Как оцифровать ваши документы. Оцифровка архивов: нюансы, особенности, преимущества Работа в архиве оцифровка документов

21.01.2016, Чт, 17:51, Мск, Текст: Павел Притула 3068

Перевод в электронный вид исторических документов и формирование баз данных на основе архивных описей – один из сложнейших видов оцифровки, требующий особого оборудования, технологий и внимательного отношения к оригиналам документов.

Как и во всех остальных отраслях государственной и коммерческой деятельности, оцифровка фондов в государственных и муниципальных архивах служит решению сразу нескольких задач: наведению порядка в фондовом учете, упрощению поиска документов, снижению нагрузки на сотрудников и времени при отработке запросов пользователей, сохранению ветхих оригиналов, переходу к предоставлению архивных услуг в электронном виде, в том числе платных услуг.

Работы по переводу архивных фондов в электронный вид начались еще на рубеже тысячелетий. За прошедшее с тех пор время российскими архивами оцифрованы сотни тысяч исторических документов и описей. Но все равно это лишь малая часть Архивного Фонда РФ.

Два подхода

1. Если условно представить фонды архивного учреждения в виде пирамиды, то основной ее объем будут составлять непосредственно документы, и лишь малую часть на вершине – научно-справочный аппарат (описи), обеспечивающий навигацию по фондам и поиск требуемых дел и документов.

Многие учреждения используют оцифровку для решения разовых, узких задач. По аналогии с внедрением множества программных продуктов под каждую мелкую задачу, такая оцифровка называется «лоскутной». Например, в связи с юбилеем значимой для субъекта РФ личности ожидается увеличение интереса исследователей к архивным документам. Архив получает финансирование, сканирует эти фонды и переводит в формат базы данных 2–3 соответствующие описи.

Например, в связи с юбилеем значимой для субъекта РФ личности ожидается увеличение интереса исследователей к архивным документам. Архив получает финансирование, сканирует эти фонды и переводит в формат базы данных 2–3 соответствующие описи.

Этот путь – несистемный подход, позволяющий отчитаться о выполненной работе в короткий промежуток времени, но никак не отражающийся на общей эффективности работы архива, так как суммарный объем переведенных в электронный вид документов составляет доли процента от фондов учреждений. Многие архивы идут этим путем исключительно из-за недостатка финансирования. Но большинство все-таки понимает, что необходимы долгосрочные, плановые работы.

2. Поэтому многие добиваются длительных программных бюджетов и следуют другой стратегии, гораздо более перспективной с точки зрения развития архивных услуг и онлайн-сервисов. Эту стратегию поддерживает и Федеральное архивное агентство (Росархив).

Приоритет в ней отдается переводу в электронный вид всего научно-справочного аппарата. Этот путь позволяет перейти к полноценному автоматизированному учету фондов, в том числе к созданию единых информационных систем для региональных архивов.

Кроме того, появляется возможность простого и удобного поиска по фондам, что облегчает внутреннюю деятельность и позволяет перейти к предоставлению архивных услуг в электронном виде.

Документы сканируются в текущем режиме при поступлении запросов от пользователей. Для этого архиву достаточно иметь хотя бы один профессиональный сканер. А вот для оцифровки больших по объему массивов, описей, а также особо ценных документов по прежнему привлекаются эксперты из организаций, специализирующихся на сканировании и ретроконверсии.

Специфика оцифровки архивных документов

Теперь рассмотрим чуть подробнее некоторые особенности сканирования и индексирования архивных документов и описей. В отличие, к примеру, от тиражируемых книг, в архивах почти каждый документ уникален. Огромная ответственность ложится на оператора сканирования, который должен увидеть особое состояние документа (ветхость, повреждения, уход текста в корешок, особую сшивку и т.д.) и оперативно настроить оборудование, либо передать документ на реставрацию.

Один из часто сканируемых видов архивных фондов – межевые дела. Это стандартный архивный документ с толстым корешком. Однако среди его листов встречаются вложения формата до А0. Расшивать дела нельзя, протяжную технику не применишь. Исполнитель должен обладать другим классом оборудования – широкоформатными сканерами планетарного типа (пример).

Очень высокое значение приобретает опыт , которого привлекают к работам в учреждении. Как показала многолетняя практика, частая перенастройка оборудования, необходимость в режиме реального времени отслеживать качество оригиналов и получаемых электронных образов не под силу новичкам в оцифровке. Если конкурс выиграла такая компания, велики риски значительно увеличить сроки проекта или получить некачественный ресурс (поэтому нужно обязательно досконально проверять подготовленные электронные образы при сдаче работ).

Оборудование

Особенности документов предъявляют симметрично высокие требования и к оборудованию. Для архивных документов можно использовать исключительно бесконтактную сканирующую технику – планетарные сканеры.

Причем сканер должен обладать высочайшими характеристиками разрешения, цветопередачи и контрастности, так как велико наличие неконтрастных, угасающих текстов и изображений. Какое оборудование пользуется популярностью на рынке планетарных сканеров, можно узнать из нашего обзора 2014 года.

Первый такой сканер был разработан ЭЛАР в рамках проекта оцифровки фонда 350 «Ревизские сказки и исповедальные ведомости» Российского государственного архива древних актов. Для того, чтобы сканировать ветхие оригиналы высотой до 50 см и весом до 50 кг, сканер оснащен моторизированной колыбелью. Безопасный уровень силы прижатия к стеклу контролируется несколькими сенсорами.

Особая структура, толщина, вес архивных документов иногда приводят к необходимости разработки специальной техники. Так, в большинстве государственных архивов среди востребованных фондов генеалогической направленности имеются дела толщиной более 30 см и весом до 60 кг: например, материалы переписей населения (переписные книги), документы церковных приходов о рождении и пр. Долгое время, несмотря на востребованность, эти фонды не сканировались по причине отсутствия оборудования. Подходящие сканеры появились на рынке только в конце 2013 г., но сегодня уже завоевали популярность.

Индексирование

Чтобы вести учет и иметь возможность искать документы, их надо проиндексировать – заполнить карточки в АИС. Большинство архивных документов и описей выполнены вручную или с помощью печатной машинки, то есть не поддаются качественному программному распознаванию. Требуется ручная ретроконверсия.

Снова появляются дополнительные требования к исполнителю. Во-первых, он должен обладать достаточным штатом, чтобы выполнить работу в срок. В наиболее масштабных на сегодня проектах по оцифровке архивных фондов участвовало до 700 операторов индексирования. Держать такой постоянный штат невыгодно, поэтому крупные и опытные компании именно для крупных региональных архивных проектов часто привлекают местное население. Впервые такая технология была применена при оцифровке метрических книг для проекта «Поколения Пермского края». Через Центр занятости были временно трудоустроены несколько сот человек. Причем работали они на дому, через специальное приложение.

Классический пример – в старинном документе указана дата 37 мая. Обученный и здравомыслящий оператор, естественно, не стал вносить неверные данные, а уточнил дату по соседним листам метрической книги.

Главный вопрос – как добиться 100% качества? Ведь в ФИО, датах, номерах ошибаться нельзя. На помощь приходят жесткая система и технологии. Например, метод двойного ввода, когда информация попадает в Базу данных только после одинакового внесения 2 операторами.

Но все равно остается проблема мертвых языков и написания. При ретроконверсии таких документов на первый план выходит опыт руководителей групп индексирования, которым часто приходится решать и сложные нестандартные задачи.

Описи

А теперь о главном. Как уже отмечалось в начале статьи, перспективной стратегией оцифровки архивных фондов является перевод в электронный вид полного НСА. Это – наиболее сложная работа. Методическими рекомендациями Росархива установлены правила ведения баз данных по архивным описям. Поэтому описи необходимо индексировать по широкому набору полей.

Сложность оцифровки архивных описей учтена, в том числе, в 44-ФЗ «О контрактной системе». Согласно ч. 2 ст. 56 закона, «оказание услуг, связанных с необходимостью допуска подрядчиков, исполнителей к учетным базам данных музеев, архивов, библиотек» является основанием для проведения конкурса с ограниченным участием (участие ограничено результатами предквалификационного отбора). То есть только после подтверждения претендентом своих компетенций и опыта выполнения аналогичных проектов.

Описи, как и документы, могут быть ветхими и написаны на одном из мертвых языков. Описи могут иметь очень сложную структуру и содержать . Отличается формат описей для обычной и научно-технической документации, а также объектов нефондового учета. Сформированную базу данных надо заносить в программный комплекс «Архивный фонд» и т.д.

Без глубокого понимания процессов архивной деятельности, знания нормативной и методологической базы осуществить качественный перевод НСА в электронный вид не получится. Поэтому необходимо доверять оцифровку только проверенным компаниям, доказавшим на деле свое умение обращаться с архивными фондами. А оценить бюджет можно, заказав .

Большинство архивных компаний в наше время предлагает такую услугу, как оцифровка документов. Спрос на нее связан с тем, что деятельность практически всех организаций сложно представить без электронного архива, который является удобным и практичным, позволяя получить быстрый и простой доступ к документам. Переход к такому виду архивов будет оправдан в случае, когда возникают проблемы с хранением рабочих бумаг: отсутствие свободного места, необходимость соблюдения правил и качества хранения и пр.

Этапы создания базы данных и электронных архивов

Такую процедуру, как оцифровка документов, производят в несколько этапов.

1. Подготовка рабочих бумаг к сканированию:

техническая (физическая) подготовка. Заключается в разброшюровке, изъятии скоб, скрепок и т.д.;
систематизация материалов. Предполагает работу с содержанием: выбор хронологии, структуры, вида документов.

2. Оцифровка документов. На данном этапе производится следующий комплекс мероприятий:

выбор технических параметров сканирования (разрешение);
подбор формата сохранения результатов (в виде картинок, файлов с возможностью редактирования документа);
тип сканирования (поточное или планшетное).

3. Обработка полученной информации. Иногда оцифрованные бумаги с неудовлетворительным качеством «исходника» нуждаются в дополнительной обработке (корректировке блеклости, цветности и др.).

Минимальный объем документов для оцифровки - 5 000 страниц

Оцифровка документов: тонкости и нюансы

Для преобразования бумажных архивных документов в электронные используют специальное оборудование: чаще всего применяют различные виды сканеров (промышленные, широкоформатные, планетарные, книжные).

После оцифровки нужно осуществить сверку полученных документов на соответствие с оригиналами. Это важный и трудоемкий этап процедуры, потому что некоторые документы могут иметь различные загибы, повреждения или стертости, которые не в состоянии распознать компьютерные программы. Особенного внимания заслуживает конструкторская документация, содержащая множество специальных символов и знаков.

Услуги по оцифровке документов

Ввиду того, что данная процедура требует повышенного внимания и высокого качества исполнения, ее должны выполнять высококвалифицированные специалисты, которые имеют соответствующий опыт работы и реализовали уже не один проект.

Для нашей компании оцифровка документов является профильной услугой: мы работаем с документами любых объемов, оказываем услуги крупным компаниям и мелким организациям, при этом сохраняем полную конфиденциальность.

В век наукоемких технологий и стремительного технического прогресса, когда цифровые технологии охватывают все больше сфер человеческой деятельности, начиная от финансов и кончая космическими путешествиями, абсолютно логично использовать все преимущества цифрового формата и в деловом документообороте. Все больше и больше компаний понимают всю эффективность, которую дает перевод всей документации в цифровой вид.

Что же представляет из себя оцифровка документа ?

По сути это перевод документа на твердом носителе (это могут быть как бумажные документы, так и аудио видео записи на соответствующих носителях) в некий компьютерный код, доступный затем для просмотра, редактирования или копирования.

Трудно переоценить преимущества документов в цифровом виде. В отличие от документов на традиционных носителях, такие документы:

практически не подвержены старению,
не занимают места,
легко редактируются,
легко копируются,
и главное они всегда под рукой.

При правильной организации электронного архива эффективность работы любой компании несомненно возрастет. Отпадает надобность в хранении и обслуживании бумажных архивов и документации, повышается скорость делопроизводства и технологических процессов. Получение, редакция и распространение необходимых для работы документов будет занимать существенно меньшее время. Тексты договоров, схемы и чертежи могут быть найдены, отредактированы и распечатаны за время в разы меньшее, если бы это касалось бумажных версий документов.

Экономя время, мы получаем огромный выигрыш в эффективности и производительности.

Однако, при всей кажущейся простоте, оцифровка документов не такое уж и простое дело.

Качественная оцифровка документов представляет собой достаточно кропотливый и трудоемкий процесс, поскольку включает в себя не только, а скорее всего не столько, сам процесс сканирования, сколько дополнительные операции с обрабатываемым документом.

подготовка документа к оцифровке,
расшивка и последующая сшивка многостраничного документа (если это допустимо),
устранение, насколько это возможно, механических повреждений, замятий и заломов,
сверка результата оцифровки с оригиналом.

Чем о более крупной организации, компании идет речь, тем больше хранится документов в ее архиве, тем сложнее ее документооборот, тем более привлекательно выглядят услуги по оцифровке архивов. Итак, что такое оцифровка архивов - это процесс по сканированию и каталогизации документов.

Неудобства при работе с бумажными архивами

Так, в больших архивах на поиск нужного документа очень часто приходится тратить много времени сил. Кроме того, наиболее часто используемые документы со временем могут быть повреждены или вообще "потеряны", если их ошибочно расположили в архиве. Нередко в любом виде бизнеса случаются ситуации, когда требуется высокая оперативность в предоставлении информации: бывает нужно быстро подготовить документы для подписания, сделать бумажные или цифровые копии, аккуратно сброшюровать - при работе с бумажными архивами оперативность теряется. Это далеко не полный перечень неудобств, с которыми приходится сталкиваться при работе с бумажными архивами. Но при этом существует достаточно простой и элегантный способ решения проблемы - оцифровка документов.

Преимущества оцифровки архивов?

стоит отметить уменьшение нагрузки на бумажные архивы, а также на участок ксерокопирования. Так, теперь если одновременно нескольким сотрудникам организации понадобился один документ, его совершенно не обязательно ксерокопировать.
оцифровка документов позволяет существенно сократить расходы на содержание бумажного архива, а также высвободить некоторую площадь, ранее используемую под хранение бумажных архивов.

Как происходит процесс оцифровки документов?

Специально обученные специалисты занимаются сортировкой документов (на территории вашей компании или доставляют их на территорию организации, занимающейся оцифровкой архивов), затем с помощью современных сканеров производят оцифровку архивного фонда в полном объеме или отдельных документов.
Штрих-коды и печатные документы системой оптического распознавания символов автоматически переводятся в электронный вид. При этом сохраняются ключевые реквизиты документов: название, дата, тип, контрагент и так далее.
Для того, чтобы избежать возможного искажения при перепечатывании контактных данных, телефонов для оцифровки рукописной информации при оцифровке архивов применяется система двойного ввода. То есть, оцифровка документов в будущем даст вам возможность осуществлять полноценный оперативный поиск по ключевыми словам или поиск по определенным типам документов/контрагентам.

Управление файлами

Электронные архивы позволяют управлять файлами, полученными в результате сканирования. После оцифровки архивов бумажные документы подлежат систематизации и описанию. Они брошюруются, составляется систематизированный полный каталог документов с учетом потребностей и специфики компании-заказчика. Это позволяет в дальнейшем существенно экономить силы и время при работе с архивами.

Работы по оцифровке архивов

В настоящее время оцифровка документов становится очень востребованной услугой, предлагаемой архивными компаниями. В мире современных информационных технологий практически ни одна организация не может обойтись без электронного архива.

Электронный архив и оцифровка

Электронные архивы документации существенно экономят время сотрудников, ведь именно благодаря цифровым архивам документы всегда будут находиться под рукой у каждого заинтересованного специалиста компании. На пути создания электронного архива или базы данных оцифровка документов является первым шагом.

Специальное оборудование для оцифровки

Казалось бы, что в процессе оцифровки документов нет ничего сложного, но это не совсем так.Для оцифровки большинства бумажных архивных документов требуется специальное оборудование – так называемые промышленные сканеры. Кроме того, под услугой «оцифровка документов», предлагаемой архивными организациями, понимается не только непосредственно процесс сканирования.

Обработка документов

Обработка документов при оцифровке и некоторые дополнительные действия. Это, прежде всего, расшивка документов перед процессом оцифровки и их последующая сшивка. А также сверка оцифрованных документов с оригиналами.

Самые важные этапы обработки документов

Сканирование документов;
Ввод информации в систему хранение.

Детали оцифровки документов

Говоря об оцифровке документов, сверке электронных копий и бумажных оригиналов стоит уделить особое внимание. Помимо того, что это крайне трудоёмкий процесс, в большинстве случаев он требует специальных навыков. Многие бумажные документы имеют те или иные повреждения, заломы и загибы, печатные символы стираются, а рукописные буквы с большим трудом распознаются компьютерными программами.

Сверять документы обязательно

Особенно тщательно необходимо сверять оригиналы и копии конструкторской документации, в которой используется большое количество специальных знаков и символов (надо заметить, что оцифровка именно конструкторских документов – наиболее сложный процесс, т.к. конструкторские документы в большинстве своём неформатные).

Без ручной работы не обойтись

После оцифровки документов и проведения сверки, все неточности и различия между бумажными оригиналами и цифровыми копиями устраняются вручную. Таким образом, можно сделать следующий вывод: учитывая сложность процесса, оцифровку документов лучше всего будет поручить профессионалам.