Что делать в случае утраты документов? Утрата, уничтожение, восстановление документов Ответственность за утрату документов организации

УТРАТА БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ВОССТАНОВЛЕНИЕ

Какие первоначальные действия следует предпринять при утрате документов?

Нарушение законодательства в организации и ведении делопроизводства, проявившееся в несоблюдении требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения, влечет предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в размере от 15 до 20 минимальных заработных плат (ст.89-3);

Нарушение руководителем, главным бухгалтером или другим должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем установленного порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности влечет наложение штрафа в размере от 10 до 20 минимальных заработных плат. Уничтожение указанными лицами бухгалтерских и других документов в нарушение установленных сроков их хранения или их сокрытие влекут наложение штрафа в размере до 100 минимальных заработных плат (ст.151-3).

Умышленное уничтожение либо повреждение имущества, повлекшее причинение ущерба в значительном размере, наказывается по ст.218 Уголовного кодекса РБ от 09.07.1999 № 275-З (с изменениями и дополнениями) (далее - УК РБ) штрафом, или исправительными работами на срок до 2 лет, или арестом на срок до 3 месяцев, или ограничением свободы на срок до 2 лет. Умышленное уничтожение либо повреждение имущества, совершенные общеопасным способом либо повлекшие причинение ущерба в крупном размере, наказываются ограничением свободы на срок до 5 лет или лишением свободы на срок от 3 до 10 лет.

Руководитель и главный бухгалтер организации понесут уголовную ответственность, если будет доказан факт умышленного уничтожения бухгалтерских документов в целях уклонения от уплаты налогов. Иными словами, в том случае если будет установлена взаимосвязь между пожаром, наводнением или кражей в бухгалтерии документов и уклонением от уплаты налогов, то руководителю и главному бухгалтеру будет предъявлено обвинение по ст.243 УК РБ, но только если имел место факт уклонения от уплаты налогов в крупных и особо крупных размерах.

Причинение ущерба в крупном размере наказывается лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, или арестом на срок до 6 месяцев, или ограничением свободы на срок до 3 лет, или лишением свободы на тот же срок.

То же деяние, повлекшее причинение ущерба в особо крупном размере, наказывается ограничением свободы на срок до 5 лет и лишением свободы на срок от 3 до 7 лет с конфискацией имущества или без конфискации и с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью либо без лишения.

От редакции: С 1 июля 2006 г. Инструкция о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденная постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.12.2003 № 124, на основании постановления Министерства по налогам и сборам от 20.04.2006 № 51 изложена в новой редакции.

С 27 сентября 2006 г. в Инструкцию о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденную постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.12.2003 № 124, на основании постановления Министерства по налогам и сборам от 30.08.2006 № 94 внесены изменения и дополнения.

С 1 марта 2007 г. Кодекс об административных правонарушениях, принятый Верховным Советом Белорусской ССР от 06.12.1984 № 4048-X, на основании Закона Республики Беларусь от 31.12.2006 № 208-З утратил силу.

С 1 марта 2007 г. в Инструкцию о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденную постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.12.2003 № 124, на основании постановления Министерства по налогам и сборам от 16.02.2007 № 36 внесены изменения и дополнения.

В Общую часть Налогового кодекса Республики Беларусь от 19.12.2002 № 166-3 на основании Закона Республики Беларусь от 04.01.2007 № 205-З внесены дополнения и изменения.

С 14 июня 2007 г. в постановление Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.12.2003 № 124 «Об утверждении Инструкции о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами» на основании постановления Министерства по налогам и сборам от 24.04.2007 № 69 внесены изменения и дополнения.

С 1 октября 2007 г. в Инструкцию о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденную постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.12.2003 № 124, на основании постановления Министерства по налогам и сборам от 04.09.2007 № 90 внесены изменения и дополнения.

С 1 января 2008 г. письмо Министерства финансов Республики Беларусь от 05.12.1995 № 54 «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 утратило силу.

С 1 января 2008 г. в Налоговый кодекс Республики Беларусь от 19.12.2002 № 166-3 на основании Закона Республики Беларусь от 26.12.2007 № 302-З внесены изменения и дополнения.

С 28 августа 2008 г. в Инструкцию о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденную постановлением Министерства по налогам и сборам РБ от 29.12.2003 № 124, на основании постановления Министерства по налогам и сборам от 24.07.2008 № 67 внесены изменения и дополнения.

От утраты бухгалтерских и налоговых документов не застрахован никто. Документы могут сгореть при пожаре, пострадать при транспортировке и т.п. Наконец, они могут быть просто украдены. К сожалению, далеко не все бухгалтеры знают, как избежать негативных последствий таких потерь.

По Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации должны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность не менее пяти лет. Ответственность за несоблюдение этого требования несет руководитель предприятия. В случае нарушения с него можно взыскать штраф в размере от 20 до 30 МРОТ (ст. 15.11 КоАП РФ).
Налоговый кодекс обязывает организации хранить документы, необходимые для исчисления налогов, в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23). Отсутствие первичных документов и регистров бухучета признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За совершение такого правонарушения предприятия наказываются по статье 120 НК РФ. С них взимается штраф в размере от 5 тысяч рублей до 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тысяч рублей.
Таким образом, за утрату бухгалтерских документов к ответственности может быть привлечена как сама организация, так и ее руководящие работники. Предприятия "отвечают" по Налоговому кодексу, а руководители - по административному. Но на практике потеря документов доставляет больше всего хлопот бухгалтеру.

Налоговики считают, фирмы платят

Оставшегося без документов налогоплательщика ждет не только штраф. Налоговики вправе обвинить его в отсутствии учета доходов и расходов и пересчитать уплаченные им суммы налогов на основе информации об аналогичных организациях (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). Налоговый кодекс не разъясняет, какие организации признаются аналогичными. Поэтому, рассчитывая налоги подобным образом, инспекторы продолжают руководствоваться порядком, утвержденным письмом Госналогслужбы России от 13 августа 1994 года № ВГ-4-13/94н.
Как правило, при выборе аналогичной организации учитывается ее отраслевая принадлежность, вид деятельности, среднемесячный размер выручки и среднесписочная численность работников. Иногда во внимание принимается общая стоимость основных средств.
Порядок расчета налогов "по аналогии" зависит от того, можно ли определить выручку налогоплательщика, утратившего документы или нет. Если возможно, то налогооблагаемую базу проверяемого предприятия исчисляют, умножив его выручку на расчетный коэффициент. В свою очередь этот коэффициент определяется делением облагаемого дохода аналогичной организации на ее выручку.
Если выручку предприятия установить нельзя, то налоговую базу рассчитывают, умножив численность его производственного персонала на коэффициент (частное от деления облагаемого дохода аналогичной организации на численность ее штата).
Заметим, что налоговики учитывают только недоплату налогов, выявленную в результате расчета "по аналогии". Полученная таким методом переплата во внимание не принимается.

Пример
В феврале 2002 года в офисе московской торговой фирмы ЗАО "Интерьер" произошел пожар. В результате сгорели все бухгалтерские и налоговые документы за 2001 год. В мае 2002 года на предприятии началась налоговая проверка. Инспекторы запросили документы, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налога на прибыль и НДС за 2001 год.
Из-за отсутствия запрашиваемых документов фирма не смогла выполнить требования налоговой инспекции. На этом основании проверяющие решили рассчитать причитающиеся с нее суммы налогов по аналогии со столичной фирмой ООО "Синтез", реализующей схожие товары и имеющей приблизительно ту же численность работников, что и ЗАО "Интерьер".
При исчислении налоговой базы проверяющие учитывали выручку ЗАО "Интерьер", указанную в декларациях. Порядок расчета налога на прибыль и НДС показан соответственно в таблицах 1 и 2. Из таблицы 1 видно, что при исчислении налога на прибыль была установлена недоплата в размере 39 000 рублей (361 000 - 322 000). На основании данных таблицы 2 налоговики сделали вывод о том, что сумма НДС была занижена как в каждом квартале, так и в целом за год. Общая сумма недоимки составила 7900 рублей (112 700 - 104 800).
В связи с этим сотрудники налоговой инспекции потребовали от ЗАО "Интерьер" доплатить суммы налогов и перечислить пени. Кроме того, предприятие было привлечено к налоговой ответственности по статье 122 НК РФ.

Таблица 1

Расчет налога на прибыль (руб.):

Таблица 2

Расчет НДС (руб.):

	ООО «Синтез»		ЗАО «Интерьер»
	Выручка от реализации	Сумма НДС	Выручка	Рассчитанный НДС	Заявленный НДС
I квартал	1 000 000	33 500	1 100 000	36 850 (1 100 000 x (33 500: 1 000 000))	36 300
II квартал	800 000	22 000	900 000	24 750 (900 000 x (22 000: 800 000))	21 000
III квартал	950 000	29 000	950 000	29 000 (950 000 x (29 000: 950 000))	28 500
IV квартал	750 000	19 500	850 000	22 100 (850 000 x (19 500: 750 000))	19 000
Итого:	3 500 000	104 000	3 800 000	112 700	104 800

Уважительные причины

Уплачивать штраф придется только той организации, которая виновна в потере первичных документов. Причем наличие умысла или неосторожности в ее действиях должны доказывать налоговики.
Фирма не несет ответственности за утрату документов, если она не могла обеспечить их сохранность. Однако помешать организации принять необходимые меры может только непреодолимая сила (форс-мажор). По статье 401 Гражданского кодекса таковой признается "чрезвычайное и непреодолимое при данных условиях обстоятельство" (авария, наводнение, ураган и т. д.). Вместе с тем нельзя считать форс-мажором пожар в здании, которое не было оборудовано средствами пожарной защиты (огнетушителями, сигнализацией и т. д.), или кражу из помещения, не предназначенного для хранения документов (производственный цех, товарный склад и т. д.).
Только официально подтвержденные факты пожара, аварии или кражи могут послужить основанием для освобождения предприятия от ответственности за утрату документов. Как зафиксировать форс-мажорное обстоятельство?
Сначала организации нужно получить официальное подтверждение произошедшего. Например, о пожаре свидетельствует акт, составленный органами пожарного надзора, о краже - справка из милиции о том, что от потерпевшего принято соответствующее заявление. После этого руководитель предприятия должен утвердить состав комиссии по расследованию причин случившегося. Как правило, к расследованию привлекаются представители государственной противопожарной службы, внутренних дел и других уполномоченных организаций. Результаты работы комиссии оформляются специальным актом (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105).
Одновременно с назначением комиссии организация обязана определить понесенные убытки, в том числе количество утраченных документов. Для этого придется провести инвентаризацию имущества (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).
При выявлении крупного имущественного ущерба предприятие может признать чрезвычайную ситуацию событием, произошедшим после отчетной даты, и отразить ее последствия в бухгалтерской отчетности (ПБУ 798 "События после отчетной даты", утвержденное приказом Минфина России от 25 ноября 1998 г. № 56н). Однако обыкновенную потерю документов к крупному ущербу отнести нельзя. Это событие в отчетности не отражается.

С миру по нитке…

Налогоплательщик избежит пересчет налогов и уплату пеней, если восстановит утраченные бухгалтерские и налоговые документы. Порядок и сроки восстановления следует согласовать с налоговой инспекцией.
Пострадавшей организации нужно обратиться к своим контрагентам с тем, чтобы получить у них копии первичных документов (договоров, накладных и т. д.) и счетов-фактур. Также ей следует взять в банке выписки со счетов, свидетельствующие о движении денежных средств. Если на предприятии не велся компьютерный учет (или если его данные также утрачены), необходимо восстановить регистры бухгалтерского учета и рассчитать налоги.
К сожалению, восстановить удается далеко не все первичные документы и счета-фактуры. Например, это очень трудно сделать, если неизвестно местонахождение тех или иных партнеров по бизнесу. В таких ситуациях организация обязана пересчитать налоги и доплатить необходимые суммы.
Впрочем, пострадавшая фирма имеет право перенести срок перечисления налогов. По статье 64 НК РФ организации, получившие ущерб в результате обстоятельств непреодолимой силы, могут получить отсрочку или рассрочку по одному или нескольким налогам на срок от одного до шести месяцев. Отсрочка предполагает перенос сроков перечисления всей суммы налогового платежа. Рассрочка предусматривает поэтапную уплату налога.
Для получения отсрочки или рассрочки по федеральным налогам налогоплательщик должен подать заявление в Минфин России, а по региональным и местным налогам - в финансовые управления субъектов РФ и муниципальных образований. К заявлению необходимо приложить документы, подтверждающие факт причинения ущерба (например, акт пожарного надзора) и его размер (результаты инвентаризации).
В течение месяца после получения всех необходимых документов финансовое ведомство должно либо предоставить налогоплательщику отсрочку (рассрочку), либо отказать ему в этом.

Мария ИВАНОВА
Материал предоставлен журналом "Московский бухгалтер" Источник материала -

Вопрос

После стихийного бедствия в арендуемом помещении были залиты все документы компании, была испорчена техника, в т.ч. выведана из строя программа 1С. Арендодатель дает Акт о происшедшем событии. Какие налоговые последствия для компании могут возникнуть? Надо ли восстанавливать документы? Надо ли сообщать в налоговую инспекцию о случившемся? Какими документами необходимо подтвердить факт происшествия? Какие налоговые риски могут возникнуть?

Ответ

Последствия утраты документов
В связи с утратой документов для предприятия общественного питания могут наступить следующие последствия.
1. Статьей 120 НК РФ установлена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Грубым нарушением правил признается в том числе отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского либо налогового учета.
2. Статьей 122 НК РФ предусмотрен штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налогов, сборов (или 40% — при наличии умысла). Такие санкции могут возникнуть в результате исключения из базы по налогу на прибыль расходов, не подтвержденных документами, поскольку в соответствии со ст. 252 НК РФ признаются только документально подтвержденные затраты.
3. Предприятие может быть привлечено к ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставление по требованию налогового органа документов (200 руб. за каждый непредставленный документ). Эти санкции не применяются, если налогоплательщик докажет, что документы не были представлены по не зависящим от него обстоятельствам (Постановления ФАС МО от 12.08.2013 N А40-82680/12-20-446, ФАС ПО от 29.08.2013 N А06-7786/2012, ФАС ВСО от 23.09.2009 N А33-12556/08).
4. При отсутствии документов, подтверждающих доходы и расходы, налоговый орган вправе воспользоваться нормой пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ об определении налогов расчетным путем.
Если случилось чрезвычайное происшествие, Вы должны предпринять следующие действия:
Создать комиссию.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем общества (см. пример 2 — образец акта комиссии). Его форма законодательно не утверждена, поэтому акт может быть составлен в произвольном виде. Однако он должен содержать следующие данные:
— состав комиссии, которой было поручено провести расследование причин (зафиксировать причину) утраты документов;
— причину утраты документов;
— перечень документов, которые утрачены. Для составления этого перечня нужно провести инвентаризацию.
— ссылку на документальное подтверждение произошедшего. Подтверждением послужит справка коммунальных служб, специалистов МЧС (по факту стихийных бедствий), органов противопожарной службы, органов внутренних дел (по факту кражи, разбоя, грабежа).
После завершения мероприятий по фиксированию факта утраты (гибели) документов проводится работа, направленная на восстановление документов, хотя действующее законодательство не предусматривает обязанности по их восстановлению. Однако финансовый орган обращает внимание на такую необходимость (Письмо от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191).
Если все документы восстановить невозможно. В такой ситуации нужно, чтобы ответственное лицо составило соответствующий акт, в котором указало их перечень и причины, по которым невозможно их восстановить.
Дальнейшие действия будут зависеть от того, какие документы не удалось восстановить. Например, если не удалось восстановить документы, подтверждающие расходы или убытки по налогу на прибыль, либо счета-фактуры, дающие право на вычет НДС, то рекомендуется пересчитать налоговые обязательства и подать уточненные налоговые декларации, доплатив налоги и пени. Таким образом удастся избежать штрафных санкций в том случае, если инспекторы самостоятельно выявят отсутствие первичных документов и пересчитают налоги в ходе выездной, камеральной проверки или встречной проверки контрагентов.
Заметим: финансовый орган считает, что восстанавливать документы необходимо и за период, ранее проверенный во время выездной налоговой проверки (Письмо Минфина России от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191).

Смежные вопросы:

Сотрудник предоставил документ об образовании на иностранном языке, т.к. проходил обучение в США. Достаточно ли сделать просто перевод диплома переводчиком, чтобы внести данные в трудовую книжку в графу об…...
Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек)
✒ В организации должны оформляться…...
Нужно получить справку о зарплате для начисления пенсии. Индивидуальное частное предприятие (ИЧП) ликвидировалось, данные в архив не сдавались, находятся у бывшего директора. Имеет ли право бывший директор выдать такую…...
Здравствуйте! Подсткажите, пожалуйста, если у сотрудника имеется «Справка о результатах установления степени утраты профессиональной трудоспособности в процентах», выданная Бюро медико-социальной экспертизы, по которой сотруднику установлена степень утраты профессиональной трудоспособности…...

При утрате первичных документов, бухгалтеру нужно немедленно заняться их восстановлением. Если это произошло по причине форс-мажорных обстоятельств, можно получить отсрочку при истребовании их налоговой. В остальных случаях руководителю придется нести ответственность: заплатить штраф.

Утрата документов

В случае утраты первичных учетных бумаг руководитель организации, в соответствии с пунктом 6.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете, обязан создать комиссию по расследованию. По результатам работы составляется акт с обязательным перечнем всех утраченных документов и указанием причин пропажи.

Если же назначенные для расследования сотрудники приходят к выводу, что бумаги были потеряны в результате форс-мажорных обстоятельств, например в результате пожара, аварии и других серьезных происшествий, то необходимо запастись доказательством того, что данное событие имело место быть. Например, справкой, выданной органами внутренних дел или Федеральным государственным пожарным надзором.

Наличие сведений, подтверждающих возникновение форс-мажорных обстоятельств, позволит фирме получить отсрочку представления утраченных материалов при их истребовании контролирующими органами (пп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК РФ, а также п. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ).

Стоит также напомнить, что в случае обстоятельств непреодолимой силы (пожар, потоп и т.п.) фирма обязана провести инвентаризацию.

Имейте в виду: если документация исчезла в результате форс-мажора, то плательщика нельзя привлечь к ответственности за непредставление бумаг по требованию ревизора. Однако фирма обязана подтвердить факт происшествия не зависящих от нее причин.

Тем не менее в подобной ситуации принимать меры по восстановлению пропажи все-таки нужно. Более того, факты, свидетельствующие о конкретных действиях по восстановлению утраченных бумаг, могут стать веским аргументом в спорных ситуациях с контролирующими органами.

Стоит обратить особое внимание на то, что чиновники в своих письменных разъяснениях настаивают на необходимости восстанавливать утраченные документы. Такая позиция нашла свое отражение, например, в Письме Минфина от 11.08.2011 года № 03-02-07/1-288.

Восстановление бухгалтерских документов

Правила восстановления утраченных бумаг законодательством не установлены. В связи с этим ошибки и неточности в оформлении таких сведений будут трактоваться в пользу налогоплательщика. Постановление ФАС Московского округа по делу от 9 февраля 2009 года № КА-А40/80-09 содержит аналогичные выводы.

Отмечу, что в случае утраты первичных учетных документов без уважительных причин, восстановить их просто необходимо. Иначе, при проведении ревизий у инспектора не будет ни оснований, ни возможностей для того, чтобы убедиться в правильности расчетов по налогам и освободить компанию от ответственности за непредставление утраченных документов.

Если же организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли, правомерность применения вычетов по НДС, а также доказать правильность расчетов иных платежей, то у контролеров, на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ, будет полное право исчислить суммы налогов расчетным путем.

Оспорить действия инспектора в такой ситуации будет сложно, так как суды при рассмотрении подобных дел часто встают на сторону налоговиков. Позиция арбитров заключается в том, что если компания утратила первичные учетные документы, то подтвердить достоверность расходов и заявленных вычетов не представляется возможным, поэтому контролеры вправе определить сумму ее налоговых обязательств самостоятельно.

Ответственность за непредставление

В случае непредоставления при проверке первичных документов, утраченных без уважительной причины, организацию могут привлечь к ответственности по статье 126 НК РФ, и наложить штраф в размере 200 рублей за каждую бумагу.

За отсутствие «первички» фирма может быть оштрафована на 10 000 рублей по статье 120 НК РФ. Если аналогичные действия совершались не в одном налоговом периоде, то сумма возрастет до 30 000 рублей.

Необходимо отметить, что за утрату документов должностные лица организации могут быть привлечены и к уголовной ответственности по статье 199 УК РФ. Это происходит в том случае, когда непредставление документов привело к неуплате налога в крупном или особо крупном размере.

Замечу, что уголовная ответственность наступает, только если в суде будет доказано, что уничтожение финансовой информации совершено умышленно с целью уклонения от уплаты взносов. Таким образом, чтобы минимизировать налоговые риски при утрате учетных сведений до истечения срока их хранения, организация должна документы восстановить.

Была в советское время такая поговорка: без бумажки ты букашка, а с бумажкой - человек! На дворе уже 25 лет что-то типа капитализма, появилось понятие «юридическое лицо». Собственно, лицом этого «лица» становятся его документы. Они являются основанием для учета хозяйственных и иных операций, расчета и начисления налогов, а иногда… для возбуждения уголовного преследования.

Документы пока бумажные. Наверное, в недалеком будущем их заменят электронные. Документы нужно хранить, но не все руководители знают, где и сколько времени, и что с ними происходит после ликвидации юридического лица. Этим вопросам и посвящена данная статья.

Сроки хранения различных документов установлены несколькими правовыми актами.

Документы по личному составу

Ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" рассказывает о хранении таких документов, как:

трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;
приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
трудовые книжки;
личные дела;
лицевые счета по заработной плате.

Все эти документы хранятся не менее 50 лет со дня их создания, если они созданы после 2003 года. Для более ранних документов этот срок 75 лет .

Такой значительный срок хранения связан с необходимостью подтверждения трудового стажа и расчета размера пенсии работников при достижении ими соответствующего возраста.

Типовые управленческие документы

Типовые управленческие документы, которые образуются в процессе действия организаций, хранятся в соответствии с «Перечнем…», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380).

Например, доверенности, выданные сотрудникам или филиалам, представительствам организации, должны храниться 5 лет .

Столько же должны храниться таможенные декларации.

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц должны храниться постоянно .

Перечень содержит 1003 позиции по типам документов и для каждого свой срок хранения.

Мне кажется, сотрудник, отвечающий за делопроизводство в компании, а иногда это сам директор, должен хоть один раз в этот Перечень заглянуть.

Для акционерных обществ

Для АО сроки хранения их документов определены «Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс (зарегистрировано в Минюсте РФ 21.08.2003 N 4994).

Например, реестры акционеров, выписки из них и списки аффилированных лиц, годовые отчеты общества должны храниться постоянно .

Бухгалтерские документы

Смотрим п. 1 и 2 ст. 29 :

первичные учетные документы;
регистры бухгалтерского учета;
бухгалтерская (финансовая) отчетность;
аудиторские заключения;
документы учетной политики;
стандарты экономического субъекта (приказы, распоряжения, внутренние инструкции, правила документа оборота, правила трудового распорядка и т.д.);
документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета;
средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи;

Все эти документы предприятие должно хранить не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Однако Налоговый Кодекс (подп. 8 п.1 ст.23 НК) предписывает в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов.

В очередной раз мы сталкиваемся с несоответствием норм НК и Закона.

Попробуем разобраться, сколько же лет все-таки нужно хранить бухгалтерские документы. Законодательство РФ о налогах и сборах состоит из НК и принятых в соответствии с ним федеральных законов о налогах (ст. 1 НК). Из этого следует, что нормы законов должны применяться в части, в которой они не противоречат Кодексу.

Следовательно, бухгалтерские документы нужно хранить 4, а не 5 лет .

В письме Минфина от 23 марта 2016 г. N 03-02-08/16273 говорится, что такой срок хранения документов корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (ст. 89 НК). Кроме того, ФНС считает, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе, первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

Юридическое лицо ликвидируется, а документы нет

Ликвидация предприятия не предполагает уничтожения его документов. Если у предприятия не было специального договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России (а у большинства частных коммерческих обществ его нет), государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества.

Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим, если ликвидация осуществляется в форме банкротства.

Получается, что документы бухгалтерского учета должен хранить у себя ликвидатор (или управляющий) в течение 4 лет после исключения общества из реестра за свой счет. Совершенно очевидно, что практически все ликвидаторы частных коммерческих предприятий этого требования не соблюдают, и после ликвидации бухгалтерские документы уничтожаются.

За неправильное хранение (утерю) - штраф

Потерять документы или неправильно их хранить - это административное правонарушение. Нарушение требований законодательства о хранении документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей, на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 рублей (ст. 13.25 КоАП).

Налагать штраф за это нарушение могут должностные лица органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (п. 59 ст. 28.3 КоАП).

С 2002 по 2014 год действовал Приказ Росархива от 18.02.2002 N 18 (отменен Приказом Минкультуры России от 03.06.2014 N 976), в соответствии с которым этим правом наделялись руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России, их заместители.

С 1 сентября 2013 года вступили в силу поправки к ст. 23.74 КоАП, согласно которым Банк России теперь рассматривает административные дела о неисполнении правил хранения документов АО (ч. 1 ст. 13.25) и страховой компанией (ч. 3 ст. 13.25). Орган, рассматривающий такие дела в отношении ООО (ч. 2 ст. 13.25), законом не установлен.

Поэтому в судебной практике не встречается ни одного дела о привлечении ООО к ответственности за неисполнение правил хранения документов, в то время как по АО и страховым компаниям такая практика есть, хотя и небольшая.

У этого правонарушения есть срок давности. Если с момента утери документов прошло более одного года, постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено (ч. 1 ст. 4.5 КоАП). Если регулятор нарушает данное правило, суды однозначно занимают сторону общества.

Нет документов, нет дела?

Наиболее широко распространенная организационная форма коммерческого предприятия - общество с ограниченной ответственностью. Из анализа представленной выше информации следует, что несмотря на существование норм, требующих надлежащего хранения документов, руководители и ликвидаторы ООО могут безнаказанно уничтожать документы общества, практика привлечения их к ответственности отсутствует.

Но у этой проблемы есть другие аспекты.

Первичные бухгалтерские документы необходимо представить в налоговый орган при проведении выездной налоговой проверки. Если предприятие не сохранило документы, проверяющие доначисляют налоги на основании подп. 7 п. 1 ст. 31 и п. 7 ст. 166 НК расчетным методом. Расчет производится на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.

Существует мнение, что если документы утеряны в результате кражи или пожара (наводнения и т.п.), то налоговая служба не праве начислить недоимку, а общество и его должностные лица освобождаются от налоговой ответственности.

Это не совсем верно.

Получения справок МВД, МЧС недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов. Важным критерием являются и активные действия со стороны фирмы - попытки восстановления утраченных документов.

Нередки случаи, когда у налогоплательщика нет никаких доказательств того, что он пытался восстановить документы. В любом случае, ФНС применит расчетный метод при проведении налоговой проверки, а суды крайне критично оценивают отсутствие попыток восстановления бумаг. В итоге, компании часто проигрывают в суде именно по этой причине.

Интерес к документам юридического лица проявляют также правоохранительные органы. Они могут проводить документальные проверки, а с момента внесения изменений в УПК РФ (Федеральным законом от 22.10.2014 N 308-ФЗ), по результатам проверки, проведенной ГЭБПК, Следственный комитет может возбудить уголовное дело по ст. 199 УК (уклонение от уплаты налогов организации).

Отсутствие документов серьезно затрудняет работу оперативников и следователей, так как без документов невозможно провести экспертизу и установить конкретную величину неуплаченных налогов. Но это не лишает правоохранителей возможности расследовать преступление, если оно было.