Оформление дела на хранение подразумевает, в числе прочего, и оформление его титульного листа. Что писать на обложке тома? Какая краткая информация о деле понадобится через 10, 15, 50 лет? В этой статье можно скачать файл обложки дела, а также образец ее заполнения. Форма соответствует новым , изданным в 2015 году.

Обложки получают дела, которые принято оформлять полностью. О разнице между полным и частичным оформлением дел рассказывается в . Обложка наклеивается на бумажный том дела. Рекомендуется использовать при этом не клей-карандаш, а качественный жидкий ПВА: он надежнее.

Титульный лист дела: образец и форма

Посмотрим на образец заполнения титульного листа дела (все картинки кликабельны):

Объяснять тут практически нечего, с заполнением полей справится даже начинающий архивариус. Отметим только, что в архиве организации верхняя строка не заполняется. Если (или когда) дело будет передано в архив, ее заполнят от руки. В поле «Хранить» желательно указывать не только положенное по перечням количество лет, но и тот год, когда дело можно уничтожить. К это не относится.

Небольшая таблица внизу называется «архивный шифр дела» и расшифровывается так:

Ф. № – номер фонда, к которому относится дело (не заполняется, если организация не учитывает свои фонды);

Оп. № – номер , в которую внесен этот том (не заполняется, если не ведутся описи);

Д. № — номер дела по , который тоже не заполняется, если компания умудрилась дойти до оформления дел без номенклатуры. В делах постоянного хранения и по личному составу здесь указывается порядковый номер дела по описи.

по сдаче документов по личному составу

на хранение в МБУ "Муниципальный архив"

(одобрены решением ЭК МУ «Муниципальный архив г.Тобольска», пр.№5 от 30.05.2009)

Для сдачи документов по личному составу на хранение в МБУ "Муниципальный архив" необходимо представить следующие документы

№п/п	Наименование документов	Кол-во	Примечание
	Письмо о приеме документов по личному составу на муниципальное хранение с указанием количества единиц хранения, наименования документов, даты документов	1экз.
	Решение арбитражного суда	1 экз.	Копия
	Учредительные документы	1 экз.	Копия
	Договор с МБУ "Муниципальный архив" на проведение экспертизы ценности ликвидируемой организации		в случае необходимости
	Историческая справка по ликвидируемой организации	1 экз.
	Опись дел по личному составу	4 экз.
		4 экз.	В случае необходимости
	Акт о выделении документов к уничтожению документов, не подлежащих хранению	2 экз.	в случае необходимости
Напоминаем, что дела должны сдаваться в специальных архивных коробах, предназначенных для хранения дел и в упорядоченном состоянии. Также, сообщаем, что в в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» внесены изменения от 2 марта 2016 года о сроках временного хранения документов по личному составу, документы до 2003 года хранятся в течении 75 лет, документы после 2003 года хранятся в течении 50 лет. Документ для ознакомления можно скачать .

Памятка

по подготовке к передаче документов ликвидированных учреждений и предприятий в

МБУ "Муниципальный архив"

1.Упорядочение документов и дел

1.1. Проведение экспертизы ценности

После принятия решения о признании организации-должника банкротом и об открытии конкурсного производства, конкурсный управляющий принимает в свое ведение документы, образовавшиеся в деятельности организации–должника, и проводит их инвентаризацию.

В целях обеспечения сохранности документов, в т.ч. по личному составу, конкурсный управляющий заключает договор с архивным учреждением, либо с юридическими и физическими лицами, имеющие соответствующие лицензии, на проведение экспертизы ценности документов организации-должника, с последующей передачей отобранных документов на хранение в архив.

По итогам экспертизы составляются описи.

На документы с истекшим сроком хранения составляется Акт на уничтожение.

Документы по личному составу в упорядоченном состоянии поступают в архив.

Документы с истекшим сроком хранения (после согласования акта на уничтожение с муниципальным архивом) подлежат уничтожению.

1.2. Формирование дел

При формировании дел соблюдаются следующие правила:

В дело помещаются документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела;

В дело включается только один экземпляр документа, за исключением документов, имеющих пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров; не разрешается группировать в дела черновые документы;

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с ЕГСД (иметь подпись, дату, отметку о заверении копии, в необходимых случаях печать, гриф утверждения);

В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют дела, ведение и формирование которых в течение ряда лет вызывается служебной необходимостью (переходящие дела, похозяйственные книги и т.п.);

Объем каждого дела не должен превышать 250 листов, при большем объеме документов формируется несколько томов дела;

Допускается формирование дел за 2-3 календарных года, если количество листов незначительно;

Лицевые счета по зарплате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям;

Документы в личных делах формируются в порядке поступления;

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами, если же они утверждены персональным грифом утверждения в качестве самостоятельного документа, то они формируются в самостоятельные дела;

Приложения помещаются вместе с основными документами;

Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопросов и с учетом степени важности документов или в прямом хронологическом порядке (более ранние документы помещаются в начале дела.

2. Оформление дел

2.1.Подшивка дел

Документы, составляющие дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста, дат, виз и резолюций на документах.

В делах не должно быть металлических скреплений (скрепок, булавок и т.п.).

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки листа-заверителя, в начале дела в необходимых случаях (в личных, судебных делах и т.п.) чистые бланки внутренней описи дела.

Документы большого формата, хранящиеся в сложенном виде, подшиваются за левый край.

2.2.Нумерация листов в деле

Все листы, кроме чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом в правом верхнем углу, арабскими цифрами; при этом;

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно;

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист;

Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

2.3.Составление листа-заверителя

В целях учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на листе-заверителе составляется заверительная надпись дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных в данном деле листов, оговариваются особенности нумерации и физического состояния документов дела: литерные и пропущенные номера, физическое состояние дела.

Пример заполнения листа-заверителя дела

Формат А4 (210 ´ 297)

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

В деле подшито и пронумеровано _______100 (сто) листов

(цифрами и прописью)

С № 1 по № 99

в том числе:

Литерные номера листов 15а, 78а, 99а;

Пропущенные номера листов 33, 34;

Пронумерованы чистые листы ____________________________________________

Листов внутренней описи ____________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
В деле имеются схемы, карты Отреставрированы	Листы № 15, 67 Листы № 67, 78

Наименование

Должности

Работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

2.4. Оформление обложек дел

Обложка дела должна содержать следующие данные:

Наименование организации и непосредственная подчиненность;

Индекс дела;

Заголовок дела;

Дата начала и окончания дела (тома, части);

Количество листов в деле;

Отметка –хранить «постоянно», или «хранить 75 (50) лет»;

Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются крайние номера приказов, протоколов и т.д.).

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, то есть число, месяц и год первого и последнего документов, при этом число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца - словом.

Надписи на обложках производятся черными светостойкими чернилами или могут оформляться на листе бумаги машинописным способом и наглухо приклеиваться на обложку клеем ПВА.

Образец оформления обложки дела

Формат А4 (210 ´ 297)

МБУ «Муниципальный архив»

Дело № 01-02

Приказ

архива по личному составу,

документы к ним

Том 1. Приказы № № 1-52

Хранить 75 (50) лет

На 210 листах

№ 15

По оп.№ 2

2.5. Составление внутренней описи дела

Внутренняя опись документов дела составляется в личных делах. В начале дела в необходимых случаях (в личных делах, карточках и т.п.) подшиваются бланки внутренней описи дела, если дело уже подшито внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне обложки дела.

Во внутренней описи указывается порядковый номер, Ф.И.О., номера листов.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Форма внутренней описи документов дела

Формат А4 (210 ´ 297)

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела №_____

№п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номер листов дела	Примечание

Итого ______________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

3. Научно-справочный аппарат

3.1. Опись дел

На документы по личному составу составляется опись в 4-х экземплярах, состоящая из годовых разделов.

Заголовки дел вносятся в опись по номинальному признаку в следующей последовательности:

Приказы (распоряжения) по личному составу

Лицевые счета (расчетные ведомости по зарплате)

Списки личного состава

Карточки ф.Т-2

Личные дела

Акты о несчастных случаях

Табели работников вредных профессий

При внесении в опись подряд заголовков однородных дел первый заголовок дела пишется полностью, а все остальные обозначаются словом «то же»; при наличии сведений, уточняющих содержание первого заголовка, они вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел по дате заведения дела.

В конце описи за последней описательной статьей должна быть сделана итоговая запись.

Личные дела и личные карточки (ф.Т-2) вносятся в опись по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

Форма годового раздела описи дел

по личному составу организации

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности
Фонд №______________________ руководителя организации

ОПИСЬ №____________________ Подпись Расшифровка

Подписи
дел по личному составу Дата

за________________год

№№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Колич ество листов	Примеча ние

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с №______ по №______ , в том числе:

литерные номера: ____________________

пропущенные номера: _________________

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом

организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)__________________

(наименование организации)
от №

3.2.Историческая справка

В исторической справке освещаются:

- исторические условия, в которых возникло предприятие;

- название организации-предшественника;

- дата его создания,

- основные вопросы и масштабы деятельности;

- круг учреждений, с которыми оно было связано;

- его структура и функции;

- изменение названия,

- подведомственность предприятия;

- дата и причины ликвидации и реорганизации предприятия с указанием нормативных актов;

- название организации-преемника .

3.3.Оглавление к описи, список сокращенных слов

При необходимости составляются оглавление к описи, список сокращенных слов.

Против названия каждой части указываются номера соответствующих страниц.

В список сокращенных слов вносятся все сокращения, кроме общепринятых.

Сокращения помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагаются в списке в алфавитном порядке.

3.4.Справка на отсутствующие дела

Конкурсным управляющим, составляется справка на отсутствующие документы по личному составу. В справке указывается название документа и по какой причине он отсутствует.

3.5.Составление титульного листа

На титульном листе указываются:

Название фонда;

Номер фонда;

Номер и название описи;

Даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда пишется полное название муниципального архива.

Название фонда пишется в виде официально принятого полного и сокращенного наименования учреждения с указанием его непосредственной подчиненности, местонахождения и дат существования под данным названием.

При обозначении названия фонда необходимо учитывать:

если название предприятия менялось в течение периода, за который составлена опись, то на титульном листе в хронологической последовательности приводятся все изменения в его названии, причем после каждого названия указываются начальная и конечная даты существования предприятия под данным названием;

если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.

Форма титульного листа

Формат А4 (210 ´ 297)

«МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ г. ТОБОЛЬСКА»

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ г. ТОБОЛЬСКА

г. Тобольск, Тюменская область

29.12.2004 г. –

Фонд №

ОПИСЬ № 2

Дел по личному составу

за 2005 - годы

3.6.Составление предисловия

Предисловие состоит из двух частей: истории предприятия, истории фонда.

В первой части освещаются исторические условия, в которых возникло предприятие; название организации –предшественника, дата его создания, основные вопросы и масштабы деятельности, круг учреждений и предприятий, с которыми оно было связано, его структура и функции; изменение названия, структуры и подведомственности предприятия с указанием нормативных актов; дата и причины ликвидации и реорганизации предприятия с указанием нормативного акта; название организации-преемника.

Во второй части предисловия приводятся сведения по истории фонда и его составу. Указываются: объем фонда, крайние даты, состояние документов, сведения о передаче документов фонда на муниципальное хранение или государственное (документов постоянного хранения)

Предисловие составляется в 4-х экземплярах.

ПЕРЕЧЕНЬ

документов по личному составу

Раздел 1. Общие для всех организаций документы,

включенные в Перечень типовых управленческих

документов, образующихся в деятельности организаций,

с указанием сроков хранения (М.,2000)

№ ста тьи	Наименования документов	Срок хранения (лет)
	Приказы о приёме, переводах, увольнении, длительных отпусках (по уходу за ребёнком, без сохранения заработной платы), о премировании, перемене фамилии; присвоении классного чина госслужащему, повышении классности (разряда) работника, расследовании несчастного случая с работником, о замещении вакантной должности, о длительных заграничных командировках (выезд на работу в другую страну), о прохождении практики студентов (если они получали зарплату), - для льготных специальностей (вредных профессий) Об учебных отпусках, о направлении на курсы повышения квалификации, других отвлечениях от основной работы, работа с сокращённым (неполным) днём, особых условиях труда	75 (50)
	Штатные расстановки	75 (50)
	Лицевые счета	75 (50)
	Документы на выдачу заработной платы (первичные)	75 (50) - при отсутствии лицевых счетов
	Тарификационные ведомости
	Перечень профессий с вредными условиями труда по месту разработки и утверждения	Постоянно, включается в опись дел по личному составу
	Списки работающих на производстве с вредными условиями труда	75 (50)
	Табели и наряды работников вредных профессий	75 (50)
	Акты расследований профессиональных отравлений и заболеваний
	Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий	Постоянно, включается в опись дел по личному составу
	Документы о производственных авариях и несчас­тных случаях (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) по месту происшествия Связанных с человеческими жертвами -	Постоянно, включается в опись дел по личному составу
	Записки, заменяющие приказы по личному составу	75 (50) (кроме 5-летнего срока хранения)
	Личные дела работников	75 (50)
	Трудовые договоры, соглашения, не вошедшие в состав личных дел	75 (50)
	Личные карточки работников (в том числе временных)	75 (50)
	Характеристики работников, не имеющих личных дел	75 (50)
	Невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)
	Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц, не имеющих личных дел (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты)	75 (50)
	Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет	15 (при, отсутствии приказов - 50)
	Списки работников	75 (50)
	Карточки, указатели к приказам по личному составу	75 (50)
	Книги, журналы, карточки учета: а) приема, перемещения, увольнения работников д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	75 (50) 75 (50) 50 (50)
	Документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий в представляющих организациях	75 (50)
	Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных, документы к ним (заявления, справки и др.) в других (ходатайствующих) организациях	75 (50)
	Списки работников, уходящих на льготную пенсию
ТП 1989г.	Книги прописки жильцов (домовые книги)	75 (50)
	Персональные карточки учёта депутатов	75 (50)
	Протоколы собраний акционеров, учредителей, заседаний правления по кадровым вопросам	75 (50)
	Раздел 2. Документы о получении высшего и среднего образования по Примерной номенклатуре дел высшего учебного заведения 1999 г. и Перечню документов Минпроса СССР 1981г.
11-07	Протоколы заседаний государственной аттестационной комиссии	75 (50)
10-03	Список членов ученого совета	75 (50)
33-17	Личные дела слушателей факультета повышения квалификации (ФПК)	75 (50)-В ЭПК

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел - дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

ПОСТОЯННО - ЭТО СКОЛЬКО?

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее - Перечень 2010);
• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее - Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

• Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например:

Так как Общество не является организацией - источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

Обратите внимание

Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.

• Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации--преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ

Особенности формирования дел

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.

Обратите внимание

Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос--ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Способы систематизации документов

Документы в деле могут быть систематизированы:

• Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:

	Номер листа дела (тома)
Приказ от 12.01.2015 №1
Приказ от 13.01.2015 №2
Приказ от 13.01.2015 №3
Приказ от 16.01.2015 №4
Приказ от 19.01.2015 №5

• По алфавиту - например, фамилий или наименований проектов:

• Комбинированным способом - сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Переписка с ООО «Астра»
Лист-разделитель
Исх. № 53 от 14.01.2015
Вх. № 243 от 16.01.2015
Исх. № 105 от 23.01.2015
Вх. № 341 от 28.01.2015
Переписка с ООО «Василек»
Лист-разделитель
Вх. № 14 от 12.01.2015
Исх. № 18 от 13.01.2015
Вх. № 201 от 15.01.2015

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел - систематизированы.

ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ

• Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках--регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов - канцелярские скрепки и скобы степлера.
• Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов.

Совсем не обязательно придумывать какую--то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило. Равномерное распределение листов, во--первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во--вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50.

Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

ОФОРМЛЯЕМ ДЕЛА НА ХРАНЕНИЕ

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами 2015, подлежат следующие дела:

• постоянного срока хранения;
• временного (свыше 10 лет) срока хранения;
• документы по личному составу (все , включая и те, которые имеют пятилетний срок хранения).

Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:

1) нумерация листов дела;

2) составление внутренней описи дела;

3) оформление листа--заверителя дела;

4) подшивка или переплет документов дела;

5) оформление обложки (титульного листа).

Этап первый: нумеруем листы тома

Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый. Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке.

На каждый пронумерованный том можно наклеить стикер со следующей информацией:

• общее количество листов;
• пропущенные номера;
• литерные номера.

Эта информация пригодится нам чуть позже при оформлении листа-заверителя дела.

Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Например, если по номерам в томе 100 листов, но при этом три пропущенных номера и два литерных, то общее количество листов в томе будет равно 99 (100 - 3 +2).

Правила 2015 ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома. Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Однако с какого значения начинается это «слишком много», неизвестно. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. 75 Правил нотариального делопроизводства (утверждены решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78):

Извлечение

из Правил нотариального делопроизводства

75. […] Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать.

Этап второй: составляем внутреннюю опись тома

Составлять внутреннюю опись документов тома не всегда обязательно. Процитируем Правила 2015:

Извлечение

из Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации

и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

4.30. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись представляет собой своеобразное оглавление тома.

Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел. Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

Извлечение

из Основных правил работы архивов организаций

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Таким образом, составить внутреннюю опись можно и к тому с приказами по основной деятельности (особенно если из--за неверной систематизации в нем была нарушена нумерация), и к тому с перепиской, если это облегчит пользование томами.

Форма внутренней описи приведена в Правилах 2015 (приложение № 27). Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word (Пример 1).

Этап третий: оформляем лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Форма листа также содержится в Правилах 2015 (приложение № 8). Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Что касается «особенностей физического состояния», то речь идет:

• о надорванных листах;
• склеенных листах;
• брошюрах, прошитых и опломбированных документах в составе тома;
• листах большего формата, чем большинство в томе, и прочих нестандартных для этого тома документах (Пример 2).

Этап четвертый: сшиваем том

• Выбираем обложку. Документы постоянного срока хранения оформляются в картонные обложки, специально предназначенные для дел постоянного срока хранения (рис. 1). Найти их проще на сайтах интернет-магазинов, а не в торговых залах - товар это не самый ходовой, поэтому на прилавок его выкладывать часто забывают.

Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы.

Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое.

• Делаем обложку. Если руководство посчитает, что это слишком дорого, секретарю придется брать в руки ножницы, картон и создавать обложки самому. Однако сделать приличные обложки получится только в том случае, если удастся найти качественный картон, разрезанный на листы, равные или чуть больше формата А4. Из обычного «Для детского творчества» ничего хорошего не выйдет.

Для самостоятельного изготовления обложки понадобится картон, лист бумвинила (прочный водостойкий переплетный материал на бумажной основе) и двусторон-ний скотч.

Принцип сшивания покупных и самодельных обложек один:

1. Сложить вместе нижнюю крышку, документы и верхнюю крышку, просверлить и сшить переплет.

2. Завернуть мягкий материал (при самостоятельном изготовлении - полоску бумвинила) вниз за нижнюю крышку и приклеить внатяг снизу скотч (рис. 2).

В результате самодельная обложка будет выглядеть почти так же, как на рис. 3.

• Используем дырокол. Поскольку документы сшивают в 4 прокола, лучше воспользоваться для этого специальными дыроколами на 4 прокола, которые за раз пробивают пачку документов от 150 до 300 листов (рис. 4, 5).

Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды. Расстояние между четырьмя отверстиями должно быть 8 см (в соответствии
с рекомендациями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия»), поэтому на измерителе следует выставить значение «888».

Прежде чем пробивать в томе отверстия, нужно расположить документы дела в следующем порядке:

1) внутренняя опись (если она создавалась);

2) документы дела;

3) лист-заверитель.

• Подбираем иглу и нитки. Швейная игла слишком мала, лучше использовать мешочную (так называемую «цыганскую») - длинную (около 12 см) и с широким ушком. Нить потребуется крепкая, но можно сложить в несколько раз и обычную. Сшивать можно и банковским шпагатом, но продеть его непросто даже в «цыганскую» иглу.

Длина нити на стандартный том - примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем - уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно - все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот (пробит, просверлен) аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

Направление иглы с нитью при сшивании тома показано на рисунке 6.

После того как оба конца нити выведены с оборотной стороны тома, они завязываются (не туго, чтобы том можно было не только открыть, но и при необходимости снять копию с любого документа, но и не слабо, чтобы листы дела не «гуляли») и обрезаются.

Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется. Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Если обложки нет - просто выводятся с внутренней стороны без каких--либо дальнейших манипуляций.

Этап пятый: оформляем титульный лист (обложку) тома

Форма титульного листа дела приведена в Правилах 2015 (приложение № 28). Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Не забудьте только, что верхняя строка обложки «Наименование государственного (муниципального) архива» остается незаполненной. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи (Пример 3).

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится. Меньше всего подходят для этого клей-карандаш (обложка отклеится уже через пару часов) и канцелярский клей (слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет). Распечатывать обложки на листах с клеевым слоем дорого и неэффективно: «клеевой слой» на них условный, и обложку можно снять одним движением руки.

Итак, алгоритм оформления до-кументов на постоянное хранение выглядит следующим образом:

ЧТО ПРИОБРЕСТИ В АРХИВ

Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно.

• Станки для архивного переплета. Том дела закрепляется в них и просверливается. Станок может быть ручным (для сверления нужно крутить специальную ручку, рис. 7) и электрическим (сверло запускается нажатием кнопки, рис. 8). Мнения специалистов об этих станках расходятся: кто-то считает их удобными, кто-то - ровно наоборот. Но отверстие, пробитое дыроколом, однозначно выглядит ровнее и опрятнее, чем просверленное станком.

• Короба для хранения. Готовые тома можно просто ставить на полку, а можно дополнительно упаковывать в короба. Видов коробов множество. Отметим, например, короб с завязками, в который помещается несколько сшитых томов дел (рис. 9).

В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой (рис. 10). В такой короб может поместиться 10 и более томов.

Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж (рис. 11).

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Обложка

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

На обложке проставляются данные:

• Название организации.
• Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
• Индекс дела.
• Заголовок дела.
• Срок хранения.
• Номер тома.
• Количество листов в подшивке.
• Дата составления подшивки.

Опись

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

• Название документа.
• Дата подшивки.
• Срок хранения.
• Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
• Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
• Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

• С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
• С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
• С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
• С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Фото инструкция по прошивке документов нитками

Общая схема прошивки документов

Как прошить документы для архива

Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

• 75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
• 20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
• 15 лет – для научной документации.
• 5 лет – для кинодокументов.
• 3 года – для видео- и фотодокументов.

Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.

Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

• Дата составления описи.
• Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
• Фамилию и должность составляющего опись.

Само оформление дела состоит из следующих стадий:

• Контроль группировки документов в деле.
• Подшивка.
• Нумерация листов.
• Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
• Составление описи дела.

Видео: Как прошить документы для архива

Как прошить документы для налоговой

Фото: Заверительная надпись

Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:

• Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
• Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
• Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
• На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
• Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Видео: Как правильно прошить документы для налоговой

Заверительная надпись

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.

В ней указывается:

• Количество листов в деле (цифрами и прописью).
• Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны).
• Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе.

Как исправлять ошибки

Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.

Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше. Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг. Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.

Что и где хранить

Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг. Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы. Рассмотрим, как их удобнее хранить.

Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку. Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту. Например, банковские выписки складываются в папки в бухгалтерии в календарном порядке, а, например, договора, по первой букве названия контрагента. Однако бухгалтер может придумать и свой порядок. Главное, чтобы документы не терялись и их можно было легко найти.

Каждую папку с документами следует подписать, например:

ООО «Солнышко»

СЧЕТА-ФАКТУРЫ ПОЛУЧЕННЫЕ

3 квартал 2014 года

На «корешке» папки в бухгалтерии указывайте не только то, какие документы в ней хранятся, но и период, к которому они относятся. В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный. Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать. Для удобства новую папку заводят с начала года, а если документов много, то с начала квартала, месяца и т.д.

Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки. Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.

Кассовые документы

Их удобно хранить в папках-регистраторах формата А5. Листы кассовой книги и отчета кассира нумеруются, поэтому сверху в папку следует положить наиболее ранний по времени документ и в дальнейшем подкладывать новые бумаги под него. Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира. Листы кассовой книги собирайте отдельно. В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу. Чтобы не путать, где лежат какие документы, вы можете положить между ними разделитель. Также в эту папку можно подколоть расчет лимита наличных денежных средств.

Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты. Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира.

Банковские выписки

Оригиналы выписок компания получается в банке вместе с платежными поручениями, ордерами и прочими банковскими документами. Складывайте их в папки по датам. Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата. Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами.

Накладные, акты и счета-фактуры

Под полученные и выписанные документы следует завести отдельные папки. Некоторые компании предпочитают хранить акты и накладные вместе, кому-то удобнее отдельно. Если вы занимаетесь и торговлей, и оказанием услуг, удобнее будет хранить документы в разных папках. Счета-фактуры также следует подшивать в отдельные папки, особенно если компания является плательщиком НДС.

Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся. Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ. По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.

К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж. Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.

Документы по зарплате

На каждого сотрудника компании следует завести личное дело. Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника. В личное дело подшивается трудовой договор, копии документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве, а после увольнения – копия трудовой книжки. Также в личное дело можно подшивать заявления и приказы о приеме на работу, отпуск, увольнение и пр.

Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам. Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр.

Прошивать или не прошивать?

Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках. Так они не разлетятся, даже если папку уронить. Это делается следующим образом:

1. Документы кладутся в твердую обложку. В них делаются проколы слева на полях.
2. Через проколы пропускается толстая нить или лента, сзади она завязывает в узел. При этом свободные концы должны быть хотя бы 5 см.
3. На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.
4. Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов». Ставится печать организации и подпись ответственного лица.

Эта процедура необязательна. Поэтому вы можете самостоятельно утвердить порядок прошивания отдельных документов или не сшивать их вовсе (в этом случае всегда можно изъять или заменить документ). Исключение составляют только те документы, которые необходимо прошивать в соответствии с требованиями закона (например, книги покупок и книги продаж, составленные на бумажных носителях, необходимо прошнуровывать).

Про входящие первичные документы можно .

О хранении документов в архивах .