Основные правила организации документооборота в организации (учреждении). Организация работы с документами делопроизводство. Порядок ведения делопроизводства в организации. Принципы организации документооборота Кто составляет документы в организации

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу в установленные сроки для последующего отражения в бухгалтерском учете несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.

Движение документов, составляемых в организации, можно представить в следующем виде:

1. Составление документа, проверка правильности его оформления

2.Визирование документа должностными лицами и утверждение руководителем

3. Регистрация и исполнение документа и при необходимости его отправка сторонней организации

4. Подготовка копии документа для хранения и текущего его хранения

5. Передача документа в архив организации либо государственный архив или его уничтожение.

В наиболее общем виде движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) регламентируется графиком документооборота, утвержденным руководителем субъекта

График документооборота может быть оформлен в двух вариантах - в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке, обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций с указанием ответственных исполнителей и сроков.

График документооборота должен быть увязан с должностными инструкциями и учетной политикой предприятия. Ответственность за соблюдением графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов и передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Число таких лип должно быть минимальным, с обязательным закреплением за каждым из них перечня документов, которые они имеют право подписывать.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (составление или получение от других субъектов хозяйствования, принятие к учету, обработка,
передача в архив) также должно регламентироваться графиком документооборота, который утверждается приказом руководителя.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы.

Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Порядок обработки поступающих документов.
Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Порядок обработки исходящих документов.
Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов внутри организации.
Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Учет количества документов
Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов).

Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации
В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организации отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.

Правила регистрации и индексирования документов.
Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению – в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии – в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Основные понятия:

документооборот; принцип службы делопроизводства; организация документооборота; централизованный документооборот; документооборот уровня структурного подразделения; входящий документ; исходящий документ; внутренний документ; регистрация документа; индексация документов в делопроизводстве; контроль исполнения документов; срок исполнения документа.

Понятие «документооборот» и его развитие

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев и др., были сформулированы основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов – распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ 16487–83. «Делопроизводство и архивное дело, термины и определения», установил определение понятия «документооборот –движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки ».

Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Организация документооборота –это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов . Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот идокументооборот уровня структурного подразделения . В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящий документ –документ, поступивший в учреждение . Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ –официальный документ, отправляемый из учреждения . Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренний документ –официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации . Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки) личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Схема движения и технология обработки документов

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

общим - касающимся основной деятельности компании,
кадровым - для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
секретным - встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
электронным - когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа - номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура - это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер - код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 - номер по порядку, БУ - бухгалтерия, 2017 - год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период - на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы - наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие - поступающие в организацию извне - всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие - отправленные из организации - всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние - не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут - например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких - нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Основными правилами организации документооборота являются:

оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении)

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Чтобы управлять любой компанией, нужно оперативно и на высоком уровне обрабатывать имеющиеся документы. При этом имеется в виду перемещение документации по всем путям следования: с момента составления до попадания в архив. Совокупность всех действий, связанных с обработкой входящей документации, называется документооборот в организации, о нём и пойдёт речь ниже.

Вы узнаете:

Что такое документооборот и зачем он нужен на предприятии
Какие существуют правила и принципы для бесперебойного документооборота
Каким образом устроена система документооборота в организациях
Что такое электронный документооборот и в чем его отличие от бумажного
Как поэтапно внедрить электронный документооборот на предприятии и сколько это будет стоить

Что такое документооборот в организации и для чего он нужен

Документооборот в организации – это перемещения документов от их составления или получения до конца выполнения или дальнейшей отправки.

Заметим, что в раскрытии данного термина акцент падает на словосочетание “перемещение документов”, другими словами их полный цикл движения внутри организации (от отдела к отделу или от служащего к служащему). Документооборот в организациипроисходит поопределёнными правилами, актуальными для неё. То есть существуют особенности организации документооборота.

Часто происходит перемещение документов сверху вниз. При такой ситуации, начальник компании сам получает все документы, а уже затем по своему усмотрению выбирает тех, кто будет этим заниматься. Но есть и другой путь движения документов, который является эффективнее и быстрее. Он актуален тогда, когда управление документооборотоморганизации отлажено, существует чёткое делегирование между отделами и служащими. В данном случае основной объём документов попадает непосредственно к исполнителям. Процессы подписания, согласования и ряд других тоже зависят от правил, принятых внутри организации, внутренний документооборот организации не исключение.

Получается, что документооборот в организации подчиняется законам, по которым происходит управление, он показывает её преимущества и недостатки.

Перемещение документов можно разбить на несколько этапов:

получение документов компанией, их первоначальная обработка;
просмотр и сортировка;
внесение документов в базу;
наблюдение за исполнением;
объём работ в информационно-справочном направлении;
реализация документов, оформление, создание, корректировка;
отправление или приобщение к делу.

Документопоток – это процесс, при котором несколько документов, объединённых по некоторым критериям, двигаются одним и тем же путём.

В любой компании существуют вот такие потоки документов:

поток исходящей документации. Это такие документы, которые уходят в иные компании;
потоки внутренней документации. Данный вид составляется в рамках компании и используется только внутри неё;
поток входящей документации. Включает в себя все документы, которые попадают в компанию.

У документопотока существуют определённые параметры:

плотность;
структура;
содержание или определённая направленность;
направление;
цикличность или режим.

Плотность документопотока – это тот объём документов, который обрабатывается в конкретном пункте за обозначенное время. При этом учитываются абсолютно все документы: любого способа доставки, всех способов составления. Например, полученные по e-mail, принятые факсом, доставленные людьми.

Структура документопотока, как правило, совпадает с целями и функционалом входящих в неё документов. Здесь происходит группировка по определённым признакам, особенностям и классам.

Направление документопотока зависит от способов оценки, ознакомления, утверждения, приёма, вида обработки (есть контроль или нет, нужно регистрировать или нет, и так далее) и иных событий.

Цикличность или режим документопотока – это все те перемены, которые произошли в области информационной нагрузки за определённое время. На данные изменения влияют многие цикличные факторы (результат, постановка задачи, сезонное понижение различных видов активности, работа компании и ряд других).

Объем документооборота в организации – это перечень документов, попавших в компанию, а также составленных внутри неё, за какое-то конкретное время.

Величина документооборота в организации помогает:

определить степень занятости службы документационного обеспечения управления, а также руководителя и секретаря;
вычислить нужное количество служащих для делопроизводства;
рассчитать актуальность использования механизированных и автоматизированных инструментов.

Таким образом, документооборот в организации демонстрирует занятость не только всех управленцев компании, но и остальных сотрудников.

Документопотоки делятся на несколько уровней – первый и второй, для каждого существуют свои правила организации документооборота. Документы, которые попадают в компанию извне, нередко состоят из документов, составленных отдельными людьми, различными компаниями и другими организациями. Внутри компании документопотоки могут включать в себя докладные, служебные записки, протоколы, документы распорядительного характера и многие другие.

Все правила и принципы организации документооборота описаны в уставе компании, графике документооборота организации, инструкциях, приказах, положениях, структурах и иных актах, касающихсяорганизации системы документооборота. Для того чтобы процессы создания и работы с документами осуществлялись в компании по единому сценарию, составляется инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству должна содержать:

методические указания для взаимодействия с документами;
правила внесения документов в базу;
указания на то, в течение какого времени не уничтожать файлы и документы;
критерии, по которым оформляются и пишутся дела;
последовательность действий, связанных с ликвидацией документов, следующей за актами комиссии и изучения описей;
временные рамки, правила и список лиц, отвечающих за отправку и работу с документами;
предписания, по которым руководству сообщается о том, на каком этапе находится работа с документами;
правила, в соответствии с которыми, документы на время рассматриваются отдельно от дел;
принципы создания номенклатуры дел компании, корректировка и согласование;
законы, по которым происходят процессы хранения файлов;
шаблоны и образцы документов, которые используются в компании;
свод законов, придерживаясь которых, нужно работать с документами, все предыдущие версии которых удаляются;
указания на то, как подготовить документы перед сдачей в архив.

При отсутствии инструкций по делопроизводству используйте «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" и "Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации”.

График документооборота. Все процессы, направленные на составление и рассмотрение документов, осуществляются исходя из правил и времени,описанных в графике документооборота ворганизации.

Данный график составляется в зависимости от методов управления в компании, её размеров, количества сотрудников, направления работы и других аспектов.Представляет собой полный список осуществлённых работ отделов компании, а также каждого работника, при этом учитываются сроки и связи.

Документооборот в организации входит в компетенцию работников бухгалтерии, они занимаются архивом и всем, что с этим связанно. Пока организация не слишком большая, всё хорошо, но с ростом компании, растёт и документооборот в организации, что влечёт за собой необходимость наличия определённых навыков (определение ценности, подготовка описей, специальная обработка и так далее).

Обычно за учётом документооборота в организации следит один работник, он, как правило, не обладает навыками, позволяющими правильно оформить архив. Чтобы исправить такое положение дел, многие организации привлекают специалистов и сдают документы к ним в архив.

В каждой крупной компании присутствует архивариус – профессионал, который занимается архивом документов, касающихся бухгалтерии. Но если архив расположен в значительном отдалении от непосредственного места работы, то это влечёт за собой ряд сложностей.

Чем электронный документооборот в организации отличается от обычного

Электронный документооборот (ЭДО) – это передвижение документов, возможность осуществления работы,исключивприменение бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения, ведение архива и т.д.

Виды электронного документооборота:

технический и технологический;
складской;
в сфере управления;
в сфере производства;
в сфере бухгалтерии;
в сфере секретности и конфиденциальности;
в сфере архива;
в сфере кадров.

Иными словами,электронный документооборот в организации имеет такое количество видов, сколько существует различной деятельности. В связи с этим наблюдается стремительное развитие ИС в области частной организации системы документооборота.

Преимущества электронного документооборота:

Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: системы электронного документооборота в организации дарят руководству возможность видеть, что происходит с документом на всех стадиях передвижения. Плюс можно в секунды ознакомиться с любым файлом, его создателем, теми, кто его открывал и вносил изменения.

Более адекватное использование физического пространства и техники: теперь не нужно тратить место на сервера, а также шкафы, полки и другие предметы, которые используются для хранения многочисленных бумаг. Исходя из полной информации о документе, его можно своевременно удалить, когда придёт время. Всё это приводит к освобождению помещений и специальных электронных мест для хранения информации.

Повышение безопасности информации и документов: даже если по каким – то причинам файлы повредились или удалены, центральная база своевременно сохраняет копии всех документов. А если файл поменял место хранения, то его всё равно можно быстро и легко найти.

Экономия времени: не придётся тратить драгоценное время на поиск бумаг, которых не оказалось на положенном месте. Даже если документы сгорят в пожаре, у центральной базы всегда имеются резервные копии.

Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: теперь все эти процессы заменяет электронная отправка документов.

Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: психоэмоциональное состояние сотрудников улучшается в результате оптимизации каждодневных рабочих процессов. Вместо того, чтобы заниматься рутинной работой, связанной с перебиранием бумаг, работники выполняют другие процессы. В свою очередь руководство имеет больше возможностей для контроля сотрудников.

Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников: открываются широкие возможности удалённой работы из любой точки на карте. Не нужно часами ждать того, что документ идёт к вам из соседнего здания.

Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД даёт возможность в считанные секунды регулировать взаимодействия между покупателями и продавцами. Достаточно просто открыть несколько файлов на компьютере.

Проблемы внедрения системы электронного документооборота:

Обеспечение подлинности документов посредством юриспруденции (станет не актуально после вступления в силу закона касающегося электронной подписи).

Нежелание некоторых руководителей развиваться. Личная нелюбовь ко всему прогрессивному и новому, в том числе работе с компьютером. Старая технология организации документооборота вполне устраивает.

Необходимость работать с бумагами внутри различных компаний, с которыми происходит постоянное взаимодействие.

Регулярные структурные реформации внутри компании, низкое развитие бизнес-процессов.

Нежелание персонала знакомиться с новым, проходить обучение, повышать квалификацию. Страх перед внедрением электронных процессов, которые делают деятельность сотрудников прозрачной для руководителей.

Как организовать электронный документооборот в компании

С чего начать организацию электронного документооборота в компании, вы узнаете из статьи-инструкции от редакции журнала «Коммерческий директор».

Отсутствие документа может привести к катастрофе

Владимир Калинин ,

зам. председателя правления компании CostManagementGroup

Мудрый руководитель обязательно должен создать приказ, в котором будут отражены работники, отвечающие за оформление документов. Персонал обязан с уважением относиться к счетам, актам, предписаниям и другим бумагам. Если этого не наблюдается, то будьте готовы к: халатности сотрудников, наказаниям от контролирующих органов. Например, налоговая накладывает штраф, если в наличии нет соответствующего документа, касающегося крайне низкой суммы.

Неправильное составление или полное отсутствие какой – либо бумаги может негативно отразиться на вас и вашей компании, в случае отстаивания своих интересов в суде. Вот мой личный пример из жизни.

После того, как поставщик предоставил нашей компании товары ненадлежащего качества, мы написали заявление в арбитражный суд. Но в процессе формирования пакета документов выяснилось, что у нас нет подлинника акта приемки-передачи товаров, а в копии была допущена ошибка.

Чтобы одержать победу в суде, нам нужен был этот документ. На его восстановление понадобилось потратить немало времени и переживаний. Если бы изначально документооборот в организации был в порядке, то таких издержек удалось бы избежать.

Эффективная организация документооборота на предприятии: принципы и правила

Чтобы документооборот в организации осуществлялся оперативно и без лишних энергозатрат, он должен проходить в соответствии с некоторыми правилами/принципами. К принципам организации документооборота можно отнести:

уменьшение уровня, на котором заверяются документы;

создание правил перемещения документов, объединённых по определённым признакам;

конкретные инструкции с описанием задачи, лиц её выполняющих, сроков, данных на реализацию;

минимизацию отделов, через которые перемещается документ, ликвидацию возвращения бумаг в те отделы, в которых они уже были, только если это не связанно с деловыми требованиями;

ликвидацию нецелесообразных согласований, это должно происходить одновременно на разных уровнях, тогда организация документооборота на предприятии станет эффективной;

заблаговременную сортировку документов(предназначенных для руководителя, направленных заместителям, разработанных для конкретных отделов). Этим занимаются помощники руководителя или секретарь – референт;

внесение документов в базу один раз (все документы должны регистрировать только единожды: полученные – при поступлении, отправленные и внутренние – при написании);

обработку всех документов в службе документационного обеспечения управления.

Оптимальный документооборот в организации возможен при условиях, описанных ниже:

Чёткая постановка временных рамок при написании и рассмотрении документов, которые прописываются в соотношении с задачами производственного маркетинга;

Применение единой системы кодировки документов, группировки в соответствии с классами, а также общих принципов их исправлений;

Определение документации с точки зрения работы с информацией и материально – технической базы.

Основными правилами организации документооборота являются:

Единые принципы движения и обработки главных видов бумаг;

Минимизация отделов, по которым передвигается документ, исключить повторные перемещения;

Сокращение времени на прохождение документом всего цикла пути.

Используя на практике данные предписания, появляется возможность воплотить главный принцип службы делопроизводства в области организации – сообща заниматься однородными процессами в сфере технологии. Бумажные и/или электронные документы должны соответствовать общим правилам предоставления информации.

Командообразование как способ идеального управления персоналом

Как осуществляется общая организация документооборота на предприятии

Прохождение и порядок исполнения входящих документов

Документопоток полученных документов включает:

претензии и обращения граждан;
бумаги, пришедшие от различных компаний рамках осуществления совместных задач;
документы из гос. организаций, наделённых властью, а также из тех, что стоят выше по должностной лестнице;
бумаги из нижестоящих ведомств, касающиеся запросов, учётов и отчётов.

При получении документов общая организация документооборота компании основывается на действиях:

направление ответа;
изучение руководителями;
внесение в базу;
ознакомление и сортировка;
начальная обработка;
приём документов;
реализация решений, принятых должностным лицом.

Чётко виден порядок организации документооборота. При составлении ответа, вместе с документом следует прикреплять материалы,исходя из которых он создавался. Такой шаг позволит исключить общение с исполнителем и сделает работу руководителя более эффективной. Подшивку всех материалов и документа делает канцелярский работник или секретарь – референт на самом заключительном этапе. Таким образом, организация документооборота учреждения дарит целый ряд преимуществ.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделенийобычнопроисходитвэтот же день, но документы, которые являются срочными, изучаются сразу по приходу. Ведение документооборота в организации происходит с учётом некоторых правил.

После того, как руководитель изучил документы, он пишет о результатах в резолюциях. Где, касаемо какого – либо документа, пишется полный перечень действий для исполнителя. Далее оригинал передаётся тому исполнителю, которого назвали первым, а для остальных делаются копии.

Документы, которые заносятся в базу, и которые нет, помечают штампом, который указывает на факт регистрации, а также записывают время получения и дату.

На этапе начальной обработки документы структурируются по отделам, для которых предназначены. Документы, которые не нужно заносить в базу, готовятся для отправления к адресату, все остальные – добавляют в базу. Документы для отделов раскладываются по названиям, а после попадают к их секретарям. Документы для руководителей направляются к секретарю – референту или в канцелярию.

Как правило, в небольших компаниях начальной обработкой полученных бумаг занимается секретарь – референт или секретарь.

Первоначальная обработка входящей документации нужна для того, чтобы приготовить документы для конечного адресата, а также убедитья в верном адресе доставки и сохранности того, что внутри. Обращается внимание на то, чтобы конверт был не повреждён, затем его открывают и проверяют всё ли в наличии. При отсутствии чего-либо или механических повреждениях, отправитель вводится в курс.

Прием входящей корреспонденции, неважно кто конечный получатель, подвергается обработке в канцелярии или секретарём – референтом.

Предварительное рассмотрение поступивших документов осуществляется для сортировки бумаг, адресованных руководству. Для экономии времени руководителей, эти документы внимательно изучаются до того, как попасть к ним на стол. К руководству должно доходить только 20 % от всех документов, они содержат информацию непосредственно для руководства или требуют его вмешательства.

Первоначально адресат должен получать срочные документы, а все остальные обязаны изучаться в этот же день, когда получены. На всех документах необходимо присутствие ФИО исполнителя, кода структурного подразделения.

Исполнение резолюции производится теми лицами, которые в ней обозначены. Если требуется, то весь процесс осуществления работ в соответствии с документом отображается на другой стороне карточки регистрации. Пока бумага не исполнена, она лежит в рабочей папке того, кто над ней работает.

Прохождение исходящих и внутренних документов

Речь идёт о видах документов, которые подразумевают ответ, таких как инициативные письма, отказы, предложения, пожелания, просьбы, согласие и ряда других.

Передвижение отправленного документа имеет ряд этапов:

внесение в базу и отправка;
утверждение;
согласование, если нужно заверение;
распечатка и создание проекта.

Заверение и согласование можно осуществить быстрее, если выслать копии заинтересованным людям и компаниям. Затем перенабрать документ с учётом их пожеланий.

Готовый документ передаётся секретарю – референту, который просматривает его на предмет оформления, присутствия вложений и соответствующих материалов, по которым документ писался. Если найдены несоответствия, то документ отдают исполнителю назад. После соблюдения всех правил документ попадает на подписание к руководителю. Если последний делает правку, то документ переделывается.

После подписи документы попадают в базу, а затем уходят в канцелярию или к секретарю для дальнейшей отправки. Здесь их раскладывают по адресам, запечатывают, если нужно объявляют вложенную стоимость, полностью готовят и отдают на почту. При этом все документы отправляются в тот же день, что и получены.

Если говорить о внутренних документах, то можно выделить такие стадии:

предварительная подготовка;
корректировка;
согласование;
заверение;
подпись;
реализация.

У полученных и отправленных документов наблюдается совпадение путей перемещения на стадиях реализации, корректировки и подготовки. Но отдельные виды документов внутри компании нередко пользуются своими путями. Например, распоряжения и приказы попадают в отдел к юристам; к протоколам не нужно делать проект, а документы, адресованные руководителю, направляются непосредственно в его кабинет.

Протоколы и приказы добавляет в базу секретарь или канцелярский работник, делает многочисленные копии, передаёт их во все отделы. Любые внутренние документы (справки, сводки, письма, записки и так далее), вслед за изучением их соответствующим работником, прикрепляются к делам или отправляются в отделы.

Работа с конфиденциальными документами

Если в документах содержится коммерческая и/или служебная тайна, то их называют документами конфиденциального характера.

В больших и средних компаниях такими документами занимается начальник канцелярии, а на маленьких – секретарь – референт.

Чтобы взаимодействие работников с конфиденциальными документами осуществлялось адекватно, необходимо обеспечить следующие три условия:

выдавать под роспись работнику документы данного вида более чем на два рабочих дня;

осуществлять отправку этих документов внутри и вне компании только с согласия руководства;

взаимодействовать с таким документами в специально подготовленном для этого кабинете, в который могут попадать только малое количество служащих.

Конфиденциальные документы вносятся в специальную базу, а также содержатся в специальных помещениях или в закрытых стальных шкафах. Самые нужные документы рекомендуется класть в сейфы и/или защищать сигнализацией и/или охраной.

В конце работы документы конфиденциального содержания просматриваются и отдаются в хранилище. Если по какой – то причине обнаружена пропажа документа, то об этом срочно информируется руководство.

Обязанность руководителей – познакомить работников с законами взаимодействия с документами конфиденциального характера. Новички ставят подпись в «Обязательстве о неразглашении служебной тайны», в соответствии со всеми правилами компании. Происходит информирование об административной, уголовной или другой ответственности в рамках законов РФ.

Увольнение по собственному желанию: правила и подводные камни

Работа с письмами и обращениями граждан

Данные процессы значительно отличаются от остального делопроизводства и осуществляются отдельно. Секретарь-референт или иной работник, занимающиеся вопросами граждан, должны проводить андеррайтинг этих документов.

На плечах руководителей лежит личная ответственность в сфере работы с письмами и обращениями граждан. В их обязанности входит постоянное усовершенствование этих областей и доскональное их изучение.

Все бумаги, отправленные гражданами, обязаны быть получены, изучены, добавлены в базу в тот же день, что и пришли.

Если гражданин пришёл непосредственно на приём, то вся информация от него (устная и письменная) заносится в базу.

После того, как документы были добавлены в базу, они попадают к руководителю. В соответствии с законом и всех изложенных обстоятельств, руководитель выносит решение. Если решение отрицательное, то оно обосновывается ссылкой на законодательный акт или иной документ, а также в нём описываются причины отказа. Отрицательное решение обязательно составляется в письменном виде.

Руководство обязано отвечать гражданам как можно быстрее, но в зависимости от сложности задаваемых вопросов. Этот процесс обязателен для контроля, вся ответственность за него на руководителях.

Обычно жалобы и заявления, в рамках которых не требуется рассматривать дополнительные моменты, решаются за две недели после получения. В случае дополнительного изучения обстоятельств, возможно увеличение периода на решение, но не более чем на тридцать дней со дня получения.

Обратившейся гражданин информируется по поводу решения его вопроса в соответствии со всеми обстоятельствами и законами РФ. Если данная компания не компетентна дать ответ заявителю, то обязана в течение пяти дней вернуть отправителю (с указанием куда обратиться) или передать в компетентную организацию.

Правильность оформления документов доверяю людям

Игорь Тарасов, ген. директор и владелец ООО «Алтика», Казань

Лично у меня документами и поступлением их в нужное время занимаются бухгалтер, менеджеры и ком.директор. Всем нашим партнёрам и клиентам мы демонстрируем свой договор, составленный юристами и опирающийся на судебную практику. На моей памяти не было случаев, в которых мы бы не нашли компромисс. Поэтому обычно наш документ подписывают без проблем, либо мы вместе вносим какие-то правки и переходим квзаимовыгодному сотрудничеству.

В связи с тем фактом, что мы работаем по всем регионам РФ, бывают ситуации, когда проблематично получить назад счет – фактуры и накладные. Чтобы их стало намного меньше, стали производить расчёт с транспортными компаниями только после того, как они предоставляют нам счёт – фактуры и накладные с пометкой, что покупатель товар получил.

Я проверяю документы редко, только в случаях острой необходимости. В середине каждого месяца наш бухгалтер сверяет документы, полученные от клиентов, с документами переданного им товара. Когда чего – то не достаёт, он общается с менеджером, который работал в данном случае.

Схема документооборота в организации: маршруты движения

Чтобы сделать маршруты движения для всех документов максимально эффективными, создаются специальные схемы. Они представляют собой незаменимое приложение, которое входит в инструкцию по документационному обеспечению управления.

Естьтри основные формы организации работы с документами:

смешанная;
централизованная;
децентрализованная.

Смешанная форма применяется в огромных компаниях, где запутанная структура и внушительный документооборот в организации. Централизованная форма используется на маленьких предприятиях, где документооборот в организации соответствующий. А децентрализованная форма актуальна для компаний, где весь список действий осуществляется в структурных подразделениях.

Главное – чётко понимать, что вы хотите от ЭДО

Михаил Егоров , руководитель IT-департамента группы компаний «Русагро», Москва

Достижение результата почти всегда опирается на верно обозначенные требования. У нас работал финансовый директор – настоящий профессионал, всегда был в курсе всех тонкостей работы с системой документооборота в организации.

Так он требовал понятно и лаконично, а отдел IT успешно воплощал его требования. Маршруты, по которым проходили документы, контролировал сотрудник IT, он осваивал программу и, опираясь на информацию, полученную от финансового департамента, создавал подробные маршруты любого документа.

7 этапов, чтобы грамотно автоматизировать документооборот в организации

Если инициатива в данном вопросе не идёт от руководства, то возможность внедрения ЭДО стремится к нулю. Процесс автоматизации условно состоит из двух частей: непосредственно процесса и отчёта. Чтобы получить отлично функционирующую версию документооборота в организации,директорунужно привлечь к работе менеджеров ответственных за нужные технические процессы.

При автоматизации организации системы документооборота существуют следующие основные этапы.

Этап 1. Что автоматизировать

В первую очередь внедрять ЭДО нужно в бухгалтерию и отдел, занимающийся финансами, так как больше всего различных документов оседают именно в этих местах. Из – за больших объёмов, сотрудники часто не имеют возможности вовремя обрабатывать данные документы, в результате страдают все бизнес - процессы.

Этап 2. Описание бизнес-процессов

Перед внедрением ЭДО внимательно ознакомьтесь с текущими бизнес – процессами всей компании. Чтобы это сделать, нужно чтобы руководители отделов подробно описали пути, которые у них проходят документы, а также рассказали обо всех своих процессах, связанных с бизнесом. После этого рисуется таблица из этих данных, а затем определяется задача и те, кто её решит.

Этап 3. Планирование

Здесь создаётся план, по которому будет осуществляться работа, рассчитывается количество ресурсов, устанавливаются временные рамки и тому подобное. Этим занимается финансовый директор, управляющие отделами, и директор информационного отдела.

Этап 4. Выбор IT-решения

Если мы говорим о больших компаниях или холдингах, то внедрение ЭДО обойдётся дорого и займёт длительное время, даже при автоматизации нескольких процессов.

На маленьких предприятиях, в которых и документооборот соответствующий, для оптимизации документооборота в организации можно ограничиться обычной базой данных (Access, Excel или другой). IT – отдел должен выбрать какой доступ сотрудники будут иметь: внутри локальной базы данных, внутри специально разработанного сайта и так далее.

Самые главные документы лучше хранить в ограниченном доступе. Получается, что в небольших компаниях не нужно тратить много денежных средств, всё дёшево и просто.

Этап 5. Реализация

Всеми процессами, касающимися внедрения, обычно занимается руководитель проекта. От генерального директора требуется определить:

временные рамки,за которые документы преодолевают всю общую систему электронных согласований;

критические точки, где осуществляются конкретные изменения в системе передвижения документов.

Следить за внедрением ген. директору нужно «по отклонениям», а значит пригодятся такие данные:

число откликов системы на определённый документ;
данные о задержке документов в какой – то конкретной точке.

В результате эффективность ген. директора увеличивается, а нагрузка на него снижается.

Этап 6. Завершение

В этом месте происходит тестирование системы, нужно внимательно всё ещё раз изучить, дабы увидеть и устранить проблемы, связанные с автоматизацией. Это последний этап, на котором можно избавиться от ошибок в автоматизации.

Этап 7. Контроль использования системы

На этом этапе главная задача – устранить все ошибки, которые были выявлены пользователями в процессе эксплуатации. Программа должна быть популярна среди работников.

Сколько стоит внедрить электронный документооборот в организации

Окончательная цена проекта по внедрению ЭДО в компании может значительно отличаться от первоначальной стоимости. Сюда входят следующие затраты:

на сопровождение;
на внедрение;
на лицензии (ключи).

Не стоит забывать о том, что при обеспечении документооборота организации могут возникнуть незапланированные траты, например, на программное обеспечение, операционную систему, электронику и так далее. Естественно это приведёт к удорожанию места работника.Помните о моменте, касающемся обучения персонала (курсы, конференции, семинары, учебные пособия, обучающие материалы и так далее).

Подведя итоги, отметим, что документооборот в организации – это неотъемлемый инструмент на пути эффективного управления и постановки задач.Чем больше у компании партнёров и клиентов, тем больше у неё документооборот.

При сложной структуре внутри компании, тяжелее осуществлять документооборот в организации. А значит, чтобы произвести андеррайтинг всей системы, учёт документооборота организации, следует изучить все компании и субъекты,с которыми она работает.

Информация об авторе и компании

Владимир Калинин , заместитель председателя правления компании CostManagementGroup, Москва. Компания CostManagementGroup работает на рынке пять лет. Занимается созданием систем управления промышленными предприятиями, инвестиционной деятельностью, разработкой стратегий развития муниципальных образований, оказывает консультационные услуги в области управления промышленными активами. За время работы компания реализовала 11 проектов. Сотрудничает с 12 регионами России. Численность работников - 50 человек, в том числе топ-менеджеры, имеющие 5-8-летний опыт работы на крупных промышленных предприятиях.

Игорь Тарасов, генеральный директор и собственник ООО «Алтика», Казань. ООО «Алтика» создано в 2001 году. Основной вид деятельности - оптовая торговля сырьем для кондитерского и молочного производства: растительными сливками «Соблазн» и молочными продуктами длительного срока хранения. Партнеры предприятия - более 200 производителей кондитерских и молочных продуктов Поволжья, Урала и Сибири. Штат - 23 человека.

Михаил Егоров, руководитель IT-департамента группы компаний «Русагро», Москва. Группа компаний «Русагро» создана в 1995 году. Сегодня этот агропромышленный холдинг развивает три направления: сахарное, масложировое и сельскохозяйственное. В группу компаний входят семь сахарных заводов, четыре элеватора, комбикормовый завод, портовый элеватор, два масложировых комбината и четыре маслоэкстракционных завода в Белгородской, Воронежской, Ростовской, Тамбовской областях и Краснодарском крае.