Обеспечение сохранности документов учебные пособия. Отчет по практике организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации. Размещение документов в хранилищах
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И
АРХИВНОГО ДЕЛА
В.Ф. ПРИВАЛОВ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ
МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ
Москва 2003
Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на
бумажной основе: Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД. - М,
181Ш 5-902258-06-5
В книге, написанной заведующим лабораторией ВНИИДАД, кандидатом химических
наук, заслуженным работником культуры России Владимиром Фёдоровичем Приваловым,
документов: история документов; причины и факторы их старения; требования
обеспечения сохранности при основных видах архивных работ; особенности
микроклимата помещений и документов в архивах страны; физическое состояние
отечественных документов 19-20 вв. и способы оценки состояния крупных массивов
архивных документов; изменение состава документов на рубеже 20-21 вв., современные
концепции сохранения объекта и информации.
квалификации (ОЦПК).
© Федеральная архивная служба России, 2003
©Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного
дела, 2003 181 5-902258-06-5
Введение.........................................................................................................................................5
Глава 1. История документа. Свойства носителей и текстов....................................................7
1.1. Документ как материальный объект.................................................................................7
1.2. Старинные документы. Эпоха рукописей (30 в. до н.э. - 19 в. н.э.)............................7
1.2.1. Носители......................................................................................................................10
1.2.2. Средства письма..........................................................................................................11
1.2.3. Копирование документов...........................................................................................12
1.3. Бумажные документы 19-20 вв........................................................................................13
1.3.1. Бумага из древесины. Синтетические красители. Средства письма......................13
1.3.2. Машинопись................................................................................................................14
1.3.3. Копирование документов...........................................................................................15
1.3.4. Принтерные документы.............................................................................................15
Глава 2. Старение документов. Факторы старения и причины разрушения документов....18
2.1.Старение документов.........................................................................................................18
2.2. Основные факторы старения и причины разрушения документов..............................18
2.2.1. Свет...............................................................................................................................18
2.2.2. Температура.................................................................................................................18
2.2.3. Влажность воздуха......................................................................................................19
2.2.4. Биологические вредители..........................................................................................19
2.2.5. Резкие изменения условий среды..............................................................................22
2.2.6. Материалы и вещества документа............................................................................23
2.2.7. Механические повреждения......................................................................................24
2.2.8. Экология среды...........................................................................................................24
Глава 3. Требования обеспечения сохранности документов (ОСД) при основных видах
архивных работ............................................................................................................................27
3.1. Материально-техническая база........................................................................................27
3.2. Требования ОСД при выполнении архивных работ......................................................28
3.2.1. Обеспечение сохранности документов при их поступлении на хранение............28
3.2.2. Обеспечение сохранности документов при их хранении. Режимы хранения......29
3.2.3. Обеспечение сохранности документов при их использовании и обработке........31
3.2.4. Обеспечение сохранности документов при их перемещении и
транспортировании...............................................................................................................32
3.2.5. Порядок выполнения требований обеспечения сохранности документов при
других видах работ...............................................................................................................33
Глава 4. Хранение документов. Практические вопросы архивной климатологии...............34
4.1. Предмет архивной климатологии....................................................................................34
4.2. Функции архивных контрольно-климатических служб................................................35
4.3. Основные климатические параметры воздуха...............................................................35
4.4. Климатические контрольно-измерительные приборы..................................................37
4.5. Климатический контроль в хранилищах документов...................................................40
4.6. Регистрация и оценка контрольно-климатических данных. Нормализация
климатических условий хранения документов.....................................................................41
4.6.1. Регистрация результатов измерений.........................................................................41
4.6.2. Оценка контрольных данных.....................................................................................42
4.7. Микроклимат помещений и документов........................................................................47
4.7.1. Погодно-климатические изменения наружного воздуха........................................47
4.7.2. Микроклимат помещений..........................................................................................47
4.7.3. Микроклимат документов..........................................................................................48
Глава 5. Физическое состояние документов.............................................................................52
5.1. Дифференцированный подход в обеспечении сохранности документов....................52
5.2. Особенности отечественных бумажных документов 19-20 вв.....................................52
5.3. Проверка физического состояния документов. Общие положения.............................54
5.4. Оценка физического состояния документов..................................................................54
5.4.1. Типовая номенклатура дефектов и их буквенно-цифровая индексация...............54
5.4.2. Признаки дефектов и их отнесение к типовым группам........................................56
5.4.3. Оценка физического состояния документов в архивах способом малой
выборки..................................................................................................................................59
5.4.5. Физическое состояние бумажных документов 19-20 вв., хранящихся в
архивах...................................................................................................................................62
Глава 6. Документы на рубеже 20-21-го столетий...................................................................67
6.1. Видовое разнообразие документов 20-го века...............................................................67
6.2. Аналоговая и цифровая запись информации..................................................................69
6.3. Возможности цифровых технологий. Электронные документы..................................70
6.4. Долговечность электронных документов. Концепция сохранности объекта и
концепция сохранности информации.....................................................................................71
6.5. Вместо заключения...........................................................................................................73
Литература....................................................................................................................................74
Введение
Сохранение документального наследия прошлого – государственная задача, один из
признаков развитой цивилизации.
Перед архивами – хранителями прошлого – стоит сложнейшая проблема: сохранить
культурно-историческое многообразие видов и форм документов, созданных человеком;
сберечь от разрушительного ветра времени; влить документальные потоки знаний в
единое информационное поле современного общества.
документы специально для «вечного» хранения. Поэтому они, как правило, недолговечны
и легко разрушаются при плохом хранении, особенно в современной неблагоприятной
экологической среде.
Архивы не имеют достаточной помощи государства, необходимого финансового и
технического обеспечения, позволяющих решать задачи сохранности документов в
полном объеме и с должной оперативностью.
В этих сложных условиях особенно важен профессионализм архивистов -
хранителей, осознающих свое предназначение, умеющих решать вопросы сохранности с
учетом объемов, многообразия и состояния отечественных архивных фондов. Решать эти
вопросы сегодня необходимо на основе современной концепции сохранности,
учитывающей реальное положение дел.
Соотношение объемов АФ России (10 тыс. усл. единиц)
Фондов ОЦД (200 у.е.),
ежегодного комплектования (100 у.е.) и ежегодной реставрации (1 у.е.) показывает, что
спасти средствами реставрации можно лишь ничтожно малую часть документов, а
устранить диспропорцию потребностей архивов и их возможностей нельзя в принципе.
Поэтому в основе современного подхода лежит следующее положение: постепенный
переход к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности
архивных документов с учетом их ценности, природы и физического состояния, причем
вначале и безусловно - в сфере отбора на специальную обработку (реставрацию,
воспроизведение), а затем - в сфере хранения документов.
Для архивов знание состояния своих фондов, избирательный принцип – это
возможность сохранения наиболее ценного из того, что они имеют, ключ к решению не
только перспективных, но и текущих задач, решаемых в условиях острого дефицита
возможностей и средств.
Всем архивам и для разных видов документов придется постоянно решать две
разные, но глубинно связанные задачи: сохранения наиболее ценного в форме оригиналов
и/или информационных копий. Каждому архиву придется решать их автономно, исходя из
своих возможностей, состава и физического состояния своих фондов.
Особое место в решении этих задач будет принадлежать воспроизведению, как
средству сохранения документной информации. Воспроизведение во многих случаях
подменит реставрацию, особенно применительно к тем бумажным документам, которые
имеют статус физических копий. Архивы не просто должны быть готовы к этому: они
должны инициировать развитие такого подхода.
Будет непрерывно набирать силу концепция сохранения не объекта, а информации –
сначала для электронных документов, других видов с нестойким текстом или носителем
(цветные материалы, магнитные записи прошлых лет и т.п.), затем и для традиционных
бумажных фондов.
Очевидно, что решение всех этих задач, сама перспектива существования архивов
как хранилищ, будут зависеть от физического наличия документов. Наличие зданий,
средств хранения, отопления, вентиляции, нормальных санитарно-биологических,
Условная единица - примерно 5 млн. документов. Такой объем и конце 80-х годов реставрировали все лаборатории отрасли.
Сейчас этот показатель и десятки раз меньше.
световых, климатических условий выходят сегодня на первый план, как основа
выживания документов, как залог их длительной физической сохранности. В отличие от
всех иных средств, режим архивного хранения манипулирует не с отдельными
документами, а с крупными массивами целых хранилищ и архивов. Роль правильного
хранения столь же велика, как и пагубность ошибочных решений, инертности или
незнания.
Этим проблемам посвящены основные главы книги - на фоне развития бумажного
документа от рукописей до современных принтерных распечаток.
Обеспечение сохранности документов (ОСД) - обширная область знаний.
Отраслевая литература по вопросам сохранности - нормативная, методическая,
технологическая, научная - огромна, насчитывает сотни наименований.
Вместе с тем, постоянные запросы с мест, опыт проведения лекционно-практических
занятий показывают, что архивы не имеют отраслевых разработок, испытывают
трудности при выборе нужной литературы.
Существуют трудности в подготовке специалистов по вопросам сохранности, при
повышении их квалификации. Новые Основные правила работы государственных архивов
и архивов ведомств также нуждаются в методическом обеспечении и, прежде всего, по
проблемам сохранности.
основных вопросов сохранности бумажных документов в одной книге. В основу работы
положены, главным образом, исследования и профильные разработки ВНИИДАД,
документов - реставрации, воспроизведения - как специфических технологических
дисциплин.
специальную химическую, биологическую, техническую, математическую базу знаний,
лежащую в основе научно-практической области ОСД. Она формировалась с 30-х годов
на стыке многих дисциплин и в специальных исследованиях с участием наших коллег –
специалистов ведущих библиотечных и музейных центров нашей страны.
Книга предназначена для специалистов архивов, занимающихся практическими
изучающих предмет заочно или по учебным отраслевым программам повышения
квалификации.
Глава 1. История документа. Свойства носителей и текстов
1.1. Документкакматериальныйобъект
созданных в разное время, чаще всего недолговечных. Решая эти задачи, специалист
должен знать историю эволюции документа, свойства созданных в разные эпохи
документов, поведение документов в условиях окружающей среды, их долговечность.
Документ (лат. - свидетельство) - материальный носитель с зафиксированной на
нем любым способом информацией (записью), предназначенной для ее передачи в
пространстве и во времени.
Документ состоит из двух материальных частей: носителя (бумага, пленка и т.п.) и
информационных знаков (текст, рисунок, фотоснимок, магнитная запись и т.п.). Эти части
отличаются составом материалов и веществ, устойчивостью к старению и, следовательно,
Долговечностью.
С древнейших времен и до наших дней сами носители и способы нанесения
информации непрерывно развивались, подчиняясь тенденции превращения документа в
сопровождался уменьшением долговечности документа.
В современном обществе документ - массовый общественный продукт с низкой
долговечностью, создаваемый на основе дешевых материалов и машинных технологий.
Архивные документы должны быть долговечными. Однако сложного затратного
государственного механизма такого целевого создания и отбора документов нет и,
видимо, никогда не будет.
Государственный архивный фонд формировался и формируется на основе обычных
документопотоков и именно видовой состав последних предопределяет специфику,
состояние, свойства крупных массивов архивных документов (фондов, описей, коллекций
Документ - творение и спутник человека – прошел временной путь в 50 веков. Из
них 49 веков длилась эра рукописей; лишь одно столетие – период машинных технологий
создания док умента и, в том числе, примерно 10 последн их лет – электронных
технологий.
В своих материальных формах, способах создания, видовом составе документы
всегда отражали уровень развития общества и те возможности, которыми располагал
человек в разные исторические эпохи.
1.2. . (30 . . . Старинные документы Эпоха рукописей в до н э
19 . . .) в н э
Первые рукотворные изображения и символы на камнях, стенах пещер появились
примерно 500 веков назад . Смысл многих из них неясен.
Письменность возникла у разных народов на рубеже 40 в ека до н.э. Первоначальные
конкретные из ображения (людей, птиц, рыб, стрел и т.п.), упрощаясь, постепенно
превратились в абстракт ные знаки. Знаками обозначали сначала слова, затем слога и,
наконец, отдельные звуки. У разных народов, в разных концах Земли появля ется алфавит
и свои системы письменности: словесно-слоговая кли нопись шумеров и изобразительные
Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения сохраняются в организации:
До завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;
До сдачи дел на государственное хранение;
До ликвидации организации.
В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию хранилищ. Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписи, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.
Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл - сервере), на сменных носителях.
Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.
Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:
1) устойчивого электропитания;
2) резервного копирования;
3) антивирусной защиты;
4) профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).
Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа.
Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям Перечней. Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан.
Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т. е. свыше 10 лет, хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.
В настоящее время единственно возможным носителем для записи архивируемых документов может считаться неперезаписываемый (документы править нельзя!) оптический диск (CD-R).
При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.
5.1 Размещение документов в хранилищах
Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещение и сократить время на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможность эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.
В основе размещения архивных документов в организациях лежит создание наилучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использования документов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.
Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа хранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и нежидкостные, например песок и брезент).
Архивы должны иметь:
Специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;
Ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;
Ширину основных проходов до 120 см;
Расстояние между полками по высоте 35-40 см;
Расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;
Расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах - до 50 см.
Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.
Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Поэтому в хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20єС с относительной влажностью воздуха 50-55%. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.
Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов.
К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).
В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.
5.2 Проверка наличия и состояния документов
Не реже одного раза в 10 лет, а для дел постоянного хранения - раз в 5 лет, для конфиденциальных документов - ежегодно должны проводиться проверки фактического наличия и физического состояния дел (выцветание, заражение, механические повреждения). Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое хранилище.
Итоги проверок оформляются актами по типовой форме, установленной Федеральным архивным агентством. При проверке контролируются не только фактическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденным руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.
Утверждено
приказом Отдела образования
от 16.01.2012 г. № 13
ИНСТРУКЦИЯ
по ведению делопроизводства
1. Общие положения
Инструкция составлена в соответствии с Государственным стандартом РФ ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»(принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст), примерной инструкцией по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов РФ, утвержденной Минобразованием России 06.05.2002г.
1.1. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного учреждения.
1.2. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
2. Документирование управленческой деятельности
2.1. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники.
2.2. Состав документов, образующихся в процессе деятельности, определяется: его компетенцией и функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между учреждениями и другими организациями.
В состав документов общеобразовательного учреждения входят:
Организационные документы (устав учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);
Распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).
Документы, как правило, должны оформляться на бланках учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 12000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов лечебно-профилактических мероприятий, вопросов финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем учреждения, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется зав. канцелярией (секретарем).
Оформляется приказ на бланке учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.
Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.
Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.
На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:
Приложение
к приказу от 11.02.2013 N 2
При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковый номер.
Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:
Приложение
к приказу от 02.02.2013 N 12
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, советов или собраний.
Протоколы оформляются на бланках учреждения и содержат следующие реквизиты: наименование учреждения, наименование вида документа, дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, виза, текст, подписи, отметка о направлении в "дело". Дата протокола - это дата проведения совещания.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали") и переменную (фамилия, инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание.
При количестве участников совещания более 10 составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.
Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" пишутся от 0-нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставится тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова "повестка дня" печатают от 0-нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное". Каждый вопрос должен быть конкретизирован.
Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали - выступили - постановили (решили)", а также протоколируются вопросы и ответы.
В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:
наименование учреждения, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".
К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности учреждения, относятся: справки, докладные записки, письма, телеграммы, телефонограммы.
Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов: наименование учреждения, дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресат, резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении и направлении в дело, отметку о переносе данных на машинный носитель.
Телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания, без переноса слов.
Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование учреждения, адрес, дата, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем.
Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается,
Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку учреждений-адресатов и номеров телефонов.
3. Прием и регистрация документов
3.1. В канцелярии учреждения все конверты с поступающей корреспонденцией (кроме конвертов с надписью "лично") вскрываются, проверяется наличие вложенных в них документов, правильность доставки и целостность конвертов.
3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.
Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.
3.3. Регистрация документов производится в день их поступления.
3.4. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера документа по порядку и даты поступления
3.5. Регистрация всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется в журналах регистрации входящих и исходящих документов
4. Контроль за сроками исполнения документов
4.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель учреждения, зав.канцелярией, секретариатом.
4.2. При регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка РКК. При журнальной регистрации рекомендуется заводить контрольные карточки по типу РКК для документов, находящихся на контроле. На контрольной карточке в графе "Срок исполнения" проставляется соответствующая дата. Карточки располагаются в контрольной картотеке по исполнителям, по срокам исполнения и т.д.
4.3. Вся поступающая в учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок - 1 месяц; жалобы, заявления - в течение месяца; телеграммы - не более чем в двухнедельный срок.
4.4. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.
Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией (секретаря) поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле.
Документ снимается с контроля после его исполнения.
5. Составление номенклатуры и формирование дел
5.1. Составление номенклатуры дел
5.1.1. В целях правильного формирования дел учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.
5.1.2. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения
5.1.3. Номенклатура дел предназначена для группировки и распределения исполненных документов в дела, индексации дел, определения сроков их хранения.
5.2. Формирование дел
5.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
5.2.2. Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.
5.2.3. При формировании дел требуется строго определять состав документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов и документов, подлежащих возврату, не допускается.
В процессе группировки документов в деле проверяется правильность их оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной надписи и т.д.). Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела.
5.2.4. В деле группируются документы одного календарного (01.01 - 31.12) года. Исключение составляют переходящие дела (дела по вопросам, которые решаются несколько лет).
5.2.5. Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале года.
5.3. Систематизация отдельных категорий документов
5.3.1. Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
5.3.2. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.
5.3.3. Протоколы располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам.
5.3.4. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который (за который) они составлены.
5.3.5. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
заявление о приеме на работу;
направление или представление;
листок по учету кадров;
автобиография;
документы об образовании;
аттестационный лист;
выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).
В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.
5.3.6. Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагаются в них по алфавиту фамилий.
5.3.7. Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
6. Подготовка документов к передаче в архив
6.1. Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи.
6.2. Экспертиза ценности документов
6.2.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения.
Экспертизу ценности документов в общеобразовательном учреждении осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.
6.2.2. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя общеобразовательного учреждения. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают секретаря общеобразовательного учреждения.
Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел общеобразовательного учреждения, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.
6.3. Оформление дел
6.3.1. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись.
6.3.2. Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72. На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное название вышестоящей организации, название общеобразовательного учреждения, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка "хранить постоянно", номер фонда, описи, дела
6.3.3. По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения:
В заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория и др., и в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем;
Из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.
6.3.4. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.
6.3.5. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись.
В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.
6.3.6. Внутренняя опись составляется к делам постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).
6.3.7. Дела временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
6.4. Описание документов постоянного срока хранения
6.4.1. По окончании делопроизводственного года в тех общеобразовательных учреждениях, которые являются источниками комплектования государственных архивов, производится отбор документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа (так построена и примерная номенклатура общеобразовательного учреждения). Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК (экспортно-проверочной комиссией) этого архива не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.
6.4.2. Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу.
6.4.3. Описи составляются секретарем.
6.4.4. Опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с государственным архивом, куда поступают документы учебного заведения (приложение 21).
6.4.5. На дела временного срока хранения составляется акт об уничтожении (приложение 22).
7. Обеспечение сохранности дел
7.1. Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.
7.2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.
7.3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.
Несохранность
несохранность
Слитно или раздельно? Орфографический словарь-справочник. - М.: Русский язык . Б. З. Букчина, Л. П. Какалуцкая . 1998 .
Смотреть что такое "несохранность" в других словарях:
несохранность - непризнание участия отказ в авторстве отказ — [Л.Г.Суменко. Англо русский словарь по информационным технологиям. М.: ГП ЦНИИС, 2003.] Тематики информационные технологии в целом Синонимы непризнание участияотказ в авторствеотказ EN… … Справочник технического переводчика
несохранность - *несохра/нность, и … Слитно. Раздельно. Через дефис.
Хранение в гостинице Большой юридический словарь
ХРАНЕНИЕ В ГОСТИНИЦАХ - в соответствии со ст. 815 ГК гостиница отвечает как хранитель и без особого о том соглашения с проживающим в ней лицом (постояльцем) за утрату, недостачу или повреждение его вещей, внесенных в гостиницу, за исключением денег, иных валютных… …
Хранение в гостинице - (англ. storing in hotel) в гражданском праве РФ специальный вид хранения. Согласно ст. 925 ГК РФ* гостиница отвечает как хранитель и без особого о том соглашения с проживающим в ней лицом (постояльцем) за утрату, недостачу или повреждение его… … Энциклопедия права
хранение ценностей в банке Большой юридический словарь
ХРАНЕНИЕ ВЕЩЕЙ В ГОСТИНИЦЕ - услуга, предоставляемая гостиницей, по хранению вещей постояльца. Гостиница отвечает как хранитель и без особого о том соглашения с проживающим в ней лицом (постояльцем) за утрату, недостачу или повреждение его вещей, внесенных в гостиницу, за… … Большой экономический словарь
ДОГОВОР ТРАНСПОРТНОЙ ЭКСПЕДИЦИИ - в соответствии со ст. 16 Закона от 13 июня 2006 г. О транспортно экспедиционной деятельности (далее Закон) по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента) выполнить или… … Юридический словарь современного гражданского права
МОРСКОЕ СТРАХОВАНИЕ - финансовое обеспечение страховщиком риска возможных убытков в имуществе страхователя от определенных причин, связанных с торговым мореплаванием. Сущность М.С. заключается в разложении возможных убытков одного лица среди большого числа других лиц… … Морской энциклопедический справочник
По гражданскому законодательству РФ особый вил хранения. Согласно ст. 921 ГК РФ банк может принимать на хранение ценные бумаги, драгоценные металлы и камни, иные драгоценные вещи и ценности, в том числе документы. Заключение договора Х.ц. в б.… … Юридический словарь
1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. 5
1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов. 5
1. 2 Размещение документов в хранилище. Топографирование. 10
2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. 12
2. 1 Порядок выдачи дел из хранилищ.. 12
2. 2 Проверка наличия и состояния дел. 15
2. 3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования 18
3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов. 21
3. 1 Проверка физического состояния документов. 21
3. 2 Физико-химическая и техническая обработка архивных. 23
документов. 23
Заключение. 26
Библиографический список литературы.. 27
Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время – первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.
Задачей архивистов остаётся сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.
Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.
Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность
Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.
Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:
Строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
Созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;
Применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов.
Основной целью курсовой работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.
2. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.
3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.
1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).
Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительных норм и правил.
Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.
Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.
Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.
Архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.
Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке и располагаются изолированно в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронного архива - от источников электромагнитных излучений и силовых полей.
Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.
Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.
Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.
Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением, углекислотным огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией.
Не допускается размещение архивохранилищ в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях. Через архивохранилища не должны проходить газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы.
Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.
Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.
Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.
Реквизит "срок хранения" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанном в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием срока хранения дела.
По срокам хранения документы делятся на документы
· Временного (до 10 лет) хранения; Допускается
O хранить в скоросшивателях,
O не проводить пересистематизацию документов в деле,
O листы дела не нумеровать,
O заверительные надписи не составлять.
· Долговременного (>10 лет) хранения;
· Постоянного хранения.
O На делах постоянного хранения пишется "хранить постоянно".
O Архивный номер дела на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей (до этого он проставляется карандашом).
O На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
O Подлежат гос. хранению и передаются в соответствующие гос. архивы, установленные положением.
O По окончании года в надписи на обложках дел вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
O Составляется внутренняя опись документов дела для учета документов определенных категорий Постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения ,
§ учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела),
§ если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, к ней составляется итоговая запись, в которой указывается цифрой и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. В. О. подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможного чтения текста всех документов.
Оперативное хранение .
С момента заведения и до передачи в архив федерального органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.
За сохранность документов и дел отвечают руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство.
Дела хранятся в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их сохранность и предохраняющих их от пыли и солнечного света.
Дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры помещается на внутренней стороне шкафа.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течении 2х лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурного подразделения на срок не более 1 месяца, по истечении этого срока дело должно быть возвращено на место.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя.
Изъятие документов из дел Постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Передача дел в архив.
В архив организации передаются дела Постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача производится по описям. Передаются по истечении двух лет.
При передаче дел в архив федерального органа исполнительной власти устраняются все найденные в деле недостатки.
Дела Временного хранения (до 10 лет) передаче в архив организации, как правило, не подлежат. По истечении сроков хранения они уничтожаются в установленном порядке.
В случае ликвидации/реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Для организации проведения работ по определению срока хранения и отбора документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представителя соответствующего архивного учреждения.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службы порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации. Организуют экспертизу ценностей документов и осуществляют контроль над его проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в гос. архивы.
В своей работе экспертная комиссия руководствуется основными положениями ЕГСДОУ (единый государственный стандарт), правилами, инструкциями и указаниями главного архивного управления, нормативными и распорядительными документами руководствующего органа в своей ведомственной системе.
Для документов министерств, ведомств и других организаций срок хранения – 15 лет.
Для документов организаций краевого, областного, окружного подчинения – 10 лет.
Для документов организаций районного и городского подчинения – 5 лет; для научно-технической организации – до минования практической надобности, но не свыше 15 лет.
По истечении сроков хранения в ведомственных архивах управленческая и научно-техническая документация, отобранная на государственное хранение передается в государственные архивы.
Документы, отобранные экспортной комиссией, на постоянное или длительное хранение описываются в соответствии с установленными требованиями описи на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Три экземпляра описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в гос. архив в качестве контрольного документа. После утверждения описи архивным органом, организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения, за период времени соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документов оформляются актами, утвержденными руководителями организации. Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.