Организация путешествия непременно связана с некоторыми хлопотами, которые существенно увеличиваются, если для выезда за рубеж нужен визовый штамп. Кроме того, что путешественнику предстоит собрать довольно объемный комплект бумаг, некоторая часть из них должна быть представлена на языке страны визита, а иногда еще и с нотариальным заверением. В связи с этим актуален вопрос, как должен выглядеть перевод документов на визу и что именно необходимо переводить.

Какие документы подлежат переводу

Необходимость предоставления документов на языке государства, куда запланирована поездка, возникает практически всегда. При этом каждая страна выдвигает свои требования к списку подлежащих переводу бумаг. Так, к примеру, британская виза предполагает перевод всех документов, особенно финансовых. А вот нотариально заверять их потребуется только при запросе долгосрочного штампа.

Австралийское представительство в настоящее время принимает документы и без перевода. Американское консульство также не имеет жестких требований к документальному оформлению путешествия.

Из шенгенских стран Австрия требует перевод документов без заверения. Сертифицированные, то есть заверенные переводческим агентством переводы требуются для виз в Канаду и Новую Зеландию.

Общий список документов и требований для большинства стран

Сопровождать бумаги и справки переводом обычно требуют государства, которые предполагают стандартную процедуру получения визового штампа – через консульство. Такие страны принято называть визовыми. Попасть в них можно только при наличии въездного стикера в паспорте.

Чаще всего представительства зарубежных держав хотят видеть комплект бумаг на государственном языке своей страны. Как альтернатива приемлем английский.

Большой ошибкой будет игнорировать данное требование, а потому важно знать, что именно следует подготовить для подачи запроса на визу.

Виза краткосрочного действия:

Переводы документов для визы длительного действия понадобятся, в том числе, для перечисленного выше набора, к которому следует добавить:

1. Диплом об образовании.
2. Справку об отсутствии правонарушений.
3. Аттестат.
4. Трудовую книжку.
5. Мотивационное письмо.

Кроме того, понадобится предоставить:

• пенсионерам – перевод удостоверения, подтверждающего выход на пенсию;
• студентам – студенческий билет и справку из вуза;
• предпринимателям – свидетельство о регистрации.

Если подается пакет бумаг на несовершеннолетнего гражданина, тогда переводу подлежат:

• его свидетельство, выданное при рождении;
• разрешение от родителей, если в путь он отправляется с одним из них или с третьим лицом.

В последнем случае обязательно нужно предоставить нотариальное заверение. Это требование является обязательным, в какую бы страну ни ехал юный россиянин.

Требования к оформлению переведенных документов

И, наконец, самое интересное – ограничение выезда за границу должникам. Именно о статусе должника проще всего «забыть», собираясь в очередной заграничный отпуск. Причиной могут быть просроченные кредиты , неоплаченные квитанции ЖКХ, алименты или штрафы из ГИБДД. Любая из этих задолженностей может грозить ограничением выезда за границу в 2018 году, узнать информацию о наличии задолженности рекомендуем с помощью проверенного сервиса

Важно знать: ошибки в переводе могут привести к отказу в постановке визового штампа, а потому необходимо придерживаться следующих требований:

• В верхней части каждой страницы должна быть проставлена надпись «Перевод с.. на…». При этом если делается перевод документов для визы на английский или другой иностранный язык с русского, тогда данная пометка должна быть представлена на двух языках – русском и том, на который переводится документ.
• При наличии графических символов следует представить их описание. К примеру, «Государственный герб Великобритании».
• В переводе не должно быть слов с иностранным написанием. При необходимости следует использовать транслитерацию.
• Оригинальный текст должен быть подвергнут полному переводу, включая штампы, печати.
• Все рукописные подписи должны быть заменены словами и представлены с заглавной буквы, курсивом, в угловых скобках.

Например:

Директор <Иванов Иван Иванович>

Штамп: Торгово-промышленная палата города Москвы

Круглая печать: ООО Мегаполис, департамент международного развития

Круглая гербовая печать: Сидорова Татьяна Васильевна, нотариус города Москвы.

• Все персональные данные детей и их родителей при переводе свидетельств о рождении и паспортов должны полностью быть идентичными.
• Не подлежат переводу оригинальные номера документов и бланков.
• Машиносчитываемая строка в личном удостоверении личности должна быть обозначена как «машиносчитываемая строка».

В целом перевод должен содержать фразы, которые наиболее часто употребляются в языке перевода. Последняя страница непременно должна содержать штамп переводческого бюро, на котором должны быть обозначены:

1. ФИО переводчика.
2. Направление перевода.
3. Дата.
4. Подпись.

Перевод документов обязательно следует сопроводить копией.

Иногда перевод справок для визы не является достаточным условием для проставления штампа. Требуется еще и заверение предоставленных документов. Проводиться данная процедура может двумя способами:

1. Непосредственно в консульстве визовым офицером. В данном случае он заверят документы сам для себя, то есть делает пометку, что оригиналы он видел.
2. Нотариально.

Во втором случае, если нотариус владеет языком перевода, он заверяет правильность изложенного на иностранный язык текста. Если же иностранный язык ему незнаком, он заверяет подпись переводчика. Для этого последнему понадобится предоставить:

1. Паспорт.
2. Диплом о специальном образовании.
3. Заявление.

К заверению не будут приняты бумаги, в которых содержатся:

• исправления;
• зачеркивания;
• иные правки;
• надписи карандашом.

При этом все числа должны быть прописаны и в буквенном эквиваленте, а названия юридических лиц не должны содержать аббревиатуры. Если документ содержит более одного листа, он должен быть прошит и пронумерован.

Самостоятельный перевод для визы

Само собой разумеется, что и обращение в бюро переводов, и услуга нотариуса потребуют некоторых денежных расходов. Сэкономить позволит самостоятельная работа над документами. Для этого нужно придерживаться таких правил:

• язык изложения – государственный страны визита или английский;
• почерк – разборчивый, можно использовать машинописный текст;
• все ФИО и адреса пишутся полностью.

Закончил МГУ им. адмирала Невельского, факультет управления морским транспортом. Считаю, что в жизни нужно успеть испытать себя в разных сферах. Люблю совершать самостоятельные путешествия, а затем делиться полученным опытом и впечатлениями, побывал более, чем в 25 странах мира.

Консул свидетельствует верность перевода документа с одного языка на другой, если консул владеет соответствующими языками. Если же консул не владеет соответствующими языками, перевод может быть сделан известным ему переводчиком, подлинность подписи которого должна быть засвидетельствована консулом.

Если при совершении нотариального действия (удостоверение сделки, свидетельствование верности копий, выписок и т.д.) одновременно совершается и перевод на другой язык, то перевод помещается на одном листе с подлинником, оба текста рядом, на одной странице, разделенной вертикальной чертой, таким образом, чтобы подлинный текст помещался на левой стороне, а перевод - на правой. Перевод делается со всего текста переводимого документа и оканчивается подписями. Под переводом помещается подпись переводчика. Удостоверительная надпись излагается под текстом документа и под переводом с него. Если перевод помещен на отдельном от подлинника листе, то он прикрепляется к подлинному документу, прошнуровывается и скрепляется подписью консула и гербовой печатью консульства.

ТРЕБОВАНИЯ К ПЕРЕВОДАМ ДОКУМЕНТОВ

При оформлении перевода следует обеспечить соответствие следующим основным требованиям:

• В верхнем колонтитуле каждой страницы должна присутствовать надпись: «Перевод с языка на язык». При переводе с иностранного языка на русский язык достаточно надписи на русском языке. При переводе с русского языка на иностранный язык та же надпись должна дублироваться на языке перевода. Если документ содержит текст на нескольких языках, в надписи в колонтитуле каждой страницы в качестве языка оригинала должен быть указан язык(и), на котором(ых) написан текст на данной странице. Если документ содержит параллельный текст на двух иностранных языках, в надписи в колонтитуле в качестве языка оригинала должен быть указан язык, с которого практически осуществлялся перевод.
• Если в тексте оригинала присутствуют какие-либо графические символы, они должны быть описаны в переводе.
  Например: «Государственный герб Великобритании», «Православный крест Русской православной церкви» и т. п.
• Перевод не должен содержать слов в иностранном написании, т.е. необходимо переводить в русской транслитерациию.
  Например: 10, Kensington High Street, London рекомендуется переводить как: Лондон, Кенсингтон Хай Стрит, 10 .
• Текст оригинала должен быть переведен полностью, включая текст всех штампов, печатей и т. п.
• Если в документе присутствуют рукописные подписи, в переводе они заменяются словом (с заглавной буквы, курсивом, в угловых скобках).
  Примеры оформления:
  Директор Дж. Смит
  Штамп: Торгово-промышленная палата г. Брно
  Круглая печать: Фиат Интернэшнл С.п.А., Департамент международного развития
  Круглая гербовая печать: Морони Джузеппина, дочь Ремо, нотариус г. Турина.
• Имена и фамилии детей, их родителей в переводах паспортов и свидетельства о рождении должны быть идентичны.
  Например, «Warren» – если в переводе паспорта «Уоррен» , то в переводе свидетельства о рождении нельзя писать «Воррен» и т.п.
• Не переводятся: оригинальные номера бланков (например, BAL 123456 ), серии и номера паспортов (например, GBR 123456789 ), почтовые индексы (W8 6JQ) и т.п.
• Машиносчитываемую строку в паспорте рекомендуется указать в следующем формате: Машиносчитываемая строка.

Ниже для справки приводится перевод текста удостоверенной актовой записи Великобритании и перевод паспорта гражданина Великобритании:

Текст апостиля всегда содержит одну и ту же информацию, однако его форма может незначительно отличаться.

Ниже для справки приводится перевод текста апостиля, проставляемого Министерством иностранных дел и по делам Содружества.

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяет экономить до 20% площади места бумаги. Формуляр, предусматривает именно такое расположение.

Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках - национальном и русском (реквизиты 06,07,12).

Бланки документов должны иметь поля (мм) : 20-35-левое; 10-правое; 20-верхнее; 10-нижние.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. делопроизводство акт бланк

Бланки допускается изготавливать типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники.

Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменный. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Реквизиты 01,02,03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается раполагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06,07,08,12 ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• - центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов;
• - флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организаций, ее структурного подразделения должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

• - общий бланк;
• - бланк письма;
• - бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов кроме писем.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,04,06,07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица практикуют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, ограничительные отметки для границ зон расположенных реквизитов 09,10,11,12,17,18.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств вычислительной техники.

Допускается печатание документов с исправлением обратной стороны листа.

Требования к оформлению реквизитов документа.

Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с постановлением о Государственном гербе РФ.

Греб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ.

Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

Код форму документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное название вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

Наименование вида документа составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно заполнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленный двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания авторов в документе.

Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

Оформление реквизитов, размещенных на рабочем поле документа.

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ указывают в дательном падеже.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.

К тексту документов оформленных на бланках А5 заголовок можно не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

• - в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;
• - на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

Наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и дата согласования.

Согласование документа оформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости - должность визирующего.

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют:

• - завершительную надпись «верно»;
• - должность лица, заверившего копию;
• - личную подпись;
• - расшифровку подписи;
• - дату заверения.

Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Бланком традиционно называется лист бумаги стандартного формата с воспроизведенными постоянными реквизитами и площадью, предназначенной для оформления переменных реквизитов. Постоянными реквизитами, которые должны повторяться при оформлении большинства документов организации, как правило, являются сведения об авторе документа . В новом стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» именно такой подход взят в основу определения термина: «бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора ­официального документа».

Конкретные ответы на заданные вопросы дает ГОСТ Р 6.30-2003 в пунктах 3.8 и 4.8.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах...

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации...

4.8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и ­национальном (справа) на одном уровне.

Напоминаем, что реквизит 08 - наименование организации, 09 - справочные данные об организации, обязательные в бланке письма, а 14 - место составления или издания документа. Таким образом, все виды бланков (общий, для письма, конкретных видов документов) в организациях субъектов РФ рекомендуется оформлять как двуязычные, если в нормативных правовых актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок (см. п. 3.4. «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003). Причем в данных нормативных правовых актах и, в первую очередь, в законах о языках субъектов Российской Федерации могут устанавливаться обязательные к применению языки, а дополнительно - не только расположение реквизитов, но и ­начертание и размер шрифта для их оформления.

Рассмотрим примеры:

1. Двуязычное наименование Архивного агентства Республики Коми на общем бланке:

Пример 1

Свернуть Показать

2. В соответствии с Конституцией Республики Крым государственными языками являются русский, украинский и крымско-татарский. В бланке приказа наименование Государственной архивной службы ­Республики Крым печатается на трех языках:

Пример 2

Свернуть Показать

3. Закон Республики Башкортостан от 15.02.1999 № 216-з «О языках народов Республики Башкортостан» установил, что на бланках оформляются «слева - текст на башкирском языке, справа - текст на русском языке и выполняются одинаковыми по размеру буквами». Такая законодательная норма субъекта не противоречит Федеральному закону от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» и Федеральному закону от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и отражает особенность оформления управленческих документов в органах местного самоуправления данного субъекта Российской Федерации.

Разработка фирменного официального бланка компании дело непростое. Особенно если ваша компания является представительством зарубежной фирмы. Часто коммерческие компании при разработке своего бланка ограничиваются только нанесением на него своего логотипа и торгового названия. Что с точки зрения российских стандартов (ГОСТов) абсолютно не верно. И самое интересное, что юристы компании, которые участвуют в процессе создания фирменного бланка не считают нужным заглянуть в действующие стандарты, чтобы внести коррективы в соответствии с действующим законодательством РФ.
На моих занятиях по Деловому письму и по Делопроизводству участники семинаров стали все чаще и чаще задавать вопросы - как же правильно оформлять фирменный бланк на двух языках. И надо ли это делать вообще? Ответ на этот вопросы четко и ясно прописан в п. 3.8 ГОСТа 6.30-2003. (напомню, что ГОСТ никто не отменял и не смотря на то, что он разработан 9 лет назад, ГОСТ имеет юридическую силу и по сей день).
И так, давайте обратимся к указанному ГОСТу и посмотрим, что там написано:

«3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.»

Ниже привожу два примера, как может выглядеть двуязычный бланк компании. Стоить заметить, что при изучении стандартов по унифицированным формам документов стран СНГ (Украины, Белоруссии и Казахстана) требования к оформлению двуязычных бланков одинаковы: слева – название компании на национальном языке, справа – на иностранном.
Как видите все ясно, просто и четко. Вот за это я и люблю работать с ГОСТами.