Вопрос

После стихийного бедствия в арендуемом помещении были залиты все документы компании, была испорчена техника, в т.ч. выведана из строя программа 1С. Арендодатель дает Акт о происшедшем событии. Какие налоговые последствия для компании могут возникнуть? Надо ли восстанавливать документы? Надо ли сообщать в налоговую инспекцию о случившемся? Какими документами необходимо подтвердить факт происшествия? Какие налоговые риски могут возникнуть?

Ответ

Последствия утраты документов
В связи с утратой документов для предприятия общественного питания могут наступить следующие последствия.
1. Статьей 120 НК РФ установлена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Грубым нарушением правил признается в том числе отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского либо налогового учета.
2. Статьей 122 НК РФ предусмотрен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налогов, сборов (или 40% — при наличии умысла). Такие санкции могут возникнуть в результате исключения из базы по налогу на прибыль расходов, не подтвержденных документами, поскольку в соответствии со ст. 252 НК РФ признаются только документально подтвержденные затраты.
3. Предприятие может быть привлечено к ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставление по требованию налогового органа документов (200 руб. за каждый непредставленный документ). Эти санкции не применяются, если налогоплательщик докажет, что документы не были представлены по не зависящим от него обстоятельствам (Постановления ФАС МО от 12.08.2013 N А40-82680/12-20-446, ФАС ПО от 29.08.2013 N А06-7786/2012, ФАС ВСО от 23.09.2009 N А33-12556/08).
4. При отсутствии документов, подтверждающих доходы и расходы, налоговый орган вправе воспользоваться нормой пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ об определении налогов расчетным путем.
Если случилось чрезвычайное происшествие, Вы должны предпринять следующие действия:
Создать комиссию.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем общества (см. пример 2 — образец акта комиссии). Его форма законодательно не утверждена, поэтому акт может быть составлен в произвольном виде. Однако он должен содержать следующие данные:
— состав комиссии, которой было поручено провести расследование причин (зафиксировать причину) утраты документов;
— причину утраты документов;
— перечень документов, которые утрачены. Для составления этого перечня нужно провести инвентаризацию.
— ссылку на документальное подтверждение произошедшего. Подтверждением послужит справка коммунальных служб, специалистов МЧС (по факту стихийных бедствий), органов противопожарной службы, органов внутренних дел (по факту кражи, разбоя, грабежа).
После завершения мероприятий по фиксированию факта утраты (гибели) документов проводится работа, направленная на восстановление документов, хотя действующее законодательство не предусматривает обязанности по их восстановлению. Однако финансовый орган обращает внимание на такую необходимость (Письмо от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191).
Если все документы восстановить невозможно. В такой ситуации нужно, чтобы ответственное лицо составило соответствующий акт, в котором указало их перечень и причины, по которым невозможно их восстановить.
Дальнейшие действия будут зависеть от того, какие документы не удалось восстановить. Например, если не удалось восстановить документы, подтверждающие расходы или убытки по налогу на прибыль, либо счета-фактуры, дающие право на вычет НДС, то рекомендуется пересчитать налоговые обязательства и подать уточненные налоговые декларации, доплатив налоги и пени. Таким образом удастся избежать штрафных санкций в том случае, если инспекторы самостоятельно выявят отсутствие первичных документов и пересчитают налоги в ходе выездной, камеральной проверки или встречной проверки контрагентов.
Заметим: финансовый орган считает, что восстанавливать документы необходимо и за период, ранее проверенный во время выездной налоговой проверки (Письмо Минфина России от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191).

Смежные вопросы:

1. 
   Сотрудник предоставил документ об образовании на иностранном языке, т.к. проходил обучение в США. Достаточно ли сделать просто перевод диплома переводчиком, чтобы внести данные в трудовую книжку в графу об…...
2. 
   Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек)
   ✒ В организации должны оформляться…...
3. 
   Нужно получить справку о зарплате для начисления пенсии. Индивидуальное частное предприятие (ИЧП) ликвидировалось, данные в архив не сдавались, находятся у бывшего директора. Имеет ли право бывший директор выдать такую…...
4. 
   Здравствуйте! Подсткажите, пожалуйста, если у сотрудника имеется «Справка о результатах установления степени утраты профессиональной трудоспособности в процентах», выданная Бюро медико-социальной экспертизы, по которой сотруднику установлена степень утраты профессиональной трудоспособности…...

Оперативный учет может основываться на цифровых показателях, переданных в устной форме по телефону, статистика и социология - на оценочных данных, полученных в ходе неформальных анонимных опросов и интервью, а бухгалтерский и налоговый учет всегда строго документальны Стоит отметить, что поскольку первичные учетные документы являются основанием для признания расходов в бухгалтерском и налоговом учете, российским законодательством помимо обязанности хранения документов предусмотрена ответственность за отсутствие первичных документов. НК РФ установлена ответственность налогоплательщика за грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов понимается отсутствие первичных документов или регистров бухгалтерского учета. За подобные промахи организации должны уплачивать штрафы от 5000 руб. до 10% неуплаченного в бюджет налога. Кроме того, за утрату бухгалтерских документов предусмотрена ответственность не только организации, но и ее должностных лиц. Нарушение сроков и порядка хранения документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере нескольких тысяч рублей. В данном случае должностными лицами, подлежащими штрафу, могут быть: генеральный директор, бухгалтер, другое лицо, на которое возложена ответственность за обеспечение сохранности документов. Должностные лица организации могут быть привлечены и к уголовной ответственности за непредставление бухгалтерских документов. Ответственность несут те лица, которые не предоставили обязательные документы в налоговые органы, что повлекло неуплату налога в крупном или особо крупном размере. Однако в этом случае уголовная ответственность наступает, если будет доказано, что налогоплательщик совершил данные деяния умышленно с целью уклонения от уплаты налогов. Ответственность за некорректное оформление бухгалтерской отчетности несут руководители организации не только в России, но и в любом государстве мира, вспомним хотя бы нашумевшую историю начала 2000-х с компанией Enron и исчезнувшей аудиторской компанией Arthur Andersen.

Распорядительные документы и первичные документы бухгалтерского учета Распорядительные документы - это документы, которые содержат распоряжение о выполнении той либо иной хозяйственной операции. Наиболее характерные примеры - различного рода приказы, доверенности, договоры и контракты.

Все они не содержат фактов совершения хозяйственных операций, поэтому не могут использоваться в качестве документального подтверждения операций и не являются основанием для отражения их в учете, но в большинстве случаев распорядительные документы служат основанием для составления первичных учетных документов. Иначе говоря, во многих ситуациях законодательно запрещено формировать первичные документы без наличия соответствующего распорядительного документа. Чтобы было понятнее, приведу несколько наиболее характерных примеров. Например, сотруднику организации выдается доверенность на получение товарно-материальных ценностей у поставщика. Сама доверенность не является первичным учетным документом, но на ее основании можно составить товарно-транспортную либо товарную накладную, по которой сотрудник и получит причитающиеся товарно-материальные ценности. Если же доверенность выдается сотруднику организации для получения денежных средств, то на ее основании будет составлен другой первичный документ - расходный кассовый ордер. На основании такого распорядительного документа, как контракт или договор, можно сформировать целый ряд первичных документов: товарно-сопроводительный документ на отгрузку товарно-материальных ценностей, платежный документ на оплату полученных ценностей, акт выполненных работ (оказание услуг) и т.д., в зависимости от конкретной ситуации. Очевидно, что поставлять товарно-материальные ценности либо производить предоплату без предварительно составленного договора (контракта) никто не будет, поэтому и соответствующие первичные учетные документы формироваться не будут.

316 Возмездные и безвозмездные договоры

Важнейшими для бухгалтерского учета положениями, касающимися договорных отношений организаций, являются нормы ГК РФ о возмездных и безвозмездных договорах и о цене договора, которые влияют как на методологию бухгалтерского учета, так и на налоговые обязательства организации. Договор, по которому сторона должна получить плату или иное встречное предоставление за исполнение своих обязанностей, является возмездным; договор, по которому одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления, признается безвозмездным. В практической деятельности преобладают возмездные договоры.

Характерной чертой возмездного договора является то, что сторона, исполняющая свои обязанности, должна получить за это от другой стороны плату или иное встречное предоставление. То есть суть обязательства, возникающего из возмездного договора, заключается в том, что каждая из сторон по договору имеет право требования к другой стороне, но одновременно несет перед ней и определенные обязанности. При этом каждая из сторон является должником другой стороны в том, что она обязана сделать в

ее пользу, и в это же время ее кредитором в том, что имеет право от нее требовать. В случаях, когда в возмездном договоре цена не предусмотрена и не может быть определена исходя из условий договора, исполнение договора должно быть оплачено по цене, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары, работы или услуги. Данное правило основано на соответствующем положении, содержащемся в Венской конвенции ООН о договорах международной купли-продажи товаров, и соответствует международной практике.

Нередки случаи, когда запрашиваемые инспекторами документы компания не может представить в силу объективных обстоятельств, например таких, как кража или хищение.

Позиция ревизоров в таких случаях всегда одинаковая – указанные обстоятельства не признаются уважительной причиной, после чего происходит привлечение фирмы к ответственности за совершение правонарушения, начисление штрафов, пеней, доначисление налога. Доказывать свою правоту и добросовестность организации приходится только в судебном порядке. Однако при этом необходимо понимать, что простое заявление о наступлении непредвиденных обстоятельств не будет рассматриваться как обстоятельство, исключающее ответственность фирмы за правильность Так, одна компания не представила счета-фактуры и другие во время проверки, сославшись на кражу бумаг. При этом фирма не представила доказательств, прямым образом доказывающих факт кражи, попытки восстановления утерянной документации, а также свою добросовестность.

В итоге организации доначислен НДС и пени в размере более 120 млн рублей. Чтобы не повторять подобный печальный опыт, подготовьте аргументы в свою защиту заранее.

Прежде всего необходимо позаботиться о доказательствах в подтверждение добросовестного поведения. Анализ судебной практики в целом показывает, что понятие добросовестности доказывается следующими аргументами.

Непредвиденные обстоятельства

Руководство ООО в рассматриваемом выше споре утверждало, что из ее электронной базы данных похитили все документы за 2008–2011 годы. Однако для суда эта причина оказалась неуважительной, потому что компания не обращалась в полицию и не пыталась найти похитителя. Поэтому, как только в компании обнаружена пропажа, необходимо написать заявление в полицию. Справка из следственных органов (в частности, постановление о возбуждении уголовного дела) убедит суд, что бумаги пропали по не зависящим от компании причинам. Если документы сгорели – нужно получить справку о пожаре в МЧС. Поручите юристам проверить, правильно ли описан факт происшествия в выданном документе. Так, в другом споре компания не смогла отстоять 70 млн рублей доначислений из-за ошибки в справке МЧС Там было указано, что в сгоревшем здании находится другая организация (постановление АС Уральского округа от 1 февраля 2016 г. № Ф09-9606/15).

В любом случае документ из госорганов должен содержать точные сведения о том, кто потерпевший, какие документы и за какой период пропали либо были утрачены. Здесь нужно точное описание. Наличие описи пропавшей документации будет положительным аргументом в защиту позиции фирмы.

Следует учитывать и отрицательную судебную практику, которая не принимает во внимание в качестве уважительной причины непредвиденные, форс-мажорные обстоятельства. Налогоплательщик должен обеспечивать сохранность документов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23 октября 2012 г. № 15АП-10124/12 по делу № А32-970/2011). Поэтому подтвердить только наличие непредвиденных обстоятельств недостаточно для доказательства добросовестности.

Факт утраты

После исчезновения документов и получения справки компании нужно создать комиссию, которая установит причины утраты бумаг и зафиксирует их в акте об утрате.

Членами комиссии необходимо назначить заместителя директора, главного бухгалтера, начальника охраны и т. п. Комиссия должна составить акт, в котором следует подробно описать, когда и при каких обстоятельствах были утрачены бумаги.

Так, во время проверки налоговики не досчитались на сумму 3,5 млн рублей. Руководство предприятия пояснило, что бумаги утеряны в результате пожара. Ревизоры не поверили на слово и доначислили НДС. Однако в суде предприятию удалось отстоять свою позицию. Предприятие доказало, что архив уничтожен пожаром, а именно: был составлен акт о пожаре, который подтвердил, что здание, где расположена бухгалтерия и хранятся предприятия, уничтожено огнем, фирма подала соответствующее заявление в полицию о возбуждении уголовного дела по факту пожара, направлено письмо в инспекцию с уведомлением, что произошел пожар, и, наконец, представлена справка об утрате бумаг вследствие пожара с подписями генерального директора и главного бухгалтера (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 22 декабря 2015 г. по делу № А60-10762/2015).

Попытка восстановить

Однако самого факта обращения в МВД, МЧС, получения справок недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов. Важным критерием являются и активные действия со стороны фирмы – попытки восстановления утраченных документов. Не редки случаи, когда по данному основанию у налогоплательщика нет никаких доказательств. Суды крайне критично оценивают отсутствие попыток восстановления бумаг. В итоге компании часто проигрывают в суде именно по этой причине.

Так, в споре, приведенном в качестве примера в самом начале статьи, суды сослались на то, что компания не проводила сверки с контрагентами, не направляла им запросы на восстановление бумаг, не обосновала, каким образом «восстановлены» представленные счета-фактуры, не представила переписку с по восстановлению первичной документации, телеграммы, почтовые реестры, чеки и квитанции в качестве доказательства попыток восстановления утраченных документов.

Поэтому для доказательств необходимо руководствоваться следующими рекомендациями: назначьте ответственное лицо, которое будет взаимодействовать с контрагентами для изготовления дубликатов утерянных документов, а также сохраняйте копии отправленных запросов, переписку с контрагентами, почтовые квитанции об отправке писем.

Однако стоит помнить, что копии счетов-фактур должны быть заверены руководителем контрагента. Он должен поставить на них штамп «Копия верна», свою подпись и печать, дату заверки копии (см. Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»).

Так, организация представила копии счетов-фактур в обоснование суммы НДС при расчетах за поставленные товары. Суд признал обоснованной позицию компании, сославшись на то, что у инспекции отсутствовали основания для отказа в применении по НДС. Ревизоры могли определить суммы вычета НДС по данным банковской выписки по расчетному счету, платежным поручениям, счетам на оплату и иным документам, представленным фирмой (Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 26 марта 2012 г. № 10АП-778/12 по делу № А41-38116/10, Постановления Президиума ВАС РФ от 9 марта 2011 г. № 14473/10, от 19 июля 2011 г. № 1621/11).

Дополнительные действия

Что еще поможет компании доказать свою добросовестность? Вот несколько аргументов.

• Составить подробный расчет, из которого будет видно, что сумма вычетов НДС по утраченным документам соответствует оборотам по счетам, поступлениям денежных средств, суммам уплаченных налогов.
• При восстановлении утраченных документов контрагент не должен быть организацией, признанной ликвидированной, фирмой-однодневкой, подставной организацией, участником схем ухода от налогообложения.
• Отразить в бухгалтерской отчетности факт хищения / утраты ОС (оргтехники, серверов, электронных баз данных и т. п.).
• Заключить договор на восстановление электронных баз данных и представить его в качестве дополнительного аргумента, доказывающего намерения компании вернуть «первичку».
• Уточнить налоговую декларацию по факту реальной утраты финансово-хозяйственных документов и электронных баз данных (с изменением суммы расходов).

Некоторые представители налоговых органов, установив в ходе выездной налоговой проверки отсутствие у налогоплательщика первичных бухгалтерских документов и выявив, что утрата документов произошла по уважительной причине (например, затопление помещений, пожар, кража и т. д.), тем не менее, привлекают его к ответственности. По их мнению, своевременное непринятие налогоплательщиком мер к восстановлению утраченных документов свидетельствует о его вине в совершении правонарушения по ст. 120 НК РФ. Однако аргументация налоговых органов по поводу виновности налогоплательщика в невосстановлении первичных документов необоснованна, поскольку, как указал суд в Постановлении ФАС ВСО от 11 декабря 2003 года № А33-11262/03-С3-Ф02-4280/03-С1, ответственность за невосстановление утраченных документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена.

Основанием, освобождающим от ответственности по ст. 120 НК РФ, является отсутствие вины у налогоплательщика при совершении налогового правонарушения. Так, в одном из конкретных дел было установлено, что непредставление налогоплательщиком в налоговый орган бухгалтерских документов произошло по причине их кражи, что было подтверждено справкой начальника МОБ РОВД. Суд пришел к выводу об отсутствии в действиях налогоплательщика вины, так как непредставление бухгалтерских документов было вызвано обстоятельствами, не зависящими от воли налогоплательщика, следовательно, привлечение его к ответственности по п. 1 ст. 120 НК РФ неправомерно (Постановление ФАС ЦО от 16 октября 2002 года № А48-1456/02-18; Постановление ФАС ВСО от 16 октября 2003 года № А33-3496/03-С3-Ф02-3163/03-С1).

Также и по другому делу, установив, что отсутствие первичных документов было обусловлено их уничтожением в результате пожара, суд отказал во взыскании санкций по ст. 120 НК РФ (Постановление ФАС СЗО от 03 марта 2003 года № А26-4170/02-26).

7.2. Если ваш бухгалтер «ушел» со всеми документами (случай полного и частичного отсутствия документов)

Некоторые руководители и бухгалтера считают, что неведение хозяйственной деятельности в те или иные налоговые периоды так же является основанием для освобождения налогоплательщика от ответственности по ст. 120 НК РФ. Однако представляется, что данное предположение необоснованно, так как обязанность вести бухгалтерский и налоговый учет, оформлять первичные документы и составлять регистры бухгалтерского учета не ставится законодателем в зависимости от того, как налогоплательщик осуществляет свою деятельность (и осуществляет ли ее вообще). Данный подход находит свое закрепление и в современной судебно-арбитражной практике, в частности в Постановлении ФАС ВВО от 10 июля 2001 года № А79-832/01-СК1-780.

Наступит ли ответственность по ст. 126 НК РФ, если у налогоплательщика отсутствуют запрашиваемые налоговым органом документы?

Одним из условий для привлечения налогоплательщика или налогового агента к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ (и по п. 2 ст. 126 НК РФ) является то обстоятельство, что эта ответственность может быть применена только в том случае, если запрошенные налоговым органом документы фактически имелись у налогоплательщика на момент направлении требования, но не были им представлены.

Если налоговый орган не может доказать факт наличия документов у проверяемого лица, то привлечение к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ должно признаваться судом неправомерным, на том основании, что вина как необходимый элемент состава в данном случае отсутствует (подп. 2 ст. 109 НК РФ).

То есть в этом случае, как указывают суды, налоговый орган не доказал факта наличия у налогоплательщика запрашиваемых документов, а кроме того, не воспользовался своим правом на выемку документов (ст. 94 НК РФ) для подтверждения того, что запрашиваемые документы у организации имелись, в связи с чем во взыскании санкций было отказано (Постановление ФАС СЗО от 06 декабря 2002 года № А56-10707/02; Постановление ФАС УО от 18 марта 2003 года № Ф09-651/03АК).

Кроме того, имеется практика когда налогоплательщик не мог представить затребованные налоговым органом кассовые книги, журналы учета счетов-фактур, книги продаж и покупок, ведомости учета денежных средств в связи с тем, что ни руководитель налогоплательщика, ни главный бухгалтер не получили их от своих «предшественников». В данном случае суд признал неправомерным привлечение налогоплательщика к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ (Постановление ФАС СЗО от 07 мая 2002 года № А05-12781/01-694/13).

Такое же судебное решение было вынесено по делу, в котором было установлено, что непредставление документов по запросу налогового органа обусловлено их уничтожением в результате аварии в системе горячего водоснабжения в помещении, где хранились запрашиваемые документы (Постановление ФАС УО от 26 августа 2003 года № Ф09-2628/03-АК).

Обратите также внимание, что требование налоговой инспекции представить необходимые документы или сведения не может быть основано на предположении об их наличии, так как ответственность по п. 1 ст. 126 НК РФ может быть применена только на основании факта существования этих документов у налогоплательщика (Постановление ФАС УО от 01 ноября 2001 года № Ф09-2759/01-АК).

Однако некоторые суды в ситуациях, подобным вышеуказанным, тем не менее привлекают обязанных лиц к ответственности по ст. 126 НК РФ, указывая, что при заполнении налоговых деклараций налогоплательщик располагает документами, регистрами бухгалтерского учета, на основании которых исчисляет налоговую базу, суммы налоговых льгот и иные показатели, связанные с налогообложением. Поэтому отказ налогоплательщика представить запрашиваемые документы является налоговым правонарушением, предусмотренным п. 1 ст. 126 НК РФ (Постановление ФАС ВСО от 29 апреля 2003 года № А33-14759/02-СЗ/Ф02-1112/03-С1). Таким образом, можно предположить, что целый ряд документов, необходимых налоговому органу для проверки (договоры, счета-фактуры, накладные, кассовые книги и др.), у налогоплательщика должны быть в силу закона, а, следовательно, факт их действительного наличия для применения п. 1 ст. 126 НК РФ не имеет определяющего значения.

По этому поводу есть мнение автора статьи «Презумпция несуществующих документов» Анохина А.: «…применение для целей квалификации налогового правонарушения презумпции наличия у налогоплательщика тех или иных документов противоречит буквальному содержанию как диспозиции, так и санкции рассматриваемой правовой нормы. Применение правовой нормы не может основываться на предположениях и презумпциях правоприменительных органов. Условием наступления ответственности в рассматриваемом случае должно являться одновременное наличие сразу двух юридических фактов: представление налоговым органом доказательств наличия у налогоплательщика истребованных у него документов и непредставление (несвоевременное представление) таких документов в установленный срок налоговому органу. Очевидно, что получить такие доказательства в случае непредставления налогоплательщиком документов налоговому органу практически невозможно».

Автор предлагает в целях соблюдения баланса публичных и частных интересов в сфере налогообложения установить презумпцию, суть которой заключается в следующем: если налогоплательщик, получивший надлежащим образом оформленное требование налогового органа о предоставлении документов, затребованные документы в установленный срок не представил, то предполагается, что такие документы у него отсутствуют со всеми вытекающими из данного юридического факта последствиями: невозможность ссылать на эти документы в суде, применение мер ответственности, предусмотренных ст. 120 НК РФ «Грубое нарушение правил ведения учета доходов и расходов и объектов налогообложения», определение суммы налогов расчетным путем (п. 7 ст. 31 НК РФ). Данная позиция подтверждена судебно-арбитражной практикой – Постановление ФАС УО от 05 февраля 2002 года № Ф09-165/02-АК, а также Постановление ФАС ВВО от 24 июня 2002 года № А29-401/02А).

Следовательно, условием наступления ответственности должно являться одновременное наличие сразу двух юридических фактов: представление налоговым органом доказательств наличия у налогоплательщика истребованных у него документов и непредставление (несвоевременное представление) таких документов в установленный срок налоговому органу.

Вот что вы можете ответить налоговику в случае попыток оформить на вас протокол об административном нарушении: «Главный бухгалтер не отвечает за правонарушение, совершенное предшественником. Дело в том, что, согласно пункту 1 статьи 1.5 и статье 2.2 Кодекса об административных правонарушениях, человек отвечает за нарушения, в совершении которых установлена его вина».

7.3. Ответственность за утрату документов и неведение бухгалтерского учета

При отсутствии документов, подтверждающих правильность расчета налогов, могут применяться следующие санкции:

Штраф по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, выразившееся в отсутствии первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета. Размер штрафа составляет: 5000 руб. – если нарушение допускалось в течение одного налогового периода; 15 000 руб. – если нарушение допускалось в течение более одного налогового периода; 10 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. – если в результате нарушения была занижена налоговая база;

Штраф по ст. 122 НК РФ за неуплату или неполную уплату сумм налога в результате занижения налоговой базы в размере 20 % от неуплаченных сумм налога, а если будет доказан умышленный характер нарушения – в размере 40 % от неуплаченных сумм налога;

Штраф по ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок в налоговые органы документов в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Кроме того, при выявлении факта неуплаты или неполной уплаты налога с налогоплательщика будут взысканы суммы неуплаченного налога и пени.

Наиболее благоприятная для налогоплательщиков арбитражная практика сложилась относительно применения в рассматриваемом случае санкций по ст. 126 НК РФ. При рассмотрении дел, касающихся применения штрафа по ст. 126 НК РФ, при утере или уничтожении документов, в большинстве случаев суд указывал, что исходя из содержания данной статьи, а также ст. 93 НК РФ, регламентирующей порядок истребования документов у налогоплательщика, ответственность по ст. 126 наступает, только когда соответствующие документы имеются у налогоплательщика в наличии. Если же документы на момент истребования отсутствовали, то в действиях налогоплательщика отсутствует состав правонарушения, предусмотренного ст. 126 НК РФ.

В качестве примеров подобных судебных решений можно привести Постановления ФАС СЗО от 04 ноября 2003 года № А42-3207/03-20; от 29 сентября 2003 года № А44-1202/03-С15; от 16 июня 2004 года № А52/4734/2003/2.

Иная ситуация наблюдается в отношении применения штрафа по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. В данном случае формально факт нарушения очевиден: у организации отсутствуют первичные и другие документы. Однако при грамотной аргументации организация имеет шансы убедить суд в отсутствии своей вины в совершении данного налогового правонарушения. Речь идет о применении ст. ст. 109 и 111 НК РФ. В соответствии со ст. 109 НК РФ лицо не может быть привлечено к ответственности при отсутствии вины в совершении налогового правонарушения. При этом на основании пп. 1 п. 1 ст. 111 НК РФ обстоятельствами, исключающими вину лица в совершении налогового правонарушения, признается совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в средствах массовой информации и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания). Поэтому утрата документов не по вине организации не образует состава правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ст. 120 НК РФ.

Примерами судебных решений, в которых установлено отсутствие вины налогоплательщика в совершении правонарушения, предусмотренного ст. 120 НК РФ, являются Постановления ФАС СЗО от 14 сентября 2004 года № А13-180/04-14; от 04 августа 2004 года № А13-4401/03-11; от 16 июня 2004 года № А52/3/04/2; ФАС ВСО от 17 августа 2004 года № А33-17993/03-С3-Ф02-3180/04-С1.

Организация может также попытаться убедить суд в том, что утеря документов не по ее вине (в результате пожара, затопления, кражи, стихийного бедствия) является смягчающим обстоятельством в соответствии с подп. 3 п. 1 ст. 112 НК РФ, в этом случае размер штрафа подлежит уменьшению не менее чем в 2 раза на основании п. 3 ст. 114 НК РФ.

И, наконец, при утрате документов весьма вероятно применение к организации штрафа по ст. 122 НК РФ, а также взыскание сумм недоплаты налогов и пеней. Аргументами в пользу налогоплательщика в данном случае также будут отсутствие вины в совершении налогового правонарушения и наличие смягчающих обстоятельств.

Как отмечалось выше, при выявлении факта отсутствия документов налоговые органы нередко прибегают к определению сумм налогов расчетным методом на основании подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В этом случае организация может попытаться доказать в суде, что налоговые органы применили неверный подход или неправильную методику при расчете налогов таким способом. Аргументами, подтверждающими неправильный выбор налоговой инспекцией аналогичного налогоплательщика, могут служить:

Произвольное определение аналогичной организации (Постановление ФАС ДВО от 30 июня 2004 года № Ф03-А59/04-2/1476);

Применение слишком ограниченного числа критериев для сравнения организаций: например, использовался только показатель среднесписочной численности работников (Постановление ФАС СЗО от 24 декабря 2002 года № А05-5351/02-314/14);

Выявление существенных отличий аналогичной фирмы от налогоплательщика по основным показателям (Постановление ФАС ЗСО от 19 апреля 2004 года № Ф04/2025-417/А03-2004).

В случае, когда при отсутствии документов исчисление сумм налогов производится налоговой инспекцией исходя из сумм доходов, показанных в декларации, но без учета расходов, суд также может встать на сторону налогоплательщика. Так, может быть указано, что налоговая инспекция не воспользовалась своим правом на определение суммы налога расчетным путем, а исчисление налоговой базы без учета расходов неправомерно (Постановления ФАС СЗО от 14 сентября 2004 года № А13-180/04-14, ФАС ВСО от 01 сентября 2005 года № А19-4140/05-15-Ф02-4364/05-С1).

Кроме того, имейте ввиду, что в соответствии с Федеральным законом от 02 июля 2005 года № 83-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей“ и в статью 49 Гражданского кодекса Российской Федерации» регистрирующий орган принимает решение о предстоящем исключении юридического лица из Единого государственного реестра юридических лиц при наличии одновременно двух следующих признаков:

1. Непредставление юридическим лицом в течение последних двенадцати месяцев документов отчетности, предусмотренных законодательством о налогах и сборах.

2. Отсутствие в течение последних двенадцати месяцев операций хотя бы по одному банковскому счету. Настоящий срок применяется и в случаях, если он истек до вступления в силу настоящего Федерального закона или в течение года со дня вступления его в силу.

Решение о предстоящем исключении подлежит опубликованию в течение трех дней с момента принятия такого решения в органах печати, в которых публикуются данные о государственной регистрации юридического лица (п. 3 ст. 21.1 Федерального закона от 08 августа 2001 года № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

Исключаемое юридическое лицо, кредиторы и иные лица, чьи права и законные интересы затрагиваются в связи с исключением недействующего юридического лица из Единого государственного реестра юридических лиц, имеют право направить заявления в срок не позднее чем три месяца со дня опубликования решения о предстоящем исключении. В таком случае решение об исключении недействующего юридического лица из Единого государственного реестра юридических лиц не принимается и юридическое лицо ликвидируется в установленном гражданским законодательством порядке. Обжаловать действия регистрирующих органов можно в течение года со дня, когда потерпевшие узнали или должны были узнать о нарушении своих прав.

Порядок исключения недействующих юридических лиц из Единого государственного реестра юридических лиц распространяется также на юридические лица, зарегистрированные до вступления в силу Федерального закона № 129-ФЗ или до вступления в силу вносимых Федеральным законом № 83-ФЗ изменений (п. 3 ст. 3 Федерального закона № 83-ФЗ).

Избегайте подобных ситуаций, когда принимаете решение о неведении учета в своей организации.

Утрата документов, содержащих сведения, составляющие налоговую тайну проверяемой организации, либо разглашение таких сведений влечет ответственность, предусмотренную законодательством (п. 4 ст. 102 НК РФ). При обнаружении подобных нарушений назначается экспертиза. Порядок назначения и проведения экспертизы определен в ст.95 НК РФ. Решение о привлечении эксперта к проверке принимает инспектор, ее проводящий. Экспертиза производится сотрудниками соответствующих учреждений либо иными специалистами, обладающими специальными знаниями в соответствующей области, на договорной основе. Назначая налоговую экспертизу, проверяющий выносит постановление, где кратко излагает обстоятельства, явившиеся для этого основанием.

Перед началом проведения экспертизы инспектор должен ознакомить эксперта с его правами и обязанностями, установленными п.п. 4, 5 и 8 ст. 95 НК РФ, и предупредить об ответственности за отказ от участия в проведении проверки или дачу заведомо ложного заключения (ст.129 НК РФ).

По результатам проведенной экспертизы эксперт дает заключение в письменной форме от своего имени. В заключении эксперта излагаются проведенные им исследования, сделанные по результатам этих исследований выводы и обоснованные ответы на поставленные вопросы. Если эксперт при производстве экспертизы установит имеющие отношение к предмету экспертизы обстоятельства, по поводу которых ему не были поставлены вопросы, то он вправе включить выводы об этих обстоятельствах в свое заключение. Эксперт может отказаться от дачи заключения, если предоставленные ему материалы, относящиеся к предмету экспертизы, являются недостаточными или если он не обладает необходимыми знаниями для проведения экспертизы. Отказ от дачи заключения оформляется в виде письменного сообщения о невозможности дать заключение. Если в заключении эксперта содержатся выводы, выходящие за пределы его компетенции, соответствующая часть заключения должна рассматриваться как не имеющая доказательственного значения.

Нарушение лицом, имеющим допуск к государственной тайне, установленных правил обращения с содержащими государственную тайну документами, а равно с предметами, сведения о которых составляют государственную тайну, если это повлекло по неосторожности их утрату и наступление тяжких последствий, наказывается ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до трех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.

В соответствии с Письмом Минфина РФ от 19 апреля 2001 г. № 04-01-10/1/1, а также с п.1 ст. 126 части первой НК РФ непредставление в установленный срок налогоплательщиком (налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом, и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет взыскание штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

В соответствии с НК РФ налоговым правонарушением признается виновно совершенное противоправное (в нарушение законодательства о налогах и сборах) деяние (действие или бездействие) налогоплательщика, налогового агента и иных лиц, за которое Налоговым кодексом установлена ответственность. Это означает, что если при определении вида нарушения отсутствует любой из квалификационных признаков, в том числе вина лица, то данное деяние не может считаться налоговым правонарушением, и, соответственно, санкции не налагаются. Однако следует иметь в виду, что Кодексом устанавливаются различные формы вины, при наличии которых лицо может быть привлечено к ответственности за совершение налогового правонарушения, при этом формы вины иногда неправомерно идентифицируют с отсутствием вины.

В рассматриваемом случае, когда у организации отсутствуют документы налоговой отчетности по причине их утраты, иной утери, необходимо исходить из следующего.

В соответствии со ст. 110 НК РФ виновным в совершении налогового правонарушения признается лицо, совершившее противоправное деяние умышленно или по неосторожности. Налоговое правонарушение признается совершенным по неосторожности, если лицо, его совершившее, не осознавало противоправного характера своих действий (бездействия) либо вредный характер последствий, возникших вследствие этих действий (бездействия).

Это означает, что если документы, необходимые для представления в налоговые органы, были утеряны организацией (должностными лицами организации) и не восстановлены к указанному сроку, хотя должностные лица организации по своему статусу и должностным обязанностям должны и могли осознавать характер последствия этой утери (своего бездействия), то присутствует вина в форме неосторожности. В данном случае налоговые органы правомерно квалифицируют непредставление документов как налоговое правонарушение и привлекают налогоплательщиков к налоговой ответственности.

В связи с изложенным при непредставлении необходимых документов по требованию налогового органа, которые организация должна была иметь, поскольку за отсутствие их налоговым органом применена ст. 120 НК РФ, возможно применение ст. 126, поскольку указанные статьи по смыслу не дублируют наложенную ответственность по Кодексу и могут применяться независимо в качестве меры по конкретному налоговому правонарушению.

Если документ представлен в налоговый орган своевременно, но неправильно заполнен. Наступит ли в данном случае ответственность по ст. 126 НК РФ?

Субъективная сторона деяния, предусмотренного ст. 126 НК РФ, может быть представлена как в виде умысла, так и неосторожности. Формы вины не влияют на квалификацию налогового правонарушения по ст. 126 НК РФ.

Вместе с тем в случае отсутствия вины соответствующего лица оно ответственности по ст. 126 НК РФ не подлежит. Так, по одному из дел суд указал, что изъятие налоговой полицией у налогоплательщика документов без составления подробной описи, повлекшее их частичную утрату, делает невозможным предоставление этих документов налоговому органу, что исключает вину налогоплательщика при привлечении его к ответственности по ст. 126 НК РФ (Постановление ФАС ВСО от 11 января 2001 года № А78-2715/00-С2-962у/Ф02-2914/00-С1).

Статья 126 НК РФ включает в себя три самостоятельных состава налоговых правонарушений, объединенных только объектом и субъективной стороной и различающихся между собой по объективной стороне и субъектному составу.

Структурно ст. 126 НК РФ состоит из трех самостоятельных частей, каждая из которых определяет самостоятельные составы налогового правонарушения и размер налоговой санкции. Пункт 1 ст. 126 НК РФ предусматривает меры ответственности за непредставление сведений налогоплательщиками и налоговыми агентами о самих себе.

Пункты 2 и 3 ст. 126 НК РФ предусматривают меры ответственности за непредставление сведений о налогоплательщиках и налоговых агентах третьими лицами.

Однако в любом случае необходимо учитывать, что сфера применения ст. 126 НК РФ находится в пределах неисполнения установленной обязанности по представлению в налоговый орган документов и (или) сведений в установленный законом срок. Поэтому неправильное заполнение формы того или иного документа в условиях его своевременного предоставления в налоговый орган не может образовывать состава налогового правонарушения по п. 1 ст. 126 НК РФ. Данная позиция нашла отражение и в судебной практике (Постановление ФАС ЗСО от 13 марта 2002 года № Ф04/919-139/А27-2002; Постановление ФАС ЦО от 07 июля 2003 года № А64-4622/02-17).

Материальная ответственность за утрату документов наступает, если утраченный документ не может быть восстановлен в необходимый срок, а его отсутствие наносит организации прямой действительный ущерб. Обесцененным является документ, потерявший юридическую силу, в частности в результате неправильного оформления. Примером может служить ненадлежащим образом составленный акт на приемку продукции. На основании неправильно оформленного акта нельзя применить санкции к организации, поставившей некачественную продукцию (товар). На работника отдела кадров, виновного в задержке трудовой книжки, может быть возложена ограниченная материальная ответственность, так как организация вынуждена оплачивать увольняемому работнику время вынужденного прогула.

Ни одна организация не застрахована от ограбления. Однако к проблемам руководителя организации, потерявшего имущество, добавляются и проблемы бухгалтера, который должен своевременно и правильно оформить документы и пересчитать налоги.

Кража – это тайное хищение чужого имущества в корыстных целях (ст. 158 УК РФ). За совершение данного преступления Уголовным кодексом предусмотрены суровые меры наказания. Однако это не останавливает охотников за чужим добром. Чтобы преступники не радовались жизни, а бухгалтер смог списать убытки от хищения, фирме необходимо подать заявление о краже в милицию. Пока правоохранители расследуют ограбление, счетный работник должен провести инвентаризацию имущества (об этом написано в книге в других главах).

Бывает, что работники милиции не могут установить виновных в ограблении. Тогда они приостанавливают предварительное следствие (подп. 1 п. 1 ст. 208 УПК РФ). Следователь выносит об этом постановление. Чтобы иметь документальное подтверждение о том, что виновные не найдены, получите копию решения (подп. 13 п. 2 ст. 42 УПК РФ). Как уже не раз отмечалось, сто в соответствии со ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. В данном случае таким подтверждением станет постановление о приостановлении следствия. Дело в том, что бухгалтер может включить в состав внереализационных расходов убытки от хищений, виновники которых не установлены (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). То есть при наличии решения следователя счетный работник может уменьшить базу по налогу на прибыль на убытки от кражи (Письмо МНС России от 8 июня 2004 г. № 02-5-10/37). При этом Минфин России считает, что снизить доходы на сумму кражи фирма может только на основании решения суда (Письмо Минфина России от 31 мая 2000 г. № 04-02-05/1).

Если же виновных все-таки нашли и суд это подтвердил, то на основании обвинительного приговора бухгалтер учтет суммы возмещения ущерба в составе внереализационных доходов в соответствии с ПБУ 9/99 (Приказ Минфина России от 6 мая 1999 г. N 32н). Если же суд не признал подозреваемых виновными, то бухгалтер поведет себя в этой ситуации так же, как в случае с неустановлением виновных.

К тому же, если организация заключила договор с охранной фирмой, то она может взыскать убытки с нее. Но, только в том случае, если в соглашении было оговорено, что охранники несут ответственность за украденную собственность. Так, арбитражный суд становится на сторону компаний, если они пользовались услугами ЧОП по договору. При этом неважно, через какое количество времени, хоть через пять минут, «защитники» приехали на место преступления. Если имущество украдено, то его стоимость охранники возместят владельцу (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 декабря 2004 г. № А13-5339/04-20).

В случае утраты имущества и основных средств в результате кражи бухгалтер фирмы должен восстановить НДС в бюджет. Такова позиция налоговой службы и Минфина. Чиновники ссылаются на п. 2 ст. 171 Налогового кодекса. Там сказано, что бухгалтер может представить к вычету только суммы НДС, оплаченные фирмой при покупке товаров для их дальнейшей перепродажи или осуществления операций, облагаемых НДС. Поэтому они считают, что для возмещения необходима последующая реализация, и этот факт должен быть подтвержден.

Инспекторы и финансисты делают вывод, что уплаченный и принятый к вычету НДС по основным средствам, выбывшим в связи с чрезвычайными обстоятельствами (например, из-за ограбления), подлежит восстановлению в бюджет. Ведь, несмотря на то что фирма приобрела товары, например, для реализации, впоследствии они перестали участвовать в этой операции.

Кроме того, бухгалтер должен возместить НДС в том налоговом периоде, когда утраченное имущество списывается с учета (Письма Минфина России от 20 сентября 2004 г. N 03-04-11/155, Минфина России от 30 сентября 2003 г. № 04-03-11/77, УМНС по г. Москве от 30 июня 2003 г. № 24–11/35102).

Однако у судей имеется и другое мнение. К примеру, Постановление ФАС Уральского округа от 20 февраля 2003 г. № Ф09-190/03-АК. Фирма приобрела, ввела в эксплуатацию и поставила на учет основные средства. Бухгалтер возместил из бюджета НДС по этой покупке. Затем имущество было украдено. Налоговая инспекция по результатам проверки доначислила налог и пени. Чиновники посчитали, что фирма должна была восстановить НДС в бюджет по похищенным основным средствам. Суд же решил, что фирма не обязана возвращать налог на добавленную стоимость государству, поскольку кража не является реализацией.

И действительно, НК РФ не предусматривает возврат налога в случае утраты имущества. Этот документ предполагает возмещение НДС в двух случаях. Во-первых, если фирма решила воспользоваться освобождением от НДС по ст. 145 НК РФ, то она должна вернуть налог в бюджет. Во-вторых, бухгалтер восстановит налог на добавленную стоимость, если он неправомерно или ошибочно принял его к вычету по товарам, работам или услугам (п. п. 2, 3 ст. 170 НК).

Следовательно, кража собственности не обязывает фирму заплатить в бюджет ранее вычтенный НДС. Таким образом, организации могут не руководствоваться мнениями инспекторов и финансистов, но свою позицию им скорее всего придется отстаивать в суде.

При утрате или потере документов руководитель организации должен сформировать комиссию по выявлению причин пропажи. Это правило регламентируется п. 6.8 «Положения о документах и документообороте».

Существует несколько причин утраты документов:

1. Форс-мажорные обстоятельства

Если уничтожение или потеря документов связаны со стихийными бедствиями, взломом, пожаром или другими экстремальными условиями, то к делу о расследовании должны подключаться сотрудники, непосредственно связанные с происшествием: следственный комитет, МЧС.

При этом заключение комиссии дополняется следующими документами:

• справка от Государственного пожарного надзора о причинах возгорания;
• уведомление из ОВД о возбуждении дела о краже;
• справка из РЭУ о факте затопления;
• справка от МЧС о возникновении чрезвычайной ситуации;
• и другие документы, подтверждающие возникновение непредвиденных обстоятельств.

2. Утрата по вине сотрудника

Если документы были потеряны или незаконно уничтожены по вине сотрудника организации, управляющий должен принять от этого сотрудника письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном наказании, регламентированном статьей 193 ТК РФ.

Увольнение виновного сотрудника проходит в соответствии с формой Приказа № Т-8, который утвержден письмом Роструда от 01.06.2001 г. № 1493-6-1.

После окончания процедуры установления факта пропажи и составления актов, комиссия начинает восстанавливать потерянные документы. Если комиссия не смогла определить, какая часть документов была утеряна, то создается дополнительная инвентаризационная комиссия.

Ответственность за утрату архивных документов

Статья 27 Федерального закона №125 регламентирует следующие виды ответственности за уничтожение бухгалтерских документов:

Административная ответственность за уничтожение документов

Нарушение правил архивного хранения, учета и использования документов предполагает минимальные денежные потери для организации. Законодательство предлагает штрафы для граждан от 100 до 300 рублей; для должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Статья 15.11 КоАп РФ предлагает за грубое нарушение требований к ведению бухгалтерского учета штраф на должностных лиц в размере от 5000 до 10000 рублей, на юр. лиц – от 20000 до 50000 рублей.

Налоговая ответственность за утрату секретных документов

• Пункт 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ предусматривает штраф 200 рублей за каждый не предоставленный налоговый документ.
• 10 000 рублей предлагается заплатить за потерю документов за один налоговый период.
• За утерю первичных документов штраф составляет 30000 рублей за несколько отчетных периодов.
• Штраф в размере 20% от суммы заниженного налога, который вызван утратой первичных документов, но не менее 40000 рублей.

Уголовная ответственность за уничтожение документов

Если организация не предоставила налоговому инспектору документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов согласно законодательству РФ, то должностное лицо наказывается штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей или удержанием заработной платы за период от 1 до 2 лет, либо принудительными работами с лишением права занимать определенные должности, либо лишением свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет (часть 1 статьи 199 УК РФ).