Унифицированная система документации представляет собой. Унификация документов и унифицированные системы документации. Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизац

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации .Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов;2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники;3) исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система первичной учетной документации;

3) унифицированная система банковской документации;

4) унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

5) унифицированная система отчетно-статистической документации;

6) унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

7) унифицированная система документации по труду;

8) унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

9) унифицированная система внешнеторговой документации.

24. Оценка качества продукции состоит в установлении соответствия продукции определенным требованиям. Это соответствие определяется на основе сопоставления различными способами показателей оцениваемой продукции с базовыми, в результате получают:

1. Происходит превосходит требуемый уровень;

2. Соответствует требуемому уровню;

3. Уступает требуемому уровню.

Результаты оценки могут использоваться:

1. При разработке новой продукции;

2. При обосновании требований, закладываемых в техническое задание на разработку продукции.

3. При разработке нормативных документов;

4. При замене продукции;

5. При формировании предложения по экспорту и импорту.

Общая схема

Выбор базового образца

Классификация промышленной продукции по признакам ее использования и классификация показателей качества продукции по характеризуемым свойствам

Потребляемая продукция относится к первой категории (это продукция, использование которой при её отказе или низком значении показателей качества может привести к катастрофическим последствиям).

Материал – исходный предмет труда, потребляемый для изготовления изделия.

Продукт – материальный результат труда, не являющийся изделием и предназначен для употребления и эксплуатации продукции.

Изделие – единица продукта, количество которой может начисляться в штуках.

Расходное изделие – единица продукции, которая начисляется при помощи непрерывных величин (килограмм, метр и.т.д.), но при этом обязательно выпускается в промышленной упаковке.

Классификация показателей качества продукции.

Существует деление показателей качества продукции на две группы:

1. единичные показатели

2. комплексные показатели

При этом и те, и другие могут быть отнесены к оцениваемым показателям и базовым.

Все показатели являются относительными, так как оценка проводится путем сравнения измеряемого значения с некоторым заранее установленным базовым.

Основные группы показателей

1. Показатели назначения: к ним относят показатели, характеризующие функциональные свойства объекта, т.е. показатели состава, структуры, производительности.

2. Экономические показатели: данная группа показателей характеризует соответствие изделия экономическим требованиям, а так же соответствие изделия возможностям информационного взаимодействия с человеком.

3. Эстетические показатели: характеризуют информационную выразительность, рациональность форм и целостность композиции (нравится или не нравится).

4. Эргономические показатели: характеризуют удобство исполнения и комфортность в использовании.

5. Экономические показатели: делят на три группы

Физические (уровень пылевыделения, электромагнитные колебания)

Химические (токсичные выбросы)

Микробиологические (уровень патогенности микроорганизмов, выделяющихся во время различных синтезов).

6. Показатели безопасности: делятся на

Механические (уровень вибрации)

Термические

Электрические

Пожароопасные и взрывоопасные

Биологические

7. Патентно-правовые показатели: данная группа характеризует степень патентной защищенности объекта.

8. Показатели технологичности: данная группа делится на основные показатели и дополнительные.

К основным относят – трудоемкость, себестоимость, материалоемкость.

К дополнительным относят – коэффициент использования материала, КПД изделия.

9. Показатели транспортабельности: габаритные размеры, масса, диапазон температур, влажность, трудоемкость работ при разгрузке и транспортировке.

10. Сервисные показатели: характеризуют уровень и качество сервисного обслуживания, а так же удаленность сервисных центров.

11. Показатели надежности: надежность является одним из самых главных качеств продукции, чем ответственнее продукция, тем выше требования надежности, предъявляемые к ней.

25. 4. Техническаяоснова метрологического обеспечения. Элементы технической основы МО. Их содержание,значение и роль в формировании технической основы МО. Системы государственныхэталонов единиц физических величин и передачи размеров единиц физических величин.Испытания и утверждение типа средств измерений, метрологическая аттестация нестандартизированных средств измерений. Поверка и калибровка средств измерений какэлементы технической основы МО. Система стандартных образцов состава и свойств веществ иматериалов. Система стандартных справочных данных о физических константах и свойствах веществ и материалов.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ

1. Стандартизация является одним из эффективных средств организации общественных, производственных и экономических отношений в обществе.Определение, данное Международной организацией по стандартизации (ИСО) и Международной электротехнической комиссией (МЭК):Стандартизация – деятельность, направленная на достижение оптимальной степени упорядочения в определённой области посредством установления положений для всеобщего и многократного использования в отношении реально существующих или потенциальных задач.Важнейшими результатами такой деятельности являются:повышение степени соответствияпродукции, процессов и услуг их функциональному назначению; -устранение барьеров в торговле; -содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству. -В 2002 г. был принят федеральный закон "О техническом регулировании", в котором дано следующее определение стандартизации.Стандартизация – деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ и услуг.Стандартизация осуществляется в целях :1. Повышения уровня безопасности жизни или здоровья граждан, имущества физических или юридических лиц, экологической безопасности, безопасности жизни или здоровья животных и растений, содействия соблюдению требований технических регламентов.2. Повышения уровня безопасности объектов с учётом риска возникновения чрезвычайных ситуаций природного и технического характера.3. Обеспечения научно-технического прогресса.4. Повышения конкурентоспособности продукции, работ и услуг.5. Рационального использования ресурсов.6. Технической и информационной совместимости.7. Сопоставимости результатов исследований и измерений, технических, экономико-статистических данных.8. Взаимозаменяемости продукции. Взаимозаменяемость – это пригодность одного изделия, процесса или услуги для использования вместо другого изделия, процесса или услуги в целях выполнения одних и тех же требований.Для реализации целей отечественной стандартизации сформулированы основные задачи стандартизации :1. Обеспечение взаимопонимания между разработчиками, изготовителями, продавцами и потребителями.2. Установление требований к качеству продукции с учётом её безопасности.3. Установление метрологических норм и правил, требований по совместимости, взаимозаменяемости, требований к технологическим процессам.4. Обеспечение вопросов стандартизации по всем стадиям жизненного цикла продукции.5. Совершенствование системы информационного обеспечения в области стандартизации.Стандартизация как техническая наука базируется на исходных положениях и принципах, которые изложены в Федеральном законе РФ от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ и ГОСТ Р 1.0–2004. Стандартизация в РФ. Основные положения .

Основные принципы стандартизации:

1. Разработка документов по стандартизации на основе консенсуса (согласия) всех заинтересованных сторон;2. Целесообразность разработки стандарта с точки зрения социальной, технической и экономической необходимости;3. Приоритет в разработке – это стандарты, способствующие обеспечению безопасности для жизни, здоровья людей и имущества, охраны окружающей среды, обеспечивающие совместимость и взаимозаменяемость продукции.4. Комплексность стандартизации взаимосвязанных объектов;5. Установление требований и их однозначность к основным свойствам объекта стандартизации, которые могут быть объективно проверены;6. Добровольное применение стандартов;7. Максимальный учёт при разработке стандартов интересов заинтересованных лиц;8. Использование международных стандартов как основы для разработки национальных стандартов;9. Недопустимость создания препятствий производству и обращению безопасной продукции, международной торговле;10. Недопустимость установления стандартов, которые противоречат техническим регламентам.

2. Перечислим основные принципы стандартизации.1. Принцип добровольности стандартов реализуется в процессе принятия решения о применении стандарта. Если было принято решение применять какой-либо стандарт, то хозяйствующий субъект обязан осуществлять свою деятельность таким образом, чтобы она полностью соответствовала принятому стандарту.2. При разработке и утверждении стандартов должны учитываться законные интересы заинтересованных лиц.3. За основу национальных стандартов должны приниматься Международные стандарты. Данный принцип может не выполняться, если применение Международных стандартов в качестве основы национальных признано невозможным.4. Стандартизация не должна препятствовать нормальному товарообороту больше, чем это необходимо для ее осуществления.5. Все элементы системы, подвергнутой стандартизации, должны быть совместимы.6. Все принятые стандарты должны быть максимально динамичны, т. е. должны своевременно адаптироваться к достижениям научно-технического прогресса.7. Стандартизация должна быть эффективной, т. е. стандартизация должна давать либо экономический, либо социальный эффект.8. Стандарты не должны противоречить друг другу или техническим регламентам, не должны создавать барьеров в международной торговле.9. Все стандарты должны быть четко сформулированы и не должны допускать двусмысленных трактовок.10. Стандарты для готовой продукции должны быть непосредственно связаны со стандартами составных частей или сырья, из которого данная продукция была изготовлена.11. Стандартизация должна проводиться таким образом, чтобы выполнение установленных стандартов в дальнейшем могло быть объективно проверено.Основными методами проведения стандартизации являются:1) упорядочение объектов стандартизации;2) параметрическая стандартизация;3) опережающая стандартизация;4) нификация продукции;5) комплексная стандартизация;6) агрегатирование

3. В системе стандартизации существенное значение имеют нормативы, регламентирующие численное значение параметров изделий, так называемые параметрические ряды. Такие стандарты определяют номенклатуру изделий одного и того же назначения: ряд номинальных мощностей данного типа двигателей, ряд размеров обуви определенного фасона и т.пПараметрические стандарты строятся на основе рядов предпочтительных чисел. Эти ряды должны отвечать следующим требованиям: быть бесконечными как в сторону малых, так и в сторону больших чисел;· включать единицу и все значения кратные десяти. быть достаточно простыми для запоминания.Ряды предпочтительных чисел обычно представляются членами арифметической или геометрической прогрессии. Примером параметрического ряда, построенного по принципу арифметической прогрессии, является ряд метрической резьбы. Положительным свойством такого ряда является постоянство разности между соседними членами, а недостатком – неравномерность, так как отношение соседних членов убывает по мере возрастания значения члена такого ряда. Поэтому в области больших значений параметра неоправданно завышается количество номиналов ряда. Это вынуждает прибегать к производным рядам, например с использованием разрывов ряда. Таков ряд метрической резьбы: М1, М2, М3, М4, М5, М6, но М8, М10, М12…У геометрической прогрессии этот недостаток отсутствует; отношение смежных членов всегда постоянно и равно знаменателю прогрессии. Недостатком геометрической прогрессии является то, что в общем случае ее члены не кратны десяти и требуют округления.Недостатки рядов, построенных на основе геометрической прогрессии, менее существенны, чем у арифметической, поэтому согласно рекомендациям Международной организации по стандартизации (ИСО) действующий ГОСТ-8032-56 предполагает построение параметрических рядов на основе геометрических прогрессий. Такие ряды были разработаны в конце XIX столетия французским офицером Ш. Ренаром и получили название рядов Ренара.Ряды Ренара строятся со знаменателями геометрической прогрессии ; ;

;

Первые четыре ряда являются основными, ряд R80 – дополнительным. Номиналы рядов следующие:R5 – 1,0; 1,6; 2,5; 4,0; 6,3;R10 – 1,0; 1,25; 1,6; 2,0; 2,5; 3,15; 4,0; 5,0; 6,3; 8,0;R20 – 1,0; 1,12; 1,25; 1,4; 1,6; 1,8; 2,0; 2,25; 2,5; 2,8; 3,15; 3,55; 4,0; 4,5; 5.0; 5,6; 6,3; 7,1; 8,0; 9,0.

Аналогично строятся ряды R40 и R80.Ряды Ренара имеют следующие особенности:- относительная разность между членами ряда сохраняется постоянной и равна знаменателю прогрессии;количество членов ряда равно показателю корня; каждый последующий ряд включает все числа предыдущего;безграничность достигается путем умножения на 10, 100, 1000 или на 0,1, 0,01, 0,001 и т.д.; произведение или частное двух чисел ряда дает число, входящее в этот ряд.Следует отметить, что, начиная с ряда R10, в рядах предпочтительных чисел есть число 3.15, близкое p. Поэтому длины окружностей и площади кругов также можно с достаточной точностью выразить предпочтительными числами.На практике могут применяться производные ряды, которые получаются отбором n членов ряда, ограничением верхнего и нижнего пределов. Применение производных рядов предпочтительных чисел позволяет достичь ограничения типоразмеров изделий и оптимального сокращения их номенклатуры. Последнее позволяет упростить производство изделий, упрощает унификацию, сокращает номенклатуру запасных частей, т.е. повышает экономическую эффективность производства.Построение ряда параметров для изделий требует проработки следующих вопросов: Выбор главных параметров, которые должны отражать основные технические, эксплуатационные и технологические свойства изделия. Главные параметры не должны ограничивать возможность совершенствования и унификации изделия. Выбирается диапазон ряда, который охватывает общий объем потребности в изделиях данного вида. При этом учитывается имеющийся опыт как отечественный, так и международный, возможности агрегирования, перспективы развития производства. Определяются интервалы между членами ряда (градация ряда). В отдельных случаях интервалы могут быть различными, т.е. образуется ряд переменной густоты.. Производится экономическое обоснование выбора ряда с целью определения выбора ряда с целью определения оптимального количества типоразмеров, при которых затраты на изготовление и эксплуатацию будут минимальными.

Применяются также и параметрические ряды, построенные не на основе арифметических или геометрических прогрессий, а на иной базе. Характерным примером могут служить параметрические ряды частот вращения синхронных электрических машин и синхронных скоростей асинхронных двигателей. Эти величины зависят от частоты питающей сети и числа пар полюсов.

В ряде случаев могут применяться ряды предпочтительных чисел, построенные на базе геометрических прогрессий, но отличающиеся от рядов Ренара. Таковы ряды номинальных сопротивлений резисторов. Эти ряды обозначаются EN, где N – число номинальных величин в каждом десятичном интервале, и представляют геометрические прогрессии со знаменателем

Согласно рекомендаций Международной электротехнической комиссии (МЭК) и действующим отечественным стандартам значения сопротивлений резисторов с допуском ±5% и более соответствует рядам Е3, Е6, Е12 и Е24, а с допуском менее ±5% - рядам Е48, Е96 и Е192.Номинальные напряжения трехфазного переменного тока в области низких напряжений представляют ряд с знаменателем Ö3, учитывающий соотношение величин линейных и фазных напряжений при включении по схеме ²звезда² или ²треугольник².

15. Основная роль в развитии информационного общества принадлежит международным стандартам, создаваемым на основе шести принципов, определенных Всемирной торговой организацией (ВТО): открытость, прозрачность, непредвзятость и соблюдение консенсуса, эффективность и целесообразность, согласованность и нацеленность на развитие. В связи с этим в России приобретают особую важность и актуальность работы по развитию и совершенствованию отечественной нормативной базы в области информационных технологий и информационно-телекоммуникационных систем.

Создание и внедрение информационно- телекоммуникационных систем (ИС) различных уровней и назначений на основе использования современных информационных технологий (ИТ), интеграции информационных, вычислительных, телекоммуникационных ресурсов и применения технологии открытых систем - это сложная, комплексная, межотраслевая, многоплановая и многоаспектная проблема. В ее решении одно из ключевых мест занимает стандартизация в области ИТ и прежде всего внедрение методов функциональной стандартизации. Эти методы позволяют с помощью функциональных стандартов и профилей (включая профили на конкретные проекты ИС) идентифицировать группы базовых стандартов вместе с факультативными возможностями, требованиями и параметрами, необходимыми для выполнения функций, реализуемых конкретными ИС в разных предметных областях деятельности.

В настоящее время подавляющее большинство ИС всех классов и назначений строятся на основе технологии открытых систем. Ее суть состоит в использовании стандартных интерфейсов между разнородными аппаратными и программными компонентами систем. Технология открытых систем лежит в основе создания инфраструктуры всех уровней - от предприятия и отрасли до национальной информационной инфраструктуры. Кроме того, она обеспечивает интеграцию с мировым информационным пространством и, тем самым, с мировой экономикой. Внедрение принципов открытых систем на всех этапах жизненного цикла проектирования ИС базируется на стандартизации информационных технологий, являющейся интеграционным механизмом и мощным средством управления процессами развития информатизации.

Научно - техническая политика в области стандартизации информационных технологий и проектирования систем в России заключается в следующем (см. схему):

I. создание необходимых актуализированных основополагающих базовых национальных стандартов и других нормативных документов (путем прямого применения международных, региональных и зарубежных документов по стандартизации), определяющих фундаментальные общие процедуры, положения и требования, которые могут быть использованы в различных предметных областях деятельности, причем в каждой из них могут выбираться собственные факультативные параметры и требования из базовых национальных стандартов;
II. разработка функциональных стандартов (профилей), определяющих соответствующие подмножества или комплектации базовых национальных стандартов, используемых для обеспечения реализаций конкретных процессов, функций и задач ИС, применимость конкретных факультативных параметров из базовых национальных стандартов, а также являющихся основой для разработки аттестационных тестов для испытаний и подтверждения соответствия компонентов и средств информационных систем.

С тандартизация в мире
На международном уровне сформировалась мощная кооперация организаций, разрабатывающих стандарты в области ИТ, среди которых, в первую очередь, следует назвать ИСО (Международную организацию по стандартизации), МЭК (Международную электротехническую комиссию) и МСЭ (Международный союз электросвязи). Сектор МСЭ по телекоммуникациям (МСЭ Т) является с 1993 г. правопреемником МККТТ (Международный консультативный комитет по телеграфии и телефонии.) В 1987 г. ИСО и МЭК объединили свою деятельность по стандартизации в области ИТ, создав ИСО/МЭК/СТК 1 "Информационные технологии", основной задачей которого является разработка базовых стандартов ИТ вне зависимости от их конкретных применений. В последние годы ИСО/МЭК/СТК 1 активно взаимодействует с рядом технических комитетов ИСО, включая:
ТК 46 "Информация и документирование";
ТК 68 "Банковское дело, защита и другие финансовые услуги";
ТК 130 "Графическая технология";
ТК 154 "Процессы, элементы данных и документы в торговле";
ТК 171 "Прикладное представление документов";
ТК 176 "Управление качеством и обеспечение качества";
ТК 184 "Системы промышленной автоматизации и их интеграция";
ТК 204 "Транспортные информационные и управляющие системы";
ТК 215 "Информатика в здравоохранении".

Сегодня большая часть экономических субъектов развитых стран направляет свою деятельность на развитие процессно-ориентированного управления всем циклом создания, эксплуатации своей продукции. Электронная поддержка процессов разработки изделия, его производства, сбыта, эксплуатации, сервисного обслуживания, модернизации и в конечном итоге утилизации должна осуществляться на основе системного подхода. Такой подход предусматривается активно развивающейся концепцией использования GALS-технологий (рис. 2).

В комплекс работ по внедрению GALS-технологий включены :

– Разработка и внедрение технологий перевода технической эксплуатационной документации в электронный вид, соответствующий требованиям GALS-стандартов, на ведущих предприятиях-экспортерах.

– Разработка и апробация на предприятиях электронной системы управления данными о готовом продукте в процессе конструирования, разработки технологий и технологической подготовки производства (РDМ-системы).

– Разработка и внедрение на предприятиях типовых компьютерных систем управления качеством продукции; интегрированных информационных систем электронного конструкторско-технологического и производственного документооборота; систем интегрированной поддержки выпускаемой продукции на всех этапах ее жизненного цикла.

Рисунок 2 – Основные идеи GALS-технологий

16. Для реализации государственной политики в области развития единой системы классификации и кодированияПравительство Российской Федерации утвердило ряд постановлений, в которых описана ответственностьфедеральных органов исполнительной власти за введение общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Постановлением Правительства РФ от 1 ноября 1999 года № 1212 было утверждено Положение «О проведении работ по развитию единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации», в котором были определены общероссийские классификаторы технико - экономической и социальной информации. Данное Положение утратило силу в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 10 ноября 2003 года № 677 «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области».

Ниже приведён актуальный перечень общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации и федеральных органов ответственных за их введение.

Наименование общероссийского классификатора	Федеральный орган исполнительной власти, обеспечивающий разработку, введение и применение
Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)	Ростехрегулирование
Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН)
Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН)
Общероссийский классификатор продукции (ОКП)
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)
Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов (ЕСКД)
Общероссийский классификатор основных фондов (ОКОФ)
Общероссийский классификатор валют (ОКВ)
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ)
Общероссийский классификатор информации о населении(ОКИН)
Общероссийский классификатор деталей, изготавливаемых сваркой, пайкой, склеиванием и термической резкой (ОКД)
Общероссийский технологический классификатор деталей машиностроения и приборостроения (ОТКД)
Общероссийский технологический классификатор сборочных единиц машиностроения и приборостроения(ОТКСЕ)
Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ)
Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК)
Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ)
Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО)	Росстат
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)
Общероссийский классификатор форм собственности(ОКФС)
Общероссийский классификатор организационно-правовых форм (ОКОПФ)
Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований (ОКТМО)
Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП)	Минэкономразвития России
Общероссийский классификатор экономических регионов(ОКЭР)
Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД)
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО)	Минобрнауки России
Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК)
Общероссийский классификатор начального профессионального образования (ОКНПО)
Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ)	Минздравсоцразвития России
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)
Общероссийский классификатор полезных ископаемых и подземных вод (ОКПИиПВ)	Росжелдор
Общероссийский классификатор видов грузов, упаковки и упаковочных материалов (ОКВГУМ)
Общероссийский классификатор гидроэнергетических ресурсов (ОКГР)	Минэнерго

17. Важнейшими приоритетными направлениями стандартизации в машиностроении являются:

Комплексность нормативно-технического обеспечения при создании, освоении и эксплуатации новой техники;

Совершенствование общетехнических требований на основе минимизации их количества;

Оптимизация и системно-комплексное формирование фонда документации по стандартизации в промышленности;

Автоматизация информационного обеспечения работ по стандартизации;

Совершенствование системы испытаний и сертификации продукции машиностроения на основе развития ее метрологического обеспечения.

Фонд государственных стандартов в машиностроении содержит все виды стандартов: от стандартов на параметры, размеры, технические требования на конкретные виды продукции до терминологических. Требования к машиностроительной продукции содержат стандарты ряда общетехнических систем, таких как Система стандартов безопасности труда (ССБТ), Основные нормы взаимозаменяемости (ОНВЗ), надежность в технике и др. Например, стандарты ОНВЗ, гармонизированные с международными, устанавливают допуски, посадки, отклонения формы и расположения поверхностей, параметры резьбы, точность зубчатых передач и другие показатели, обеспечивающие взаимозаменяемость, без регламентации которых функционирование машиностроения и других отраслей промышленности было бы практически невозможно.

В настоящее время российский фонд национальных стандартов составляет более 5 тысяч документов и в основном удовлетворяет требования потребителей и производителей продукции машиностроения. По ряду критериев он даже превосходит национальные фонды стандартов промышленно развитых стран, например, Франции, Великобритании, США.

Примером практически полного охвата продукции всесторонними требованиями стандартов могут служить такие ее виды, как металло- и деревообрабатывающее оборудование, лезвийный, слесарно-монтажный, абразивный и алмазный инструмент, технологическая оснастка и др.

Рациональное конструирование, изготовление и взаимозаменяемость машиностроительной продукции обеспечиваются большой группой стандартов на изделия общемашиностроительного применения: крепежные изделия, подшипники, гидро- и пневмоустройства, соединения трубопроводов, а также комплексом стандартов на основные нормы взаимозаменяемости.

Россия является активным членом практически всех технических комитетов ИСО по продукции машиностроения. Гармонизация отечественных и международных стандартов находится в числе приоритетных направлений работ Ростехрегулирования. Уровень гармонизации российских стандартов с международными для машиностроительной продукции в среднем составляет 60%, а по отдельным видам техники - до 75%. Уровень гармонизации стандартов по отдельным областям машиностроения следующий: станкоинструментальная промышленность - 74%, сельскохозяйственное машиностроение - 61, автомобильная промышленность - 100, электротехника - 35, приборостроение - 67%. Гармонизация проводится с учетом требований отечественной промышленности и российских условий эксплуатации машин и механизмов. Ведется большая работа по гармонизации российских стандартов с европейскими нормами.

Приложение А (справочное). Схемы расположения реквизитов документов Приложение Б (справочное). Образцы бланков документов

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
(принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А ; образцы бланков документов - в приложении Б .

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс ).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А. Лагунину

АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору Издательского дома "Медиадом" Н.В. Семиной

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П. ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль" Личная подпись В.А. Степанов Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО "Электронные технологии" Личная подпись Л.В. Кузнецов Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 N 14

УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой "ТЕРМИКА" к 05.10.2003 Личная подпись Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

От третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 N 251

3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор ЗАО "Партнер" Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора по научной работе по научной работе Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова Личная подпись А.С. Красавин Личная подпись О.И. Рысков

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А.Г. Грязнова Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2003 N 430-162

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании "Росгосстрах" от 05.06.2003 N 10

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков 924 45 67

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

ГОСТ Р 6.30-2003

Группа Т54

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents

Текст Сравнения ГОСТ Р 6.30-2003 с ГОСТ Р 7.0.97-2016 см. по ссылке .
- Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________

ОКС 01.140.30
ОКСТУ 0006

Дата введения 2003-07-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2007 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.


	Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:


	Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А. Лагунину

	АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:


	УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль"
	Личная подпись	В.А. Степанов

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:


	УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 14

	УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:


	Приложение:	1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
		2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:


	Приложение 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:


	ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 251


Вице-президент Ассоциации региональных предприятий	Личная подпись	А.А. Борисов
или на бланке:
Вице-президент	Личная подпись	А.А. Борисов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:


Директор института	Личная подпись	М.В. Ларин
Главный бухгалтер	Личная подпись	З.В. Марьяш


Заместитель директора по научной работе		Заместитель директора по научной работе
Личная подпись	Ю.Г. Демидов	Личная подпись	К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:


Председатель комиссии	Личная подпись	В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии	Личная подпись	А.Н. Сокова
	Личная подпись	А.С. Красавин
	Личная подпись	О.И. Рысков

Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации


Личная подпись	А.Г. Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 430-162

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании "Росгосстрах"
от 05.06.2003 10



Личная подпись	А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются


Руководитель юридического отдела
Личная подпись	А.С. Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.



Инспектор службы кадров	Личная подпись	Т.С. Левченко

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210297 мм) и А5 (148210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справочное)

Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации

Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица


УДК 658.516:002:006.354	ОКС 01.140.30

Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит

Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2007

В последней трети XX столетия, с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления. В 1971 г. было принято специальное постановление Правительства СССР об ускорении работ по созданию унифицированных систем документации и классификаторов технико-экономической информации. Их разработка велась на основе функциональных систем документации.

В нашей стране фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая государственная система делопроизводства). В общей сложности в Советском Союзе было разработано 16 унифицированных систем документации.

Унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы.

Унификация – это приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании.

Унификация документов – это приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документации. Другими словами, суть унификации документов сводится к сокращению их неоправданного многообразия путем установление рационального состава форм документов, приведения их к единообразию через единство структуры, реквизитов, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению документов. При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.

Унификация документов– это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией.

Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).

Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

В соответствии со статьей 2 Федерального закона «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ, стандартизация – это «деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг».

В соответствии с той же статей «стандарт ... – это документ, в котором в целях добровольного многократного использованияустанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг». Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Другими словами, стандартизация документов – это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью упорядочения управления. Стандартизация является итогом унификации, ее высшей формой.

Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.

Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Унифицированные системы документации состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) , согласно стандартизованному определению, – это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности» . Как видим, данное определение отражает сущность двух понятий: «системы документации» и «унификация документов».

Если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы: приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документировании.

Унифицированная система документации способствует:

1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

2)широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т. п.);

3)упорядочению информационных потоков;

4)сокращению количества документов;

5)дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Всё это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.

Сказанное относится не только к российской сфере работы с документами. Так, согласно проведённым в США исследованиям, стоимость индивидуально составленного и напечатанного служебного письма достигала суммы в 3 доллара 75 центов, тогда как стоимость составления письма-формы, т. е. унифицированного документа, равнялась всего лишь 25 центам .

Стандартизация является формой юридического закрепления результатов унификации. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в неё документов. Другими словами, в состав унифицированной системы документации (УСД) входят: 1) государственные стандарты; 2) унифицированные формы документов, 3) методические указания по их применению. Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов.

Унифицированная форма документа – это «совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации» .

В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

Общероссийские;

Отраслевые (ведомственные);

Формы документов субъектов Федерации;

Формы документов объединений, предприятий, организаций.

Общероссийские унифицированные формыявляются межотраслевыми. Эти формы применяются для документирования типовых управленческих процессов, присущих всем организациям, независимо от видов деятельности и организационно-правовых форм. Данные формы утверждаются на федеральном уровне. Разработчиками унифицированных форм на общероссийском уровне выступают Федеральное архивное агентство, Федеральная служба государственной статистики, Минфин России, Центральный банк Российской Федерации. Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Примером унифицированных форм документов на общегосударственном уровне могут служить унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г. № 1.

Наряду с межотраслевыми системами документации существуют формы документов, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных организаций. Эта специфика может быть двух видов: 1) особые дополнительные требования к информации для решения типовых управленческих функций, например оформление приема, перемещения и увольнения кадров в образовании, здравоохранении и т.д.; 2) специфическая деятельность, для реализации которой и была, собственно, сформирована та или иная отрасль деятельности и управление ею. Данный вид специфической документации существует безусловно, так как в этих документах фиксируется основная деятельность отрасли, например, документация по здравоохранению (рецепты, больничные листы, истории болезней и т.д.); документация по архивному делу (описи дел, листы-заверители, путеводители и т.д.); документация геолого-разведочного производства (карты, профили, дела скважин и т.д.); учебная документация (расписания, ведомости успеваемости, программы курсов и т.д.). Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются ведомства и (или) другие организации, официально определенные головными в конкретной отрасли деятельности, например Российская государственная библиотека – для остальных библиотек страны. Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной (ведомственной) системы, например документация судебная, нотариальная и др., или для всех организаций, занимающихся конкретной деятельностью, например документация страховая, медицинская и др.

Формы документов субъектов Федерации утверждаются на уровне регионов, областей, краев, республик, органов местного самоуправления и отражают специфику документирования деятельности этих образований. Применение таких форм распространяется на организации и учреждения, находящиеся в ведении соответствующих субъектов РФ.

Формы документов объединений, предприятий, организаций разрабатываются, утверждаются и применяются на локальном уровне.

Унификация формы документов позволяет улучшить их качество, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления. Использование на практике унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбоме форм документов.

В целях сокращения количества применяемых форм документов на строго правовой и функциональной основе в министерствах, ведомствах, конкретных организациях по итогам унификации разрабатываются Табели унифицированных форм документов.

Табель унифицированных форм документов – это «перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов» .

Примерный Табель форм – это единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности предприятия, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы. В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.

В текущей деятельности Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Табель форм документов предназначен для:

Оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;

Классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и направлениям деятельности;

Унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки документов в организации;

Унификации форм документов;

Упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ): «состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в табеле документов». В соответствии с ГСДОУ Табель форм документов должен составляться в каждой организации. Применение документов, не указанных в Табеле, запрещается. В ГСДОУ приводится примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы Табеля находится классификация функций, выполняемых всеми подразделениями организации .

Наряду с разработкой Табеля форм документов целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации. И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации. На основе Альбома форм документов проектируются бланки документов.

Альбом форм документов содержит унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Альбом форм документов – сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для документационного обеспечения управления данной конкретной организации, учреждения, предприятия

Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:

Бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии);

Электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте .

Характерными особенностями альбомов унифицированных форм документов, включенных в унифицированные системы управленческой документации, являются:

Единообразие построения форм и регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; исключение из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, что позволяет добиваться однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;

Единство применяемой терминологии и условных обозначений, позволяющее добиваться сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов;

Определенная конечная совокупность реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения видов документов и конкретных форм;

Установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

Соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

Оперативность реализации управленческих функций;

Сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.

УСД позиционируются органами стандартизации и разработчиками как обязательные для любых структур управления и организаций, применяющих различные технологии документационного обеспечения управления (ДОУ).

Наиболее обширным по составу задач и документов является комплекс нормативных документов (стандартов) и разработанных на их основе унифицированных систем управленческой документации, включающий несколько сотен форм документов.

Наиболее полный свод унифицированных систем управленческой документации и соответствующих форм документов представлен в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-931 (ОКУД), где каждый вид документа получил свое кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает соответствие утвержденному для обязательного применения образцу-эталону.

В настоящее время в Российской Федерации существуют следующие унифицированные системы управленческой документации.

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

Документация по созданию организации, предприятия;

Документация по реорганизации организации, предприятия;

Документация по ликвидации организации, предприятия;

Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

Документация по распорядительной деятельности организации предприятия

Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

Документация по приему на работу;

Документация по увольнению с работы;

Документация по оформлению отпусков;

Документация по оформлению поощрений;

Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)имеет особое значение для делопроизводства. Сбольшинством документов этой системы работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы.

УСОРД включает государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению

Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию имел несколько редакций, первая из которых введена в действие в 1972 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65 утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 01 июля 2003 г. В этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок оформления адресования, согласования, подписания, утверждения ОРД.

2. Униицированная система первичной учетной документации:

Документация по учету труда и его оплаты;

Документация по учету основных средств и нематериальных активов;

Документация по учету кассовых операций;

Документация по учету материалов ментация по учету результатов инвентаризации;

Документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

Документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ;

Документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;

Документация по учету движения зерна;

Документация по учету движения другой продукции растениеводства;

Документация по учету движения животных;

Документация по учету движения продукции животноводства;

Документация по учету реализации продукции;

Документация по учету продукции,товарно-материальных ценностей в местах хранения;

Документация по учету работы строительных машин и механизмов;

Документация по учету работ в автомобильном транспорте.

3. Унифицированная система банковской документации:

Платежная документация по безналичным расчетам;

Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям;

Документация по квитовке авизо;

Документация по организации валютного регулирования и валютного контроля;

Документация по контролю расчетов с применением авизо между учреждениями Банка России;

Документация по кредитным операциям банков;

Документация по денежному обращению;

Документация банковской отчетности;

Документация депозитарного учета.

4. Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации:

Финансовая документация;

Документация по бюджетной отчетности;

Документация по бюджетному учету;

Документация по отчетности об исполнении федерального бюджета, представляемая в Правительство Российской Федерации;

Документация по финансовой отчетности об исполнении федерального бюджета для представления в Счетную палату Российской Федерации.

5. Унифицированная система отчетно-статистической документации:

Документация по институциональным преобразованиям в экономике, развитию негосударственного сектора;

Документация по макроэкономическим показателям и экономическим балансам;

Документация по доходам и уровню жизни населения;

Документация по науке и инновациям;

Документация по демографическим показателям и правонарушениям;

Документация по экономической активности населения, оплате и условиям труда работников;

Документация по оптовой торговле;

Документация по финансам (государственные финансы и денежное обращение, финансы организации);

Документация по природным ресурсам и охране окружающей среды, жилищно-коммунальному хозяйству, здравоохранению, туризму и отдыху, образованию и культуре, платным услугам;

Документация по статистике промышленности;

Документация по сельскому хозяйству;

Документация по строительству;

Документация по внешнеэкономической деятельности;

Документация по розничной торговле и общественному питанию;

Документация по транспорту и связи;

Документация по ценам и тарифам;

Документация по инвестициям.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к их оформлению.

Основным направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, в целях типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, в целях достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД).

В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

Унифицированная система банковской документации;

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

Унифицированная система отчетно-статистической документации;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

Унифицированная система документации по труду;

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

Унифицированная система внешнеторговой документации.

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности.

Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию.

12. Этапы и методы унификации управленческих документов. Основные формы представления унифицированных текстов: текстовый, трафаретный, таблица, анкета

Текстом официального документа называется информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации.

Главная цель унификации текстов заключается в совершенствовании управленческой документации, в ускорении принятия оптимальных управленческих решений, а значит в повышении в целом эффективности всего процесса управления.

Унификация текстов позволяет:

1. Решать задачи упорядочения состава документов организации, фиксирующих выполнение однотипных функций.

2. Уменьшать затраты на создание документов. В частности, установлено, что время на составление и редактирование унифицированного текста сокращается в 3-5 раз. Таким образом, повышается производительность труда, оперативность работ в сфере управления, предупреждается возможность пропуска необходимых частей информации.

3. Экономить время и усилия, необходимые для чтения, знакомства с документом, поскольку в унифицированном тексте создатель документа может сразу же выделить ключевую информацию. По некоторым данным, унифицированный текст воспринимается почти на порядок интенсивнее, чем неунифицированный.

4. Унифицированные шаблоны текстов документов легко использовать в компьютерных автоматизированных системах делопроизводства.

Существует ряд предпосылок, необходимых для унификации текстов документов:

Ø прежде всего, это большое количество однотипных производственных
и управленческих операций. Дело в том, что процесс управления состоит

Ø из однотипных функций, документирование которых сопровождается появлением множества однотипных документов. В свою очередь, подобного рода документы порождают устойчивые, повторяющиеся языковые конструкции. В результате число языковых средств управленческих документов ограничено (две трети слов и выражений в них повторяются);

Ø лексика управленческих документов зависит от законодательных и
нормативных актов органов власти и управления и связана с необходимостью переноса в документы точных юридических формулировок;

Ø официальные, служебные документы насыщены специальной терминологией;

Ø для них характерна нейтральность лексики;

Ø наконец, тексты отдельных групп документов имеют однотипную структуру.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

Основным методом унификации текстов служебных документов является выделение постоянной и переменной информации. Постоянной информацией является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях, переменной информацией является информация, позволяющая отличать повторяющиеся управленческие ситуации одну от другой.

Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное место для записи переменой, новой информации.

Для того чтобы можно было отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях.

Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную.

Метод унификации тестов имеет две разновидности – унификацию содержания и формальную унификацию.

Выделяются следующие виды унификации и стандартизации текста служебных документов:

1. стандартизация языковых единиц, законодательное закрепление их в
ГОСТах (делопроизводственные термины, отраслевые термины, наименования объектов, изделий, лексические и графические сокращения);

2. разработка единых форм представления текстов документов (например, унифицированные тексты с постоянной информацией на бланке документа);

3. формализация языковых средств (т.е. ограничение использования элементов естественного языка за счёт употребления искусственных языковых
средств: кодов, условных обозначений, графических элементов и др.). Связано это прежде всего с использованием компьютерных технологий;

4. рубрикация, т.е. членение текста на отдельные составные части и графическое отделение их друг от друга. Простейшей рубрикой является абзац. В зависимости от объёма, тематики, назначения текста рубрикация может усложняться. В частности, тексты сложных документов делятся на разделы, параграфы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номера самых крупных частей текста состоят из одной цифры. На второй ступени деления используются две цифры, на третьей - три и т.д.
Например:

2.2.2. и т.д.

Унифицированный текст документа может быть представлен в унифицированной форме документа, в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

Типовые тексты.

Управленческая деятельность включает немало типовых, часто повторяющихся ситуаций, при документировании которых в разных организациях создаются документы с одинаковым содержанием. Поэтому широкое распространение в практике получили унифицированные тексты документов – типовые.

Типовые тексты обычно разрабатываются для многостраничных документов, включающих единые формы языкового выражения, прошедшие длительную апробацию на практике и поэтому наиболее точно передающие содержание определенных действий или ситуаций, например, для положений, инструкций, правил, регламентов и т.п.

Большая часть текста является типовой в таких документах, как должностная инструкция, положение о структурном подразделении организации, правила внутреннего трудового распорядка.

Типовые части текста могут включаться даже в такие документы, которые по существу, являются индивидуальными. Например, в трудовом договоре, заключаемом с работником при поступлении его на работу, помимо индивидуальных сведений и условий содержится немало типовой информации, которая вносится в другие трудовые договоры, что позволяет разрабатывать типовые формы этих документов.

Трафаретные тексты

Трафаретные тексты создаются для небольших по объему документов, многократно составляемых в течение календарного года или периодически из года в год. Трафаретные тексты рекомендуется создавать для групп документов с идентичными действиями. В учреждениях трафаретные тексты документов оформляются в виде сборника.

Трафарет – это стандартный лист бумаги, на который полиграфическим способом нанесена постоянная информация и оставлено место для переменной информации.

Текст-трафарет – форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, это грамматически связный текст, построенный по нормам деловой письменной речи.

Форма представления унифицированного текста в виде трафарета вбирается тогда, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. В виде трафарета разрабатываются унифицированные тексты приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных и служебных записок, писем, справок и.д. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробелы.

Содержание документов определяется составом и значением показателей и реквизитов, которые в него входят. С одной стороны, показатели и реквизиты могут быть разными, что не исключает возможности предъявления к ним общих требований. С другой стороны, большое количество показателей и реквизитов даже у различных документов бывает одинаковыми. Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документов, так как внимание исполнителя ограничено лишь введением переменной конкретной части информации, место которой заранее определено. Фактически он заполняет уже составленный документ, что исключает стадию черновика.

Схематически методика разработки трафаретных текстов сводится к следующему:

Ø выявление типовых управленческих задач;

Ø сбор информации, необходимой и формируемой в процессе решения управленческих задач;

Ø составление проекта унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию;

Ø согласование проекта со специалистами, составляющими документы или работающими с ними (при этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов);

Ø окончательное редактирование проекта и оформление в соответствии с требованиями ГОСТов.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются «template» и переводятся словом «шаблон», примером трафаретного документа является любой бланк организации.

Таблица

Наиболее краткой и наглядной формой изложения информации в документе является таблица.

В таблицу, как правило, включаются сведения о нескольких объектах, характеризуемых по разным признакам.

Таблица – перечень сведений, числовых данных приведенных в определенную систему и разнесенных по графам.

В таблице постоянная информация представлена наименованием признаков, по которым описывается некоторое множество объектов, записанных в крайней левой графе таблицы – боковине. Переменная информация в таблице записывается в ячейки, образуемые перечислением горизонтальных и вертикальных строк и граф.

Форма таблицы, как правило, применяется при изложении цифровой информации в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных и др. документах.

Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится следующим образом: если таблица в тексте не одна, то она должна быть обозначена «Таблица 1».

Таблицы могут быть разной степени сложности, заголовки граф таблицы могут содержать несколько уровней счисления, то есть включать подзаголовки.

Заголовки таблицы должны быть краткими, четкими. Головки таблицы рекомендуется отделять от остальной части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Исключением является случай с написанием сокращенных слов.

Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. Чтобы не переносить на новую страницу заголовочную часть, занимающую много места, графы таблицы нумеруют и на каждую последующую страницу переносится только строка с номерами граф. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы…», «Окончание таблицы…». Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки их порядковые номера ставят перед заголовками строк, в боковине, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.

Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками. Повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются.

При наличии небольшого по объему цифрового материала, который нецелесообразно оформлять таблицей, его дают в виде вывода. В выводе, в отличие от таблицы, колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями. Например:

«При подвеске низковольтных проводов на переходах и по ровной трассе без переходов применять к нормам коэффициенты:

затраты труда и заработная плата.......... …………………………………. 1,8

машины и материалы.................................... ………………………………….. 2,0».

4. Анкета

Анкета – форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Содержательная часть документа в виде анкеты имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная информация - наименование признаков, переменная – их характеристики. Анкета обычно содержит следующие варианты изложения информации:

Ø вопросы и ответные места для ответов;

Ø вопросы и варианты ответов для выбора;

Ø ответные места для информации, вносимой анкетируемым дополнительно по его усмотрению.

В тексте-анкете постоянная информация выражается существительным в именительном падеже или словосочетанием, опорным словом, которым является существительное в именительном падеже. Переменная информация может записываться также словосочетанием с существительным в именительном падеже, глаголом (имеет, не имеет и т.п.), числительным (чаще в цифровой форме) или словами «да», «нет».

Анкетная форма содержательной части документа особенно характерна для кадровой документации и для документации маркетинговых служб, изучающих, например, потребительский спрос на продукцию, выпускаемую данным предприятием.

Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа - электронные таблицы MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что дает возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные. Оформление таблицы регламентирует ГОСТ Р-1.5-92.

13. Правила оформления машинописного текста. Особенности унификации текстов документов с учетом применения автоматизированных систем

В целях экономного размещения реквизитов относительно друг друга и их составных частей (строк) между собой рекомендуются следующие сочетания межстрочных интервалов в зависимости от формата документа:

* Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала.

** В скобках приведены значения интервалов, которые допускаются наряду с основными. Интервалы, указанные первыми, - предпочтительнее.

ГОСТ Р 6.30-2003 базируется на подготовке документов с помощью печатающих устройств и средств вычислительной техники.

Шаг письма (размер печатного знака) и межстрочный интервал установлены ГОСТ 6.10.5-87, в миллиметрах: 2,6 - шаг письма; 4,25 - межстрочный интервал.

Для четкого определения начал печатания того или иного реквизита рекомендуются 8 положений печатающего устройства, исчисляемых количеством печатных знаков (ударов клавиши), начиная от левого поля формуляра.

От 0-го положения (граница левого поля) печатают значительное число реквизитов письма: дату исходящего документа; ссылку на индекс входящего документа; заголовок к тексту; текст (если он состоит из одного абзаца); наименование должности в реквизите «подпись»; гриф визирования; фамилию исполнителя и номер его телефона; отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

От 1-го положения (5 знаков от границы левого поля) печатают начало абзацев в тексте; отметку о наличии приложения.

От 2-го положения (16 знаков от границы левого поля) печатают индекс исходящего документа; дату в реквизите «ссылка на индекс и дату входящего документа».

От 3-го положения табулятора (24 знака от границы левого поля) печатают расшифровку подписи исполнителя о реквизите «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

От 4-го положения (32 знака от границы левого поля) печатают номер страницы в многостраничных документах, реквизит «Адресат», идентификатор электронной копии документа.

От 5-го положения (48 знаков от границы левого поля) печатают расшифровку подписи в реквизите «подпись».

От 6-го положения (56 знаков от границы левого поля) печатают слово «копия».

При составлении письма с использованием персонального компьютера могут не совпадать с размерами печатных знаков, использовавшихся в пишущих машинках. В связи с этим пять стандартных положений из семи следует считать ориентирами при оформлении документа. Нулевое и первое положение остаются обязательными.

При размещении многострочных реквизитов в пределах выделенной формуляром площади следует использовать строки полной длины. Начало каждой новой строки при этом должно быть выровнено по вертикали.

Рекомендуемая длина строки многострочных реквизитов (кроме текста) -28 печатных знаков. В виде исключения, если, в частности, заголовок к тексту (реквизит 18, с. 32) продольного бланка превышает 150 знаков, его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку.

ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документов при помощи персонального компьютера. Основные требования к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми.

Правила письма текстового материала

Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способам, печатают через два межстрочных интервала. Машинописная страница состоит из 28-30строк.

Допускается письмо через один интервал. В этом случае между абзацами делается два интервала. При печатании через один интервал машинописная страница состоит из 53 - 58 строк.

При печатании через полтора интервала машинописная страница состоит из
38 строк.

Рабочая строка стандартной машинописной страницы состоит из 64 ударов.

Первую строку каждого абзаца печатают, отступив пять ударов от границы левого поля.

Нумерация страниц начинается со второй. Номер страницы проставляют посередине верхнего поля листа. От верхнего среза бумаги до номера страницы два интервала, от номера страницы до текста - тоже два интервала.

Номер страницы ставится только одной цифрой без каких-либо дополнительных знаков.

Ø отрывать одну строку текста или слово от предыдущего абзаца;

Ø начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице, лучше начать новый абзац на другой странице;

Ø начинать в конце строки слово с переносом, лучше перенести это слово на новую страницу.

Текст может делиться на составные части: главы, пункты, подпункты. Каждая составная часть должна иметь номер. Нумерация производится арабскими цифрами. Номер каждой составной части должен включать в себя все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.