Доверенность на право подписи первичных документов — образец ее понадобится, когда руководитель компании поручает подписание первички своим сотрудникам или другим лицам. Рассмотрим, в каких случаях нужна такая доверенность и как ее правильно составить.

В каких случаях требуется доверенность для оформления первички?

Руководители компаний, особенно крупных, весьма занятые люди. И им, как правило, некогда подписывать все документы, оформляемые на предприятии. Такие полномочия обычно передаются заместителю, главному бухгалтеру или руководителям подразделений. Для того чтобы подписанные этими сотрудниками документы имели юридическую силу, необходимо составить доверенность на право подписи первичных документов.

Ее форма законодательно не утверждена, поэтому при составлении следует руководствоваться общими требованиями законодательства (в частности, статьей 185 ГК РФ).

Доверенность или приказ?

Нередко возникает вопрос: какой из этих двух форматов лучше выбрать для передачи полномочий?

Строго говоря, приказ является внутренним документом организации, и полномочия, предоставленные им, распространяются только на ее сотрудников.

Поэтому формат приказа целесообразно выбирать, если предполагается доверить сотруднику подписание только внутренних документов. Если же документы будут передаваться внешним пользователям (отгрузочные накладные, счета-фактуры и т. п.), то лучше использовать формат доверенности.

Хотя, например, с точки зрения Налогового кодекса для передачи полномочий по подписанию счетов-фактур эти документы являются равноценными (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Однозначно в формате доверенности следует передавать полномочия лицам, не состоящим в штате компании (например, сотрудникам аутсорсинговой фирмы, ведущей бухгалтерское обслуживание).

Образец доверенности на подписание первичных документов

Доверенность на подписание первички следующую информацию:

1. Наименование документа, с указанием слова «доверенность» (обычно пишут «Доверенность на...»).
2. Место составления документа (населенный пункт) и дата.
3. Реквизиты компании — полное наименование, юридический адрес.
4. Сведения о сотруднике, подписавшем доверенность от имени компании. Это может быть либо руководитель, либо лицо, имеющее право подписывать такие документы. Здесь же указывается документ, определяющий полномочия доверителя. Для руководителя это, как правило, устав, для иных лиц — приказ, доверенность и т. п.
5. Сведения о получателе доверенности — Ф.И.О., реквизиты документа, удостоверяющего личность, и адрес регистрации.
6. Полномочия, передаваемые по доверенности. В нашем случае здесь нужно привести подробный перечень документов, право подписания которых передается доверенному лицу.
7. Срок действия. Если этот пункт не заполнен, доверенность автоматически будет считаться действующей в течение года с даты выдачи.
8. Указание на то, имеет ли право исполнитель передоверять свои полномочия.
9. Подписи руководителя и доверенного лица, печать предприятия.

В общем случае доверенность, выданная от имени юридического лица, не требует нотариального удостоверения (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Однако если есть вероятность того, что ее нужно будет предоставлять в государственные (например, регистрационные или судебные) органы, то лучше подстраховаться и заверить доверенность у нотариуса.

Если руководитель компании передает иным лицам полномочия по подписанию первички, эта операция может быть оформлена доверенностью. Данный документ следует составлять в соответствии с положениями ГК РФ и общими требованиями к документообороту. В нем обязательно должны быть подробно описаны полномочия доверенного лица.

В успешно действующей организации количество счетов, представляемых для оплаты, составляет весьма приличный пакет. К таким документам (они объединены в категорию бухгалтерских) относят банковские и первичные: налоговые декларации, расчеты, счета-фактуры и другие (о нюансах оформления доверенности на право подписи первичных документов читайте ).

В соответствии с понятием о первой и второй подписи (разъяснено в Инструкции ЦБ РФ от 30.05.2014 №153-И) на них должна быть подпись руководителя предприятия или главного бухгалтера. В случае изначального отсутствия главбуха в штате компании (в небольших предприятиях такая ситуация – не редкость) все документы нужно подписать. Делает это предприниматель – директор фирмы.

Требования к поверенному

Представителем права подписи счетов может быть назначено как физическое, так и юридическое лицо. Это может быть сотрудник предприятия, которому право подписания счета доверено на основании распорядительного документа по организации.

Важно! При соблюдении всех формальностей, необходимых для составление приказа и выдачи доверенности на его основании, законом предусмотрена даже возможность оформить право подписи счетов на стороннее физическое лицо, не являющееся сотрудником компании.

Пункт 3 статьи 9 в законе №129–ФЗ относит определение лиц, которые имеют право подписи учетных документов, на совместное усмотрение руководителя предприятия с главным бухгалтером.

Кем составляется документ?

Статьи — Гражданского кодекса четко оговаривают суть доверенности. Будучи юридически значимым актом с важными последствиями, составление, оформление и выдача доверенности на подписание счета должно производиться лицом, занимающимся юридической стороной вопросов.

С другой стороны, данная доверенность связана с финансовыми отношениями, значит, что выдача ее должна проходить при непосредственном участии главного бухгалтера компании. Подписывает доверенность директор компании.

При обращении к услугам нотариуса, составлением доверенности занимается обычно сам специалист , взимая за это дополнительную плату.

Важно! При самостоятельном составлении доверенности необходимо строго следовать предусмотренным законами правилам, поскольку неверно составленный документ может быть признан впоследствии ничтожным, следовательно, счета подписанные на его основании будут недействительны.

Как избежать претензий со стороны партнера?

Нередко выдают в форме бумаги, оформленной для передачи нескольких видов полномочий одновременно.

Это, безусловно, удобно, но такой документ рискует вызвать сомнения у стороны партнера. В случае, когда необходимо одной доверенностью уполномочить представителя на подпись счетов-фактур, актов и накладных, следует это прямо прописать в тексте документа, перечислив все по пунктам. Так удастся избежать претензий у третьей стороны и у налоговиков, оформляющих вычет организации.

Пишем доверенность на подпись счетов-фактур, актов и накладных

Алгоритм составления доверенности на право подписи счетов-фактур, актов и накладных организации :

1. Заглавными буквами в верхней части листа формата А4 в центре строки пишется наименование документа: «ДОВЕРЕННОСТЬ» и его номер.
2. Ниже слева указывается место выдачи бумаги (например, г. Москва ) и дата прописью (например, первое июня две тысячи семнадцатого года ).
3. Текстом пишется, кто является доверителем:
   • дата рождения;
   • место жительства;
   • сведения о паспорте для физического лица;
   • название и реквизиты компании – для юридического.

   Например, гражданин РФ индивидуальный предприниматель Андреев Андрей Андреевич, паспорт серия 52 85 № 750879, выдан 15,04,2005 ОВД «Данилковский» г. Москвы, проживающий по адресу г. Москва, ул. Парковая, д.7, ИНН 785625852355, ГРНИП 325669852145258, свидетельство государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя от 26.11.2011 № 002585985.

4. Далее следует указать, кто является поверенным, данные те же, что и в пункте 3 (например, старшего бухгалтера Копоткову Анну Сергеевну, паспорт серия 5875 № 587589, выдан 07.12.2007 ОВД Хорошевского района г. Москвы, проживающую по адресу г. Москва, ул. Молодежная, д.78 ).
5. Перечислить какие именно полномочия передает данный документ (например, настоящей доверенностью уполномочивает подписывать от имени Андреева Андрея Андреевича счета, выставляемые котрагентами ).
6. Указать, возможна ли передоверенность доверенных прав (например, доверенность выдана без права передоверия ).
7. Указать, какой срок действует данная доверенность (например, доверенность выдана сроком на 3 года ).
8. Подтвердить акт подписью (например, подпись А.С. Копотковой удостоверяю ).

Нужно ли нотариальное удостоверение?

в пункте 3 разделяет доверенности организаций и физических лиц. Для первых достаточно доверенности, удостоверенной подписью руководителя и печатью самой организации.

Для доверителя – физического лица – нотариальное удостоверение потребуется (в соответствии со вторым абзацем пункта). Это требование касается и физического лица – индивидуального предпринимателя.

Альтернативный вариант удостоверения – оформление доверенности в офисе банка. Такой способ позволяет сэкономить деньги за оплату услуги и время, затраченное на ее оформление.

Доверитель должен присутствовать при оформлении лично, в отношении представителя это требование не обязательно. Его присутствие понадобится, если в доверенность входит пункт «образец подписи поверенного»

Срок действия и способы продления

В число обязательных сведений при составлении доверенности на подпись счетов входит дата составления документа (пункт 1 статьи 186 ГК).

Статья 186 ГК РФ. Срок доверенности

1. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

   Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

2. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.

От этой даты будет отсчитываться срок действия бумаги, если иное не указано в тексте доверенности. Если этот срок кажется слишком коротким, правила делопроизводства предусматривают возможность выдачи доверенности сроком до 3 лет.

В случае не оговоренного периода действия, подписывать счета на основании доверенности можно в течение года со дня ее выдачи. Затем придется оформлять новую бумагу. Доверенность без проставления даты выдачи считается недействительной.

Заключение

Доверенность – документ особой важности, ее реквизиты и правильность составления внимательно проверяют во всех спорных ситуациях. Она нужна и в повседневной деятельности компании, и в случаях отпусков или командировок руководства.

При оформлении и выдаче ее следует действовать в соответствии с регламентом, чтобы исключить возможность признания ничтожными документов, подписанных на ее основании.

С 1 июля 2014 г. для индивидуального предпринимателя законодательно закреплена возможность передавать право подписи счета-фактуры третьему лицу (абз. 1 п. 6 ст. 169 НК РФ). Изменения внесены Федеральным законом от 20.04.2014 N 81-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации».

Счет-фактура может быть подписан:

Руководителем;

Главным бухгалтером организации;

Иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем он подписывается:

Индивидуальным предпринимателем;

Иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени индивидуального предпринимателя, с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

Данные изменения законодательства являются положительными, поскольку:

Благодаря изменениям руководителю не нужно самому подписывать кучу документов;

Уменьшится количество споров в отношении подписания счетов-фактур по доверенности;

Возможно делегировать полномочия для подписания счетов-фактур и проверки реквизитов отдельному сотруднику, который будет отвечать за сбор документов, расчет НДС и подачу деклараций.

Напомним, что же представляет собой доверенность. Понятие доверенности содержится в ст. 185 ГК РФ. В соответствии с данной статьей доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Приведем пример доверенности на подписание счетов-фактур.

Пример

Закрытое акционерное общество

«РЕЗЕРВ»

107 023, Москва, Измайловская ул, д.5 ОКВЭД 52.21.

ОГРН 1042401730093, КПП/ИНН 7719033140/771901001, ОКПО 02372510

ДОВЕРЕННОСТЬ

сентября

г. г. Москва

№

145

Закрытое акционерное общество «Резерв» (далее – Общество) в лице Генерального директора Лукьянчука Сергея Николаевича, действующего на основании устава Общества, настоящей доверенностью уполномочивает бухгалтера Общества Сенина Георгия Анатольевича (паспорт 45 00 658321, выдан 24 декабря 2007 г. Отделением по району Новогиреево ОУФМС России по г. Москве в ВАО), проживающего по адресу: г. Москва, Зеленый проспект, д. 113, от имени Общества подписывать за руководителя счета-фактуры, выставляемые контрагентам, на бумажном носителе и в электронном виде.

Доверенность выдана без права передоверия.

Сенин

Подпись Г.А. Сенина ----------- удостоверяю.

Генеральный директор			С.Н.Лукьянчук
	(подпись)		(инициал имени, фамилия)

При подписании счетов-фактур продавец должен учитывать следующее :

1. Счет-фактура должен быть составлен (подписан) лицом, которого налогоплательщик в установленном законом порядке уполномочил совершать от своего имени соответствующие финансово-хозяйственные операции, подлежащие оформлению счетами-фактурами.

Следует учитывать, что из той же позиции исходит новая редакция пункта 6 статьи 169 НК РФ, вступающая в силу с 01.07.2014 (Федеральный закон от 20.04.2014 N 81-ФЗ) и прямо предусматривающая, что при выставлении индивидуальным предпринимателем счета-фактуры он может быть подписан не только самим индивидуальным предпринимателем, но иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени индивидуального предпринимателя (п.24 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 N 33 «О некоторых вопросах, возникающих у арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием налога на добавленную стоимость»);

2. Доверенность на подписание счетов-фактур не обязательно заверять нотариально, достаточно заверить доверенность печатью компании или ИП;

3. В доверенности целесообразно указать срок действия доверенности, если такой срок не указан, то по общему правилу, доверенность будет действовать один год. При этом следует обратить внимание, что в прошлом году были внесены изменения, отменяющие максимальный срок действия доверенности (Федеральный закон от 07.05.2013 N 100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации»). Однако в любом случае срок выданной доверенности целесообразно определить, поскольку сотрудник может уволиться, а работодатель может забыть отозвать у него доверенность.

4. Важно указать, могут ли предоставляться полномочия в порядке передоверия.

5. В доверенности необходимо указать обязательные реквизиты:

Дата выдачи доверенности (абз.2 п.1 ст.186 ГК РФ);

Лицо, выдавшее доверенность (доверитель) (п.1 ст.185 ГК РФ);

Лицо, на которое выписывается доверенность (представитель) (п.1 ст.185 ГК РФ);

Полномочия представителя;

Подпись доверителя (п.4 ст.185.1 и п.3 ст.23 ГК РФ).

6. Счета-фактуры (корректировочные счета-фактуры) могут выставляться в электронной форме или на бумажном носителе (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Каким образом, будут подписываться счета-фактуры, также важно указать в доверенности.

7. С 1 сентября 2013 г. можно оформлять доверенности без печати. Однако на некоторых доверенностях наличие печати обязательно в силу закона. Но во избежание споров с налоговыми органами целесообразно поставить печать, ведь это не занимает много времени, но позволяет избежать претензий ИФНС.

Для покупателя важны следующие рекомендации :

1. Запросите у поставщиков копии доверенности на право подписи счетов-фактур. Это позволит в случае возникновения претензий налоговых органов оперативно представить копии доверенности и избежать отказа в возмещении НДС.

2. Проверьте, чтобы в первичных документах было указание на дату и номер доверенности на подписание счетов-фактур. На отсутствие указания на реквизиты доверенности указывают и суды (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 15.07.2008 N Ф08-3970/2008 по делу N А32-63469/05-34/1552-2007-63/134 (Определением ВАС РФ от 30.10.2008 N 11871/06 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)

3. Важно, что при наличии правильно составленной доверенности, но существенных нарушениях в оформлении счетов-фактур, налоговый орган все равно откажет в возмещении НДС. Поэтому очень важно проверять именно реквизиты счетов-фактур.

Напомним, что согласно статье 169 НК РФ в счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, должны быть указаны:

1) порядковый номер и дата составления счета-фактуры;

(см. текст в предыдущей редакции)

2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

4) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

5) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);

(см. текст в предыдущей редакции)

6) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);

(см. текст в предыдущей редакции)

6.1) наименование валюты;

7) цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

(см. текст в предыдущей редакции)

8) стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога;

(см. текст в предыдущей редакции)

9) сумма акциза по подакцизным товарам;

10) налоговая ставка;

11) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

(см. текст в предыдущей редакции)

12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;

(см. текст в предыдущей редакции)

(см. текст в предыдущей редакции)

13) страна происхождения товара;

14) номер таможенной декларации.

Ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога (Письмо Минфина России от 10.04.2013 N 03-07-09/11863). Отсутствие в счете-фактуре отметки о том, что счет-фактура подписывается лицом по доверенности, и реквизитов доверенности также не является основанием для отказа в вычете. Однако во избежание возможных претензий налоговых органов, целесообразно внести в счет-фактуру дополнительный реквизит с указанием соответствующих сведений. Законодательство не содержит запрета на указание дополнительных реквизитов в счете-фактуре. С этим согласны Минфин России и ФНС России (Письма от 23.04.2012 ФНС России от 12.03.2012 N ЕД-4-3/4061@), от 26.01.2012 N ЕД-4-3/1193 ).

5. Покупателю не стоит опасаться, если от имени продавца доверенности подписываются разными людьми. В случае если в силу технологических особенностей управления бизнес-процессами банка экземпляры счетов-фактур подписываются разными лицами, уполномоченными приказом (распоряжением) по организации или доверенностью от имени организации, то основания для отказа налогоплательщикам-покупателям в применении вычетов соответствующих сумм налога отсутствуют при условии выполнения требований, предусмотренных п. 2 ст. 169 НК РФ (Письмо ФНС России от 19.07.2013 N ЕД-4-3/13161@).

На самом деле внесение изменений в законодательство в отношении подписания доверенностей на оформление счетов-фактур третьими лицами не исключает налоговых и судебных рисков.

Более подробно об этом и многом другом вы узнаете из комментария нашего эксперта Екатерины Шестаковой, кандидата юридических наук (журнал «ЮП» № 7/2014, стр.55)

Можно ли принять к вычету счет-фактуру, в которой в колонке подпись главного бухгалтера (или руководителя) подписывает другой человек, а фамилия стоит главного бухгалтера (руководителя). У нас есть доверенность на подпись за главного бухгалтера (руководителя), но в счет фактуре нет о ней упоминания.

У проверяющих могут возникнуть претензии к такому счету-фактуре.

Согласно официальным разъяснениям, если счет-фактуру подписывает уполномоченное по доверенности лицо, в расшифровке подписи должна стоять его фамилия (а не фамилия руководителя или главного бухгалтера).

Ольги Цибизовой, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Кто может подписать счет-фактуру

Одним из обязательных элементов заполненного счета-фактуры являются подписи уполномоченных лиц.

Способы выставления счетов-фактур

Счета-фактуры можно выставить на бумаге или в электронном виде (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Общий порядок оформления, выставления и регистрации счетов-фактур установлен постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 . Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден .

Подписи ответственных лиц

Счет-фактуру на бумажном носителе должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации-продавца (исполнителя). Счет-фактуру могут подписать и другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.

Счет-фактуру, выставленный от имени предпринимателя, может подписать либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность . Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности бизнесмена. В обоих случаях в счете-фактуре должны быть указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя.

Например, счет-фактуру, выставленный предпринимателем, но подписанный уполномоченным сотрудником, можно оформить так .

Счет-фактура, составленный в электронном виде, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это приказом руководителя или доверенностью организации. Если поставщиком (исполнителем) является предприниматель, он должен заверить электронный счет-фактуру своей усиленной квалифицированной электронной подписью . При составлении организацией счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.)» не формируется.

Такой порядок следует из положений пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, пункта 8 приложения 1 к , пункта 1.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 10 ноября 2015 г. № 174н .

Передача права подписи

как правильно оформить передачу права подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим сотрудникам организации

Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет, поэтому эти документы можно составить в произвольной форме . Главное, чтобы в них содержалась информация о том, кому передается право подписи, и образцы подписей этих сотрудников. Кроме того, в приказе (распоряжении) можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать счета-фактуры. Можно также предусмотреть, кто наделяется правом подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по иным причинам.

Уполномоченные сотрудники заверяют счета-фактуры своими подписями. При этом, заполняя реквизиты «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо», они ставят личные подписи, а в расшифровке Ф. И. О. указывают свои фамилии и инициалы. Можно поступить и по-другому: внести в счет-фактуру дополнительные строки и указать в них реальные должности уполномоченных лиц и расшифровку их фамилий и инициалов. И тот и другой вариант не противоречит законодательству и не может быть основанием для отказа в вычете НДС. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-07-09/11863 , .

нужно ли в счете-фактуре указать должность сотрудника, уполномоченного подписывать этот документ вместо руководителя (главного бухгалтера)

Нет, не нужно.

Состав обязательных реквизитов счета-фактуры установлен Налогового кодекса РФ, поэтому их изменение недопустимо. Это касается и таких реквизитов счета-фактуры, как «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо». Таким образом, если счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, то указывать его должность в этом документе не следует. Но для идентификации лица, фактически подписавшего счет-фактуру, после подписи необходимо указать его фамилию и инициалы. Такой порядок оформления счета-фактуры, подписанного сотрудником, уполномоченным на то приказом (распоряжением) руководителя или доверенностью от имени организации, рекомендован Минфином России в письмах от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39 , , ФНС России в письме от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425 .

Вместе с тем, если сотрудник, уполномоченный подписывать счета-фактуры, указал в нем свою должность, такой документ не является составленным с нарушениями установленного порядка. Ни Налоговый кодекс РФ, ни постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 не запрещают указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), том числе и наименования должностей лиц, уполномоченных подписывать эти документы. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39 и от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04 .

должен ли продавец (исполнитель) представлять покупателю (заказчику) копии документов, свидетельствующих о полномочиях сотрудников (не являющихся руководителем и главным бухгалтером) подписывать счета-фактуры

Нет, не должен.

Законодательством такая обязанность за продавцами не закреплена. Однако, проверяя правомерность применения вычетов по НДС покупателем (заказчиком), налоговая инспекция может затребовать у продавца (исполнителя) документы о его сотрудниках, уполномоченных подписывать счета-фактуры (п. 8 ст. 88 , п. 12 ст. 89 , НК РФ, письмо ФНС России от 9 августа 2010 г. № ШС-37-3/8664). Если окажется, что эти документы отсутствуют, счета-фактуры, подписанные неуполномоченными лицами, инспекция признает составленными с нарушением установленного порядка. По таким счетам-фактурам покупатель не сможет принять НДС к вычету (п. 2 ст. 169 НК РФ). Поэтому копии документов, подтверждающих право сотрудников подписывать счета-фактуры, контрагентам лучше представить.

Невозможность вычета входного НДС в связи с отсутствием документов, подтверждающих полномочия сотрудников подписывать счета-фактуры, признают большинство арбитражных судов (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 11 ноября 2008 г. № 9299/08 , определения ВАС РФ от 16 января 2009 г. № ВАС-17445/08 , от 15 января 2009 г. № ВАС-17093/08 , от 16 октября 2008 г. № 13259/08 , постановления ФАС Московского округа от 28 апреля 2008 г. № КА-А40/2274-08 , от 26 февраля 2009 г. № КА-А40/13170-08-П , Западно-Сибирского округа от 24 сентября 2008 г. № Ф04-5092/2008(10144-А46-42) , Дальневосточного округа от 4 сентября 2008 г. № Ф03-А73/08-2/3591 , Волго-Вятского округа от 24 февраля 2009 г. № А28-5306/2008-148/23 , от 21 ноября 2008 г. № А28-8965/2007-384/11 , от 25 июля 2008 г. № А43-13960/2007-40-532 , Восточно-Сибирского округа от 3 декабря 2008 г. № А19-2109/08-50-52-Ф02-5812/08 , от 5 ноября 2008 г. № А19-4298/08-56-Ф02-5273/08 , Северо-Кавказского округа от 16 декабря 2008 г. № Ф08-7618/2008 , от 15 декабря 2008 г. № Ф08-7582/2008).

Вместе с тем, в некоторых случаях, когда налоговые инспекции не смогли представить достаточных доказательств, суды принимали решения в пользу организаций (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 16 января 2007 г. № 11871/06 , определение ВАС РФ от 8 октября 2008 г. № 12951/08 , постановления ФАС Северо-Западного округа от 20 января 2009 г. № А56-5037/2008 , от 16 июня 2008 г. № А42-167/2007 , от 11 ноября 2008 г. № А52-664/2008).

Возможность вычета НДС

Сумму входного НДС по счету-фактуре, подписанному представителями организации-продавца (исполнителя), при наличии остальных правильно заполненных реквизитов можно принять к вычету. Право на вычет сохраняется у покупателя (заказчика) и в том случае, если при проверке выяснится, что первый и второй экземпляры одного и того же счета-фактуры были подписаны разными уполномоченными лицами. Об этом сказано в письме Минфина России от 3 июля 2013 г. № 03-07-15/25437 .

можно ли принять к вычету НДС, если в счете-фактуре не расшифрованы подписи руководителя и главного бухгалтера организации-поставщика

Нет, нельзя.

По мнению контролирующих ведомств, если в счете-фактуре, выставленном покупателю, отсутствуют расшифровки подписей, то он считается оформленным с нарушением установленных требований. Получив такой документ, покупатель не сможет зарегистрировать его в книге покупок (п. 3 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Следовательно, применение налогового вычета по НДС в этом случае будет неправомерным. Применительно к прежним правилам оформления счетов-фактур такие разъяснения содержались в письмах Минфина России от 11 января 2006 г. № 03-04-09/1 , от 5 апреля 2004 г. № 04-03-1/54 , УФНС России по г. Москве

Право подписывать все официальные документы на основании устава и других учредительных договоров в компании принадлежит ее руководителю. Все остальные работники в определенных случаях имеют право визировать бланки своей фирмы, а также входящие документы, если им выписана доверенность на это. Причем в ней должны быть строго определены все формы, которые сотруднику разрешается подписывать.

Руководитель фирмы, особенно крупной, не имеет физической возможности представлять интересы фирмы везде. На помощь директору приходят его заместители и другие сотрудники, которым он передает на время часть своих полномочий.

К этим же случаям относятся периоды его отсутствия по различным причинам на предприятии, а также когда работники направляются в служебные командировки, и заключает там договора и контракты.

Непрерывность осуществления хозяйственной деятельности требует постоянного подписания как входящей, так и исходящей документации. С этой целью администрация компании своим работникам оформляет доверенность на право подписи документов. Особенностью этого бланка является необязательность его заверения у нотариуса. В таких случаях достаточно подписи руководителя предприятия и фирменной печати.

Тем не менее, компания может проводить нотариальное заверение этого документа. Такая практика используется при заключении контрактов на крупные суммы, при государственной регистрации и в других случаях.
Доверенности бывают на право подписания договоров и контрактов, бухгалтерских документов (счетов, счет-фактур, накладных, актов и т. д.), решений, актов и протоколов контролирующих органов и другие.

Данные формы могут выдаваться не только на право расписываться за директора организации, но и главного бухгалтера. Как правило, они распространяются на бухгалтерские документы, и выдаются его заместителям или старшим бухгалтерам.

Также, возможно, оформление доверенности на одновременное право подписания документов за главного бухгалтера и директора. Такие документы используются, в основном, в абонентских отделах с большим количеством покупателей и заказчиков.

Доверенность может составляться на разовое представление полномочий, или же давать право постоянной подписи определенных бланков в течение строго установленного времени.

Сроки действия и порядок прекращения действия

Нормы ГК РФ с 2013 года устанавливают, что данная доверенность может оформляться на любой период. Данный документ должен содержать информацию о сроках его действия, Если она отсутствует, то считается, что бланк доверенности оформлен на 1 год начиная с даты ее составления.

Этот документ прекращает свое действие при истечении срока, на который он выписывается. Работодатель имеет право в любое время отозвать доверенность, а работник может отказать от полномочий, предоставленных ему этим документов. Он прекращает свое действие при ликвидации фирмы, а также в случае смерти (признания недееспособным) лица, которому она выдана.

При увольнении работника желательно все выписанные на него действующие доверенности отозвать, а контрагентов, с которыми работал увольняющийся сотрудник, предупредить об этом.

Порядок составления доверенности на право подписи документов

Не существует обязательного унифицированного бланка. Форма доверенности может быть произвольной, разработанной предприятием самостоятельно. Тем не менее она должна быть составлена в письменном виде и содержать предусмотренные законом обязательные реквизиты.

Для оформления доверенности необходимо распоряжение руководителя, на основе которого отдел кадров выпускает этот документ. Бланк должен содержать его название, номер, место и дату его оформления. При этом оформить доверенность можно на , который уже содержит все ее необходимые реквизиты.

Затем указывается полное название компании-доверителя, ее регистрационные данные, Ф.И.О. руководителя или иного представителя и основания их действия. Дальше записываются должность, личные данные, реквизиты паспорта с указанием даты и органы его выдавшего и места регистрации работника, которому предоставляется право подписи.

В доверенности нужно обязательно указать случаи, при которых сотрудники могут осуществлять подписание документов, а также полный перечень этих бланков.

Доверенность должна содержать образец подписи сотрудника, которому она предоставляет данное право.

Документ визируется руководителем компании с расшифровкой его должности и Ф.И.О. И заверяется печатью фирмы, которая является обязательной для доверенности.

Нюансы

Часто сторонние организации просят оформить доверенность не только на право подписания, но и представления интересов фирмы. Тогда в данном документе указываются наименования фирмы и конкретные полномочия работника.

Для получения товаров и подписания товарных и других накладных желательно использовать

Необходимо помнить, что заключение трудовых договоров по доверенности, выданной директором, может привести к признанию их недействительными. Право подписи в этих случая принадлежит либо директору, либо другому лицу, указанному в учредительных документах.