Командировка на служебном автомобиле. Компенсация расходов на бензин сотруднику при направлении его в командировку на личном автомобиле. Командировка на личном транспорте

Довольно часто работник едет в командировку в другой город на личном транспорте. Это выгодно и той и другой стороне: служащий комфортно себя чувствует за рулем своего авто, а организация экономит на эксплуатации казенного автомобиля.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

После возвращения руководство предприятия компенсирует ему расходы.

Казалось бы, всё очевидно и просто, но есть целый ряд нюансов в трактовке данного вида расходов для целей налогообложения и порядке возмещения израсходованных средств служащему.

Нормативная база

В списке приведены основные законодательные нормы, используемые при оформлении командировки:

  • Постановление Правительства № 92;
  • Положение о направлении работников в командировки, утвержденное Постановлением № 749;
  • ФЗ № 212;
  • ФЗ № 125;
  • Письмо Минздравсоцразвития № 2538-19;
  • Приказ Минтранса № 152.

Ознакомиться с текстом документов можно тут:

Какие документы нужны?

Возмещение расходов, понесенных подчиненным в командировочной поездке, производится согласно установленному в организации порядку.

Как правило, эти нюансы освещаются в нормативном акте, заблаговременно составленном руководством фирмы. В нем определяют правила возмещения трат, а также указывают перечень документов, обязательных к предъявлению в бухгалтерию для отчета.

После того, как все вопросы, касающиеся командировки обсуждены, а подчиненный и руководство пришли к единому мнению, оформляется стандартный пакет бумаг для командировочного.

Приказ

Допустимо использование унифицированной формы приказа № Т-9.

Директор может сам разработать и утвердить вариант приказа о командировании служащего.

В приказе на командировку на личном автомобиле в 2020 году следует указать: название фирмы, наименование бланка и число, когда он был составлен, Ф.И.О. служащего, должность и наименование отдела, где он работает, пункт прибытия (страна, город, фирма), срок командировки (в календарных днях), начальную и конечную даты поездки, цели, фирму, которая несет расходы.

Приказ заверяется представителем руководства фирмы.

Ниже пример стандартного приказа по форме № П-9, разработанной в организации:

Командировочное удостоверение

Согласно нововведениям законодательной базы, действующим с января 2020 года больше нет необходимости в командировочном удостоверении.

Путевой лист

Налоговая инспекция, проверяя расходы организации, не требует наличия путевого листа.

Однако если подчиненный отправляется в поездку на личном автомобиле, то лучше все же приложить этот документ к отчету. С его помощью можно будет подтвердить факт использования машины в служебных целях, а также расчет бензина.

Путевой лист составляется с использованием унифицированных форм либо по образцу, утвержденному руководством фирмы.

Служебная записка

Когда служащий едет по делам фирмы на своем авто, расскажет о времени, фактически затраченном на поездку.

По возвращении в офис ее следует отдать вместе с чеками и иными документами для правильного расчета компенсации.
Записка составляется в свободной форме. Однако если сотрудники часто используют свои автомобили для деловых поездок, рекомендуется создать единый шаблон записки для таких случаев.

Благодаря установленной форме сотрудники смогут верно указывать все сведения в достаточном объеме, чтобы принять их во внимание при начислении выплаты подчиненному.

Ниже представлен вариант такого бланка:

Чем и как подтвердить расходы?

По завершении командировочной поездки служащему нужно предоставить бухгалтеру о расходах, совершенных в течение поездки.

К нему присовокупляют оправдательную документацию:

  • чеки фиксирующие расходы на номер в гостинице;
  • чеки на ГСМ;
  • служебную записку;
  • путевой лист;
  • квитанции об оплате ГСМ баллами с карты заправки, либо иными безналичными способами.

Особенности оплаты

К расходам, которые компенсирует работодатель командированному сотруднику, относятся следующие траты:

  • оплата найма жилья или гостиницы;
  • суточные в установленном размере;
  • другие расходы, совершенные с разрешения работодателя;
  • компенсация проезда до места командировки.

Правила выплаты возмещения расходов сотрудникам коммерческих предприятий и ИП, в соответствии с законодательными нормами на 2020 год, определяются путем составления , либо подписания локального нормативного акта, в котором указан порядок выплат.

Трудовой кодекс не налагает на руководство фирм никаких ограничений по выплатам сотруднику, поэтому этот вопрос остается на усмотрении начальства. Если же речь идет о возмещении командировочных трат в муниципальном или госучреждении, то следует руководствоваться порядком, описанным в постановлении №729 Правительства РФ, действующим с 2.10.2002г.

При отправке сотрудника в командировочную поездку бухгалтерия выдает сотруднику необходимые финансовые средства. А по возвращении обратно производится окончательный расчет в соответствии с предоставленными отчетными бумагами.

Инструкция по возмещению расходов

Списание ГСМ

Списание ГСМ при командировочной поездке на своем авто происходит точно так же, как и при использовании служебного транспорта.

Для подсчет затрат на бензин сотрудник предоставляет заполненный путевой лист, чеки с автозаправок.

Сумма возмещения трат на топливо, остается на усмотрение фирмы, для целей налогообложения данные траты будут отражены как возмещение потраченных средств при поездке на личной машине, но не расходов на командировку. НК РФ говорит, что возмещение подобных трат возможно в установленных Правительством нормах.

Так, на машину, имеющий двигатель объемом более 2000 куб.см. полагается возмещение, не превышающее полторы тысячи рублей в месяц.

Все, что превышает эту сумму, не относится к затратам и учитывается при расчете налогов.

Можно все же учесть затраты как возмещение расходов в командировочной поездке, чтобы включить их в облагаемую налогами базу.

Организации следует издать нормативный акт, предусматривающий такую возможность. Фирма, решившая пойти этим путем, должна быть готова доказать экономическую оправданность данных расходов.

Путевой лист с указанием маршрута, как правило, вполне подходит для этого с точки зрения налоговой.

Включая оплату ГСМ в командировочные расходы, в локальном также важно прописать, что во время командировки выплата за использование личной машины не производится, а все фактические расходы относятся именно к командировочным тратам.

Оплата и компенсация сотруднику

Как упоминалось выше, выплаты за использование своей машины производят, исходя из расчета 1500 рублей за месяц.

Возмещение выдается по приезду служащегов офис, исходя из предоставленного им авансового отчета, чеков и квитанций.

При использовании собственного транспорта компания компенсирует служащему траты из-за амортизации, техобслуживание, починку и смазочные жидкости. Сумма возмещения прописывается в соглашении с сотрудником и локальном нормативном акте фирмы.

Директор издает приказ о выплате возмещения.

Служащий, использующий свою машину, должен предоставить техпаспорт автомобиля в качестве подтверждения наличия у него транспортного средства.

Дополнительно следует прописать факт использования машины в договоре о трудоустройстве.

Возмещение за применение машины в рабочих целях выплачивается пропорционально отработанному времени. За время отсутствия возмещение расходов не осуществляется. Выплата происходит раз в месяц.

Налогообложение

Сумма прибыли, облагаемой налогами, уменьшается на размер затрат, понесенных при возмещении сотруднику командировочных расходов.

Однако, поскольку в эти затраты уже включены ГСМ, вычесть деньги, потраченные на ГСМ, из налогооблагаемой базы предприятия не получится.

Если деньги выдаются за использование машины, а не в виде командировочных, то все деньги, выплаченные сотруднику сверх определенной законом нормы, не учитываются как расходы.

На возмещение трат служащему не начисляется НДФЛ, так же с нее не платят взносы на соцстрахование, выплата не относится к доходам работника, подлежащим обложению налогом.

При этом, поскольку в законодательстве отсутствуют ясные формулировки на этот счет, возможны конфликтные ситуации как с налоговой службой, так и с фондами социального страхования, если они посчитают выплату доходом подчиненного.

Нюансы

Выплаты в бюджетном учреждении

В организациях, финансируемых из бюджета, возмещение за командировочную поездку на собственной машине осуществляются в соответствии с Порядком и условиями командирования, возмещения расходов, связанных с использованием гражданскими служащими личного автотранспорта для проезда к пункту командирования и обратно.

Командировка директора

Директор, как и любой сотрудник фирмы, может ездить в командировочные поездки на своей машине.

Поводом для выплаты директору возмещения егорасходов должен служить изданный фирмой документ, как и для рядового наемного работника.

Если работников несколько

Если на машине одного из сотрудников в командировочную поездку отправляется несколько человек, то путевой лист оформляется только на водителя.

Также, если за бензин платит только водитель, остальные сотрудники не должны предоставлять чеки с автозаправок.

Основанием для расчета времени, проведенного в поездке, выступает служебная записка, оформляемая каждым подчиненным. Записка – отчетный документ для подчиненных, вернувшихся из поездки отдельно от водителя раньше или позже него.

Эти же нормы работают для подчиненных, отправляющихся в дорогу на служебной машине.

Правила использования своей машины для прибытия в место назначения одним или несколькими подчиненными закрепляются локальным документом, составленным руководством фирмы.

Если потребовался ремонт

Если в деловой поездке на личном автомобиле, машине потребовалось техобслуживание либо устранение поломок, фирма возмещает произведенные затраты в соответствии с соглашением об использовании транспортного средства для нужд фирмы, заключенным сотрудником и предприятием.

Если сотрудник попал в ДТП

Если авария произошла по вине сотрудника, то организация не возмещает ему понесенные затраты, не компенсирует траты на восстановление автомобиля. Т.е. выплаты пострадавшей стороне будет производить страховая компания сотрудника, а если размер страховки не покрывает ущерба, возмещение пострадавшей стороне осуществляет сам подчиненный.

При ДТП не по вине служащего фирма компенсирует ему произведенные траты по соглашению об использовании машины для деловых нужд.

Проводки

Выплата, предназначенная подчиненному в качестве возмещения по факту использования его машины для деловых нужд фирмы, совершается раз в месяц и отражается при помощи проводки:


Судебная практика

Иногда в кадровой практике встречаются случаи, когда, отправляя работника в служебную командировку, организация не может по ряду причин обеспечить его транспортом. В связи с этим сотрудник может воспользоваться общественным транспортом, а может ехать и на своем автомобиле в служебных целях.

Закон разрешает ездить в служебные поездки на личной машине, необходимо только соблюсти предусмотренный им порядок и грамотно оформить все документы. Данная статья поможет в этом.


Оформление командировки на личном автомобиле

Что же необходимо, если работник едет в командировку на личном автомобиле? В первую очередь, сотруднику следует взять письменное разрешение у начальства на отправление именно на личной машине. Затем подписать с работодателем соглашение о всех предвиденных и непредвиденных расходах, связанных с эксплуатацией машины при проезде. К запланированным расходам по использованию личного автомобиля для проезда в рабочих целях относятся:

  • расходы на бензин;
  • иные, связанные с обеспечением функций машины, расходы, например, на покупку незамерзающей жидкости.

Согласно статье 167 ТК организация должна произвести сотруднику компенсацию всех финансовых затрат, связанных с командировкой по работе. к основным расходам относит:

  • проживание;
  • проезд;
  • суточные.

Ремонт личного автомобиля, оплата денежной суммы за парковку, возмещение ущерба в случае возможного ДТП, иные затраты ТК относит к дополнительным, а дополнительные расходы подлежат оплате и последующему налогообложению только с ведома начальства. Поэтому, при проезде на личном автомобиле в интересах службы, в соглашении с работодателем нужно по максимуму прописать все непредвиденные затраты для дальнейшей оплаты фирмой.

Кстати, что касается ДТП, то организация производит оплату убытков только в случае вины другой стороны, в противном случае платить придется сотруднику.

Ст. 188 ТК обязывает работодателя возместить оплату расходов сотруднику при эксплуатации принадлежащего ему имущества в рабочих целях.

Какие документы нужны при командировке на личном автомобиле?

Самым главным и необходимым документом для отправления сотрудника в командировку является приказ. Приказ является главным основанием, если условия командировки изменяются, например, время проезда, то кадровый работник также должен издать приказ об этом.

Основанием для составления приказа является распорядительный документ руководства, т. е. разрешение на командировку сотруднику. Существует определенная категория граждан, отправление которых в рабочую поездку без согласия не возможно. Такое требование устанавливает трудовое законодательство, например, у работницы, воспитывающей ребенка до трех лет.

После подписи руководителя на приказе, работнику выдается под роспись командировочное удостоверение. Кадровику желательно вести журнал выездов.

По возвращению из поездки командированный работник составляет служебную записку, где отражает все обстоятельства:

  • дни в дороге;
  • вид транспорта;
  • место проживания;
  • перечень прилагаемых документов, свидетельствующих о понесенных им затратах, подлежащих оплате.

Особенностью пакета документов при отправлении на своей машине является то, что обязательно заполнить путевой лист при командировке на личном автомобиле. Путевой лист является наряду с квитанциями доказательством затрат на топливо. Он должен содержать:

  • количество дней в дороге;
  • маршрут движения;
  • сведения о машине: государственный номер, марку;
  • реквизиты водительских прав;
  • данные о владельце автомобиля;
  • показания одометра до проезда и после.

Путевой лист заполняется водителем и направляется сначала на утверждение начальнику организации, затем в бухгалтерию в качестве подтверждающего документа вместе с авансовым отчетом.

Оплата проезда производится ровно за столько дней, сколько указано в приказе и путевом листе. Все данные должны совпадать.


Образец приказа на командировку на личном автомобиле

Такой приказ можно оформить на бланке Т-9.

Обязательно нужно прописать:

  • данные об отправляемом сотруднике: Ф.И.О., занимаемая должность;
  • точное местонахождение точки пребывания;
  • количество дней включительно с учетом движения туда и обратно;
  • вид транспорта;
  • сведения о машине.

Особенности оплаты проезда в командировку на личном автомобиле

Постановление Правительства № 92 от 2002 г. прописывает лимиты оплаты. Суммы законодатель привязывает к объему двигателя машины. Так, если он меньше 2 тыс. куб. см., то оплачивается 1200 р., если больше, то 1500 р.

Данные суммы устанавливаются за месяц. Если время проезда меньше месяца, то оплата производится пропорционально командированным дням.

Как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке?

ГСМ при проезде на своей машине учитываются точно также как и на транспорте компании.

  • во-первых, представляются чеки и квитанции с АЗС;
  • во-вторых, расчеты указаны в путевых листах.

Произведение простой арифметики позволит сопоставить указанные в бумагах данные и произвести расчет.

    Оформление командировки во время отпуска

    Отпуск – утвержденный законом, оплачиваемый срок освобождения работника от должностных обязанностей. Нередко случается такое, что руководство,…

    Служебные командировки госслужащих в 2018

    Нахождение в командировке является таким же исполнением своих служебных обязанностей, что и нахождение на своем…

    Оформление командировки за свой счет

    Командировка означает совершения сотрудником служебных действий за пределами нахождения организации. В любом случае, он действует…

    Оформление декретного отпуска 2018

    Для каждой женщины самым долгожданным событием является появление ребенка. Поэтому российское законодательство предусматривает возможность предоставления…

    Как оплачивается командировка в выходной день 2018 год?

    Командирование сотрудников всегда связано с текущей служебной необходимостью или прохождением обучения. При служебной поездке, перед…

    Возмещение командировочных расходов в бюджетном учреждении в 2018 году

    Командировка - служебная поездка сотрудника по просьбе работодателя. Чтобы выполнить поручение, устанавливается специальный срок. Именно…

Оформление командировки

Рассказываем, как правильно оформить командировку на личном транспорте и возместить сотруднику расходы.

Документы до отъезда

Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 ). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле “Проезд к месту командировки”.

Кроме того, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании (ст. 188 ТК РФ ).

Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополнит раздел “Особые условия” действующего трудового договора.

В соглашении пропишите:

  • название, дату, номер
  • название компании и ФИО сотрудника
  • номер паспорта транспортного средства, которое сотрудник будет использовать для выполнения должностных обязанностей. Также возьмите у сотрудника заверенную копию ПТС, свидетельства о регистрации авто, чтобы при необходимости подтвердить, что он — собственник авто
  • характеристики транспортного средства: модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)
  • порядок возмещения расходов (покупка ГСМ, текущий ремонт в период эксплуатации авто в служебных целях: по норме или по факту — подтвержденные расходы )
  • сроки выплаты компенсации и возмещения расходов
  • дату вступления соглашения в силу
  • название, реквизиты, подписи работодателя (гендиректора), данные и подпись сотрудника

Расчет затрат на проезд

Перед командировкой нужно выдать сотруднику аванс: суточные, расходы на проезд и проживание (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Подробно о том, как рассчитать суточные, читайте в .

Для расчета приблизительных затрат на проезд, в нашем случае — на бензин: примерный расход топлива можно посмотреть в руководстве по эксплуатации автомобиля.

Другой вариант: взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса (Распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). Ведомство приняло нормы для авто отечественного и зарубежного производства. Этими нормами пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.

Пример

Данные об авто смотрите в ПТС, свидетельстве о регистрации транспортного средства.

Для расчета командировочных смотрим последний столбик — базовый расход ГСМ.

Если цифры из двух источников разнятся, удобнее брать рекомендации Минтранса. Здесь можно дополнительно рассчитать надбавки за сезонность, поездки в больших городах (где возможны пробки, длинные остановки на светофорах).

Закрывающие документы

Для компенсации расходов после командировки на личном автомобиле сотрудник приносит в бухгалтерию:

  • авансовый отчет
  • служебную записку

ример служебной записки

  • путевой лист (заполняет командированный сотрудник)

ример путевого листа

  • чеки, квитанции, счета за ГСМ.

Этот пакет документов подтверждает срок командировки, использование личного авто в интересах компании и расходы в пути.

Форму путевого листа в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма предусмотрена для юрлиц-перевозчиков, но ее можно адаптировать. Также можно подготовить свою форму (и написать об этом в локальном акте — положении о командировках, например). В последнем случае обязательны реквизиты, утвержденные Минтрансом (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

  • название и номер,
  • срок действия путевого листа = даты поездки (число, месяц, год). Не больше месяца. Период командировки должен совпадать с тем, что написано в служебной записке, иначе у налоговиков возникнут вопросы к учету расходов.
  • собственник (владелец) транспортного средства (в нашем случае — ФИО сотрудника, адрес, телефон),
  • сведения о транспортном средстве (тип, марка, номер, реквизиты ПТС, дата прохождения ТО перед поездкой, показания одометра при отъезде и приезде — пробег в км.),
  • данные о водителе (ФИО, номер водительского удостоверения).

В путевой лист нужно включить подробный маршрут и данные о движении ГСМ: остаток топлива на начало и конец поездки, заправка в течение поездки. Важно, чтобы чеки (с АЗС, например) были из пунктов следования по маршруту командировки — совпадать с маршрутом путевого листа. Иначе это вызовет вопросы налоговой.

Резюмируем

Чтобы сотрудник получил компенсацию расходов за использование личного транспорта в командировке, нужно:

  • заключить соглашение об использовании личного авто в интересах компании. Получить у сотрудника ПТС или регистрационное свидетельство на авто (заверенные копии)
  • в приказе о командировке прописать, что сотрудник поедет на личном авто
  • после командировки составить служебную записку и путевой лист. Это делает сам сотрудник
  • после командировки к авансовому отчету приложить служебную записку, путевой лист, подтверждающие документы (чеки АЗС, счета проезда по платной дороге).

С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для . Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Примечание . При использовании личного или арендованного автомобиля нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества работника в служебных целях либо договор аренды

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Образец 2

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

* Документ, подтверждающий оказание услуг по проживанию в месте командирования (например, договор аренды квартиры у частного лица), должен содержать сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25.04.97 № 490.

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

Можно не вести…

  • журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
  • журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877 .

Сентябрь 2015 г.

Отправка сотрудников в командировку – естественное мероприятие, которое практикуется большим количеством работодателей.

Командировкам по долгу службы посвящается статья Трудового кодекса РФ (№24). В ней есть детальное определение данного понятия, а также прописываются следующие моменты:

  • гарантии сотруднику в случае его направления в командировку;
  • порядки возмещения расходов в рамках различных условий выездов по службе.

Общие нормы имеют конкретные пояснения в Положении, связанном с особенностями направления сотрудников в служебные командировки. Утверждение имеется в правительственном Постановлении РФ от 29.07.2008 г. №749. Это и есть основная бумага, посредством которой производится установление порядка командирования работников в иную местность в целях выполнения заданий служебного характера.

В документе в последнее время произошло большое количество изменений , которые подтверждаются рядом вспомогательных бумаг:

  • Приказ Министерства финансов РФ от 10.03.2015 г. №33;
  • Письмо от Департамента налоговой политики и таможенного тарифного направления, созданное 20.04.2015 г. №03-03-06/2238;
  • Письменная форма, составленная федеральной службой по труду и занятости, №1168-6-1.

Все эти бумаги способствуют дополнительному пояснению порядков, в рамках которых осуществляется оформление командировок с применением личного транспортного средства.

К расходным направлениям, компенсируемым со стороны работодателя, можно отнести следующие группы издержек:

  • оплата найма жилища или гостиницы;
  • предоставление суточных в установленном лимитном показателе;
  • прочие расходы, совершенные с позволения работодателя;
  • компенсация расходных направлений по проезду до места исполнения трудовых обязательств.

Определение норм выплат по возмещению сотрудникам расходов производится согласно нормам законодательства на 2018 г., при этом составляется коллективный договор, или подписывается локальный нормативный акт, содержащий данные о порядке выплат.

Трудовым кодексом на руководящий аппарат предприятий не налагается каких-либо ограничений по предоставлению суточных выплат, поэтому данный вопрос находится строго на усмотрении начальства.

Если же речь ведется о муниципальном учреждении, то следует принимать во внимание порядок, описанный в Постановлении №729. В процессе отправки сотрудника в командировку бухгалтерия предоставляет ему необходимый набор ресурсов и средств. А когда он возвращается обратно, осуществляются окончательные расчетные действия, согласно набору предоставленных отчетных документов.

Документы для оформления выезда

Возмещение расходных направлений, которые были понесены подчиненным сотрудником во время поездки в командировку, осуществляется в соответствии с порядком, установленным в организации. Обычно эти нюансы освещаются в рамках нормативного акта, который был заблаговременно составлен руководством организации.

В нем описываются нормы и правила возвращения трат, перечни бумаг, обязательных к предоставлению. После решения всех вопросов происходит оформление единого пакета документов.

Приказ

Допустимо применять унифицированную разновидность этого документа, оформление которого осуществляется по принципу Т-9 . Директор организации наделяется правом самостоятельной разработки и утверждения варианта документа о командировании специалиста. В документе необходимо обеспечить указание сведений о наименовании компании, бланка, а также о числе (дате) его составления.

Немаловажную роль играет отметка о ФИО служащего, его должности и названии отдела, в котором он исполняет свои трудовые обязанности. Заверение приказа осуществляется силами представителя руководства.

Командировочное удостоверение

Нововведения в законодательной базе свидетельствуют, что на 2018 год в этом документе необходимость отсутствует.

Путевой лист

Налоговая служба в процессе проверки расходных направлений организации наличия этой бумаги не требует. Ее составление осуществляется посредством применения унифицированной разновидности или образца, утвержденного руководящим составом предприятия.

Традиционно составление документа осуществляется на основании формы, подтвержденной посредством Постановления Государственного комитета статистики РФ от 28.11.1997 года №78 или организацией, разработавшей бланк самостоятельно. Есть набор реквизитов , которые необходимо срочно предоставить в рамках этого документа:

  • наименование и номерное значение;
  • сведения о периоде функционирования документа;
  • материалы о владельце авто;
  • сведения о характеристиках транспортного средства;
  • данные о водителе, отправляющемся в командировку.

Таким образом, процедура оформления является простой и понятной и не требует дополнительных временных затрат.

Служебная записка

Когда служащий специалист отправляется по делам компании на собственном автомобиле, этот документ будет выступать свидетельством о времени, которое было фактически затрачено на поездку. При возвращении в офис сотрудник должен будет отдать ее наряду с чеками и прочими типами документации, чтобы начальник мог грамотно рассчитать компенсацию.

Составление осуществляется в произвольной форме. Но если сотрудниками их личные автомобили в целях таких поездок используются часто, руководящим составом должен быть составлен специальный шаблон.

Когда работник отправляется в командировку на служебном автомобиле, расчеты его жалования, а также расходов на обслуживание, будут идентичными, но порядок их осуществления различный. Отличия состоят и в различии в наборах предоставляемых документов.

Особенности и нюансы оформления

Если сотрудника предприятие отправляет в командировку на собственном автомобиле, есть настоятельная рекомендация в отношении оформления путевого листа. Невзирая на то, что налоговые органы в процессе осуществления проверочных процедур его не требуют, с этой бумагой подтверждение факта использования авто в служебных целях не составит труда, как и обеспечение доказательств расхода топливного ресурса.

После того как сотрудник возвращается, он приносит бухгалтеру авансовый отчет о расходах, которые были совершены в ходе командировки.

Оправдательная документация

К отчетности о совершенных расходах прилагаются оправдательные бумаги, доказывающие и подтверждающие факт использования определенного количества ресурсов. К этим документам относятся:

  • чеки фиксации расходов на номер в отеле/гостинице;
  • чеки на приобретение горюче-смазочных материалов;
  • служебные записки;
  • путевые листки;
  • квитанции, свидетельствующие об оплате ГСМ посредством баллов со специальной бонусной карты.

Таким образом, процедура оформления поездки на личном автомобиле сотрудника является простой и понятной в оформлении.

Какие расходы нужно возместить работнику при командировке? Ответ — на видео.