Что делать, если утрачены бухгалтерские документы? Утрата, уничтожение, восстановление документов Штраф за утерю документов работника

Пропажа первичных и иных документов может произойти по разным причинам, как форс-мажорным и иным уважительным причинам, так и по вине работников организации. Понятно, что необходимо в максимально короткие сроки восстановить утраченные документы. Вопрос возникает, в каком объеме это нужно сделать и в какие сроки?

Если компания не представит документы на проверку по причине их утраты, работники налоговых органов или проверяющие из фондов могут исчислить налоги и сборы с помощью расчетного метода. Их сумма может оказаться выше заявленной компанией, что повлечет за собой доначисления и штрафы. Кроме того, если будет установлено, что именно по вине организации не обеспечена сохранность документов, к ней могут быть применены различные виды ответственности - вплоть до уголовной. Во избежание налоговых рисков при утрате документов до истечения срока их хранения организация должна их восстановить. Для этого ей придется обратиться к контрагентам, в банк и к иным источникам информации.

Какие документы подлежат хранению

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Это прописано в ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон №129-ФЗ). По общему правилу для целей налоговых проверок документы должны храниться в течение четырех лет (ст. 23 Налогового кодекса РФ). Сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, плательщики обязаны обеспечивать в течение шести лет (ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 №212-ФЗ). Кроме того, сроки хранения отдельных первичных документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.10 №558). В основном это также пятилетний срок. Исключение составляют кадровые документы (приказы по личному составу, индивидуальные должностные инструкции, лицевые счета работников и др.), которые необходимо хранить в течение 75 лет. Период хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона №129-ФЗ). Их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер. Это следует из п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.83 №105). До размещения документов в архиве они должны находиться в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных главным бухгалтером лиц. Некоторые документы, например бланки строгой отчетности, хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Во избежание утери или злоупотреблений документы собираются в хронологическом порядке и переплетаются или подшиваются в папки.

Ответственность за утрату документов

Виды ответственности, которые могут грозить компании или ее должностным лицам в случае утраты документов, приведены в таблице 1. В частности, если организация не примет мер по восстановлению документов, то некоторые суды могут признать законным ее привлечение к ответственности на основании п. 1 ст. 126 НК РФ . Этой нормой предусмотрен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный налоговым органам документ. Аргументом является то, что налогоплательщик не обеспечил сохранность документов в течение четырех лет и, следовательно, нарушил норму, указанную в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 31.08.09 №Ф04-5161/2009(13429-А46-260, и от 24.01.08 №Ф04-474/2008(1090-А46-29)). Кроме того, за утрату документов должностные лица организации могут привлекаться к уголовной ответственности по ст. 199 Уголовного кодекса РФ . Это касается тех, у кого непредставление документов привело к неуплате налога в крупном или особо крупном размере. Но уголовная ответственность наступает, только если в суде будет доказано, что уничтожение финансовых документов совершено умышленно с целью уклонения от уплаты налогов. Применительно к ст. 199 УК РФ:

крупный размер - это сумма налогов или сборов, составляющая за период в пределах трех финансовых лет подряд более 2 млн руб., при условии, что доля неуплаченных налогов или сборов превышает 10% подлежащих уплате сумм, либо превышающая 6 млн руб.;
особо крупный размер - сумма, составляющая за период в пределах трех финансовых лет подряд более 10 млн руб., при условии, что доля неуплаченных налогов или сборов превышает 20% подлежащих уплате сумм, либо превышающая 30 млн руб.

Налоговые последствия в случае отсутствия документов

Как уже упоминалось, без документов организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли, правомерность применения вычетов по НДС, а также доказать правильность расчетов иных платежей. В итоге у инспекторов будет полное право исчислить суммы налогов расчетным путем (подпункт 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). Оспорить начисленные суммы будет сложно, так как суды при рассмотрении подобных дел часто встают на сторону инспекторов. Суды отмечают следующее. Налогоплательщик утратил первичные документы, поэтому достоверность расходов и заявленных вычетов подтвердить не представляется возможным. Поэтому инспекторы вправе определить сумму его налоговых обязательств расчетным путем (Постановления Президиума ВАС РФ от 22.06.10 №5/10, ФАС Северо-Кавказского от 04.10.10 по делу №А32-51075/2009-19/964, Уральского от 30.08.10 №Ф09-6738/10-С2 и Поволжского от 04.05.09 по делу №А65-19622/2008 округов). Причем некоторые суды считают, что расчетный метод нужно применять и в том случае, когда отсутствуют только некоторые документы, подтверждающие расходы (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 09.03.10 по делу №А53-9407/2008, Северо-Западного от 27.10.09 по делу №А66-7842/2007 и Восточно-Сибирского от 26.12.07 №А19-9430/07-18-Ф02-9423/07 округов). Налоговый кодекс РФ не приводит алгоритм определения сумм налогов расчетным методом. Поэтому некоторые инспекции для исчисления НДС за основу берут только налоговую базу и не применяют вычеты. Большинство арбитражных судов их в этом поддерживает. Суды указывают, что применение вычетов - это право налогоплательщика, которое он может реализовать только при наличии счетов-фактур. Такие выводы содержатся в Постановлениях Президиума ВАС РФ от 09.11.10 №6961/10 и от 30.10.07 №8686/07, ФАС Поволжского от 12.12.08 по делу №А57-1126/2007, Уральского от 03.03.09 №Ф09-4483/08-С2 и Западно-Сибирского от 02.03.09 №Ф04-1250/2009(1614-А03-41) округов.

Налоговая ответственность организации

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, бухгалтерских регистров:

утрата документов за один налоговый период (п.1 ст. 120 НК РФ) - штраф 10 000 руб.;
- утрата документов за несколько налоговых периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ) – штраф 30 000 руб.;
если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы (п. 3 ст. 120 НК РФ) – штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.;
непредставление документов, истребованных налоговой инспекцией при проверке (п. 1 ст. 120 НК РФ) – штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Административная ответственность должностных лиц организации Нарушение порядка и сроков хранения учетных документов, которое привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов или хотя бы одной статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности на 10% и больше (ст. 15.11 КоАП РФ) – штраф от 2000 до 3000 руб.

Уголовная ответственность должностных лиц организации

Уклонение от уплаты налогов в крупном размере (ч. 1 ст. 199 УК РФ) – либо штраф от 100 000 до 300 000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо арест на срок до 6 месяцев, либо лишение свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового. Уклонение от уплаты налогов в особо крупном размере (ч. 2 ст. 199 УК РФ) – либо штраф от 200 000 до 500 000 руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет, либо лишение свободы на срок до шести лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.

Ответственность плательщиков страховых взносов

Для организаций - за непредставление истребованных территориальными органами ПФР или ФСС документов налагается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 48 Федерального закона от 24.07.09 №212-ФЗ). Для должностных лиц – штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.33 КоАП РФ).

Действия, предшествующие процедуре восстановления документов

При утрате документов организация обязана зафиксировать этот факт и выяснить причины утраты. Документы утрачены по вине работника. В этом в первую очередь нужно получить письменные объяснения от сотрудника, который допустил утрату документов (ст. 193 ТК РФ). Если документы утрачены по вине работника, то, прежде всего, нужно получить письменные объяснения от него об обстоятельствах утраты. Далее руководитель принимает решение о дисциплинарном взыскании на основании письменных объяснений работника и издает соответствующий приказ. Он оформляется в произвольной форме, если дисциплинарное взыскание - это замечание или выговор. Если дисциплинарным взысканием является увольнение, то издается приказ по форме №Т-8, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1 (Письмо Роструда от 01.06.11 №1493-6-1). И только после этого компания принимает меры по восстановлению документов. Утрата документов связана с чрезвычайными обстоятельствами. В данной ситуации сначала необходимо зафиксировать факт утраты документов вследствие экстремальных обстоятельств (кражи, пожара, затопления, землетрясения и пр.). Для этого следует получить соответствующие оправдательные документы:

талон-уведомление, подтверждающий принятие заявления о краже, постановление органов внутренних дел о возбуждении уголовного дела по факту кражи либо справку следственных органов;
справку Госпожнадзора МЧС России, или протокол осмотра места происшествия, или акт о пожаре, в котором установлена причина возгорания;
справку из ДЭЗ, РЭУ об аварии коммунальных сетей или от собственника здания (если пострадавшая организация - арендатор) и др.

Наличие таких документов позволит организации получить отсрочку представления утраченных документов при их истребовании контролирующими органами (подпункт 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК РФ , а также п. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона от 24.07.09 №212-ФЗ). Далее руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии по расследованию причин утраты, в которую по мере необходимости приглашает представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Созданная комиссия проводит инвентаризацию оставшихся документов и составляет перечень утраченных (п. 2 ст. 12 Закона №129-ФЗ). Такая инвентаризация осуществляется по правилам, установленным Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.95 №49). Если точно известно, какие документы утрачены, инвентаризация не проводится. Результаты работы комиссия оформляет актом в произвольной форме, но с обязательным перечнем всех утраченных документов и указанием причин их утраты (п. 6.8 Положения о документах и документообороте). К акту должны прилагаться оправдательные документы, подтверждающие факт утраты первичных документов и регистров вследствие чрезвычайных обстоятельств. После этого компания принимает меры по восстановлению документов.

Как восстановить документы

Непосредственно способ восстановления документов организация определяет самостоятельно исходя из сложившейся ситуации. Если после чрезвычайного происшествия сохранились регистры бухгалтерского учета (например, в электронном виде), это облегчит задачу. Ведь в них отражены хозяйственные операции, и первичные документы не придется восстанавливать по памяти. Собственную исходящую первичную и внутреннюю документацию организация оформляет самостоятельно. За помощью восстановления других документов придется обращаться к третьим лицам. Банковские документы. Прежде всего, компании необходимо получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. На основании этих сведений можно установить, какие операции, связанные с движением денежных средств, были проведены: поступление сумм от контрагента, оплата поставщикам, снятие денежных средств на оплату труда работников. В ходе восстановления документов, компании, прежде всего, необходимо получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. Особенно важно начать восстановление документации с подачи запроса в банк, если в организации не сохранились данные регистров бухгалтерского или налогового учета. Информация от контрагентов. Исходя из данных регистров учета или банковских выписок, компания составляет перечень контрагентов, с которыми она сотрудничала. Каждому из них она отправляет запрос с просьбой предоставить копии первичных документов: договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур. Выписки из ЕГРЮЛ. Если адрес контрагента неизвестен, например сделка с ним была единичной и нужные сведения не сохранились, целесообразно получить в налоговых органах выписку из ЕГРЮЛ по данному юрлицу. Ведь в соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.08.01 №129-ФЗ сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ, являются открытыми и общедоступными, за исключением некоторых из них. Следовательно, инспекции должны в ответ на запрос предоставить выписку из ЕГРЮЛ с указанием местонахождения поставщика или покупателя. При отсутствии информации о контрагенте или при невозможности определить конкретное юридическое лицо организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых данных. Налоговая и бухгалтерская отчетность. При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно порекомендовать обратиться к руководителю налоговой инспекции по месту регистрации с просьбой предоставить копии всей утерянной отчетности. Оформить такую просьбу нужно в виде заявления, приложив к нему подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем утраченных документов и указанием причин их утраты. Несмотря на то, что Налоговый кодекс РФ не обязывает налоговые органы предоставлять копии утерянных документов, как правило, они в этом организациям не отказывают. Запрос нужно подать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты. Отчетность во внебюджетные фонды. Методы восстановления этих документов аналогичны методам, применяемым при восстановлении налоговой отчетности. То есть нужно обратиться в территориальные отделения внебюджетных фондов по месту регистрации с просьбой предоставить копии всех утерянных форм расчетов по уплате страховых взносов. К письменному запросу организации прилагаются подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем утраченных документов и указанием причин их утраты. Учредительные документы. Для получения их копий организация должна обратиться с запросом в налоговые органы по месту учета. Такой запрос подается в произвольной форме. Порядок предоставления сведений утвержден Постановлением Правительства РФ от 19.06.02 №438. В частности, могут быть предоставлены копии документов, содержащихся в регистрационном деле юридического лица. Указанная информация является платной. Таким образом, на основании документов, полученных от банков, контрагентов, инспекции, организации необходимо сформировать журнал хозяйственных операций, восстановить регистры бухгалтерского и налогового учета, обеспечить соответствие итоговых оборотов восстановленных регистров данным бухгалтерской и налоговой отчетности и выполнить иные действия по восстановлению документов. Валерий Соловьев, советник государственной гражданской службы РФ II класса

С 1 января 2013 года вступил в силу новый закон «О бухгалтерском учете», который регламентирует правила хранения бухгалтерских документов. Однако это лишь верхушка айсберга. Для того чтобы правильно определить порядок и сроки хранения финансовой документации, важно также учитывать требования архивного и налогового законодательства, а также возможные санкции КоАП, наступающие в результате несоблюдения правил хранения и уничтожения документов.

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

При определении порядка хранения документов должен руководствоваться нормативными актами из разных отраслей права, поскольку управление бухгалтерскими документами связано как с налоговым законодательством, так и частными положениями архивного закона Российской Федерации. Среди основных нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения бухгалтерских документов, можно выделить:

Действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105.

Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Росархива от 06.02.2002 г.;

Федеральный закон от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

Для установления сроков хранения бухгалтерских документов в первую очередь следует ознакомиться с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558. Он представляет собой обновленную версию более раннего перечня и включает в себя типовые архивные документы организаций (независимо от формы собственности) с указанием сроков хранения. Все документы перечня сгруппированы по разделам, соответствующим общим для большинства организаций управленческим функциям. В частности, раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность», поможет бухгалтеру определить сроки хранения документов своего отдела.

Помимо этого, для быстрого определения сроков хранения бухгалтерских документов можно использовать бесплатный интернет-сервис «Архивист-Онлайн» , который выполняет поиск заданного документа (с указанием срока хранения) по трем основным перечням, включая последний типовой перечень от 25 августа 2010 г.

Не стоит забывать о том, что с 1 января 2013 года в силу вступил Федеральный закон от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, однако эти сроки не могут быть менее пяти лет после отчетного года (см. ст. 29). Отметим, что в пункте 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, содержится аналогичное требование.

В соответствии с Налоговым кодексом РФ, налогоплательщики обязаны хранить данные бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет . Это относится к документами, которые служат подтверждением важнейших финансовых операций: получение и несением дохода, уплата (удержание) налогов. Данная норма должна быть соблюдена индивидуальными предпринимателями , применяющими упрощенную систему налогообложения, если другие сроки хранения документов не предусмотрены российским законодательством.

Юридические лица (открытые и закрытые акционерные общества) должны обеспечить сохранность документов, которые образуются в их деятельности, согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденному постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 г. N 03-33/пс. Для обществ с ограниченной ответственностью такое требование установлено Федеральным законом от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Важно отметить, что под архивным хранением бухгалтерских документов понимается не только хранение данных на бумажных носителях. Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», к архивным документам относятся все документов безотносительно к виду носителя (см. ст. 5). Таким образом, архивный сотрудник (или бухгалтер) обязан обеспечить сохранность не только бумажных, но и электронных документов .

Документы учетной политики и стандарты организации, а также другие документы и средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности цифровой электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они последний раз были использованы для составления бухгалтерских отчетов.

Способы хранения бухгалтерских документов

Для того чтобы обеспечить надлежащую сохранность архивных документов, некоторые организации прибегают к созданию собственного архива. Это право закрепляется за коммерческими и некоммерческими организациями положениями Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». При этом у них остается свобода выбора способа хранения бухгалтерских документов - в своем архиве или на территории специализированно архивной компании.

Организация собственного архива

В том случае если руководство приняло решение хранить документы своими силами, то согласно законодательству под архив необходимо выделить отдельное помещение, оснащенное средствами хранения документов (например, полками или стеллажами), а также системами безопасности и климат-контроля для соблюдения температурно-влажностного режима.

Кроме того, исходя из общей практики хранения архивных документов, можно дать несколько советов по созданию собственного архива:

Если в помещении будущего архива слишком много света, то на окнах нужно повесить светонепроницаемые шторы или жалюзи. В обратном случае важнейшие документы организации рискуют выцвести и испортиться раньше истечения сроков их хранения.

В целях предотвращения рисков несанкционированного доступа на оконные проемы рекомендуется поставить металлические решетки. Если помещение архива находится на первом или цокольном этажах, на входе можно установить металлическую дверь.

Номенклатура дел - это то, что позволит сэкономить сотрудникам организации время при поиске необходимых документов. Копия разработанной номенклатуры дел, которая представляет собой систематизированный перечень дел, должна храниться непосредственно в архиве организации.

Внимание! Не допускается выдача бухгалтерских документов из бухгалтерии или архива организации сотрудникам других структурных подразделений. В некоторых случаях документ может быть выдан, если на то есть разрешение главного бухгалтера.

Внеофисное хранение бухгалтерских документов

Сегодня на рынке архивных услуг представлен сервис внеофисного хранения документов, при котором функции хранения бухгалтерских и иных документов передаются в руки профессиональной архивной компании. В отличие от собственного архива, который, как правило, находится в запущенном состоянии, профессиональные архивохранилища оснащены современным оборудованием с соблюдением всех требований архивного законодательства.

К внеофисному хранению документов обращаются в тех случаях, когда необходимо освободить часть дорогого офисного пространства и снизить издержки, которые связаны с созданием собственного архива и его последующим обслуживанием ( площадей, зарплата архивного сотрудника и др.). Но, пожалуй, главное преимущество, которое делает внеофисное хранение более предпочтительным для самого бухгалтера, - это снижение непрофильной нагрузки за счет передачи обязанностей по работе с документами (поиск, копирование и т.п.) специалистам архивной компании.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов во многом определяется финансовыми возможностями организации и особенностями ведения документооборота. Как показывает российская практика, при правильном выборе архивной компании внеофисное хранение документов может стать более выгодным с точки зрения финансовых затрат на этапе создания и дальнейшего содержания архива.

Штрафы за нарушение порядка хранения бухгалтерских документов

Если документ был утерян или его содержание стало недоступным для использования, в случае архивной проверки или визита налоговой инспекции организация понесет ответственность за его отсутствие. В первую очередь, вина ляжет на руководителя организации. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности с ним также разделит .

Ответственность за невыполнение требований к хранению бухгалтерских документов может быть как административной, так и налоговой. Административный штраф в размере от 300 до 500 руб. может быть назначен за несоблюдение архивных требований (см. ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях), а за грубое нарушение правил бухгалтерского учета, если по причине отсутствия документов в конечном итоге было искажено содержание бухгалтерской отчетности, предусмотрено наложение штрафа на должностных лиц от 2000 до 3000 руб. (см. ст. 15.11 КоАП).

В ситуациях, когда бухгалтерскиедокументы были утеряны в результате форс-мажорных обстоятельств (например, стихийные бедствия) или противоправных действий третьих лиц (кража, умышленный поджог), в обоих случаях данный факт должен быть подтвержден сотрудниками правоохранительных органов. Так, при пожаре таким подтверждением является справка службы пожарного надзора.

Самой дорогой потерей для организации может стать утрата первичных учетных документов . Согласно ст. 120 Налогового кодекса РФ, отсутствие первичных документов признается грубым нарушениям правил учета доходов и расходов. К ним относятся отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета и систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

В соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105, по факту утраты первичных документов руководитель организации должен назначить комиссию по расследованию причин утраты.

Налоговый кодекс предусматривает ответственность главного бухгалтера за сохранность первичных документов. Именно он принимает решение о выдаче документов сотрудникам других структурных подразделений организации. В случае утраты первичных документов, счетов-фактур и регистров бухгалтерского учета минимальный штраф составит 5000 руб., сумма максимального может достигать 150 000 руб.

Уничтожение бухгалтерских документов

Первым этапом процедуры уничтожения документов является оценка документов организации с целью установления сроков их ранения. Для экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архив должна быть сформирована постоянно действующая экспертная комиссия.

Обычно в состав экспертной комиссии, утверждаемой руководителем, входят специалисты разных структурных подразделений организации, которые могут определить ценность документов и принять решение об уничтожении тех документов, сроки хранения которых истекли.

При ликвидации компании (негосударственной организации) необходимо также создать экспертную комиссию для экспертизы и последующего упорядочивания архивных документов ликвидируемой организации с целью передачи на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом) или уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Следует отметить, что, если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то уничтожение бухгалтерских документов производится без согласования с архивными органами. В таких организациях документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу - только после подписания руководителем.

После того как экспертная комиссия провела экспертизу ценности бухгалтерских документов, ей необходимо подготовить акт о выделении дел к уничтожению, который содержит список документов с истекшими сроками хранения. Единой формы акта о выделении дел к уничтожению нет, и организация должна разработать, а затем утвердить его в индивидуальном порядке. В акте должны присутствовать все реквизиты, признанные обязательными Федеральным законом от 08.08.2001 г. N 129 «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Общая процедура уничтожения документов установлены в п.9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утвержденного Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.

Внимание! Документы могут быть уничтожены только при условии проведения за указанный период инвентаризации. В том случае если период не был обревизован, проводить уничтожение нельзя. При этом началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). К примеру, для дел, составленных в 2010 году, срок хранения начинается с 1 января 2011 года.

Для проведения оперативной утилизации или уничтожения большого объема бухгалтерских документов, целесообразно обратиться за помощью к профессиональным архивистам, которые, помимо всего прочего, помогут исключить риски ошибочного отбора документов на уничтожение. Кроме того, бухгалтер будет избавлен от необходимости выполнять работу, выходящую за рамки его прямых обязанностей, а документы (включая акт о выделении дел к уничтожению) будут составлены согласно требованиям архивного законодательства.

Напоследок отметим, что уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения, равно как и их утрата, влечет административную ответственность. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

В.Ю. Никитина,
руководитель экспертного совета
Ассоциации развития бизнеса России

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Кроме того, они используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Как должны храниться и уничтожаться документы, что делать при их утрате, мы рассмотрим в данной статье.

Электронные документы и ЭЦП

Сегодня электронные документы с электронной цифровой подписью (ЭЦП) достаточно широко применяются при сдаче отчетности через интернет в налоговые органы, индивидуальных сведений в ПФР и при работе с банками по операциям с расчетными счетами. Допустимо ли хранить первичные документы, бухгалтерские и налоговые регистры только в электронном виде и не иметь должным образом оформленной "бумажной" версии?

Минфин России не имеет ничего против ведения учета, а также хранения первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде (письмо от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314). Однако он указывает, что при этом надо соблюдать порядок, установленный ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) и Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". В соответствии с ним первичные документы должны существовать на бумажном носителе либо в виде электронного документа, но обязательно заверенного электронными цифровыми подписями (ЭЦП). При хранении документов и регистров налогового учета также должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений (ст. 314 Налогового кодекса РФ).

Обеспечить ЭЦП всех работников, создающих документы, невозможно, поскольку первичный документ характеризуют прежде всего личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Полный переход на электронный документооборот возможен в будущем. Например, в следующем году планируется переход на электронные счета-фактуры. В остальных случаях без бумажных носителей не обойтись. Специалисты рекомендуют распечатывать первичные документы и регистры бухгалтерского и налогового учета хотя бы раз в конце года перед проведением инвентаризации, а также по мере смены ответственных лиц за их ведение. При этом следует контролировать полноту внесенной в них исполнителем информации, с тем чтобы из-за отсутствия персональной ответственности не было хищений материальных ценностей.

Хранение и уничтожение документов

Первичные документы, регистры бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерская и налоговая отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за организацию хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Хранение документов регулируется Федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", N 129-ФЗ, от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях", от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ст. 50), от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ст. 89) и др. Кроме того, общий порядок хранения документов установлен разд. 6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина России от 29.07.1983 N 105. Организация обязана хранить бухгалтерские документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (ст. 17 Закона N 129-ФЗ).

Согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность таких документов, обеспечивающих расчет налогов, в течение четырех лет. Это объясняется тем, что в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Минимальный срок хранения книг покупок и продаж также составляет пять лет с последней записи (пп. 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914). В некоторых случаях налоговое законодательство устанавливает более длительные сроки хранения документов. Например, если налогоплательщик убытки, полученные в текущем году, переносит на будущее по правилам п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ, то он обязан в течение всего срока переноса убытков (10 лет) хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка.

Сроки хранения кадровых, бухгалтерских и налоговых документов детально прописаны в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков их хранения, который утвержден Росархивом 06.10.2000. В документе установлены сроки хранения документов для тех организаций, которые сдают их в государственные архивы и хранят на местах. Срок хранения зависит от важности документов. Например, годовая бухгалтерская отчетность, годовые налоговые декларации, а также квартальные при отсутствии годовых деклараций (например, по НДС) хранятся не менее 10 лет. Для документов, связанных с расчетами по оплате труда работников, предусмотрен срок хранения 75 лет (лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости и т.п.). Это объясняется тем, что информация, содержащаяся в таких документах, используется при начислении пенсии. Отсчет срока хранения начинается после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

Если организация является акционерным обществом, то ряд документов ей следует хранить по месту нахождения исполнительного органа в течение сроков, которые установлены ФСФР в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. К таким документам относятся годовая бухгалтерская отчетность, протоколы и решения руководящих органов, уставные документы, списки аффилированных лиц и др. Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании или в специально оборудованном под архив помещении.

Часть документов временного хранения (сроком до 10 лет) по истечении срока может быть уничтожена, если:

1) в организации есть экспертная комиссия для проведения работы по отбору документов для дальнейшего хранения и уничтожения;

2) комиссия составляет акт о выделении документов с истекшим сроком хранения для уничтожения;

3) перечень документов к уничтожению согласован с местным архивом (в ситуации, когда документы данной организации подлежат сдаче в архив в обязательном порядке в силу закона);

4) проведена соответствующая внешняя ревизия или налоговая проверка;

5) документы передаются в соответствующие организации на утилизацию с составлением приемо-сдаточной накладной. При необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта об уничтожении документов.

Ответственность за утрату документов

Согласно ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ. Кроме того, в НК РФ установлена налоговая ответственность налогоплательщиков.

Налоговая. Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За него предусмотрен штраф в размере (ст. 120 НК РФ):

5000 руб. - если эти деяния совершены в течение одного налогового периода;

15 000 руб. - если они совершены в течение более одного налогового периода;

10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. - если они повлекли занижение налоговой базы.

Кроме того, за каждый не представленный по требованию налогового органа документ может быть применен штраф 50 руб. за каждый документ (ст. 126 НК РФ).

Административная. Для должностных лиц нарушение сроков и порядка хранения документов влечет наложение административного штрафа в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). За любые нарушения в области архивного дела на должностных лиц организаций, а также на юридических лиц может быть наложен штраф, предусмотренный ст. 13.20, 13.25, 19.4 и 19.5 КоАП РФ.

Уголовная. Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом до 200 000 руб. или в размере заработной платы либо иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до года (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Восстановление документов

К сожалению, организации не застрахованы от возможной утраты первичных документов. Причины могут быть разными - пожар, затопление в результате повреждения коммунальных сетей, утрата и кража. Нужно ли восстанавливать документацию и как правильно это сделать?

Законодательство о бухгалтерском учете не содержит четких правил по восстановлению первичных документов в случае их утраты. В письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411 руководителю организации рекомендовано в случае пропажи или гибели первичных документов:

Назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105);

Предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

В случае нанесения вреда имуществу при чрезвычайных ситуациях обязательно проводится инвентаризация (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ). Комиссия должна документально оформить причину утраты путем составления соответствующего акта с приложением справок официальных органов. Факт кражи первичных документов подтверждается справкой из милиции (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 03.12.2008 N Ф08-7243/2008 и определение ВАС РФ от 06.04.2009 N 2624/07). При утрате документов во время пожара прилагают справку из отдела государственного пожарного надзора либо из МЧС (постановления ФАС Московского округа от 05.06.2008 N КА-А40/3721-08 и ФАС Поволжского округа от 02.10.2007 N А55-18216/2006-37). Затопление помещения подтверждается соответствующими коммунальными службами.

Комиссия также предпринимает меры для восстановления первичных документов. Если утрачены только сами первичные документы, а регистры бухгалтерского учета сохранились (например, в электронном виде), то можно запросить у контрагентов их копии. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам можно запросить у банков, а договоры, акты, накладные, счета-фактуры - у контрагентов, и т.д. Если адрес контрагента не известен (сделка с ним была единичной и сведения не сохранились), целесообразно обратиться в налоговые органы с письменным запросом о получении выписки из ЕГРЮЛ по данному юридическому лицу. Порядок предоставления сведений утвержден постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 438 "О Едином государственном реестре юридических лиц". При отсутствии информации о контрагенте или невозможности его определить организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых сведений.

При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно порекомендовать обратиться в налоговый орган по месту регистрации с просьбой предоставить их копии либо в органы статистики. Запрос лучше подавать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты документов. При утрате учредительных документов юридическому лицу выдается их копия. Для этого организация должна обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации.

Собственные исходящие первичные документы и внутренние документы компания оформляет самостоятельно. Но даже здесь можно столкнуться со сложностями. Например, при восстановлении расходных кассовых ордеров или платежных ведомостей взамен утраченных гражданин, в свое время получивший денежные средства, может отказаться от повторной подписи либо будет невозможно найти гражданина.

Что делать, если по объективным причинам организация не сможет восстановить все утраченные первичные документы? Следует ли ставить налоговый орган в известность? По мнению ряда специалистов, ставить налоговую инспекцию в известность необязательно, тем более что это не поможет избежать возможной ответственности, а отсутствие первичных документов грозит штрафом в соответствии со ст. 120 НК РФ. В данном случае налогоплательщик может выбрать три варианта действий:

По возможности восстановить утраченные документы (хотя бы частично);

Произвести исправительные записи по не подтвержденным документально расходам и отразить исправления в уточненной декларации по налогу на прибыль за отчетный год, ведь не подтвержденные документально затраты в налоговом учете расходами не признаются;

Дать возможность представителям налогового органа в ходе проверки определить суммы, подлежащие уплате в бюджет, расчетным путем на основании имеющихся у налогоплательщика данных, а также данных об аналогичных налогоплательщиках (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Буквальное толкование подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ позволяет сделать вывод, что для применения расчетного пути не имеют значения причины непредставления документов. Поэтому любые обстоятельства будут основанием для обращения налогового органа к расчетному пути.

Судебно-арбитражная практика на этот счет противоречивая. Например, в постановлении ФАС Московского округа от 07.02.2006 N КА-А40/421-06 судьи пришли к выводу, что расчетный способ можно применить в ситуации, когда налогоплательщик не в состоянии представить запрошенные документы в связи с пожаром или хищением. При этом в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 23.10.2006 N Ф04-5614/2006(27729-А27-35) арбитры указали, что расчетный способ применить нельзя, если налогоплательщик не может представить документы по не зависящим от него обстоятельствам (пожар). Подпункт 7 п. 1 ст. 31 НК РФ имеет общий характер и распространяется на все налогии всех налогоплательщиков. Рассмотрим арбитражную практику по данному вопросу детальнее.

Налог на прибыль

У налоговых органов часто возникает соблазн определить сумму налога на прибыль без учета расходов. Между тем расчетный путь предполагает, что налоговый орган обязан учитывать данные не только о доходах налогоплательщика, но и о расходах, т.к. объект налогообложения (прибыль) формируется при уменьшении доходов на сумму расходов (ст. 247 НК РФ).

Арбитры тоже считают, что доходов без расходов не бывает. Например, в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 21.11.2007 N Ф03-А73/07-2/4385 и определении ВАС РФ от 19.03.2008 N 3362/08 указано, что налог на прибыль нельзя исчислить только с сумм дохода от реализации, указанных налогоплательщиком в налоговых декларациях.

В постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 03.12.2008 N Ф08-7243/2008 (определение ВАС РФ от 06.04.2009 N 2624/07) арбитры указали, что налогоплательщик не может вести деятельность без соответствующих затрат. Аналогичное мнение выражено в постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 18.11.2008 N А82-2825/2008-27 (определение ВАС РФ от 13.03.2009 N ВАС-2710/09), Уральского округа от 12.03.2008 N Ф09-1403/08-С2 (определение ВАС РФ от 07.06.2008 N 8569/08).

НДС

В части определения НДС с выручки налоговые органы могут использовать банковские выписки о движении денежных средств по расчетному счету и данные о представленных налоговых декларациях, и их поддерживают арбитражные судьи (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.12.2008 N А56-43925/2007).

Однако есть судебные решения, в которых указано, что из содержания банковских выписок невозможно сделать достоверный вывод о том, какие из поступивших на банковский счет сумм являются объектом обложения НДС. Поэтому неправильно рассчитывать сумму налога только на основании банковских выписок без документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций (постановления ФАС Московского округа от 31.10.2008 N КА-А41/10190-08, Северо-Западного округа от 15.12.2008 N А56-1979/2008, от 30.10.2008 N А56-2606/2008, Западно-Сибирского округа от 07.04.2009 N Ф04- 888/2009(5125-А45-46) и от 08.04.2009 N Ф04-2126/2009(4288-А45-34)).

Перейдем к вычетам. В соответствии с п. 1 ст. 172 НК РФ к вычету принимается сумма налога, предъявленная налогоплательщику, т.е. сумма налога, указанная в счете-фактуре. Можно ли при отсутствии накладных и счетов-фактур применять для определения суммы вычетов расчетный метод, который предусмотрен п. 7 ст. 166 НК РФ?

Ряд федеральных судов во главе с ВАС РФ занимают позицию, согласно которой для определения суммы вычетов нельзя использовать расчетный метод, а следует иметь в наличии счета-фактуры. Данный подход использован в постановлении Президиума ВАС РФ от 30.10.2007 N 8686/07, а также в постановлениях ФАС Поволжского округа от 12.12.2008 N А57-1126/2007 (определение ВАС РФ от 13.01.2009 N ВАС-17190/08), от 13.05.2008 N А72-9671/06-14/346 (определение ВАС РФ от 21.08.2008 N 10014/08), от 07.11.2008 N А55-6951/08, Уральского округа от 04.09.2008 N Ф09-1397/08-С2 (определение ВАС РФ от 30.10.2008 N 14002/08), от 28.07.2008 N Ф09-1296/08- СЗ (определение ВАС РФ от 30.10.2008 N 13998/08), Западно-Сибирского округа от 02.03.2009 N Ф04-1250/2009(1614-А03-41), Волго-Вятского округа от 23.11.2007 N А43-35394/2006-14-244 (определение ВАС РФ от 18.03.2008 N 3106/08).

Однако существует и противоположная позиция. Некоторые суды считают, что право на уменьшение налоговой базы по НДС на сумму вычетов предусмотрено НК РФ, а база по НДС при отсутствии первичных документов определяется на основании данных об иных налогоплательщиках. Поэтому, по мнению судов, и вычеты могут исчисляться по аналогичным данным расчетным путем (постановления ФАС Поволжского округа от 23.01.2007 N А72- 4828/06-7/241, Восточно-Сибирского округа от 09.07.2008 N А33-3374/07-Ф02-3124/08, Дальневосточного округа от 25.08.2008 N Ф03-А73/08-2/3440, Уральского округа от 12.03.2008 N Ф09-1401/08-С2 (определение ВАС РФ от 01.08.2008 N 6814/08).

Обратите внимание, что налогоплательщик в арбитражном суде вправе представлять документы, которые являются основанием для получения налогового вычета, независимо от того, были ли они истребованы и исследованы ранее налоговым органом. Указанная позиция нашла отражение в постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.02.2009 N А19-475/07-51- 04АП-1146/07(5)-Ф02-446/09, Московского округа от 26.03.2009 N КА-А40/2127-09, Поволжского округа от 17.03.2009 N А57- 22510/2007, Уральского округа от 25.02.2009 N Ф09-10209/08-С2 и Центрального округа от 06.03.2009 N А35-4080/07-С8.

ЕСН и НДФЛ

В постановлении ФАС Поволжского округа от 22.05.2008 по делу N А65-5658/2006- СА1-29 судьи рассматривали спор индивидуального предпринимателя и налоговой инспекции. Речь шла о доначислении ЕСН и НДФЛ в связи с отсутствием документов, подтверждающих произведенные расходы, по причине их уничтожения в результате затопления помещения. Сославшись на постановление Президиума ВАС РФ от 25.05.2004 N 668/04, ФАС пришел к выводу: налоговый орган вправе применить расчетный метод при определении ЕСН (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). В части НДФЛ может быть применен расчетный метод либо предоставлен профессиональный вычет по установленному нормативу (п. 1 ст. 221 НК РФ).

Согласно пункту 3 статьи 17 ФЗ "О бухгалтерском учете" №129 от 21.11.1996 года, ответственность за хранение регистров, бухгалтерских и отчетных документов несет непосредственно руководитель компании. На основании пункта 6.6 «Положений о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденного Приказом Минфина СССР № 105 от 29.07.1983 года на главного бухгалтера предприятия возложена обязанность по сохранности, классификации и архивному комплектованию первичных документов.

Причины утери документации

В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).

Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы фирмы.

Утрата по вине сотрудников . В случае, если пропажа или незаконная утилизация документов наступило вследствие действий работника организация, руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном наказании в соответствии со статьей 193 ТК РФ. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом по предприятию. Увольнение виновного лица производится в соответствии Приказом №Т-8, утвержденного Письмом Роструда от 01.06.2011 года №1493-6-1.

По завершению установления факта пропажи и оформлению необходимых актов, комиссия приступает к восстановлению утерянной документации. Если четко не выявлено, какая часть первичных дел потеряна, создается дополнительная инвентаризационная комиссия.

Ответственность

Согласно статье 27 Федерального закона № 125, на должностных лиц организации при утрате первичных документов могут быть обращены следующие виды взыскания:

Налоговая ответственность:

200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п.1 ст.126 НК РФ);
10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период;
30 000 рублей - при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (пункт 2 статьи 120 НК РФ);
штрафные санкции в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (пункт 3 статьи 120 НК РФ).

Административная ответственность

Согласно статье 15.11 КоАп РФ, при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц накладывается административная ответственность в виде штрафа от 2000 до 3000 рублей.

Уголовная ответственность:

при уклонении от уплаты налогов на должностное лицо может быть наложен штраф в размере 100 000 - 300 000 рублей, либо удержания заработной платы за период от 1 до 2 лет, либо произведен арест на срок до 2 лет с лишением занимать аналогичную должность в течение 3-х лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ);
при уклонении от уплаты налогов в особо крупных размерах - штраф от 200 000 до 500 000 тысяч, либо удержание заработной платы от 1 до 3 лет, либо арест до 5 лет с лишением прав занимать прежнюю должность в течение 3-х лет или без такового ограничения (часть 2 статьи 199 УК РФ).

Следует учесть, что если при утрате или незаконном уничтожении документов руководство организации не примет необходимые действия по их восстановлению, это будет наказано в соответствии пунктом 1 и 4 статьи 110 Налогового Кодекса РФ.

Вопрос

После стихийного бедствия в арендуемом помещении были залиты все документы компании, была испорчена техника, в т.ч. выведана из строя программа 1С. Арендодатель дает Акт о происшедшем событии. Какие налоговые последствия для компании могут возникнуть? Надо ли восстанавливать документы? Надо ли сообщать в налоговую инспекцию о случившемся? Какими документами необходимо подтвердить факт происшествия? Какие налоговые риски могут возникнуть?

Ответ

Последствия утраты документов
В связи с утратой документов для предприятия общественного питания могут наступить следующие последствия.
1. Статьей 120 НК РФ установлена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Грубым нарушением правил признается в том числе отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского либо налогового учета.
2. Статьей 122 НК РФ предусмотрен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налогов, сборов (или 40% — при наличии умысла). Такие санкции могут возникнуть в результате исключения из базы по налогу на прибыль расходов, не подтвержденных документами, поскольку в соответствии со ст. 252 НК РФ признаются только документально подтвержденные затраты.
3. Предприятие может быть привлечено к ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставление по требованию налогового органа документов (200 руб. за каждый непредставленный документ). Эти санкции не применяются, если налогоплательщик докажет, что документы не были представлены по не зависящим от него обстоятельствам (Постановления ФАС МО от 12.08.2013 N А40-82680/12-20-446, ФАС ПО от 29.08.2013 N А06-7786/2012, ФАС ВСО от 23.09.2009 N А33-12556/08).
4. При отсутствии документов, подтверждающих доходы и расходы, налоговый орган вправе воспользоваться нормой пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ об определении налогов расчетным путем.
Если случилось чрезвычайное происшествие, Вы должны предпринять следующие действия:
Создать комиссию.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем общества (см. пример 2 — образец акта комиссии). Его форма законодательно не утверждена, поэтому акт может быть составлен в произвольном виде. Однако он должен содержать следующие данные:
— состав комиссии, которой было поручено провести расследование причин (зафиксировать причину) утраты документов;
— причину утраты документов;
— перечень документов, которые утрачены. Для составления этого перечня нужно провести инвентаризацию.
— ссылку на документальное подтверждение произошедшего. Подтверждением послужит справка коммунальных служб, специалистов МЧС (по факту стихийных бедствий), органов противопожарной службы, органов внутренних дел (по факту кражи, разбоя, грабежа).
После завершения мероприятий по фиксированию факта утраты (гибели) документов проводится работа, направленная на восстановление документов, хотя действующее законодательство не предусматривает обязанности по их восстановлению. Однако финансовый орган обращает внимание на такую необходимость (Письмо от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191).
Если все документы восстановить невозможно. В такой ситуации нужно, чтобы ответственное лицо составило соответствующий акт, в котором указало их перечень и причины, по которым невозможно их восстановить.
Дальнейшие действия будут зависеть от того, какие документы не удалось восстановить. Например, если не удалось восстановить документы, подтверждающие расходы или убытки по налогу на прибыль, либо счета-фактуры, дающие право на вычет НДС, то рекомендуется пересчитать налоговые обязательства и подать уточненные налоговые декларации, доплатив налоги и пени. Таким образом удастся избежать штрафных санкций в том случае, если инспекторы самостоятельно выявят отсутствие первичных документов и пересчитают налоги в ходе выездной, камеральной проверки или встречной проверки контрагентов.
Заметим: финансовый орган считает, что восстанавливать документы необходимо и за период, ранее проверенный во время выездной налоговой проверки (Письмо Минфина России от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191).

Смежные вопросы:

Сотрудник предоставил документ об образовании на иностранном языке, т.к. проходил обучение в США. Достаточно ли сделать просто перевод диплома переводчиком, чтобы внести данные в трудовую книжку в графу об…...
Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек)
✒ В организации должны оформляться…...
Нужно получить справку о зарплате для начисления пенсии. Индивидуальное частное предприятие (ИЧП) ликвидировалось, данные в архив не сдавались, находятся у бывшего директора. Имеет ли право бывший директор выдать такую…...
Здравствуйте! Подсткажите, пожалуйста, если у сотрудника имеется «Справка о результатах установления степени утраты профессиональной трудоспособности в процентах», выданная Бюро медико-социальной экспертизы, по которой сотруднику установлена степень утраты профессиональной трудоспособности…...