Письмо о выдаче трудовой книжки. Передаем трудовую книжку уволенному работнику. Прекращаем трудовой договор

Основной документ, используемый для фиксации истории трудовой деятельности и сопутствующих фактов – трудовая книжка. Правила внесения в нее информации строго регламентированы, поскольку содержание напрямую влияет на расчет стажа и пенсии. Также есть требования к хранению книжек и их выдаче. При увольнении работнику отдают этот документ на руки. Если по каким-то причинам сотрудник не забирает его, то нужно составить уведомление о явке за трудовой книжкой (образец см. в конце статьи).

Особенности документа

Есть требования, согласно которым, при устройстве на работу сотрудник должен предоставить свою трудовую книжку. Исключения – первое трудоустройство, когда до этого человек нигде не работал, а также утеря документа.

В любом из этих случаев работодатель должен завести на сотрудника книжку. Хранить её будут в организации.

Также при внесении в бланк книжки информации нужно полностью соблюдать установленные нормы. Какие-либо нарушения могут повлечь признание записей в документе недействительными.

Выдача при увольнении

Если сотрудник увольняется, ему положено выдать причитающиеся остатки денежных средств, а также трудовую книжку со всеми необходимыми записями. При этом отметки должны быть заверены определенным образом:

• подписью должностного лица;
• печатью организации (если есть в принципе);
• росписью самого владельца книжки.

Обычно в день увольнения сотрудник получает книжку и уходит, но достаточно часты случаи, когда работник отказывается забирать документ из-за конфликта с организацией.

ВНИМАНИЕ

Невыдача книжки считается нарушением и может повлечь негативные последствия, поэтому если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, нужно принять соответствующие меры.

В законодательстве указано, что предприятие в подобной ситуации обязано составить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, выслав его заказным письмом. Невыдача или задержки грозят существенными санкциями, поэтому подобные действия обязательны.

Иногда работник уклоняется от получения трудовой книжки в установленные по закону сроки, несмотря на многочисленные предупреждения со стороны работодателя. Когда следует отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, образец документа представлен в этом материале.

Сроки выдачи уведомления

Трудовая книжка предъявляется при устройстве на работу в . Ее предоставляют в Пенсионный фонд РФ для установления стажа работы и положенных .

Формуляр остается на ответственном хранении работодателя до момента оставления сотрудником своих обязательств.

Запись об увольнении фиксируется на основании приказа, подписанного руководителем с основанием прекращения трудового контракта.

При прекращении отношений со специалистом кадровый отдел возвращает формуляр сотруднику. Передать его необходимо лично в последний день исполнения должностных обязанностей. Если осуществляется перевод обязанности по выдаче документа не предусмотрено, достаточно внести запись на основании соответствующего приказа.

Ответственность за задержку и невыдачу трудовой книжки

Возврат трудовой книжки бывшему сотруднику подтверждается подписью в журнале учета документов строгой отчетности, а также личной карточке с указанием даты.

Читайте также: Образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем

Если компания не передает трудовую книжку в законный срок , это влечет привлечение к административной ответственности.

На основании ст.84.1 ТК РФ за каждый день просрочки начисляется в пользу работника сумма, которая подлежит оплате при сохранении среднего месячного заработка на предприятии.

Компенсация выплачивается до момента фактической передачи документа работнику.

Когда установлена вина в неполучении трудовой книжки со стороны работника, то переводить на другую должность или выплачивать компенсацию организация не обязана.

Что делать, если работник не пришел забрать трудовую книжку?

На практике вернуть трудовую книжку работнику иногда не представляется возможным в связи с его отсутствием в последний день работы. Также, как причина рассматривается умышленное уклонение сотрудником от получения формуляра.

При отказе в получении документа на руки в приказе об увольнении должна быть проставлена подпись кадрового работника или руководителя предприятия. Составляется акт об уклонении от получения трудовой книжки.

Если работник вовремя не приходит за расчетом и документами, то организация высылает ему уведомление о получении трудовой книжки при увольнении, образец подобного уведомления не требуется, так как оно составляется в свободной форме. Главное, отправить бланк именно заказным письмом, чтобы у организации сохранились доказательства.

В какой срок положено выдать полный расчет и документы

Бланк акта.

Выдаваться на руки вся сумма расчетных и документы с соответствующими отметками, должны не позднее дня, в который работник официально уволен. Для этого ответственное лицо должно принять следующие меры:

1. Своевременно оформить необходимые бумаги.
2. Проконтролировать присутствие увольняемого на рабочем месте в момент передачи документов.
3. Напомнить сотруднику о необходимости зайти за расчетом и трудовой книжкой.
4. Проконтролировать наличие подписи увольняемого в журнале учета трудовых и расходном ордере.

Увольняемый не будет нести ответственность за неполучение вовремя денег и документов, а ответственный сотрудник может получить выговор и штраф.

Внимание! Если увольняемый не вышел на работу или отказывается забирать документы, то следует незамедлительно составить акт о нарушении трудовой дисциплины или акт об отказе получения книжки.

Ответственность организации

Нарушение сроков выдачи документов наказуемо по статье 232 ТК РФ. Ведь человек без трудовой книжки не сможет устроиться на новую работу. И если уволенный знает законы , то может специально не спешить забирать документы, чтобы потом подать иск на организацию и потребовать денежной компенсации вынужденной безработицы. Таких примеров особенно много среди уволенных против воли и затаивших обиду на работодателя.

При возникновении спорных вопросов по сумме расчета, или взысканиях с него, выплачиваются положенные по закону выплаты. А возникшие вопросы решаются в судебном порядке. При невыдаче денежных средств работник также может подать на организацию в суд и получить компенсацию за каждый просроченный день, как за отработанный.

Действия ответственного лица в случае неявки увольняемого в положенный срок

Уведомление.

Если человек не забирает трудовую и расчет сам, то организации необходимо позаботиться о том, чтобы не понести ответственность за невыдачу. Для этого заблаговременно сообщить работнику о необходимости зайти за расчетом. А если он все равно не придет, то письменно уведомить его. В уведомлении должна присутствовать следующая информация:

1. ФИО получателя.
2. Дата его увольнения.
3. Оповещение о готовности документов и необходимости их забрать.

Уведомление является официальным документом. Составляется в двух экземплярах, регистрируется в исходящей корреспонденции и хранится вместе с квитанцией об оплате и уведомлением о получении заказного письма с описью.

Нюанс! Организация может выслать трудовую Почтой России , но для этого нужен запрос получателя в письменном виде.

Что делать, если человек не может забрать документы?

По закону подписывать получение трудовой уволенный обязан лично. Но бывают ситуации, в которых отдел кадров может пойти навстречу и отдать документы доверенному лицу:

1. Серьезная болезнь уволенного.
2. Отсутствие в городе.
3. Принципиальное нежелание появляться в офисе.

Оригинал или копию нотариально заверенной доверенности, в таких ситуациях прикладывают к делу уволенного, а рядом с подписью указывают ФИО доверенного лица и реквизиты документа-основания. Но правильнее, при невозможности получения бумаг лично, отправить их сотруднику по почте. Такая практика распространена в организациях, где головной офис с отделом кадров находится в другом городе.

При расторжении трудового договора с работником работодатель обязан правильно оформить процедуру увольнения, в том числе выдать бывшему сотруднику трудовую книжку. Если в день увольнения работника нет на работе или он отказывается от получения трудовой книжки, в его адрес направляется заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Этот этап процедуры освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки работнику (ст. 84.1 ТК РФ).

Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении

Унифицированной формы уведомления не предусмотрено, потому кадровые специалисты составляют его в произвольном письменном виде. Как правило, в образце уведомления о получении трудовой книжки при увольнении указываются следующие данные:

• дата составления;
• адресат (должность, фамилия, имя, отчество работника);
• адрес, по которому необходимо получить трудовую книжку;
• рабочее время кадровой службы или структурного подразделения (специалиста), ответственного за учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Работнику предлагают явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на получение трудовой книжки по почте заказным (ценным) письмом с описью вложения. Если работник не пришел за трудовой книжкой и не дал письменного согласия на отправку ее по почте, работодатель хранит трудовую книжку до ее востребования.

Предлагаем вам подготовить и скачать уведомление о получении трудовой книжки в нашем конструкторе документов.

Трудовая книжка – документ для определения соответствия претендента имеющейся вакансии, отметок профессионального роста, причин увольнения, права на страховую пенсию. В период действия контракта находится на хранении работодателя. Нарушение правил хранения, заполнения ведет к административной ответственности, признания записей не действительными. В день увольнения она должна быть выдана владельцу на руки.

Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности, что означает обязательное соблюдение всех предписанных инструкций, правил, нормативных актов. Учет трудовых книжек ведется в книге учета движения, ответственным лицом является работник отдела кадров. В ней регистрируются формуляры работающих сотрудников, номера и серии, выданных дубликатов и новых бланков. На каждого работника заводится личная карточка, в которую вносятся все сведения, включая трудовые.

Заполнение, ведение, хранение книги учета движения регламентируется Постановлением Правительства «О трудовых книжках» в совокупности с Правилами ведения (с изменениями от 25.03.2013). Порядок заполнения личной карточки по форме № T-2ГС (МС) утвержден Постановлением Госкомстата от 5 мая 2001 года №1.

Отсутствие документа возможно по трем причинам:

• первичное трудоустройство;
• порча;
• потеря.

Трудовая книжка при первом трудоустройстве оформляется в течение первых 7 рабочих дней в присутствии работника.

При утрате документа его владелец должен сообщить работодателю последнего места работы о случившемся без промедления. По его письменному заявлению в течение 15 дней должен быть выдан дубликат, в который переносятся все имеющиеся сведения. В таком же порядке происходит получение дубликата при порче книжки.

Наниматель делает отметку в трудовой книжке, если работник проработал не менее 5 дней . Все записи о должностных обязанностях, переводах дублируются в личной карточке под роспись лица, на которого оформлен документ.

Как надо оформлять увольнение в трудовой книжке

По окончании трудового соглашения все отметки, сделанные в формуляре, заверяются подписью ответственного лица, работодателя, печатью, подписью работника. В тех случаях, когда книжка велась на двух языках (русском и языке республики), заверяются оба варианта. Формулировки прекращения трудовых отношений должны соответствовать нормативным актам и иметь на них ссылку: положения ( , ), Федеральных законов.

Внимание! При увольнении работник расписывается в приказе, книге учета движения и в личной карточке.

Работник имеет право отказаться получать книжку при увольнении, если не согласен с формулировкой или обнаружил неточность. По его письменному заявлению работодатель обязан выдать новый формуляр, в котором продублированы все предыдущие записи. Период, в течение которого сотрудник не получил документ по вине работодателя, считается рабочим. Запись об увольнении фиксируется как недействительная. При выдаче документа делается новая запись на основании другого распоряжения. Промежуток времени между приказами оплачивается согласно окладу, тарифной сетке.

Работник в последний рабочий день может не расписаться в приказе об увольнении и получении книжки. Факт отказа актируется и подтверждается подписью трех свидетелей.

При невозможности выполнить процедуру увольнения из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте делается отметка в табеле учета. Если в течение 3 дней уволенный работник не объявился, ему отправляют уведомление о необходимости получения трудовой книжки при увольнении.

Правила составления уведомления

В законодательных актах нет точных формулировок, как поставить в известность сотрудника после увольнения, если трудовая книжка осталась у работодателя. Обращение составляется на основании общего порядка разрешения конфликтных ситуаций.

Во избежание штрафных санкций для компании и лично для работодателя необходимо на следующий после увольнения день составить извещение о получении документа уволенному сотруднику.

Образец уведомления чтобы забрать трудовую книжку при увольнении должен включать:

• реквизиты компании ;
• личные данные уволенного ;
• причину обращения ;
• подпись работодателя .

Сообщение должно быть на фирменном бланке, иметь исходящий номер, где указана дата составления документа.

Личные данные обязаны соответствовать записи в трудовой книжке и в личной карточке. В причине письма необходимо указать:

• с какого числа прекращены трудовые отношения;
• почему (со ссылкой на нормативный акт);
• мотивацию необходимости забрать персональный документ.

Необходимо предложить дать письменное согласие на пересылку формуляра по почте. Здесь же сообщается, что работодатель с данного времени не несет ответственности за задержку выдачи документа.

Оповещение составляется в двух экземплярах: один отправляется бывшему сотруднику, другой остается в его личном деле.

Способы передачи уведомления

Уведомления о трудовой книжке при увольнении посылаются почтовым извещением в виде заказного письма с описью вложения. Квитанция и копия вложения хранятся вместе с экземпляром оповещения. Адрес, по которому направляется письмо, должен быть взят из личного дела. Если таких адресов несколько – заказные письма отправляются по каждому адресу. Квитанции и описи вложения присоединяются к личному делу.

Без письменного разрешения владельца книжки пересылать ее по почте запрещено законом. Возможна выдача на руки доверенному лицу, имеющему на руках оформленную соответствующим образом нотариальную доверенность. Близкие родственники, супруги не имеют права получить персональный документ без такой доверенности.

Доверенность принимается в случае срочного призыва, отбывания наказания по решению суда. Закон разрешает командиру воинской части и начальнику колонии заверять подобные документы. При уведомлении на получение трудовой книжки при увольнении осужденные и солдаты-срочники могут дать письменное согласие на почтовое отправление документа.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Сотрудник, у которого истекло время действия контракта, в свой последний рабочий день должен обратиться в отдел кадров за трудовой книжкой. Он обязан расписаться в документе рядом с приказом об увольнении, в своей учетной карточке и журнале учета о получении формуляра на руки.

Исключение составляет смерть бывшего сотрудника: формуляр передается родственнику, предъявившему оригинал и копию свидетельства о смерти и свои паспортные данные под расписку. Если после смерти уволенного работника документ не был востребован, то на адреса из личной карточки отправляются заказные извещения. В образце уведомления о получении трудовой книжки при увольнении умершего обращаются к родственнику с предложением получить под расписку или дать письменное согласие на пересылку по почте.

При предоставлении доверенности, свидетельства о смерти разрешается поставить подпись в карточке учета и журнале посторонним лицам.

Что делать, если сотрудник не может получить трудовую книжку по той или иной причине

Обстоятельства, по которым важный документ не был выдан, могут быть различны:

1. Объективные , не зависящие от работодателя и работника:
   – болезнь уволенного работника;
   – смерть;
   – отсутствие в месте нахождения предприятия (отпуск, призыв в армию, заключение под стражу);
   – стихийные бедствия, техногенные катастрофы.
2. Субъективные : личное нежелание бывшего сотрудника из-за конфликтной ситуации с работодателем.

По закону в последний рабочий день должен быть издан приказ об увольнении, о чем делается отметка в книжке. Уволенный сотрудник обязан расписаться в карточке учета и журнале о выдаче ему документа. Расхождение с требованием закона происходит чаще всего при заключении срочных контрактов и при нарушениях корпоративной дисциплины постоянными сотрудниками.

1. Наименование организации/компании в соответствии с государственной регистрацией.
2. Фамилия, имя, отчество получателя.
3. Адрес регистрации получателя.
4. Регистрационный номер и дата исходящего документа.
5. Обращение к получателю по имени, отчеству.
6. Указание на обязанность работодателя выдать трудовую книжку при окончании соглашения со ссылкой на норму закона.
7. Напоминание, что договор расторгнут на основании приказа (номер и дата).
8. Просьба забрать документ в отделе кадров (адрес, часы и дни работы) или дать письменное согласие на пересылку почтовым отправлением.
9. Сообщение, что со дня отправки уведомления по почте, предприятие не несет ответственности за несвоевременную выдачу формуляра.
10. Личная подпись работодателя.

Внимание! Варианты оповещения могут иметь отличия в пункте 7, где указываются причины прекращения трудовых отношений. Остальные пункты остаются неизменными, обязательными для всех извещений.

Трудовая книжка – один из основных документов гражданина РФ. Законом предусмотрено наказание за задержку формуляра при расторжении трудовых отношений. На практике выдача может задерживаться по независящим от уволенного работника причинам или по его желанию.

Руководитель компании во избежание наложения денежного штрафа на себя и компанию по возмещению материального и морального ущерба должен своевременно проконтролировать отправку уведомления бывшему сотруднику. Извещение должно быть отправлено заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении лично в руки. Второй экземпляр, квитанция и опись вложения сохраняются в личном деле. В случае неполучения документа он хранится в специальном сейфе на протяжении 75 лет .