Когда и как делают дубликат трудовой. Дубликат трудовой книжки: когда и как оформлять Дубликат трудовой книжки выдается

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

его трудовая книжка утеряна;
его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Какая фамилия указывается в дубликате трудовой книжки

Часто при оформлении дубликата трудовой книжки возникает вопрос: "Какая фамилия прописывается на титульном листе при оформлении дубликата трудовой книжки : та, что стояла на момент заведения трудовой книжки, или та, которая есть у работника на момент выдачи дубликата?"

Тут всё просто и логично. На титульном листе дубликата трудовой книжки необходимо записать тут фамилию, под которой работник обратился для оформления дубликата. То есть, в случае, если в период времени между заполнением подлинника трудовой книжки и ее дубликата у работника изменилась фамилия, то в дубликате трудовой книжки указывается та фамилия, которая записана в паспорте (или ином удостоверении личности).

В соответствии с п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г., титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется в том же порядке, что и титульный лист трудовой книжки. Сведения о фамилии, имени, отчестве работника вносятся в трудовую книжку (в т. ч. дубликат) на основании паспорта работника или другого удостоверения личности (п. 9 Правил , утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 2.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

В случае, если в документе, который предъявил работник при заполнении дубликата трудовой книжки, значится уже новая фамилия (например, после её перемены в связи с вступлением в брак), то у работодателя нет никаких оснований указывать на титульном листе дубликата прежнюю фамилию заявителя.

ВОПРОС . У моего мужа украли папку с документами, в т.ч и трудовую книжку. Если собрать подтверждающие стаж справки с организаций, кто может восстановить записи в дубликате, если он последние 4 года не работает, а в настоящее время стоит на учете службы занятости. Есть ксерокопия трудовой, но никем не заверенная.

Обратиться за оформлением дубликата трудовой книжки Ваш муж может к своему последнему работодателю, у которого он работал 4 года назад. Дубликат трудовой книжки по последнему месту работы может быть выдан работнику вне зависимости от количества времени, которое прошло со дня увольнения, поскольку исполнение данной обязанности работодателя не ограничено какими-либо сроками.

Ксерокопия с утерянной трудовой книжки, самостоятельно изготовленная работником и не заверенная в установленном порядке, не может послужить основанием для оформления дубликата. Основанием служат следующие документы:

заявление работника в письменной форме;
документы, которые подтверждают периоды трудовой деятельности работника (трудовой стаж) у данного работодателя (по последнему месту работы должны храниться экземпляр трудового договора, приказы и т. п.), а также у прежних работодателей. К таким документам относятся, например, справки с прежних мест работы, справки из архивных учреждений, подтверждающие трудовой стаж работника в ситуации, когда организация, в которой он работал ранее, была ликвидирована, трудовые договоры, заключенные с прежними работодателями (письменные экземпляры), лицевые счета (например, формы № Т-54, № Т-54а), ведомости на выдачу зарплаты, решение суда об установлении трудового стажа. В некоторых случаях (когда нет других подтверждающих документов) могут быть использованы документы индивидуального (персонифицированного) учета (формы СЗВ-К, СЗИ-5, утв. Постановлением Правления Пенсионого фонда РФ № 192п от 31 июля 2006 г.), подтверждающих страховой стаж для целей пенсионного обеспечения.

Дубликат трудовой книжки оформят по последнему месту работы вне зависимости от давности увольнения

Согласно п.31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Целесообразно сначала получить подтверждающие документы с предыдущих мест работы гражданина (за исключением последнего работодателя), а затем подавать ему заявление на выдачу дубликата. Дубликат трудовой книжки должен быть оформлен не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.), а за такой короткий срок собрать все подтверждающие документы для его заполнения будет затруднительно.

Новый работодатель не должен восстанавливать трудовую книжку

Если после увольнения работник потерял трудовую книжку или она пришла в негодность, он должен обратиться за ее дубликатом к работодателю по последнему месту работы. Ему обязаны выдать дубликат не позднее 15 дней со дня подачи соответствующего заявления п.31 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Как подтвердить стаж работы в уже ликвидированной организации

Если возникла необходимость подтверждения факта и стажа работы в уже ликвидированной компании, то необходимо направить запрос в архивное учреждение, в котором хранятся все документы ликвидированной организации, в том числе и кадровые. При наличии сведений вам будет выдана соответствующая справка. В случае отсутствия нужной информации в архиве придется обращаться в суд с заявлением об установлении факта, имеющего юридическое значение (гл. 28 ГПК РФ), а именно факта работы в конкретной организации . Для подтверждения своих слов необходимо будет привести как минимум двух свидетелей, способных подтвердить факт работы, а также представить документы, которые хотя бы косвенно могут доказать ваши слова.

Перед обращением в суд или архив необходимо выяснить, действительно ли организация была ликвидирована в прямом смысле этого слова, а не прекратила свое существование вследствие реорганизации в виде слияния, присоединения, разделения и др. Если имела место реорганизация, то все вопросы необходимо решать с правопреемником юридического лица.

Если Вы не сможете суду доказать факт работы в бывшей организации, значит этот период у Вас утерян. Но это было важно только до 2002 года, сейчас уже не трудовая пенсия, а и начисляется она с сумм отчислений работодателем в Пенсионный фонд. Тут тоже глаза и глазки нужны, потому что "хитрый" работодатель может не отчислять страховые взносы, а и знать не будете и пенсии не получите.

Примечание : . В зависимости от нашей зарплаты работодатель отчисляет страховые взносы в ПФР. Каков их размер, как узнать сколько уже накопилось денег на лицевом счете в Пенсионном фонде?

А может ли новый работодатель оформить работнику-растеряше дубликат трудовой книжки?

Если трудовая утеряна, то основания для отказа в приеме на работу нет !!! По новому месту работы вправе оформить дубликат на основании вашего заявления. Новый работодатель внесет все записи о предыдущей работе на основании представленных вами справок, трудовых договоров и т. д.

Итак, новый работодатель вправе оформлять лицу, утратившему трудовую книжку до поступления на работу, только новую трудовую книжку, а не дубликат утраченной. Кроме этого, новый работодатель оказывает содействие работнику в восстановлении документов (а не трудовой книжки), подтверждающих стаж работника, в частности путем направления запросов в компетентные органы и организации (к примеру, в архив).

При оформлении новой трудовой книжки допускается использовать порядок, предусмотренный для оформления дубликата. В трудовую книжку вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденные соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника».

Сама по себе суммарная запись о периодах работы, внесенная в трудовую книжку на основании документов, не будет подтверждением страхового стажа для пенсии, если в книжку не внесены конкретные записи о том, в какой организации, в какое время и на каких должностях трудился работник до поступления на работу в организацию, выдавшую трудовую книжку. В такой ситуации надо будет представить в пенсионный орган документы, подтверждающие периоды работы у конкретных работодателей до выдачи трудовой книжки

Сотрудник представил документы, в которых не хватает сведений о стаже его работы

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат внесите только имеющиеся сведения (п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.

Какими документами кроме трудовой книжки гражданин может подтвердить стаж для назначения пенсии

В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы. А основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка ().

Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы. Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, то согласно пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015 , трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

письменные экземпляры трудовых договоров;
трудовые книжки колхозников;
справки, выдаваемые работодателями;
выписки из приказов;
лицевые счета;
ведомости на выдачу зарплаты.

Нужно ли оформлять дубликат трудовой книжки, если она содержит много ошибок?

Например, в фирму устраивается новый сотрудник. Он приносит трудовую книжку, а в ней много грубых нарушений: предыдущий работодатель не указал реквизиты приказа о приеме на работу, а также не заверил печатью запись об увольнении. Как нужно поступить в этом случае? Должен ли кадровик на основании собранных справок оформить сотруднику дубликат трудовой?

Нет, не должен. Есть только три случая, когда работодатель должен завести дубликат трудовой книжки работнику только в случаях, если трудовая книжка:

утеряна (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , далее – Правил ведения и хранения трудовых книжек);
пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. д.) (абз. 3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
в его трудовую книжку была внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной (абз. 1 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если трудовая книжка содержит иные грубые нарушения, работодатель не обязан оформлять ее дубликат. Ошибку должна исправить виновная в этом организация либо новый работодатель на основании официального документа компании, допустившей неточность (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В случае когда запись о приеме не содержит реквизитов приказа, новый работодатель может внести запись на основании соответствующей справки с предыдущего места работы сотрудника. Исправления вносятся в порядке, установленном разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Если запись об увольнении с предыдущего места работы не заверена печатью, то нынешний работодатель не имеет права поставить свою печать. Такому работнику лучше обратиться в отдел кадров организации, которая завела ему трудовую книжку, с просьбой поставить печать.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

Приведена актуальная версия трудового кодекса ТК РФ 2019
Как заполнять, учет и хранение трудовых книжек. Восстановление при пожаре. Выслать трудовую бандеролью. ИП и трудовая книжка. Смена названия фирмы. Нашли старую трудовую книжку.
Как заполнять, учет и хранение трудовых книжек. Восстановление при пожаре. Выслать трудовую бандеролью. ИП и трудовая книжка. Смена названия фирмы.

Трудовая книжка является очень важным документом, ведь в ней содержится информация о стаже работы, начиная с первого трудового дня. На её страницах фиксируются сведения о местах и сроках работы, трудовых наградах, и, что самое важное, она указывает величину стажа, когда человек выходит на пенсию.

К сожалению, как и любую вещь, трудовую книжку можно испортить или потерять. Что же делать тем, с кем произошла эта неприятность? Ответ один – оформлять дубликат трудовой книжки. Конечно, если в документе имеется лишь одна запись о непродолжительной работе, то быстрей и проще завести новый. При следующем трудоустройстве будет оформлена новая книжка, записи в ней начнутся с текущей работы, а предыдущий стаж будет утрачен (ч.5, ст.65 ТК РФ).

Разумеется, такой сценарий не устроит владельцев солидного профессионального стажа, и они будут вынуждены делать дубликат своей потерянной трудовой. Подробности описаны в Постановлении Правительства РФ №225 «О трудовых книжках», опубликованном 16.04.2003.

Какие документы необходимы при утере

Согласно этому постановлению работник, потерявший или утративший в связи с иными причинами свою трудовую книжку, может сделать её дубликат, обратившись с соответствующим письменным заявлением к своему работодателю, последнему на момент потери книжки. За 15 дней с момента принятия заявления ему должны выдать готовый дубликат.

Основанием для этого в данном случае является любая информация о работе в данной организации, которая подтверждена документально. Это могут быть приказы о зачислении работника на должность, об увольнении, зарплатные ведомости и пр. Что касается бумаг, подтверждающих предыдущий стаж, то их придётся самостоятельно собрать и предоставить кадровикам, делающим дубликат. Могут потребоваться такие документы:

Изданные на бывших местах работы различные приказы и постановления, например, об оформлении на работу и увольнении, или переводе на новую должность. Разрешается принести заверенные копии таких документов или таким же способом заверенные выписки из них.
Если организации, где прежде трудился работник, больше не существуют, потребуется предоставить справки из госархивов.
Трудовые договоры с организациями, где человек работал ранее, если они сохранились в письменном виде.
, например, о длительности общего стажа.
Зарплатные ведомости.
Лицевые счета работника, где подтверждается его рабочая деятельность.
Решение суда, касающееся установления стажа.

Все копии документов, предоставленных работником для получения дубликата взамен потерянной трудовой книжки, непременно должны быть заверенными у работодателя, выдавшего этот документ. Неподтверждённые сведения нельзя указать в дубликате (п. 32, абзац 5 Постановления «О трудовых книжках»).

Если книжку потерял работник, то все необходимые справки, выписки и документы с бывших мест работы он должен собрать сам, а работодатель, делающий дубликат, обязан ему в этом помогать, например, обратиться с запросом о высылке необходимых сведений к кадровикам с прежних рабочих мест. Основание – п. 7.2, абзац 7 Инструкции №69, утверждённой Постановлением Минтруда от 10.10.2003. Если же в потере виноват работодатель, то все заботы, связанные со сбором информации, берёт на себя он сам.

От возможности потерять трудовую книжку никто не застрахован, поэтому рекомендуется каждый раз при смене работы делать ксерокопию этого документа, заверять в отделе кадров и держать дома. Это нетрудно, но такая заблаговременная забота поможет подстраховаться и в случае потери быстро сделать дубликат.

Важность трудовой книжки (ТК) несомненна, так как в этом документе находят свое отражение этапы трудовой деятельности того или иного гражданина. Данный документ отличается востребованностью, так как он способствует устройству на работу и его предъявление обязательно, конечно, если вы не находитесь в начале своего трудового пути. Именно ТК позволяет работодателю понять, насколько ему необходим конкретный гражданин в качестве будущего сотрудника компании. В то же время далеко не все соискатели рабочих мест понимают важность рассматриваемого вида документа.

Это может быть обусловлено большим количеством причин. Например, человек практически не работал официально или он устраивается на работу впервые. В этом случае оценка важности книжки для таких людей крайне низкая, что объясняет их халатное отношение к этому документу. Но подобную халатность проявляют и работодатели, включая сотрудников кадровой службы.

После приема на работу те же служащие отделов кадров забывают, что они должны обеспечивать сохранность трудовой книжки. В результате возникают ситуации, когда работник увольняется, а трудовую получить не может ввиду ее отсутствия, так как соответствующие сотрудники компании подошли халатно к своим обязанностям.

Такие ситуации должны быть исключены, но они все равно имеют место. Если гражданин остался без трудовой книжки, то ему будет проблематично отстаивать свои права в рамках Трудового кодекса.

Ответственность работодателя за утерю

Утеря трудовой по вине работодателя способна вызвать негативные последствия для него только в том случае, если трудовая инспекция получит сообщение по этому поводу, которое должен инициировать работник. Это приведет к тому, что к работодателю будут применены различного рода санкции, например, в виде соответствующих штрафов.

Более детально такая ответственность, когда в утере книжки виноват работодатель, прописана в Трудовом кодексе. В статьях 232, 233 и 234 указаны те санкции, которые грозят работодателю, халатно отнесшемуся к обязанности по обеспечению сохранности книжки.

Что касается конкретизации штрафов, то в кодексе, регулирующем административные правонарушения, указано, что величина штрафа может доходить до 5000 руб. в зависимости от конкретных обстоятельств.

Важно знать, что работник также может взыскать с работодателя денежные суммы за различные, по его мнению, несоблюдения его формальных прав и интересов. Также не стоит забывать об упущенной или же недополученной выгоде. Под ней понимается коэффициент денежных средств, который работник так и не получил от нового работодателя.

Работодатель должен знать, что каждый день задержания выдачи трудовой приводит к тому, что работник не может устроиться на работу, а значит, он вынужден будет взыскать с работодателя среднюю заработную плату в день за каждый последующий день просрочки.

Дубликат трудовой книжки. Что это?

Дубликат необходим для получения после потери трудовой книжки, так как по сути, является заменой трудовой, а значит, только имея его на руках вы можете устроиться официально. По сути это бланк, очень напоминающий внешне трудовую книжку. В него также вписывается вся информация о местах работы работника.

Дубликат после его получения ведется также аккуратно, как и трудовая книжка, но единственное его отличие от настоящей трудовой состоит в том, что на титульном развороте страниц будет вписано слово дубликат. Нашим законодательством предусмотрено, что трудовая книжка у гражданина может быть только одна.

Это значит, что все другие документы не могут называться трудовыми . Ведь если работник неожиданно найдет свою трудовую, то получится, что у него целых два документа. Поэтому полученную трудовую снова также называют дубликатом. Дубликат ведется по правилам, установленным для трудовых книжек. Поэтому даже если вам на руки попал такой документ не стоит считать что это неофициальный бланк.

Как поступить работодателю, потерявшему трудовую своего работника

Потеря трудовой книжки инцидент неприятный. Теперь нужно хорошо продумать дальнейшие действия для того, чтобы работник вовремя получил свой документ, а вы как работодатель отделались бы лишь небольшим штрафом. При обнаружении факта потери трудовой книжки работодатель обязан:

оповестить об этом работника ;
принять заявление от работника;
направить запросы в бывшие места работы работника;
явиться в пенсионный фонд нашей страны;
оформить там факт потери трудовой и получить дубликат;
внести в дубликат записи, взятые в пенсионном фонде или же полученные по запросам;
заполнить дубликат трудовой книжки; выдать дубликат работнику на руки для ознакомления.

Заявление на дубликат

Составляется заявление на выдачу дубликата. Автором этого заявления должен стать работник, а адресовано оно непосредственно работодателю. В заявлении работник пишет о том, что такого то числа он получил информацию о том, что его трудовая книжка утеряна.

Вы, как работодатель, должны предпринять ряд действия для того, чтобы восстановить трудовую книжку своему работнику.

На этом заявление не заканчивается. Работник ставит подпись и дате его подачи и если работодатель ознакомился с заявлением, то он просто на просто приобщает его к личному делу и начинает производить работы по восстановлению трудовой.

Работник сам потерял или испортил трудовую книжку

Провинившегося сотрудника, который потерял трудовую, можно наказать путем выговора или лишения премии . Также провинившемуся работнику стоит поручить восстановление трудовой книжки. Именно он от вашего лица должен рассылать запросы, а также посещать пенсионный фонд с вопросами о том, как получить дубликат и что за этим следует.

Оформлением дубликата трудовой книжки при утере или порче его самим владельцем обязан заниматься именно он . На руки мы получаем этот документ, чаще всего, когда увольняемся из одной организации и планируем устраиваться в другую, когда выходим на заслуженный отдых и должны заняться оформлением пенсии.

В иных особых случаях, если документ нам зачем-то потребовался, но увольняться мы не собираемся, работодатель не имеет право выдавать на руки оригинал. Только заверенную копию. Иначе, в случае утери или порчи книжки, ответственность будет и на самом работнике, и на том ответственном лице, что допустило оплошность.

Если этот документ строгой отчетности будет утрачен или серьезно испорчен по собственной невнимательности работника, то перед тем, как оформить дубликат трудовой книжки, рассеянному владельцу придется писать заявление и самому собирать все требуемые в данной ситуации подтверждающие справки.

Еще одна вероятная ситуация: вы пришли на новое место работы и уверяете руководителя, что трудовая потеряна, но у вас нет времени заниматься ее дублированием. Если вас действительно будут готовы взять в эту компанию, то тут в подобной ситуации могут лишь завести новую трудовую книжку, где первой записью станет именно прием на работу здесь.

Инструкция, как получить дубликат

Заявление об утрате трудовой и необходимости дубликата можно составить в произвольной форме. Хотя нередко организации разрабатывают собственные образцы соответствующих бланков, которые помогают быстро и четко изложить суть задачи.

Как сделать дубликат трудовой книжки, расписано в постановлении Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года. Там оговорены сроки работы над этим документом: дубликат должен быть выдан работодателем не позднее 15 дней с момента подачи сотрудником заявления . Следующий, 2017 год, не будет исключением, все правила остаются в силе.

Только, требуя от руководства компании выдать вам этот документ в установленные сроки, не забывайте: если трудовую потеряли вы сами, то прежде чем оставлять заявление, соберите все нужные бумаги:

справки из архивов;
данные налоговой службы, трудовой инспекции, ПФР;
копии трудовых контрактов, заключенных ранее;
справки от предыдущих нанимателей;
выписки из приказов о приеме на работу и увольнении или их заверенные копии в случаях, когда это необходимо.

Заявление

Заявление подает работник, который стремится получить трудовую книжку. Такое заявление подается на имя работодателя или же его заместителя. Ознакомившись с текстом заявления, работодатель принимает решение о том, принимать его или нет.

В случае непринятия и не оказания отдельных действий по факту заявления, работник может обратиться в суд. Заявление работника должно быть оформлено надлежащим образом . Если вы считаете, что заявление оформлено неверно, но хотите его принять, покажите работнику образец заполнения и после того как он исправится, начните действовать в рамках восстановления трудовой книжки.

Напоминаем, что заявление о получении дубликата – документ официальный, а значит, он требует соответствующего заполнения. Например, заполняется заявление синей или же черной ручкой, а также имеет место печать на компьютере.

Также не забывайте про то, что заявление должно быть написано аккуратно и разборчивым почерком. Помимо этого Заявление должно отвечать на вопрос, почему именно работодатель должен заниматься выдачей дубликата - пишем о том, что по вине работодателя или же сотрудника отдела кадров, собственно, и была утеряна трудовая книжка.

Часто бывает так, что виноват в том, что трудовая книжка исчезла не работник а другие факторы. Пожар и стихийные бедствия, а также военные действия могут способствовать тому, что трудовую нельзя найти. Кража документации также этому способствует таким образом, даже если работодатель не виноват в том, что трудовая книжка потерялась, так как она хранилась в его собственности, именно он несет ответственность за ее восстановление.

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (пример)

Заполняем дубликат трудовой книжки

Очень важно соблюсти все правила, как заполнить дубликат трудовой книжки. Напомним: это документ строгой отчетности, и ошибки могут свести на нет все усилия, потраченное время: ту же работу придется делать «на бис», оформляя очередной дубликат.

Вверху на титульном листе дубликата обязательно должна стоять надпись «Дубликат».
Не забудьте о возможных переменах в личных данных обладателя трудовой книжки. Скажем, человек за прошедшее время мог получить высшее образование или попросту сменить фамилию. Это надо учесть при внесении персональных данных.

Третье: то, о чем говорилось выше. Неважно, по чьей вине документ был утрачен. В любом случае, внесение данных в дубликат возможно не со слов «потерпевшего», а исключительно на основании тех справок, копий документов, которые мы уже перечислили выше. Иначе никаких записей о предыдущих местах работы новый наниматель не внесет, да и старый тоже.

Единственный вариант, если по каким-то причинам вы не желаете, не можете заниматься восстановлением прежних данных - это начать «с чистого листа», с новой трудовой книжки. Однако потом нехватка трудового стажа может существенно уменьшить размер вашей пенсии.

Первой записью раздела о работе будет величина общего трудового стажа человека, полученная до момента оформления на работу к новому работодателю, оформляющему дубликат.

Дальше наниматель или сотрудник отдела кадров эту информацию детализирует, расписывает на основании полученных справок , даты работы человека в разных предшествующих организациях. Обязательно вносятся ссылки на документы, ставшие основанием для фиксации тех или иных данных.

Очень важный момент для кадровиков и руководителей: эти предшествующие восстанавливаемые данные нельзя нумеровать! Запись под номером 1 в дубликате может быть лишь о приеме сотрудника на работу именно в ту компанию, где и заводится дубликат.

Если записи в трудовую были занесены работодателем неправильно, допустимо просто заменить документ, продублировав данные и исправив некорректные сведения.

Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек. С указанием даты этого события и подписи самого работника.

Пример (образец) заполнения дубликата трудовой

Как долго или сроки

Сроком восстановления трудовой книжки определен один месяц, но на самом деле считается, что чем раньше восстановлена сама трудовая книжка, тем лучше, ведь тогда работник не сможет подать на работодателя в суд за просрочку. Конечно, реально восстановить трудовую книжку за неделю, но даже тогда штраф не будет таким невероятно большим как штраф за просрочку в целый месяц.

Причины получения дубликата

потеря документа самим обладателем трудовой книжки либо работодателем;
умышленная или случайная порча, приведшая к тому, что записи сложно (невозможно) прочесть;
массовая потеря документации в результате стихийного бедствия, пожара либо иного ЧП;
наличие в трудовой книжке записи, признанной впоследствии неправомерной, например, о причинах или самом факте перевода или увольнения.

Документы, кроме трудовой книжки, чтобы подтвердить стаж для назначения пенсии

В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы. А основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ).

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, то согласно пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015, трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

письменные экземпляры трудовых договоров;
трудовые книжки колхозников;
справки, выдаваемые работодателями;
выписки из приказов;
лицевые счета;
ведомости на выдачу зарплаты.

Если трудовая книжка имеет много ошибок, следует ли делать ее дубликат?

Например, в фирму устраивается новый сотрудник. Он приносит трудовую книжку, а в ней много грубых нарушений: предыдущий работодатель не указал реквизиты приказа о приеме на работу, а также не заверил печатью запись об увольнении. Как нужно поступить в этом случае? Должен ли кадровик на основании собранных справок оформить сотруднику дубликат трудовой?

утеряна (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правил ведения и хранения трудовых книжек);
пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. д.) (абз. 3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
в его трудовую книжку была внесена запись об увольнении или переводе , которая впоследствии признана недействительной (абз. 1 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Нет трудовой – значит не примут на работу?

Если трудовая утеряна, то основания для отказа в приеме на работу нет! По новому месту работы вправе оформить дубликат на основании вашего заявления. Новый работодатель внесет все записи о предыдущей работе на основании представленных вами справок, трудовых договоров и т. д.

Новый работодатель вправе оформлять лицу, утратившему трудовую книжку до поступления на работу, только новую трудовую книжку, а не дубликат утраченной. Кроме этого, новый работодатель оказывает содействие работнику в восстановлении документов (а не трудовой книжки), подтверждающих стаж работника, в частности путем направления запросов в компетентные органы и организации (к примеру, в архив).

Трудовая книжка (ТК) – документ, подтверждающий стаж работника. Ее дубликат представляет собой экземпляр, который обладает равными юридическими правами с оригиналом.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Действительным считается только документ, оформленный в соответствии с действующими правилами и нормами ведения ТК.

Что говорит закон?

Значение трудовой книжки изложено в ст.66 ТК РФ.

Документ содержит следующие сведения:

личные данные о сотруднике;
выполняемая работа;
данные о переводах, увольнениях, награждениях;
причины .

Дубликат, имеющий равные «полномочия» с оригиналом, должен содержать информацию, полностью соответствующую первичному экземпляру.

Исключением являются неверные данные и записи, которые невозможно восстановить из-за отсутствия документированных подтверждений.

Нормативная база

Правила выдачи дубликата определяются актами, утвержденными Постановлением Минтруда России:

Трудовой Кодекс;
Инструкция заполнения ТК;
Правила хранения, ведения ТК.

Ознакомиться с указанными документами можно тут:

В этих документах перечислены все возможные случаи и варианты дублирования оригинала.

Помимо перечисленных актов, иногда применяется Порядок об установлении стажа работы при утрате ТК.

В каких случаях выдается?

Дубликат оформляется в случаях, когда использование оригинала становится невозможным:

потеря работником;
негодное состояние документа;
наличие неверных данных (недействительное увольнение или перевод);
утрата ТК работодателем.

В каждом отдельном случае заведение дубликата имеет нюансы.

Утеря

Чтобы получить дубликат трудовой книжки при утере, гражданином подается заявление с просьбой об оформлении документа.

В юридической практике нередко встречаются конфликты между сотрудником и «бывшим» руководителем.

Так сколько же времени «последнее место работы» остается таковым по закону?

Пример:

Гражданин Н. работал в организации с 2005 по 2013 г., после чего был . Через год Н. принял решение о новом трудоустройстве, но обнаружил отсутствие ТК. Работодатель отказал бывшему сотруднику в оформлении дубликата, так как со дня прекращения договора прошел длительный период.

Однако законодательством не предусмотрены какие-либо ограничения по времени, поэтому по решению суда иск гражданина Н. был удовлетворен, и организацию обязали выдать документ.

Негодность

Использование трудовой книжки может стать невозможным, если она:

порвалась;
обгорела;
сильно испачкалась;
намокла.

В этих случаях работник обращается по последнему месту работы.

На титульном листе негодного оригинала ставится пометка о том, что выдан новый бланк.

Если какие-то записи в ТК в связи с ее порчей удалены, стерты, уничтожены (или их нельзя прочитать), работник предъявляет документы, которые подтверждают трудовой стаж.

Массовая утрата работодателем

Причинами потери ТК сотрудников могут стать чрезвычайные ситуации: техногенные и природные катастрофы, общественные беспорядки.

Трудовой стаж определяется комиссией, которой предъявляются документы (копии), подтверждающие сведения о профессии, местах трудоустройства. В случае отсутствия таковых акт составляется на основании показаний 2–3 свидетелей, осведомленных о карьере пострадавшего сотрудника.

Как оформить дубликат трудовой книжки?

Каждый человек, имеющий зафиксированный стаж работы, имеет право на восстановление трудовой книжки вне зависимости от причин ее потери или порчи, так как у гражданина может быть только один документ о трудовой деятельности, в случае утраты оригинала оформляется дубликат.

Это единственный документ, который имеет такую же юридическую силу, как ТК.

Кто делает?

Выдачей дубликата может заниматься только работодатель, а его оформлением занимается отдел кадров.

Документы, необходимые для подтверждения стажа с предыдущих мест работы, предоставляются сотрудником, однако организация должна оказать содействие в их получении (пункт 7.2 Инструкции).

Сколько стоит?

Процедура оформления дубликата бесплатна, но работнику необходимо возместить стоимость бланка ТК.

В каждой организации есть их резервный запас, которыми предприятие снабжает сотрудников. Гражданин вправе приобрести таковой самостоятельно, но шанс купить бланк, не соответствующий установленным стандартам, слишком велик, поэтому рекомендуется за его предоставлением обращаться к работодателю.

При заведении трудовой книжки или ее дубликата предприятие вправе взимать с сотрудника плату, равную размерам расходов на приобретение бланка.

Его цена зависит от региона, поставщика и условий приобретения товара (опт, договор на особых условиях и т. д.). Средняя стоимость ТК составляет 200 рублей.

Пошаговая инструкция

Оформление дубликата осуществляется в соответствии с порядком, установленным законодательством:

Гражданин подает письменное заявление о заведении ТК.
Собираются сведения о стаже работника.
Издается приказ о выдаче дубликата.
Оформляется бланк ТК.
Сведения о документе заносятся в книгу учета ТК.
Готовый дубликат выдается работнику под расписку.

Документы

Чтобы получить дубликат, работник обязан предъявить документы, подтверждающие его трудовую деятельность.

Для ее установления могут быть использованы сведения, которые находятся у Пенсионного Фонда РФ (справки о выплате взносов и другие).

В случае массовой потери ТК создается комиссия, которая определяет стаж сотрудников путем направления запросов в организации и обработки данных, предоставленных работниками.

Требуется ли заявление на выдачу?

Как получить дубликат? Необходимо составить заявление. Оно должно быть грамотным, кратким с четким изложением фактов.

В нем присутствуют:

причина утери;
просьба о выдачи ТК;
дата написания, подпись.

Запрос можно написать от руки (понятным почерком) или набрать на компьютере. В некоторых организациях есть готовые бланки для заполнения.

Пример заявления:

Заявление работника на выдачу дубликата

Приказ

Одобрив заявление, работодатель создает соответствующий документ для выдачи дубликата:

Приказ имеет номер, содержит основные тезисы, закрепляющие возможность выдачи аналога ТК.
Он издается только в печатном виде, рукописная версия недопустима.
Для ознакомления готовый приказ в обязательном порядке предоставляется работнику и кадровикам.

При несоблюдении перечисленных правил, выдача документа считается недействительной.

Справки-основания

В подтверждение стажа работы принимаются следующие документы:

личные дела и приказы;
справки;
удостоверения;
трудовые договоры;
членские и расчетные книжки.

Предоставленные документы подписываются руководителями и заверяются печатью. Кадровикам необходимы копии, оригиналы отдаются сотруднику на руки.

Как правильно сделать и оформить?

Для заведения дубликата используется чистый бланк ТК, запас которых имеется у каждой организации. Юридической силой обладает только документ, заполненный в соответствии с установленными законом правилами.

Правила оформления

Так как дубликат ТК является совершенной копией оригинала, сведения о работнике заносятся в аналогичном порядке.

Обычно кадровики знают, как внести записи корректно:

Даты прописываются арабскими цифрами.
Не допускаются сокращения, помарки.
Записи делаются аккуратно черной, фиолетовой или синей пастой.
В верхнем углу нового документа прописывается «Дубликат».

Пример титула:

Отметка о дубликате на титульном листе

Какие сведения вносятся

Оформление начинается с заполнения титульного листа, который содержит актуальную информацию:

дата рождения;
образование;
род деятельности.

Достоверность данных подтверждается подписью работника и ответственного лица, печатью кадровой службы.

Стаж

В «Сведениях о работе» сначала указывается весь стаж гражданина. При этом информация прописывается без уточнения конкретных данных:

Сведения о работе не заверяются печатью и не содержат информацию о лице, внесшем записи (в отличие от оригинала).

Места работы

Трудовой стаж оформляется в установленной последовательности:

дата приема в организацию;
сведения о работе (должность, организация, основания увольнения, перевода);
данные документа, по которому вносились записи.

В дубликат вносится только имеющаяся в документах информация.

Пример внесения записей в «Сведения о работе», образец 2019:

Пример внесения записей

Сроки выдачи

В ответ на запрос сотрудника, работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней.

В случае потери ТК, гражданин вправе обратиться с просьбой и по последнему месту работы, и к новому работодателю.

При этом не имеет значения период, прошедший со дня .

Нюансы

Нередко случаются ситуации, когда работнику оформляется дубликат в связи с потерей ТК, а он спустя некоторое время находит оригинал.

В этом случае официальный статус может быть присвоен только одному документу, который был последним зафиксирован в книге учета ТК – дубликату.

Трудовая книжка отдается работнику на руки и может быть использована для документального подтверждения стажа в органах социального обеспечения.

Как заверять записи

Данные о трудовом стаже не заверяются лицом, заполняющим бланки ТК, однако сам раздел «Сведения о работе» требует подтверждения.

Для этого внизу листа владелец дубликата и работник кадровой службы ставят свои подписи, которые закрепляются печатью организации или отдела кадров.

Как оформить уволенному работнику?

Пример:

Гражданка М. обратилась в организацию, где работала два года назад, с запросом оформить дубликат ТК. Сотрудник кадровой службы потребовал документальное подтверждение бывшей работницы о том, что она не работала в этот период в других местах. На основании отсутствия таковых доказательств, в просьбе М. было отказано.

Подобные действия являются неправомерными, так как работодатель обязан выдать дубликат при получении соответствующего заявления.

О том, что гражданин должен подтверждать информацию о работе, в законе не сказано. По этой причине уволенному сотруднику дубликат оформляется на общих основаниях.

Внесение данных о дубликате в книгу учета трудовых книжек

После заполнения дубликата сведения о нем вносятся в книгу учета, в которой регистрируются все ТК сотрудников.

Так как документ является равносильным бланком ТК, правила его учета и хранения ничем не отличаются от ведения оригинала. Единственным нюансом является отметка «Дубликат».

Иногда возникает ситуация, когда трудовая книжка утеряна или испорчена, и работнику требуется получить новый документ. Рассмотрим подробнее процесс выдачи дубликата трудовой книжки.

Оформление дубликата

Работник утерявший трудовую книжку сразу после увольнения может обратится по последнему месту работы для получения дубликата книжки. Отдел кадров этой организации должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявлении (п. 31 ).

На титульном листе книжки (в верхнем правом углу) должна быть проставлена отметка "Дубликат" и заполнены сведения о работнике.

Примечание: Необходимо указывать данные (Ф.И.О., образование и т.д.) актуальные на момент заполнения книжки, согласно представленных документов.

После чего производится заполнение раздела "Сведения о работе", где необходимо отразить общий и непрерывный трудовой стаж работника до поступления в организацию. Общий отображается суммарно, без уточнения периодов работы и занимаемых должностей. После чего производится отображение трудовой деятельности работника по отдельным периодам.

Заполнение граф производится следующим образом:

В графе 2 - дата приема на работу или увольнения;
В графе 3 – при приеме на работу - наименование организации, структурное подразделение и должность на которою принят работник. При увольнении – основание увольнения;
В графе 4 – указываются реквизиты документов, на основание которых внесена запись.

Образец заполнения

				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись


				Общий трудовой стаж до поступления в ОАО «Московские окна» составляет 8 лет 6 месяцев 12 дней
				Открытое акционерное общество «Московские окна» (ОАО «Московские окна»)
				Инженер по охране труда	Справка ОАО «Московские окна» от 12.02.2014 N 354
				Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой	Справка ОАО «Московские окна» от 12.02.2014 N 354

После заполнения всех граф, на следующий строке проставляются подписи сотрудника отдела кадров (производившего заполнение трудовой книжки) и владельца книжки. После чего книжка заверяется печатью организации.

Дубликат трудовой книжки регистрируется в «книге движения трудовых книжек и вкладышей» и под расписку выдается работнику.

Случаи выдачи дубликата

Рассмотрим подробнее основные случаи в которых производится выдача дубликатов трудовых книжек

1. Утеря работником трудовой книжки . Работник утративший книжку, должен незамедлительно обратится для ее восстановления по последнему месту работы с соответствующим заявлением.

Примечание: Даже если трудовая будет впоследствии найдена работником, после оформления дубликата, записи о последующей трудовой деятельности должны производится в дубликате.

2. Порча трудовой книжки . В даной ситуации на титульном листе книжки делается запись «Взамен выдан дубликат» с указанием ее серии и номера.

В дубликате вносятся записи в точном соответствие с оригиналом. После чего испорченный оригинал снимается с учета (с регистрацией в «книге движения трудовых книжек и вкладышей») и возвращается владельцу.

3. Причина увольнения, признана недействительной . В этом случае так же может быть выдан дубликат. В оригинале трудовой книжки делается запись о недействительности увольнения. После чего указывается верная формулировка увольнения.

Если решение суда требует сделать запись в новой формулировке, то организация-нарушитель обязана оформить дубликат книжки с верной формулировкой увольнения. Запись признанная недействительной в дубликат не вносится. Остальные записи переносится в точном соответствие с оригиналом. На титульном листе делается отметка «Взамен выдан дубликат» с указанием ее серии и номера. Книжка снимается с учёта и выдается владельцу.

4. Наличие записи об освобождении от должности в связи с незаконным осуждением .

Подтверждение в данном случае является оправдательный приговор или постановление о прекращении уголовного дела. В остальном порядок выдачи трудовых книжек аналогичен случаям 2 и 3.

5. Массовая утрата трудовых книжек работодателем . Чаще всего такие ситуации возникают в результате действия пожара, стихийного бедствия или техногенной аварии.

В данном случае стаж работников будет определен на основании акта комиссии по установлению стажа. Данная комиссия формируется органами исполнительной власти РФ. В состав данной комиссии включатся представители работодателей, профсоюзов и других заинтересованных организаций.

Периоды работы и занимаемые должности устанавливается на основании сохранившихся документов, либо на основание показаний 2-х или более свидетелей. При наличии спора между работником и комиссией стаж может быть также подтвержден в судебном порядке.

Документы, подтверждающие стаж

Для подтверждения периодов трудовой деятельности работник может использовать широкий спектр документов:

Трудовые договоры;
Копии приказов;
Справки с места работы;
Членские билеты профсоюзов;
Справки из ПФР;
Выписки из личных дел и личных карточек (форма Т-2);
Выписки из зарплатных ведомостей и лицевых счетов;
Расчетные книжки и расчетные листки;
Иные документы, содержание сведения о периодах трудовой деятельности работы.