявления результатов тендера.
Конечные сроки, место предоставления заявок.
Место, дата и время открытия конвертов по тендерным заявкам.
Сведения о возможности предоставления приоритетов для отечественных производителей.

Потенциальный поставщик имеет право обратиться в письменном виде к организатору тендера с требованием о разъяснении пунктов и положений тендерной документации в срок не позднее 10 дней до окончательного вынесения решения. В свою очередь, организатор тендера обязан в течение трех дней с момента получения такой заявки направить соответствующие пояснения всем поставщикам, участвующим в данном конкурсе, не указывая при этом автора первичного запроса.

Внесение изменений и дополнений

Дополнения или какие-либо изменения может вносить специалист по подготовке тендерной документации по требованию организатора тендера. Такие действия не являются противозаконными или противоправными. В случае необходимости организатор тендера имеет право вносить в пакет документов изменения, связанные с изъявлением собственной инициативы или в качестве ответа на полученный запрос от потенциального поставщика, в период не позднее 7 календарных дней до истечения сроков подачи заявок на тендер.

После внесения изменений о них незамедлительно необходимо оповестить всех потенциальных поставщиков, которым была выдана тендерная документация. Срок на выполнение таких оповещений и замену пакетной документации устанавливается в размере 5 рабочих дней.

Требования к тендерной документации определяют ее состав:

Заявка на участие в тендере и список подаваемых документов, прикрепленных к ней.
Документы, являющиеся подтверждением соответствия требованиям, выдвигаемым к потенциальному поставщику.
Таблицу цен, которая в полной мере должна отражать все фактически полученные затраты, принимающие участие в составлении конечной цены.
Если в качестве тендера выступает поставка каких-либо товаров или технических устройств, то обязательно прилагать технические характеристики предлагаемых моделей.
Прайс на предлагаемый перечень сопутствующих услуг, если таковые имеются.
Оригинал документа, который является фактическим подтверждением гарантийного обеспечения тендерной заявки.

Документы, подтверждающие соответствие потенциального поставщика выдвигаемым квалификационным требованиям

Каждый потенциальный поставщик, который решил принять участие в тендере, обязан предоставлять такие документы:

Копии лицензий, которые являются подтверждением права потенциального поставщика или изготовителя на осуществление своей деятельности.
Копию документа, предоставляющего право на занятие предпринимательской деятельностью, заверенную нотариальным органом.
Оригинал аудита за последний отчетный год или его нотариально заверенную копию.
Свидетельство о госрегистрации организации или предприятия и его копию.
В случае c ИП – копию удостоверения его личности или гражданского паспорта.
Устав организации с указанием состава ее учредителей, акционеров, а также всех держателей акций в виде заверенной нотариусом копии.
Оригинал справки, выданной налоговыми органами о том, что за поставщиком не числятся задолженности по уплате налогов.
Справка из учреждения банка об отсутствии просроченных долгов за последние 3 месяца деятельности.

Таблица цен

Оформление тендерной документации происходит с учетом прайс-листов. Потенциальный поставщик обязан составить таблицу цен с указанием и перечислением единиц товара, общей суммарной ценой за весь объем поставки. Она должна быть составлена и предоставлена в виде как распечатанных, так и электронных прайс-листов.

Таблица является также технической спецификацией на предоставляемые товары и услуги и должна полностью отвечать всем требованиям, выставляемым к тендерной документации.

Когда производится подготовка тендерной документации, определяется состав итоговых цен. Указанная стоимость, кроме собственной цены товара, должна включать в свой состав:

Расходы, полученные после сертификации, процедуры страхования и транспортировки товара к указанному месту назначения.
Все налоговые выплаты, пошлины и другие виды обязательных платежей и сборов, которые предусмотрены действующим законодательством Российской Федерации.
Другие составляющие цены, которые потенциальный поставщик считает нужным включить в итоговую цену товара.

Если в таблице цен потенциальный поставщик не указывает различные составляющие ее, которые включают в себя вышеописанные затраты, то тендерная комиссия рассматривает предоставляемые им данные о цене товара как общую стоимость, с учетом всех затрат. В таком случае эти цены при заключении контракта не могут быть более пересмотрены или изменены.

Цены, которые указаны в таблице, остаются фиксированными на протяжении всего срока выполнения договорных обязательств о закупках и поставках и не могут меняться.

Цены указываются в тех валютах, которые были оговорены в выдвигаемых требованиях во время подачи заявки на тендер. Оплата поставщику производится по факту доставки товара к месту назначения, по мере поступления бюджетных средств, если другие условия не предусмотрены и не указаны в контракте.

Обеспечение заявки

В отдельных случаях поставщик предоставляет гарантийное обеспечение, выраженное в денежной форме, в виде внесения залога на банковские счета организатора, в размере не менее 3 % от конечной суммы в контракте, со сроком действия не меньше установленных временных рамок, указанных в теле тендерной заявки.

Гарантийное финансовое обеспечение потенциального исполнителя по осуществлению тендерной заявки в виде залога денежной суммы вносится на специально созданный счет организатора тендера.

В случае если потенциальный поставщик не выигрывает тендер, средства, предоставленные организатору как залог его финансовой способности, возвращаются в установленные в договоре сроки.

Подача тендерных заявок

Тендерные заявки предоставляются потенциальными поставщиками в прошитом виде, пронумерованными и должны иметь печать и подпись.

Также подается техническая спецификация тендерной заявки, тоже закрепленная подписью и печатью, и оригинал гарантийного обеспечения. Эти документы запечатываются в один конверт вместе с тендерной заявкой и отдаются на рассмотрение комиссии.

Подписывать заявку может только потенциальный поставщик или его официальный представитель. Не допускается наличие в документации вставок, подтирок и различных приписок.

Потенциальные поставщики саморучно запечатывают документы в конверт, на котором указывают наименование и юридический адрес своей организации, а в качестве адреса доставки указывается организатор тендера, дата и время, установленные для вскрытия конвертов, в виде надписи "не вскрывать до...".

Тендерная документация может присылаться как лично, так и с помощью почтовых отделений в рамках установленных сроков. Любые тендерные заявки, которые были получены после установленных дат и времени, отклоняются или будут возвращены в нераспечатанном виде заявителям.

Не нарушая сроков сдачи и установленный порядок тендерной документации, к ее оформлению можно применить коррекцию, замену условий, цен и тому подобное. Возможно внесение некоторых изменений или окончательного отзыва тендерной заявки до момента истечения установленного срока без потери права ее внесения или обеспечения. Уведомление, составленное потенциальным поставщиком о намерении внести коррекцию или полностью отозвать свою заявку, отправляется организатору в письменном виде и не позднее, чем указанный окончательный срок ее предоставления. По окончании установленной даты и времени такие коррективы вноситься не могут.

После того как все заявки были приняты в указанные сроки, организатор тендера вскрывает конверты и с помощью тендерной комиссии выбирает победителя, который оглашается путем письменного уведомления всех принявших участие потенциальных поставщиков о вынесенном решении с предоставлением копии протокола итогов работы тендерной комиссии.

Правильное оформление и проведение документации во многом определяет успех самого тендера.