Положение о системе управления документами и записями. Документированная процедура "порядок управления записями по качеству". Виды записей, подлежащих регистрации
УТВЕРЖДАЮ
Ректор ТвГУ
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Управление записями
СТО СМК 4.2.02-2012
СТАНДАРТ СООТВЕТСТВУЕТ
ТРЕБОВАНИЯМ ГОСТ ISO 9001-2011
Проректор по учебно-
воспитательной работе ТвГУ
Скаковская Л.Н.
г. Тверь, 2012
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН и ВНЕСЕН проректором по учебно-воспитательной работе ТвГУ.
Хорошее управление документацией имеет важное значение для эффективного функционирования любого корпоративного органа. Национальным рекордам Шотландии регулярно просят совета по управлению документами всеми видами тел. Ниже приводится введение в управление записями, смотрящее на.
Управление записями - это систематический контроль за записями организации на протяжении всего их жизненного цикла с целью удовлетворения операционных потребностей бизнеса, требований законодательства и фискальных требований и ожиданий сообщества. Эффективное управление корпоративной информацией позволяет быстро, точно и надежно получать доступ к документам, обеспечивая своевременное уничтожение избыточной информации и выявление и защиту жизненно важных и исторически важных записей.
2 УТВЕРЖДЕНО и ВВЕДЕНО В ДЕЙСТВИЕ ректором ТвГУ «___» ________ 2012 г.
3 Стандарт соответствует требованиям ГОСТ ISO 9001-2011.
4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.
Документ не подлежит передаче, воспроизведению и копированию
без разрешения руководства ТвГУ
С одержание
1Назначение и область применения 4
3Термины, определения, обозначения и сокращения 4
Почему управление записями необходимо?
Информация - это самый базовый и важный актив каждой организации, и, как и любой другой бизнес-актив, записанная информация требует эффективного управления. Управление записями позволяет легко получить доступ к информации, может быть уничтожено обычным образом, когда это больше не требуется, и позволяет организациям не только функционировать на повседневной основе, а также выполнять юридические и финансовые требования.
Организации также производят все больший объем информации и, следовательно, больший объем записей, как в бумажной, так и в электронной форме. Очень важно, чтобы информация захватывалась, управлялась и сохранялась в организованной системе, которая сохраняет свою целостность и подлинность. Управление учетными записями облегчает контроль за объемом записей, созданных с использованием графиков удаления, в которых подробно описывается период времени, в течение которого организации должны сохранять различные типы записей.
4Общие положения 5
4.1Виды записей и данных 5
4.2Носители информации о качестве 6
5Порядок управления записями о качестве 7
6Ответственность 9
7Библиография 9
8Лист регистрации изменений 9
Приложение А 10
Виды записей, подлежащих регистрации 10
Назначение и область применения
1.2 Настоящий стандарт предназначен для разработчиков и пользователей документов СМК ТвГУ.
Рост электронных коммуникаций и данных, от электронных писем к базам данных, представляет новые проблемы, но может управляться теми же принципами управления документами, которые применяются к бумажным документам. В государственном секторе это частично обусловлено целями электронного правительства, где государственные услуги должны предоставляться в электронном виде.
Преимущества управления записями
Современное общество возлагает надежды на доступность информации. Систематическое управление документами позволяет организациям. Управление учетными записями дает ощутимые выгоды для организаций, от эффективной экономической практики в снижении стоимости хранения документов, с тем чтобы обеспечить соблюдение законодательных требований. Неуправляемая система записей затрудняет выполнение обязанностей, затрачивает время, деньги и ресурсы организаций, а также делает их уязвимыми для нарушений безопасности, преследования и смущения.
1.3 Настоящий стандарт обязателен к применению всеми структурными подразделениями ТвГУ.
Нормативные ссылки
ГОСТ ISO 9000-2011 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь.
ГОСТ ISO 9001-2011 Система менеджмента качества. Требования.
Термины, определения, обозначения и сокращения
Документ – информация и соответствующий носитель.
В неуправляемой среде записи, до 10% времени персонала тратится на поиск информации. Плохое управление записями, с непреднамеренной потерей документов, вызвало смущение организаций из правительственных ведомств малым предприятиям. Важность записей может быть поставлена в контексте событиями в Южной Африке, где были опубликованы протоколы слушаний Комиссии Комиссии по установлению истины и примирению против президента Боты о его действиях в период апартеида, и, следовательно, подробности этого исторически важного событие потеряно навсегда в их первоначальном виде.
Данные – документ, содержащий объективные свидетельства выполненной деятельности, но не имеющий статуса записей.
Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Записи могут использоваться, например, для документирования прослеживаемости и свидетельства проведения верификации, предупреждающих действий и корректирующих действий.
Принципы управления хорошими записями
Руководящим принципом управления записями является обеспечение того, чтобы информация была доступна, когда и где это необходимо, организованным и эффективным образом и в ухоженной среде. Организации должны обеспечить, чтобы их записи. Должно быть возможно доказать, что записи - это то, что они хотят, и кто их создал, ведя запись своего руководства во времени. Если информация впоследствии добавляется к существующему документу в записи, добавленная информация должна быть подписана и датирована. С электронными записями изменения и дополнения должны быть идентифицированы через аудиторские журналы. Доступные записи должны быть легко доступны по мере необходимости. Полные записи должны быть достаточными по содержанию, контексту и структуре для восстановления соответствующих действий и транзакций, которые они документируют. Всеобъемлющие отчеты должны документировать весь спектр бизнеса организации. Соответствующие записи должны соответствовать любым требованиям учета, вытекающим из законодательства, правил аудита и других соответствующих положений. Эффективные отчеты должны поддерживаться для конкретных целей, а содержащаяся в них информация должна соответствовать Эти записи будут идентифицированы и привязаны к бизнес-процессу, к которому они относятся. Безопасные записи должны быть надежно сохранены для предотвращения несанкционированного доступа, изменения, повреждения или удаления. Они должны храниться в безопасной среде, степень безопасности, отражающая чувствительность и важность содержания. Когда записи переносятся на изменения в технологии, сохранившиеся доказательства должны оставаться достоверными и точными.
Определение «документ» и «запись» означает
- Аутентичность.
- Точные записи должны точно отражать транзакции, которые они документируют.
Информация – значимые данные.
Объективное свидетельство – данные, подтверждающие наличие или правдивость чего-либо. Объективное свидетельство может быть получено путем наблюдения, измерения, испытания или другими способами.
В настоящем СТО СМК используются следующие сокращения:
БЖД
– безопасность жизнедеятельности
Документ представляет собой любую часть письменной информации в любой форме, полученной или полученной организацией или лицом. Некоторые из этих документов будут эфемерными или очень кратковременными и никогда не должны заканчиваться в системе управления записями. Они должны быть помещены в официальную систему подачи заявок, и на данный момент они становятся официальными документами.
Другими словами, все записи начинаются как документы, но не все документы в конечном итоге станут записями. Запись означает все, в котором информация записывается в любой форме, и таким образом охватывает электронные записи, записи в микроформах и других типах специализированных носителей, а также записи в бумажном и пергаменте.
ДПУ – документированная процедура управления
КД – корректирующие действия
МИ – методическая инструкция
ПД – предупреждающие действия
РК - руководство по качеству
СМК – система менеджмента качества
СТО - стандарт организации
Э – документ на электронном носителе
Управление записями служит для обеспечения соответствия, порядка и прослеживаемости. Программное обеспечение для управления записями поддерживает управление, разработку и хранение данных и документов, которые хранятся. Управление учетными записями является установленным термином в англо-американской языковой области. Он включает надлежащее управление всеми документами, необходимыми для отслеживания суверенных, юридических и деловых действий. Основываясь на принципах надлежащего удержания и создания бумажных документов, культура управления учетными записями развивалась в англо-американском пространстве, что отражено в бизнес-процессах и стратегиях архивирования.
Используемые обозначения:
Общие положения
Целью процесса "Управление записями" является обеспечение возможности подтверждения соответствия качества продукции, процессов и всей системы менеджмента в целом установленным требованиям, факта выполнения тех или иных работ, принятие решений по регулируемому процессу.
В Германии нет такой сильной традиции ведения записей. В свободной экономике процедуры управления документами и электронного архивирования утвердились за последние 20 лет. Это связано с тем, что термин «запись» используется в Германии вместо термина «документ». Однако на англо-американском языке «Запись» и «Документ» различаются. Управление учетными записями, кроме того, также демаркировано электронным архивированием в англо-американском «Цифровом сохранении».
Термины, определения, обозначения и сокращения
Записи - это информационные объекты, которые хранятся, которые определяют себя независимо от физического формата по их содержанию и их юридическому характеру. Например, управление записями управляет не только электронными документами, но и ссылками, например, папками с файлами. Управление записями позволяет осуществлять общее управление физической и электронной информацией, предоставляя полное представление обо всех связанных с этим данных и документах. Управление записями не только учитывает периоды хранения, но также обеспечивает контролируемое удаление информации, которая больше не действительна или не используется.
Для реализации этой цели решаются следующие задачи:
Распределение полномочий, функций и ответственности по подразделениям организации в части сбора, регистрации, систематизации, хранения и выдачи данных;
Применение процедур управления для обеспечения регистрации достоверных записей и данных, для того чтобы в дальнейшем располагать необходимыми сведениями для оценки результативности СМК в целом и ее улучшения.
Управление записями служит автономным решением или интегрированным компонентом для упорядоченного хранения информации. Раньше менеджмент записей был только темой для архивистов, документалистов и регистраторов, поэтому эта технология теперь затрагивает всех, кто должен создавать, получать и хранить информацию. Перед лицом растущего делового общения посредством электронной почты и электронного сотрудничества и обработки управление учетными записями теперь затрагивает почти каждого сотрудника в компании и в администрации.
Поэтому дебаты по управлению записями важны в Германии, поскольку эта тема по-прежнему в значительной степени неизвестна. Только при целенаправленном использовании управления записями можно обеспечить экономическое соответствие требованиям соответствия требованиям.
В соответствии с СТО СМК 4.2.01 записи относятся к документам третьего уровня в иерархической структуре документов СМК. Основное требование к этому виду документов - обеспечить их сохранность в первоначальном виде и доступ к ним для систематизации, обработки и последующего анализа.
Записи о качестве, являясь документами оперативного характера (так как содержат какие-либо результаты или свидетельства осуществленной деятельности), способствуют увеличению способности организации выполнить требования к качеству.
Оценить и реализовать функциональные системные требования
Наши услуги включают. Определение, внедрение и долгосрочное управление управлением документацией являются междисциплинарными, но прежде всего профессионально-организационными задачами. С другой стороны, управление операционными записями не обходится без технической инфраструктуры.
Это прежде всего первичные функции в программных приложениях. Некоторые функции используются непосредственно в бизнес-процессах, а другие представляют собой собственные процессы поддержки. Различают три архитектурных варианта. Само техническое приложение обладает достаточными функциями для управления документами бизнес-документов, хранящихся в базах данных. Автономный. . В частности, однако, это также является ориентиром для разработки собственных специализированных приложений внутри или внешних подрядчиков.
Виды записей и данных
Виды записей о качестве:
Планы и перечни;
Документированные результаты выполнения планов;
Результаты проверок состояния помещений и соблюдения правил по БЖД;
Графики проведения регламентных работ и их результаты;
Результаты анализа функционирования СМК и т.п.;
Договоры, листы согласования;
Запись - это документ или другое электронное или физическое лицо, которое организация должна сохранять в течение определенного периода времени в качестве доказательства деятельности или транзакций, которые она совершила. Управление записями - это процесс, с помощью которого организация.
Определяет типы информации, которая должна считаться записями, определяет, как активные документы, которые станут отчетами, должны обрабатываться в процессе их использования и как их собирать, как только они были объявленные как записи, определяет, как и на какой срок следует хранить каждый тип записей в соответствии с юридическими, нормативными или профессиональными требованиями, а также рассматривает и внедряет технологические решения и бизнес-процессы для обеспечить, чтобы организация отвечала требованиям управления учетными записями экономически эффективным и неинтрузивным образом, выполняет различные задачи управления записью, такие как удаление устаревших записей или поиск и защита записей, связанных с внешние события, такие как обвинение. Ответственность за контроль над качеством продукции, регистраторы и юристы компании - ответственность за то, чтобы определить, какие документы и другие физические или электронные элементы вашей организации будут считаться регистрацией.
Документы по регистрации результатов работ (журналы, протоколы, отчеты и т.д.);
Данные о персонале подразделений, документация по повышению квалификации, подготовке и аттестации персонала;
Документы о проведении внутренних аудитов
Документация по несоответствующим услугам и устранению несоответствий.
Перечень основных записей о качестве ТвГУ приведен в Приложении А.
Все остальные виды подтверждающих документов относятся к документам, которые содержат данные, т.е. содержащие объективные свидетельства выполненной деятельности, но не имеют статуса записей.
Носители информации о качестве
4.2.1. Все используемые носители информации о качестве, подразделяются на первичные носители и носители систематизированной информации.
В первичных носителях регистрируются данные, которые получают в первый раз в ходе выполнения того или иного процесса.
В носителях систематизированной информации первичные данные регистрируются в обработанном виде и в совокупности с другими данными, систематизированными по необходимому признаку для решения определенных задач.
Документы, содержащие результаты обработки и анализа данных, тоже являются носителями систематизированной информации.
4.2.2 Носители данных могут быть представлены в двух вариантах: в виде бумажного документа и в виде электронного документа.
4.2.3 Требования к информации, содержащейся в носителях данных.
Информацию в носителях следует представлять в доступном для использования и однозначно понимаемом виде в соответствующих формах.
Информация, занесенная в носитель, должна быть легко читаема и понятна.
Допускается вносить исправления в журналы регистрации при ошибочном написании тех или иных данных. В этом случае, старая запись зачеркивается и вносится новая. Рядом ставится подпись исполнителя и дата.
4.2.4 Места и сроки хранения носителей данных, доступ к ним и порядок восстановления
4.2.4.1 Зарегистрированные данные следует хранить в условиях, исключающих их порчу, нанесение ущерба и потерю.
4.2.4.2 Сроки хранения для каждого вида носителя данных устанавливает
Ректор, исходя из интересов организации по согласованию со всеми заинтересованными должностными лицами. Сроки хранения и ответственные за хранение и регистрацию основных видов записей и их носителей указаны в Приложении А.
Для носителей, содержащих комплексные данные, сроки хранения следует определять, исходя из наибольшего срока хранения одного из первичных носителей, на основе которых были созданы данные комплексные носители.
4.2.5 Доступ к носителям записей о качестве.
Разрешение на ознакомление с записями и данными для персонала сторонних организаций дает Ректор.
Перечень и вид предоставляемых записей и данных контролирующим или осуществляющим надзор органам определяется требованиями этих органов. Эти требования представлены в соответствующих нормативных документах этих органов.
Выдача данных и записей регистрируется в журнале исходящей документации, в котором указывается основание для выдачи, наименование запросившего сведения подразделения или организации, реквизиты документа (дата, номер, наименование).
4.2.6. Порядок восстановления
При утрате или порче записей руководитель подразделения – держателя этих сведений при поступлении запроса, дает указание сотруднику, ответственному за ведение этих документов, восстановить запрашиваемый документ на основе данных, имеющихся в первичных носителях информации (например, в рабочем журнале).
После восстановления документа на нем делается надпись "Дубликат", ставится подпись и дата, указывается расшифровка подписи с указанием должности.
Порядок управления записями о качестве
Порядок управления записями о качестве представлен на рисунке 1.
Рисунок 1 - Порядок управления записями о качестве
Ответственность
Ответственность за управление регистрацией записей несет проректор по учебно-воспитательной работе ТвГУ. Он же несет ответственность за контроль выполнения требований настоящего стандарта.
Руководители подразделений и лица, осуществляющие регистрацию записей и данных в подразделениях, несут ответственность за достоверность и своевременность фиксируемой информации, правильность заполнения бланков, организацию ведения и хранения носителей с данными и записями.
Искажение и непредставление данных и записей в установленные сроки и в соответствующем объеме квалифицируется как нарушение исполнительской дисциплины.
Стандарт разработал:
проректор по учебно-
воспитательной работе ТвГУ ________________ Скаковская Л.Н.
(подпись)
«___» ______ 2012 г.
Библиография
СТО СМК 4.2.01-2012 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Управление документацией.
РК СМК 01-2012 Руководство по качеству ТвГУ.
Лист регистрации изменений
| Номер измене-ния | Номер листа | Дата внесения изменения | Дата введения изменения в действие | Ф.И.О. ответственного за внесение изменений |
||
| изменен-ного | нового | изъятого |
||||
Приложение А
Виды записей, подлежащих регистрации
| Пункт ГОСТ ISO 9001
| Виды записей о качестве | Место и срок хранения
|
| 0.1 Введение | Приказ на учреждение проекта по созданию и внедрению СМК, назначении ОПРК, | Секретарь, 3 г. |
| 4.2 Управление документацией | Перечень НД и ТД внешнего происхождения, Перечень документов СМК, Виды записей и данных по качеству (настоящее приложение) | |
| Журнал «входящая документация», Журнал «исходящая документация» | Секретарь, до пересмотра |
|
| 5.2 Ориентация на потребителя | Заинтересованные стороны (в РК) | Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г. |
| 5.4 Планирование | Цели в области качества | Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г. |
| 5.5.1. Ответственность и полномочия | Матрица распределения полномочий и ответственности (в РК) | Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г. |
| ПСП | Начальник управления кадров, 3 г. |
|
| Приказы и распоряжения | Секретарь, 3 г. |
|
| 5.6 Анализ со стороны руководства | Отчет об анализе СМК Протоколы анализа СМК | Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г. |
| 6.2. Человеческие ресурсы | Протоколы регистрации обучения персонала в области качества | Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г. |
| Копии свидетельств о повышении квалификации, удостоверений, сертификатов, дипломов Личное дело работника | |
|
| Оценка результативности предпринятых мер по повышению компетентности | Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г. |
|
| График отпусков Приказы о приеме, увольнении, переводе Трудовые договоры Штатное расписание | Начальник отдела кадров, 75 лет |
|
| 6.3 Инфраструктура | Договоры аренды, субаренды | Главный бухгалтер, 5 лет |
| 6.4 Производственная среда | Производственные факторы (в РК) | Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г. |
| 7.1 Планирование процессов жизненного цикла продукции | Планы работ | |
| Журналы работ | Руководители подразделений, 3 г. |
|
| 7.2 Процессы связанные с потребителями | Дело контракта (договора) Переписка по контракту, в том числе жалобы (рекламации) потребителей | Начальник отдела продаж, 5 лет |
| 7.4 Закупки | Критерии оценки и выбора поставщиков Результаты оценки поставщиков Перечень одобренных поставщиков Результаты верификации (входного контроля) закупленной продукции Сопроводительные документы по закупкам (паспорта качества, сертификаты и т.п.) | |
| Сопроводительные документы по закупкам (счета, счет- фактуры, накладные) | Главный бухгалтер, 5 лет |
|
| Заявки на закупку | Начальник отдела снабжения, 5 лет |
|
| 7.5 Производство и обслуживание | Результаты выполнения планов продаж | |
| Сопроводительные документы на поставку (Акты, счета) | Главный бухгалтер, 5 лет |
|
| 8.2 Мониторинг и измерение | Данные об удовлетворенности потребителей | Проректор по учебно-воспитательной работе, 5 лет |
| Программа и план аудитов на год, Протоколы несоответствий, Отчеты о внутренних аудитах, Результаты контроля выполнения КД и ПД, Свидетельства мониторинга, измерений процессов (в составе отчета, см. п. 5.6) | Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г. |
|
| Результаты мониторинга качества оказываемых услуг | Проректор по учебно-воспитательной работе, 5 лет |
|
| 8.3 Управление несоответствующей продукцией | Журнал учета несоответствующей продукции | Проректор по учебно-воспитательной работе, 5 лет |
| 8.4 Анализ данных | Отчет с анализом данных (см. п. 5.6) | Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г. |
| 8.5 Улучшение | Планы КД и ПД, Результаты оценки предпринятых КД и ПД (Запись в протоколе несоответствий) | Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г. |
Документ использовался в ряде проектов по внедрению систем менеджента качества в соответствии с требованиями стандарта ISO серии 9000 версии 2000 г. Может быть использован при внедрении систем управления бизнес-процессами.
"... Настоящая документированная процедура системы менеджмента качества разработана в соответствии с требованиями раздела 4.2.4 ИСО 9001:2000 и регламентирует порядок управления записями по качеству в подразделениях ____________.
Требования настоящей Д 00.03 распространяются на все подразделения предприятия..."
| Организация «__________________» | |
| «УТВЕРЖДАЮ
» Должность утверждающего лица. Фамилия И.О. «____»_________ 2003 г. |
|
| Документированная процедура «Порядок управления записями по качеству» |
|
| Разработал
Должность лица, разработавшего документ Фамилия И.О. | Согласовано
Должность согласующего лица _______________ Фамилия И.О. Должность согласующего лица _______________ Фамилия И.О. Должность согласующего лица _______________ Фамилия И.О. |
| Проверил
Должность лица, проверившего документ Фамилия И.О. |
|
1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ДЕЙСТВИЯ
2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
3. ОПРЕДЕЛЕНИЯ ТЕРМИНОВ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
3.1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
3.2 СОКРАЩЕНИЯ
4. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
4.1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
4.2 ИДЕНТИФИКАЦИЯ ЗАПИСЕЙ ПО КАЧЕСТВУ
4.3 РЕГИСТРАЦИЯ И СБОР ЗАПИСЕЙ ПО КАЧЕСТВУ
4.4 ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ И ВЕДЕНИЯ АРХИВА ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ ЗАПИСИ ПО КАЧЕСТВУ
4.5 ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ, СОДЕРЖАЩИМ ДАННЫЕ О КАЧЕСТВЕ
5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ И АРХИВИРОВАНИЕ
6. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ
7. РАССЫЛКА
0 1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ДЕЙСТВИЯ
1.1. Настоящая документированная процедура системы менеджмента качества разработана в соответствии с требованиями раздела 4.2.4 ИСО 9001:2000 и регламентирует порядок управления записями по качеству в подразделениях ____________.
1.2. Требования настоящей Д 00.03 распространяются на все подразделения предприятия.
1 2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
При разработке данной документированной процедуры использованы следующие нормативные документы:
ISO 9000:2000 Системы менеджмента качества - Основополагающие принципы и словарь.
ISO 9001:2000 Системы менеджмента качества- Требования.
РК 00.00 Руководство по качеству ____________.
Д 00.01 Порядок описания процессов.
Д 00.02 Порядок управления документацией.
2 3. ОПРЕДЕЛЕНИЯ ТЕРМИНОВ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
3.1. Термины и определения
В данной документированной процедуре используются термины и их определения из ISO 9000:2000 а также следующие:
Записи по качеству - документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.
Примечание: Записи могут использоваться, например, для документирования прослеживаемости и свидетельства проведения проверки эффективности корректирующих и предупреждающих действий.
Продукция . результат процесса. В данной документированной процедуре под продукцией следует понимать входящее сырье и материалы, тару и материалы для упаковки, полуфабрикат продукции на промежуточных стадиях изготовления и готовую продукцию.
Идентификация
1. Присвоение объекту условного обозначения (идентификатора) установленного в НД с целью выделения его в однородной массе или однородном массиве и исключения возможности перепутывания.
2. Распознавание объекта по критериям, признакам (идентификаторам),
установленным в НД.Выпуск - разрешение на переход к следующей стадии процесса.
3.2 Сокращения
НД - нормативная документация;
ТУ - технические условия;
ОТК. отдел технического контроля.
СИ - средства измерения.
ГП. готовая продукция.
ДМН - аббревиатура " до минования надобности", обозначает срок хранения документа до тех пор, пока надобность в нем не отпадет.
3 4. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
4.1. Общие положения
Настоящее описание порядка ведения записей по качеству регламентирует требования к содержанию раздела 4.2.4 «Описания процесса... ».
Процедура ведения записей по качеству:
- разработана в соответствии с требованиями раздела 4.2.4 ISO 9001:2000;
- предназначена для управления всеми записями по качеству, подтверждающими соответствие продукции установленным требованиям и эффективности действия системы менеджмента качества во всех подразделениях предприятия;
- устанавливает порядок идентификации, сбора, регистрации, хранения, ведения и предоставления записей по качеству;
- гарантирует полноту и доступность записей по качеству для получения доказательств соответствия продукции установленным требованиям и эффективности действия системы менеджмента качества на всех этапах жизненного цикла продукции предприятия.
ISO 9001:2000 устанавливает следующие обязательные записи по качеству:
(Нумерация процессов в соответствии с п. 4.12 Д 00.02 "Порядок управления документацией").
|
Примечания: к п. №3 - для всех процессов указываются записи по качеству, подтверждающие, что параметры и результат процесса соответствуют установленным требованиям..
к п. №4 - для "Процесса планирования продаж" указываются записи по качеству, подтверждающие, что все требования заказчика выявлены и выполнимы.
к п. №5 - для "Процесса закупок" указываются записи по качеству, подтверждающие, что выбранный поставщик способен выполнить все требования предприятия к продукции закупаемой у этого поставщика.
к п. №6 - для Процессов производства, контроля качества продукции, транспортировки, хранения и отпуска продукции указываются записи по качеству, подтверждающие, что все требования к составным частям процесса выполнены и проверены до начала процесса.
к п. №7 - для всех процессов кроме 6 и 7 указываются записи по качеству, подтверждающие, что, при возникновении необходимости, имеется возможность восстановить всю предысторию создания продукта, ресурса (составной части процесса) или документа.
4.2 Идентификация записей по качеству
4.2.1. Идентификация документов, содержащих данных о качестве, производится при помощи идентификаторов, размещенных на документах в местах, обеспечивающих быструю и однозначную идентификацию документов, при систематизированном хранении, поиске и ведении.
4.2.2. Присвоение и нанесение на документ идентификатора производится в обязательном порядке следующим образом:
присвоением документу учетного номера формы в соответствии с требованиями раздела4.12 Д 00.02 "Порядок управления документацией". - Ф 00.0*.0**.хх - Форма сбора записей по качеству №хх, порядок заполнения которой приведен в инструкции №**, при выполнении процесса №*.
присвоением обобщающего идентификатора по принадлежности записей по качеству к
месту сбора данных и периоду, за который эти записи собраны.Пример: Протокол производственного контроля на _______
Линия 1 Пресс А Дата: 12.05.01 Смена 14.3 Регистрация и сбор записей по качеству
4.3.1. Формы бланков документов, содержащих записи по качеству, порядок их заполнения и ответственность за заполнение установлены в "Описаниях процессов..." и "Инструкциях...".
4.3.2. Запись данных о качестве в бланки документов производится разборчиво, в соответствующие графы форм, записи не должны допускать неоднозначного прочтения.
4.3.3. Подлинность и достоверность всех данных о качестве заверяется подписью с расшифровкой фамилии лица, отвечающего за занесение данных о качестве в формы, соответствии с требованиями, изложенными в "Описаниях процессов..." и "Инструкциях...".
4.3.4. Корректировка ошибок в документах, содержащих записи по качеству, производится лицом, отвечающим за сбор данных.
Каждая корректировка заверяется датой и подписью лица, ее проводившего и руководителя подразделения, где эти данные собираются.4.4 Порядок хранения и ведения архива документов, содержащих записи по качеству
4.4.1. После заполнения форм документов и обработки данных, включая их обобщение, они передаются на хранение в архив подразделения. Порядок передачи установлен в соответствующих "Описаниях процессов..." и "Инструкциях...".
Записи по качеству входящих материалов, тары и комплектующих изделий, поступившие от поставщиков хранятся в ОТК в виде документов поставщиков.
4.4.2. Порядок хранения документов, содержащих записи по качеству, место хранения (в том числе № дела), срок хранения и ответственный за хранение установлены в соответствующих "Описаниях процессов..." и "Инструкциях...". Документы, содержащие записи по качеству, заносятся в "Номенклатуру дел подразделения" в соответствии с требованиями раздела 4.12 Д 00.02 "Порядок управления документацией". Необходимость выделения отдельных папок для каждого вида записей по качеству устанавливается в НД подразделения.
4.4.3. Срок хранения записей по качеству в подразделении не должен превышать 3 лет. По истечении этого срока документы с данными о качестве утилизируются, если в НД не указано иное.
4.4.4. Условия хранения документов в подразделении должны обеспечивать их сохранность, отсутствие повреждений и предотвращение порчи в течении всего срока хранения.
4.4.5. Восстановление данных о качестве продукции в случае утраты их бумажных копий, производится из электронной базы данных, куда заносятся сведения о параметрах продукции и применяемых материалов.
4.5 Порядок предоставления доступа к документам, содержащим данные о качестве
4.5.1. Документы, содержащие записи по качеству, рассылаются в соответствии с требованиями, установленными в НД.
4.5.2. Доступ к архивным документам, содержащим записи по качеству производится с разрешения начальника подразделения, ответственного за их хранение.
4.5.3. Предоставление доступа потребителей и поставщиков к документам, содержащим записи по качеству производится в соответствии с требованиями контракта (договора) на поставку продукции.
0 5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ И АРХИВИРОВАНИЕ
5.1. Подлинник документированной процедуры после окончания срока действия, аннулирования или замены хранится в производстве 3 года.
5.2. К записям по качеству, образующимся в ходе работы по настоящей документированной процедуре, относятся:
0 6. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ
6.1. Начальник ОТК один раз в год пересматривает данную Д 00.03 на соответствие требованиям системы менеджмента качества.
6.2. По итогам рассмотрения начальник ОТК может принять решение о продлении действия Д 00.03 без изменений. В этом случае действие процедуры Д 00.03 продлевается на следующие два года, для чего начальник ОТК делает запись в.Листе регистрации изменений. контрольного экземпляра: .Срок действия продлен до............года., расписывается и ставит дату. В противном случае начальник ОТК делает запись: .Требует пересмотра. Срок действия продлен до............года (срок продления в этом случае не должен превышать 1 месяц), расписывается и ставит дату. Такая запись инициирует начало пересмотра данной процедуры Д 00.03.
Решение об изменении процедуры Д 00.03 принимает начальник ОТК на основании
предложений других подразделений предприятия, результатов анализа установленных и
предвидимых несоответствий, а также рекомендаций внутренних или внешних аудитов.
1 7. РАССЫЛКА
документированная процедура|управление записями