Отпуск по уведомлению. Уведомление о начале отпуска — образец. Обязательно ли уведомление работника о начале отпуска

Уведомление – это документ, с помощью которого работодатель имеет возможность проинформировать работника о том или ином изменении в трудовых отношениях. Уведомление не имеет официального статуса. Тем не менее, Трудовым кодексом в ряде случаев предусматривается направление работодателем письменного уведомления (извещения, предупреждения) работнику, в частности, при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска.

Образец уведомления

Придерживаясь статьи 123 ТК РФ, работник должен быть в обязательном порядке доведен до сведения о предстоящем отпуске под расписку, причем не менее чем за две недели до начала отпуска. Такое уведомление не составляется в случае, если работник самостоятельно написал заявление на отпуск .

Трудовым кодексом не конкретизируется, каким образом работник должен быть оповещен о предстоящем отпуске. Форма уведомления об отпуске носит произвольный вариативный характер. Допустимо использование оформления уведомления в заранее составленной трафаретной форме, в которой дописываются только переменные данные работников, это значительно сократит время на составление документа и будет вносить единообразие в документообороте организации. В форму уведомления также можно внести предложение о разделении отпуска на части, что предусматривается статьёй 125 ТК РФ.

Чтобы данный документ приобрел юридическую силу, необходимо грамотное соблюдение следующих требований:

документ должен содержать все необходимые реквизиты организации;
наличие данных работника с указанием его фамилии, инициалов, должности;
документ должен иметь регистрационный номер и дату, когда документ был зарегистрирован;
текст, несущий информацию о предстоящих действиях работодателя со всеми ссылками на статьи Трудового кодекса, которые имеют к этому документу непосредственное отношение;
подпись работодателя.

Работник должен завизировать свое ознакомление с содержанием документа и своей личной подписью выразить свое согласие. Следует помнить, что при несоблюдении данных рекомендаций уведомление теряет юридический характер и способность выступать в роли доказательства на судебных разбирательствах в разрешении трудовых споров.

Если имеет место нарушение со стороны нанимателя сроков письменного извещения о времени предоставления предстоящего отпуска, есть полные основания для переноса отпуска на более поздний срок, согласованный обеими сторонами. В случае отказа работником подписать ознакомление с письменным уведомлением, кадровым работником составляется соответствующий акт.

Бланк уведомления об отпуске (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 17 541)

Бланк уведомления работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска (Размер: 23,0 KiB | Скачиваний: 13 051)

Правила написания заявления

Как оформить объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей

Уведомление о начале отпуска призвано известить работника о дате начала его отдыха, который положен ему по закону. Он выдается на определенный срок ежегодно и является оплачиваемым.

Подобное уведомление должно быть отправлено получателю за две недели до начала отпуска. Исключение — случаи, когда сотрудник решил пойти в отпуск по заявлению.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Составляется документ для каждого работника в письменном виде. Законодательство разрешает оповещать об отпуске в одном отделе при помощи тетради. В ней указываются фамилии сотрудников, даты отпусков. При этом каждый работник должен поставить в тетради роспись.

Если не уведомить сотрудника о начале отпуска заранее, то он вполне может попросить отложить его. А в случае отказа в ознакомлении с расписанием отпуска — на сотрудника составляют соответствующий акт.

Главные нюансы

Характеристика и сфера применения

Трудовой кодекс гарантирует каждому официально устроенному на работу гражданину наличие отпуска, в ходе которого за ним будет сохранено его рабочее место.

Существует несколько типов подобного “отдыха от работы”:

ежегодный — оплачивается компанией;
дополнительный;
, повышением квалификации;
за собственный счет;
декретный — в случае беременности;
для ухода за ребенком.

Согласно статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации, руководство обязано составлять уведомления об отпуске и оповещать своих сотрудников о его начале. При этом делается это в соответствии с составленным .

Создание очередности отпусков производится в последний месяц уходящего года. Даты отдыха лучше согласовать с трудящимися. Однако часто случается так, что человеку приходится идти в отпуск в неудобное ему время, не получив при этом уведомления заранее. Если такое случилось — необходимо требовать переноса срока отдыха.

Особенно важно создать сбалансированный график для предприятий, которые работают в непрерывном конвейере. Поскольку процесс такого предприятия сложно остановить, уведомления — необходимая часть работы компании.

Общие требования

Главным требованием к уведомлению является его своевременность. Оповестить о дате отпуска трудящегося необходимо за две недели до начала отдыха. На крупных предприятиях графики с датами отпусков составляются в конце года на следующие 365 дней для всех работников.

Уведомление о начале отпуска играет большую роль как в плане рабочего ритма, так и в сфере бухгалтерии. Если не составить план отпусков заранее, то в случае сокращения отпуска бухгалтерия не сможет быстро начислить работнику нужную плату. Тогда сотрудник имеет право подать в суд за задержку платежа.

Нарушение сроков оповещения приводит к изменению графика и переносу даты отпуска на удобный для работника период.

Оформляется уведомление в письменной форме и на бумаге. После того, как сотрудник получил документ и ознакомился с ним, он обязан поставить на нем подпись. Это подтверждает факт его ознакомления со сроками своего отпуска и согласия с ними.

Четкий требований к содержанию и структуре уведомления не предусмотрено. Таким образом Трудовой кодекс РФ разрешает составлять бумагу. Используется произвольная форма заполнения.

Существует два способа оформления документа. В первом случае бумагу издает бухгалтерия в двух копиях. Одно уведомление остается у работника, а второе возвращается с подписью в бухгалтерию.

Второй вариант — разработать график отпусков с таблицей для отметок. Тогда, при ознакомлении с бумагой каждый ставит подпись напротив своей фамилии. Возможно и создание обычного текстового документа, под которым подписываются все сотрудники. Бланк подобных документов можно найти в открытом доступе.

Графики и необходимость

Составление уведомления об отпуске для работника обязательно поможет в налаживании рабочего процесса. Поскольку правильность всех бумаг и последовательная очередность отпусков позволит гарантировать порядок начислений заработной платы и убережет от нарушений Трудового кодекса.

Уведомление должно содержать такие позиции:

название компании;
наименование документа и его номер;
дата составления бумаги;
ФИО сотрудника;
указание должности, которую занимает работник;
срок начала и конца отпуска;
общее количество календарных дней в отпуске.

На данной бумаге должны присутствовать подписи самого работника и руководителя. В случае отказа сотрудника ставит на документе свою подпись, следует составить акт. Он станет свидетельством в судебных разбирательствах.

Существует ряд специальных программ для предпринимателей, которые содержат готовые формы бумаг. К примеру, 1С 8.2 умеет автоматически формировать уведомления.

Согласно КоАП РФ, статьи 5.27, оформление бумаги необходимо в случае планового ежегодного отпуска. В практической деятельности встречаются ситуации, когда работник пишет заявление на предоставление отдыха в другой период времени. Если руководство компании не имеет претензий и переносит дату, то составлять уведомление не нужно, поскольку это бессмысленно. Подпись на заявлении с просьбой переноса даты отпуска — уже доказательство осведомленности.

Каждое предприятие должно организовать свой процесс предоставления отпусков, учитывая нюансы работы. Такой подход позволит не нарушать ритм работы и составить приемлемый для всех сотрудников график.

Детали оформления уведомления о начале отпуска

Кадровый отдел занимается разработкой структуры и шаблона, в который должны включаться такие обязательные позиции:

Название компании	Физическое лицо указывает здесь свои фамилию и инициалы. Для юридических лиц необходимо написать полное название. Если учредительные документы предполагают какие-либо сокращенные варианты — их тоже вписывают. Размещается надпись в левом углу бланка вверху.
Данные работника	Эта информация должна занимать верхний угол вверху. Сначала пишут должность, а потом ФИО сотрудника — в родительном падеже.
Текст	Это поле содержит информацию о начале и окончании отпуска и о его виде.
Подпись	Обе стороны ставят отметки об ознакомлении с бумагой.
Направление документа в дело	В низу бумаги — в левом углу об этом ставят отметку.

В качестве текста, который используют в документе как свидетельство ознакомления — “Уведомление получил” и далее указывают свою должность и ФИО.

Дополнительные меры

Регистрация и хранение документа

Любое предприятие обязательно должно иметь специальный журнал. В нем хранятся данные о том, какие уведомления и кому были выданы.

Существуют такие виды сообщений:

о начале реорганизации;
об оформлении объяснительных;
о переводах сотрудников в другие отделы;
о том, что были изменены условия работы;
о предоставлении отпуска.

Регистрация уведомлений и правильное ведение журнала позволит легко найти любые данные об отпуске.

Изначально следует заполнить титульную сторону документа.

На главной странице должны присутствовать такие данные:

Универсального формата для подобных документов нет. Поэтому каждая организация, исходя из своих особенностей, может включать в него какие-то специфические данные.

Чаще всего организации используют образец со следующими шаблонными позициями:

наименование бумаги;
дата составления;
номер, присвоенный после регистрации;
выдержка текста уведомления;
должность и ФИО сотрудника, которому присвоено уведомление;
дата ознакомления с бумагой;
данные о реакции сотрудника на данный документ.

Журнальные листы необходимо отпечатать и проставить на них нумерацию. Обязательной является прошивка всех листов. Руководство учреждения должно подписать документ и поставить на нем печать.

Сроки хранения подобной документации зависят от Перечня типовых управленческих документов. В данном акте говорится о том, что приказы и извещения должны храниться в течение 5 лет.

Для этого нужно отвести специальное место под архив, где будут лежать похожие бумаги. В случае завершения предпринимательской деятельности следует сдать архивные документы в территориальный архив. Порядок проведения данной процедуры нужно будет узнать там же.

Отличия в зависимости от должностей

В 2019 году предусмотрено, что для большинства сотрудников уведомления составляются в обычном порядке. Но есть категории должностей, которые влияют на оформление данной бумаги.

Особенным будет составление отпускного графика для совместителей — дни отпуска по основному месту работы и по совместительству должны совпасть. Поэтому сотрудник предоставляет бухгалтеру справку с основного рабочего места о начале и окончании отпуска. На основании этого документа и составляется график отпуска.

Если трудящийся не заработал отпуск в полном объеме, то дни, которых не хватает, добавляют за счет самого сотрудника — т.е. оставляют не оплаченными. То, за сколько дней оплатят отпуск зависит от отработанных часов. Поскольку совместитель сам заинтересован в совпадении сроков отпуска с основным местом труда, составлять отдельное уведомление для него не нужно.

Но существуют ситуации, когда совместитель не предоставил нужной информации о дате начала и конца своего отпуска по основному месту работы. Тогда бухгалтер рассчитывает отпускные дни по графику в общем порядке. При этом составление уведомления — обязательно. И вручить его следует, как и другим сотрудникам, за две недели до начала отпуска. Это обезопасит компанию от возможных проблем с юридической точки зрения.

Что же касается генерального директора, то трудовое законодательство не предполагает разграничения уровней сотрудников по должностям. Поэтому оформление уведомлений о предстоящем отпуске будет для всех трудящихся организации одинаковым.

Директор также должен быть уведомлен об отпуске за две недели до начальной даты и поставить роспись в соответствующем документе. При этом допускается одновременно оформить приказ на отпуск и уведомление. Так что проставка подписей также будет происходить в один момент.

Случаи отказа сотрудника

Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя. Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.

Для того, чтобы не попасть в сложную ситуацию, сразу после отказа сотрудника подписывать уведомление, необходимо составить акт. Данная бумага является свидетельством того, что работник был уведомлен об отпуске. Поэтому в случае судебных разбирательств акт об отказе от уведомления можно предоставить в качестве доказательства правоты предпринимателя.

Информирование о начале отпуска - это важная составляющая часть всего процесса. Узнайте о том, в каких случаях необходимо отправлять уведомление работникам, как его правильно оформить, скачайте образец документа

Из этой статьи вы узнаете:

Обязательно ли уведомление работника о начале отпуска

Порой у руководителей возникает вопрос – всегда ли нужно письменно уведомлять служащего о том, что ему пора уходить в отпуск. Ведь существует график отпусков, а ответственный кадровик всегда вовремя напомнит директору о необходимости издать соответствующий приказ. В этом вопросе следует ориентироваться на ст. 123 ТК РФ, которая предписывает обязательное уведомление работника о начале его отпуска под роспись.

Другой вопрос – в каком виде руководитель это сделает, ведь законодательство не предусматривает унифицированных форм уведомления. Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 предлагает несколько вариантов оповещений, и неважно, какой из них выберет компания, важно лишь одновременное соблюдение двух условий:

уведомление не менее, чем за две недели до начала отпуска;
обязательная роспись служащего об ознакомлении.

Далеко не на каждом предприятии соблюдается порядок заблаговременных извещений об отпусках, возможно, руководство не до конца осознаёт серьёзность этого документа. А между тем, при проверке документации компании инспектор потребует предоставить уведомления, и их отсутствие или нарушение сроков оповещения повлечёт за собой административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП, даже если отпуск фактически был предоставлен в срок.

Шаг 5. В основной части напоминаем о датах начала и окончания отпуска. Здесь же дается ссылка на ст.123 ТК РФ.

Шаг 6. Указываем основание отдыха: график отпусков, утвержденный приказом (с указанием реквизитов приказа).

Шаг 7. Берем автограф директора.

Шаг 8. Берем подпись отпускника об ознакомлении с уведомлением, указываем дату.

Даты издания извещения и ознакомления могут совпадать или разниться. Главное, чтобы первая была не позднее второй, а вторая – не менее двух недель до указанного начала отпуска.

Помарки, исправления и ошибки не допускаются, если избежать их не удалось, документ нужно переделать.

Составляется уведомление работника о начале отпуска в двух, а возможно, и более, экземплярах, один из которых остается у работника, второй у руководства. При необходимости дополнительный экземпляр передается в отдел кадров.

Как ознакомить сотрудника

Ознакомить работника с уведомлением об отпуске по графику отпусков в 2019 можно двумя способами:

Лично: вручить ему бумаги, получить подпись, один экземпляр оставить у него.
Удаленно: заказным письмом с уведомлением (если человек находится в командировке или на больничном). Составлением удаленного оповещения нужно озаботиться заблаговременно, поскольку датой ознакомления считается не дата отправки письма, а дата его получения – здесь важно не упустить установленный срок в две недели.

Если по каким-то причинам служащий отказывается ознакомиться с извещением, придется составлять акт об отказе – он послужит доказательством того, что директор всё сделал по закону. Если не был соблюден порядок уведомления об отпуске, работник может совершенно справедливо создать проблемы своему работодателю: перенести отпуск на другое время (ст. 124 ТК РФ); пожаловаться в ГИТ.

Курс повышения квалификации "Документационное обеспечение работы с персоналом". Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом», за прохождение - удостоверение о повышении квалификации. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются готовыми шаблонами документов, которые можно скачать и оставить себе для работы.

Журнал регистрации уведомлений и срок их хранения

Обязательность ведения журнала регистрации уведомлений в 2019 законодательно не предусмотрена. Тем не менее, для систематизации и облегчения возможного поиска удобно заносить каждое уведомление в специальный реестр. Можно купить готовый журнал или самостоятельно разработать собственную форму. Во втором случае следует придерживаться общих правил оформления журналов. Титульный лист должен содержать название компании, наименование реестра, даты начала и завершения ведения. Внутри обозначаются лица, ответственные за заполнение. Основная часть составляется в виде таблицы с графами:

номер п/п;
дата составления;
регномер документа;
название уведомления, поясняющее его суть;
ФИО и должность адресата;
дата ознакомления.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.

23.08.2019

Ст.123 ТК РФ обязывает работодателей составлять график отпусков и отправлять сотрудников отдыхать в течение года в четком соответствии запланированному расписанию.

Персоналу нужно заранее сообщить о предстоящем отпуске с помощью уведомления. Работник не обязан высказывать просьбу о предоставлении , он вправе ожидать, что работодатель сам подготовит приказ, начислит и выплатит отпускные за 3 дня.

Обязательно ли оформлять?

В ст.123 ТК РФ написано, что работник должен быть оповещен о конкретной дате, когда начнется его ежегодный отдых по под роспись.

Сделать это можно несколькими способами: подготовить отдельное уведомление, предусмотреть графу в графике, подготовить , составить за 2 недели приказ на отпуск и подать его работодателю под роспись.

Самый правильный и удобный способ — последний. Готовится приказ не позднее, чем за 2 недели. Однако если в организации есть практика оформления отдельных уведомлений — то это право работодателя, никаких нарушений закона в этом нет.

За установленный срок ответственным лицом готовится уведомительная бумага для сотрудника и выдается ему лично в руки или иным удобным способом.

Работник знакомится с содержанием полученного документа и в знак свей осведомленности ставит подпись в указанном месте.

Обычно составляется два экземпляра уведомления: первый передается работнику, второй остается у работодателя. Именно на втором экземпляре должен поставить свою подпись уведомленный. Данный документ в компании необходимо сохранить, так как он будет служить подтверждением исполнения обязанности по информированию о начале отпуска в точном соответствии с ТК РФ.

Также возможно передать уведомительную бумагу и предложить работнику в знак ее получения поставить подпись в специальном журнале.

Что будет, если работодатель не уведомит работника о начале его отдыха? Прежде всего, это нарушение положений трудового законодательства. В этом случае работник имеет право написать на любой удобный для него срок.

Начальство воспрепятствовать не может и должно принять это заявление и подготовить отпускного времени на желаемые работником даты.

Чтобы избежать такого незапланированного переноса рекомендуется четко выполнять положения ТК РФ и своевременно передавать уведомление работнику.

Примерный образец уведомления о предоставлении отдыха работнику по графику можно скачать ниже.

Когда не нужно составлять?

Работодатель освобожден от оформления уведомления о предстоящем начале отпуске в следующих случаях:

отпуск предоставляется не по графику;
на предприятии не составлялся график вовсе;
отдых предоставляется вновь принятому сотруднику, не внесенному в график на текущий год;
отпуск оформляется для лиц, которые по ст.122 ТК РФ вправе требовать выходные оплачиваемые дни в удобное для них время.

Сроки подготовки и способы передачи

Ст.123 ТК РФ не только обязывает работодателей информировать персонал об их очередных отпусках, предусмотренных графиком, но и устанавливает четкие сроки предупреждения — 2 недели до начала отдыха.

Компания может и заранее сообщить сотруднику дату его отпуска, главное, чтобы это произошло не позднее, чем за 14 дней. Нарушение этого срока не допустимо и ведет к возможности переноса отпускного времени по желанию трудящегося на любой срок.

Удобнее всего передать уведомление лично в руки работнику, тут же можно получить его подпись на бланке.

Однако не всегда это возможно. Например, сотрудник может быть в командировке, на больничном, в отпуске за свой счет, может не находиться в офисе, где располагается кадровая служба.

В этом случае можно направить почтой ценным письмом с подтверждением вручения, в этом случае высказывается просьба заверить один экземпляр уведомления и направить его обратным письмом в компанию.

Можно ли отправить уведомление в электронном виде? Направить таким образом можно, но необходимо получить его подпись об осведомленности, поэтому рекомендуется добавить в теме электронного письма, чтобы работник подошел, например, в отдел кадров и расписался в нужном месте.

Как написать правильно?

Каждая организация разрабатывает свой бланк уведомления для работника о предстоящем отпуске, примерный образец представлен для скачивания ниже.

данные об организации, можно оформить на фирменном бланке;
сведения о лице, для которого предназначена бумага — достаточно вписать должность и ФИО;
наименование бланка, обычно документ именуется уведомлением;
обращение к работнику — как правило, человек называется по имени отчеству в вежливой форме;
сообщение о предстоящем скором отдыхе с указанием даты начала отпуска и длительности в календарных днях;
ссылка на график, где утверждена эта дата, а также на ст.123 ТК РФ, где прописана обязанность по информированию под роспись;
просьба подтвердить получение уведомления подписью;
дата составления;
подпись ответственного лица, составившего документ;
строка для постановки росписи сотрудником.

Если бланк уведомления предусматривает поле для подписи непосредственно под текстом, то нужно составить два экземпляра.

Работник подпишет оба, один оставит себе, второй отдаст работодателю.

Возможно что бланк только информирует, а подпись сотруднику нужно поставить в специальном журнале, где регистрируются подобные уведомления.

В этом случае достаточно предоставить один экземпляр.

Еще один вариант получения подписи работника — это предусмотреть специальную графу в графике отпусков, то есть дополнительно его.

Графе можно присвоить наименование «уведомление о начале отдыха получил». Ставя подпись в таком поле, сотрудник подтверждает, что он проинформирован и согласен с предстоящими сроками отдыха.

Образец о начале отдыха работника

Ниже представлен возможный пример оформления уведомления для сотрудника о предоставлении ему ежегодного отпуска, который можно бесплатно скачать в word. Бланк составляется в двух экземплярах, внизу работник ставит свою подпись.

Уведомление о начале отпуска работника – это документ, посредством которого работодатель доводит до сотрудника сведения, касаемые ежегодного оплачиваемого отпуска .

За сколько дней необходимо предоставить?

Оно необходимо для соблюдения требований статьи 123 , где четко сказано, что о наступлении отпуска работнику нужно сообщить за 2 недели до его начала .

Иначе у работника вместо отдыха по , появится право требовать, чтобы отпуск ему был предоставлен в удобное для него время. Что, конечно же, может в целом сказаться на производственном процессе.

Заострить внимание следует еще на одном немаловажном факте: статья 123, о которой было сказано выше, требует уведомлять только о наступлении ежегодных оплачиваемых отпусков (основного и ). Что, конечно же, не подразумевает составление уведомления о предоставлении неоплачиваемого отпуска.

Отказ работника: как поступить?

В случаях, когда работник отказывается оставлять свой параф, грамотно выйти из затруднительной ситуации поможет акт.

Акт об отказе от ознакомления – решит проблему .

В этом случае работник не сможет при необходимости сослаться на то, что он не был ознакомлен с документом в срок .

Наличие акта об отказе от ознакомления с уведомлением – документ, который снимает с работодателя ответственность по доведению информации о грядущем отпуске.

Главное – составить его по всем правилам и в присутствии нескольких должностных лиц , которые при необходимости подтвердят событие.

Как документ, посредством которого можно предупредить сотрудника о приближающемся отпуске, уведомление незаменимо. Стоит лишь руководствоваться сроками, что прописаны в ТК РФ , и не ошибиться в оформлении. Тогда можно будет не беспокоится по части недовольства со стороны как работника, так и работодателя.