Нормативные акты по делопроизводству рф. Инструкция по ведению делопроизводства. Примерная Инструкция по делопроизводству в организации

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 07.09.2011 № 751, от 26.04.2016 № 356 )

    I. Общие положения

    Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

    Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

    Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

    II. Термины и определения
    ()

  1. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

    «документирование» - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

    «делопроизводство» - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

    «документ» - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

    «документооборот» - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

    «реквизит документа» - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

    «подлинник документа» - первый или единственный экземпляр документа;

    «копия документа» - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

    «регистрация документа» - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

    «номенклатура дел» - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

    «дело» - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

    «служба делопроизводства» - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

    «электронная копия документа» - копия документа, созданная в электронной форме;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

    абзац утратил силу. - ;

    «система электронного документооборота» - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

    «электронный документооборот» - документооборот с применением информационной системы.

    ()

    Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

    (абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751 )

    III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

  2. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

    Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

    При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

    Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

    Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти.

    (п. 8 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

    Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

    а) Государственный герб Российской Федерации;

    б) наименование федерального органа исполнительной власти;

    в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

    г) наименование должности;

    д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

    е) наименование вида документа;

    ж) дата документа;

    з) регистрационный номер документа;

    к) место составления (издания) документа;

    л) гриф ограничения доступа к документу;

    м) адресат;

    н) гриф утверждения документа;

    о) указания по исполнению документа (резолюция);

    п) заголовок к тексту;

    р) текст документа;

    с) отметка о контроле;

    т) отметка о приложении;

    у) подпись;

    ф) отметка об электронной подписи;

    х) гриф согласования документа;

    ч) печать;

    ш) отметка о заверении копии;

    щ) отметка об исполнителе;

    э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    ю) отметка о поступлении документа;

    (п. 9 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

    Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

    Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

    IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

  3. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

    а) поступающая документация (входящая);

    б) отправляемая документация (исходящая);

    в) внутренняя документация.

    В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

    Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

    Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

    Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

    (п. 16 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

    Утратил силу. - Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 .

    Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.

    Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

    (п. 18 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

    Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

    При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.

    (абзац введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

    Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

    (п. 20 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

    Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

    Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

    Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

    В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

    В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

    V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

  4. Федеральный орган исполнительной власти:

    а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

    б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

    в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.

    (пп. «в» введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

    Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

    Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

    а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

    б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

    в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

    г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

    Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

    Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

    Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

    Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

    Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

    Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

    Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

    (п. 34 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

    Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

    Примечание.
    По вопросам, касающимся составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения, см. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

    Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

    VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти
    (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

  5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

    Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации».

    В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

    Состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

    Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

    Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

    В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

    Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

    После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

    После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

    Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

    Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

    Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

    В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание».

    Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

    После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.

Приложение
к Правилам делопроизводства
в федеральных органах
исполнительной власти

Перечень обязательных сведений о документах,
используемых в целях учета и поиска документов
в системах электронного документооборота
федеральных органов исполнительной власти

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 )

  1. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

    Наименование вида документа

    Дата документа

    Регистрационный номер документа

    Дата поступления документа

    Регистрационный номер входящего документа

    Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

    Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

    Индекс дела по номенклатуре дел

    Сведения о переадресации документа

    Количество листов основного документа

    Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

    Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)

    Отметка о контроле

    Гриф ограничения доступа

    Сведения об электронной подписи

    Проверка электронной подписи

    Подразделение - ответственный исполнитель документа

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

  • положения о документообороте;
  • инструкции;
  • правила;
  • регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

  • в целях обеспечения юридической силы документа;
  • для оперативной обработки документа;
  • для оперативного поиска документа;
  • для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

  1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
  2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
  3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

  • схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
  • образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

  1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
  2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
  3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
  4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
  5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
  6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
  7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Регламентировать любой производственный или бизнес-процесс - значит установить правила выполнения этого процесса на уровне внутреннего, корпоративного, законодательства. Сделать это можно при помощи локальных нормативных актов. Какие из них могут действовать в организации и понадобятся в первую очередь, рассмотрим в статье.

ПРИЗНАКИ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ (ЛНА)

В юриспруденции существует понятие «нормативный правовой акт». Нормативные правовые акты высшего, государственного, уровня содержат нормы права, обязательные для всех граждан государства. Это, например, Конституция РФ, федеральные законы, кодексы, указы Президента. В отличие от общегосударственных локальные нормативные акты действуют в рамках одной или нескольких организаций и обязательны только для их работников.

Проще говоря, локальный нормативный акт «Инструкция по делопроизводству ООО «АБВ» обязательна только для работников ООО «АБВ». За несоблюдение локальных нормативных актов работники организации могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

Существенные признаки нормативного правового акта перечислены в п. 9 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.11.2007 № 48 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части». По аналогии можно определить и главные признаки ЛНА. Как и все нормативные правовые акты, они:

  • Издаются в установленном порядке. Каждый ЛНА проходит маршрут от подготовки проекта документа до утверждения его генеральным директором либо специально уполномоченным на это должностным лицом (см. Схему).
  • Содержат нормы и правила, которые могут касаться деятельности организации в целом, ее подразделений (отделов, рабочих групп, комиссий), коллегиальных и других органов, выполнения производственных или бизнес-процессов. При этом есть ЛНА, которые должны соблюдать не все работники. Так, если инструкция по делопроизводству обязательна для всех, то положением об экспертной комиссии руководствуются только члены этой комиссии.
  • Применяются неоднократно. Локальные нормативные акты издаются и применяются неоднократно. Некоторые ЛНА сопровождают организацию все время ее существования. Это, например, правила внутреннего трудового распорядка или положение о защите персональных данных работников.

ЛНА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ: ВИДЫ И НАЗНАЧЕНИЕ

У всех организационно-правовых документов одна цель - регламентировать какой-либо процесс или явление. Поэтому иногда даже опытным секретарям и делопроизводителям трудно выбрать вид документа для каждого конкретного случая. Попробуем разобраться. Источник всех определений - «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации» .

■ Положение - нормативный правовой акт, определяющий статус органа власти, организации, структурного подразделения, коллегиального, совещательного, экспертного, методического или иного органа и (или) устанавливающий порядок выполнения деятельности (работ) определенного вида.

Положение устанавливает, какие структурные подразделения или органы есть в организации, определяет их функции, цели, задачи и ответственность. Положения появляются, когда формируются новые структурные подразделения. Например, вместо канцелярии создаются отдел делопроизводства и Архив.

■ Инструкция - правовой акт, который издается для установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан.

В отличие от положения, которое, прежде всего, отвечает на вопросы «кто?» и «что?», инструкция отвечает на вопрос «как?». В ней подробно и всесторонне описывается все, что касается выполнения того или иного процесса.

■ Регламент бизнес-процесса - нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности органа власти, коллегиального или совещательного органа.

Но в случае с ЛНА чаще речь идет о несколько ином документе, особенно в коммерческих организациях. Тогда под регламентом бизнес-процесса понимается разновидность организационно-правового документа, в котором последовательно описываются все этапы процесса и порядок взаимодействия исполнителей на каждом этапе.

Регламент бизнес-процесса отличается от инструкции способом описания операций. В регламенте они описаны последовательно (от первой до последней), а в инструкции выстроены тематически.

■ Правила - нормативный правовой акт, устанавливающий нормы и требования в отношении предмета правового регулирования.

Основная задача правил - конкретизировать и подробно описать один из процессов, уже утвержденных в инструкции. Например, в инструкции по делопроизводству правилам ведения электронной переписки может быть посвящен только один абзац. А самостоятельные правила ведения электронной переписки - это зачастую объемный ЛНА, состоящий из нескольких разделов. В нем процесс создания, отправки, получения и обработки электронных писем описан подробнее.

Если инструкция издается для полноценного описания какой-то из сторон деятельности организации, то правила конкретизируют инструкцию. В них описан не просто каждый шаг, а каждый вдох и выдох исполнителя операции.

■ Приказ - правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации.

Приказ далеко не всегда является локальным нормативным актом, но вполне может выполнять эту функцию. Здесь будет уместно вспомнить о характерных чертах ЛНА, которые мы рассматривали выше. Если приказ устанавливает нормы (правила) выполнения процесса, назначает ответственных лиц, применяется неоднократно и обязателен для всех указанных в нем работников, то он может быть признан полноценным ЛНА.

Приказы не описывают порядок выполнения процесса, а фиксируют принятое решение. Например, назначить ответственных за делопроизводство в филиалах или утвердить разработанную систему индексации подразделений.

Таблица 1 поможет определить назначение разных ЛНА и выбрать наиболее подходящий вид документа для каждого случая.

Таблица 1

Виды и назначение ЛНА по делопроизводству

Вид ЛНА

Назначение ЛНА

Пример

Положение

Определяет статус структурного подразделения

Положение о Службе документационного обеспечения управления

Устанавливает порядок выполнения деятельности (работ) определенного вида

Положение о хранении документов

Определяет статус коллегиального совещательного органа

Положение об экспертной комиссии

Инструкция

Регулирует одну из сторон деятельности организации

Инструкция по делопроизводству

Регламент бизнес-процесса

Последовательно описывает операции процесса и порядок взаимодействия участников операций

Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения заданий по документам»

Конкретизируют уже регламентированный процесс

Правила отправки и получения почтовой корреспонденции

Фиксирует решение, принятое по процессу

Приказ «О назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях»

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Инструкция по делопроизводству - центральный из локальных нормативных актов, посвященных ДОУ. Можно, хоть и не рекомендуется, обходиться без положения о службе ДОУ или без регламентов бизнес-процессов делопроизводства. Но если в организации делопроизводством занимаются хотя бы несколько человек, то соответствующая инструкция просто необходима. В противном случае каждый участник процессов делопроизводства (то есть каждый работник) будет работать с документами так, как сочтет нужным, опираясь только на свои собственные знания и опыт и считая их единственно верными. Для секретаря это катастрофа. Поэтому без инструкции по делопроизводству не обойтись.

Нормативная база

К сожалению, типовой инструкции по делопроизводству для негосударственных организаций нет и быть не может, потому как они слишком по-разному, хоть и в рамках единых правил, ведут ДОУ.

Общий порядок разработки инструкции по делопроизводству точно такой же, как на Схеме: подготовленный проект документа проходит процедуру согласования и утверждается генеральным директором или уполномоченным на это лицом.

Собственноручно писать инструкцию по делопроизводству с нуля не нужно. Все правила делопроизводства в России прошли проверку десятилетиями и менялись незначительно. Источников для написания инструкции множество. Основными могут стать:

  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее - Методические рекомендации для ФОИВ);
  • ГОСТ Р 7.0.8.-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации (утверждена приказом ФТС России от 09.07.2014 № 1331; далее - Инструкция для ФТС). Она обязательна только для ФТС и подведомственных ей организаций, но другие организации могут использовать ее в качестве основы для собственной инструкции.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

ГОСТ Р 7.0.97-2016 начинает действовать с 1 июля 2017 года. А Методические рекомендации для ФОИВ и Инструкция для ФТС составлены на основе прежнего стандарта по оформлению документов - ГОСТ Р 6.30-2003 и методических рекомендаций к нему . С 01.07.2017 оба этих документа перестают быть актуальными в части, посвященной оформлению реквизитов. Поэтому составители инструкций по делопроизводству должны быть внимательными - новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 меняет не только правила оформления реквизитов, но и их состав.

Структура инструкции

Состав, порядок расположения и содержание разделов инструкции могут варьироваться. Все зависит от того, как выстроена система делопроизводства. Инструкции по делопроизводству в организациях, которые активно используют систему электронного документооборота (СЭД) и электронную цифровую подпись (ЭЦП), и в организациях, где процветает бумажный документооборот, будут очень разными.

Тем не менее, можно составить базовое универсальное содержание инструкции по делопроизводству, чтобы разработчикам этого ЛНА «на местах» было от чего оттолкнуться (Таблица 2).

Таблица 2

Базовая структура инструкции по делопроизводству

Номер раздела

Раздел инструкции по делопроизводству

Утверждаемые разделом формы / образцы документов

Общие положения

Термины и определения

Требования к оформлению документов

Бланки документов (общий бланк для документов, бланк письма, бланки отдельных видов документов, другие бланки).

Форма журнала учета и выдачи бланков (если организация ведет учет бланков).

Образцы оформления каждого из реквизитов (приводятся сразу в тексте при описании правил оформления реквизитов документов).

Организация работы с документами

Система электронного документооборота

Особенности работы с электронными документами

Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

Форма журнала регистрации входящих документов.

Образец акта о недостаче документов.

Образец акта о повреждении документов.

Оттиск штампа о регистрации входящего документа.

Организация исполнения документов и поручений

Образец оформления резолюции.

Форма справки-отчета об исполнении документов.

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Образец приказа.

Образец распоряжения.

Образец акта (например, о возврате неполного пакета документов)

Образец доверенности (например, на получение почты).

Порядок оформления и исполнения решений, принятых на совещаниях

Образец краткого протокола совещания.

Образец полного протокола совещания.

Оформление и отправка исходящих документов

Образец сопроводительного письма.

Форма журнала регистрации исходящих документов.

Форма журнала почтовых отправлений.

Форма списка для отправки партионных почтовых отправлений.

Порядок работы с обращениями граждан

Форма заявки (обращения) гражданина.

Форма журнала регистрации обращений граждан (если организация учитывает обращения граждан отдельно).

Порядок передачи документов на хранение

Форма сдаточной описи.

Организация и учет документов в архиве

Форма номенклатуры дел организации.

Форма номенклатуры дел структурного подразделения.

Форма описи дел постоянного хранения;

Форма описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Форма описи дел по личному составу.

Форма описи электронных дел и документов постоянного хранения.

Форма описи электронных дел и документов временного (свыше 10 лет) хранения.

Использование документов в архиве

Образец акта о выдаче дел во временное пользование.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Форма акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Порядок хранения документов по инструкции

Порядок архивного хранения документов описывается в разделах инструкции на основе:

  • Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкульта России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила 2015);
  • Основных Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

ЛНА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ: КАК ВЫБРАТЬ?

Для небольшой организации инструкции по делопроизводству будет вполне достаточно, тем более, если она описывает все процессы делопроизводства, от создания до уничтожения документа.

Регламенты по делопроизводству чаще всего «вырастают» в самостоятельные ЛНА из инструкции. Это происходит естественным путем - по мере развития организации. Если на определенном этапе появится необходимость регламентировать бизнес-процессы, тогда могут быть разработаны:

  • регламент бизнес-процесса «Создание документа»;
  • регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документа»;
  • регламент бизнес-процесса «Архивное хранение документа»;
  • другие регламенты, в зависимости от того, какие процессы делопроизводства руководство сочтет нужным описать и регламентировать.

Еще один вариант развития событий: в организации накопилось множество документов, и для них был создан архив. В этом случае необходимо сразу регламентировать процесс их хранения, иначе работников архива завалят документами. Решить проблему поможет инструкция по оформлению и передаче дел на архивное хранение.

Впрочем, если архив пока невелик и находится в стадии становления, это могут быть правила или даже приказ по основной деятельности. Выбор видов документов для регламентирования процессов делопроизводства, как мы уже выяснили, довольно велик.

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. - Росархив, ВНИИДАД. - М., 2014.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждены Росархивом).

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  • входящий (поступающий в организацию);
  • исходящий (направленный из организации);
  • внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

  • прием и первичная обработка;
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем;
  • регистрация;
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
  • контроль исполнения.

Для исходящих:

  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • отправка.

Для внутренних:

  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.

Для всех:

  • учет и анализ объемов документооборота;
  • хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

ГОСТы по делопроизводству 2020

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации . Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

  1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
  3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Делопроизводство-2020: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с .

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

  • гриф ограничения доступа;
  • отметка об электронной подписи;
  • наименование структурного подразделения — автора документа;
  • наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Расскажем, как грамотно организовать работу с документами компании, а также их учет и хранение. Дадим пошаговую инструкцию организации делопроизводства в компании.

Из статьи вы узнаете:

Материалы по теме:

Почему важно уделять внимание делопроизводству

Делопроизводство - это деятельность, которая обеспечивает создание официальных документов и определяет порядок работы с ними. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какую-то определенную бумагу становится трудно. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача - как правильно и удобно организовать документооборот.

Схема первичного рассмотрения поступившего письма

Скачать схему полностью

С делопроизводством в официальных учреждениях проще - там этот процесс регламентируют специальные нормативные акты:

  • Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;
  • Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;
  • Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;
  • Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
  • Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как провести на определенных предприятиях. Например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода организациях.

В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решают собственники. Вернее, разработать делопроизводство с нуля поручают конкретным исполнителям - иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.

Как работать с документами: памятки по Примерной инструкции по делопроизводству

Скачать эту и еще 9 памяток в журнале

Как организовать делопроизводство: пошаговая инструкция

Делопроизводство в ооо с нуля пошаговые инструкции помогут определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ - инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.

Шаг 1. Определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними разный, поэтому стоит описать его в разных разделах.

Шаг 2. Написать инструкцию. Отдельно предусмотреть по локальным актам:

  • как их принимают;
  • как с ними знакомят работников;
  • где и у кого хранят локальные акты.

По входящей документации необходимо расписать, кто и где регистрирует поступающую документацию, в какие сроки, как фиксирует передачу документа на исполнение, где хранить входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей - аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.

Инструкция по делопроизводству: порядок регистрации внутренних документов

Как оформлять документы по Примерной инструкции

Шаг 3. Указать в инструкции, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а какие следует составлять, руководствуясь утвержденным ГОСТ.

Как внедрить ГОСТ через инструкцию по делопроизводству

Шаг 4. Определить ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции. Решить, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы.

Раздел «Оперативное хранение документов» в Инструкции по делопроизводству

Скачать образец инструкции

Шаг 5. Определить, нужны ли дополнительные разделы инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.

Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством. Например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.

Учет и хранение печатей и штампов в компании: раздел Инструкции

Как организовать работу с печатями и штампами

Шаг 6. Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании.

Как организовать кадровое делопроизводство

Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство . Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяют перечень документов, которые будут составлять, изменять, копировать и распространять в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше -– то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указано в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.

Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании, например, утвержденной формы трудового договора, приказов, а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации: если составляют графики, то в какой срок и в каком порядке их предоставить на утверждение, если выдают средства защиты, то в каком порядке будут вести учет.

Инструкция по кадровому делопроизводству: образец

Скачать образец полностью

Следует учесть также, что для организации делопроизводства , в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разрабатывать и соблюдать инструкции.

Организационные формы делопроизводства

Есть три формы организации делопроизводства:

  • централизованная;
  • децентрализованная;
  • смешанная.

При централизованной форме, все технические операции по обработке документов сосредотачивают в одном структурном подразделении. Обычно это служба делопроизводства. Плюс такой формы делопроизводства в том, что можно создать единую базу по всем документам, которые поступают или создают в организации. Искать нужные бумаги быстрее. Такая форма делопроизводства подойдет для компаний с линейно-функциональной структурой.

При децентрализованной форме делопроизводства службы ДОУ создают в каждом структурном подразделении. Если компания территориально-распределенная, эта форма будет кстати.

При смешанной форме организации делопроизводства одни операции выполняют в службе ДОУ, другие - в структурные подразделениях. Первые обычно занимаются приемом, регистрацией, контролем документов, вторые - создают и оформляют бумаги, систематизируют их и формируют на хранение. Одну и ту же операцию при такой форме делопроизводства могут осуществлять как в службе ДОУ, так и в подразделениях - зависит от документа.

Маршруты документов помогут ускорить документооборот в компании