Апостиль или легализация: что оформить. Что такое апостиль и консульская легализация? Апостилирование и легализация
АпостИль - термин довольно часто встречающийся в международном документообороте, в , а также в бытовых вопросах при перемещении человека через границу и использовании различных официальных документов на территории иностранных государств. Давайте разберемся в терминах.
АПОСТИЛЬ
Это вид легализации документа, заключающийся в проставлении на нем специального штампа органами Министерства Юстиции одного государства, который делает возможным использование данного документа на территории другого государства. А под «апостилем», таким образом, понимается сам штамп, который выглядит примерно как на картинке в данной статье.
Использование документов возможно только на территории государств, которые присоединились к специальной конвенции об апостиле, Гаагской Конвенции 1961 года (полное наименование: Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года). К таким странам относятся:
Азербайджан, Австрия,
Азербайджан,
Албания,
Американское Самоа,
Андорра,
Антигуа и Барбуда,
Нидерландские Антильские острова,
Аргентина,
Армения,
Аруба,
Багамы,
Барбадос,
,
Белоруссия,
Бельгия,
Бермуды,
Болгария,
Босния и Герцеговина,
Ботсвана,
Британская антарктическая территория,
Американские Виргинские острова,
,
Бруней,
Вануату,
,
Венгрия,
Венесуэла,
Гваделупа,
Гвиана,
Германия,
,
Гибралтар.
Гондурас,
Гренада,
Греция,
Грузия,
Гуам,
Дания,
,
Доминика,
Доминиканская Республика,
Израиль,
Индия,
,
Исландия,
Испания,
Италия,
Кабо-Верде,
Казахстан,
Каймановы острова,
,
Киргизия,
КНР,
Аомынь (Макао),
(Сянган),
Республика Корея,
Коста-Рика,
Острова Кука,
,
Лесото,
Либерия,
Литва,
Лихтенштейн,
,
,
Майотта,
Македония,
Малави,
,
Маршалловы Острова,
Мексика,
Монако,
Монголия,
Монтсеррат,
Остров Мэн,
Намибия,
,
Ниуэ,
Новая Зеландия,
Новая Каледония,
Норвегия,
Оман,
Панама,
Перу,
Польша,
Португалия,
Пуэрто-Рико,
Республика Молдова,
Реюньон,
Россия,
Румыния,
Сальвадор,
Самоа,
Сан-Марино,
Сан-Томе и Принсипи,
Свазиленд,
Святой Елены остров,
Северные Марианские острова,
,
Сен-Пьер и Микелон,
,
Сент-Китс и Невис,
Сент-Люсия,
Сербия,
,
Словения,
США,
Суринам,
Тёркс и Кайкос,
Тонга,
Тринидад и Тобаго,
Турция,
Узбекистан,
Украина,
Уоллис и Футуна,
Фиджи,
Финляндия,
Фолклендские (Мальвинские) острова,
Франция,
Французская Полинезия,
Хорватия,
Черногория,
Чехия,
,
Швеция,
Эквадор,
,
Южно-Африканская Республика,
Япония.
Основными реквизитами апостиля являются его дата и номер
- данные реквизиты имеются у апостиля всегда.
КОНСУЛЬСКАЯ ЛЕГАЛИЗАЦИЯ
Как Вы видите, к Конвенции об апостиле НЕ присоединились некоторые страны, в том числе часто используемые в международном бизнесе: , . Это говорит о том, что для целей использования документов на территории любой из указанных стран необходимо осуществить так называемую предварительную консульскую легализацию для конкретной страны. Данная процедура немного сложнее и главной особенностью является возможность использования на территорииконкретного государства , для которого осуществляется легализация (а не на территории всех государств, как в случае в апостилем). Консульскую легализацию осуществляют комплексно органы МинЮста, МИД и Консульства целевого иностранного государства. Процедура легализации происходит следующим образом:
- с документа снимается копия и заверяется нотариально
- документ переводится на язык государства, где он будет использоваться
- подпись переводчика заверяется российским нотариусом
- документ передается в Министерство Юстиции для удостоверения подписи нотариуса
- документ передается в Консульский департамент Министерства иностранных дел для удостоверения печати МинЮста и подписи его должностного лица
- документ передается в консульство или консульский отдел посольства страны, где будет использоваться документ для последующего удостоверения
ОТМЕТКА ТОРГОВО-ПРОМЫШЛЕННОЙ ПАЛАТЫ
Отдельный вид условной «легализации» документов, носящих коммерческий характер. Чаще всего МинЮст РФ отказывает в проставлении апостиля на договорах, инвойсах, коносаментах в рамках коммерческой деятельности юридических лиц. Что же делать, если Ваши иностранные партнеры или иные учреждения требуют легализацию такого договора? В данном случае на нем возможно проставить отметку Торгово-Промышленной Палаты РФ, ОДНАКО, в данном случае необходимо удостовериться у партнеров, контрагентов и т.д. в том, что договор будет принят с подобной отметкой.
СОГЛАШЕНИЯ О ПРАВОВОЙ ПОМОЩИ
Некоторые страны, вместе с тем, вправе заключить между собой международные Соглашения, предусматривающие использование документов на территории друг друга БЕЗ дополнительной легализации (без апостиля). Как правило они носят название «Соглашение о правовой помощи по гражданским, семейным и уголовным делам между…», а в данных модельных конвенциях, как правило, содержится следующий абзац:
Документы, которые были на территории одной из Договаривающихся Сторон составлены или засвидетельствованы судом или официальным лицом (постоянным переводчиком, экспертом и др.) в пределах их компетенции и по установленной форме и заверенные печатью, принимаются на территории другой Договаривающейся Стороны без какого-либо иного удостоверения.
Наличие между странами данного соглашения означает, что любые официальные документы (исходящие из государственных органов, нотариусов, присяжных переводчиков и прочих официальных лиц, такие например как доверенности, дипломы, свидетельства о регистрации и т.д.) могут быть использованы БЕЗ дополительного проставления апостиля - «как есть». Россия подписала указанные соглашения со следующими странами:
Абхазия, Австрия, Азербайджан, Албания, Алжир, Ангола, Аргентина, Армения, Белоруссия , Болгария , Венгрия, Вьетнам, Германия, Греция, Грузия, Государства - члены Совета Европы, Государства - члены таможенного союза в рамках Евразийского экономического сообщества, Государства - члены Шанхайской организации сотрудничества, Государства - члены Содружества Независимых Государств, Государства - члены Гаагской конференции, Египет, Индия, Ирак, Иран, Испания, Италия, Йемен, Канада, Кипр, Киргизия , Китай, КНДР, Корея, Колумбия, Куба, Латвия, Литва , Мали, Мексика, Молдова , Монголия, ОАЭ, Панама, Польша , Румыния, Сирия, Словакия , США, Таджикистан , Тунис, Туркменистан, Турция, Финляндия, Франция, Чехословакия, Чехия, Шри-Ланка, Эстония , Югославия (Словения, Македония), Южная Осетия, Япония.
Это выглядит странно, но в списке стран Вы можете увидеть Кипр, Германию, Францию и многие другие страны, то есть официально проставление апостиля на документах, исходящих с территории Кипра, НЕ требуется, на основании Соглашения о правовой помощи (ст.15 Договор между Союзом Советских Социалистических Республик и Республикой Кипр о правовой помощи по гражданским и уголовным делам), но на практике документы без апостиля не примут, сославшись на формальное отсутствие каких-либо данных или реквизитов. Указанные соглашения, как правило, реально работают только между странами СНГ, где документы чаще всего дублируются русским переводом.
В каких случаях необходим апостиль? На какие документы можно поставить апостиль? Какой срок действия апостиля?
Апостиль позволяет предъявлять и использовать документ на территории любой страны для любых целей, подписавших и ратифицировавших конвенцию. Самыми распространенными случаями проставления апостиля на документах для использования их в бизнесе:
- проставление апостиля на доверенности для предъявления нотариусу в РФ в качестве подтверждения полномочий при подписании документов (чаще всего договоров);
- проставление апостиля для предъявления нотариусу РФ/в банк в качестве подтверждения правоспособности юридического лица при совершении сделок или при открытии счета;
- проставление апостиля на договорах, счетах, инвойсах, коносаментах (СПОРНЫМ является вопрос о проставлении апостиля на коммерческих контрактах - данный вопрос должен решаться индивидуально). В случае, если МинЮст отказывает в проставлении апостиля на договоре возможен вариант заверением штампом Торгово-Промышленной Палаты РФ (см. выше);
- проставление апостиля на сшивке корпоративных документов российского юридического лица для предъявления в иностранный банк в качестве подтверждения правоспособности российского юридического лица при открытии счета в иностранном банке;
- проставление апостиля на документах, требующихся для предъявления в суд в качестве доказательств (возможно включение любого количества документов в так называемый «аффидевит» с дальнейшим проставлением на нем апостиля);
- проставление апостиля на формах, требующихся, например, для регистрации юридического лица на территории иностранного государства (на заявлении P11001 в случае, если учредитель - иностранное юридическое лицо);
- проставление апостиля на личных документах физ. лица (выписки, копии из архивов ЗАГС, диплом/аттестат об образовании, свидетельства о браке и т.д.)
ВАЖНО!
Апостиль проставляется ТОЛЬКО на документах, заверенных нотариусом. При этом, заверению может подлежать:
- подлинность подписи подписанта, поставленная в присутствии нотариуса (с проверкой личности и полномочий, например, если подписантом выступает директор юридического лица);
- верность копии (БЕЗ проверки подлинности идентификации личностей, подписавших документ).
Апостиль может проставляться как на оригинал документа, так и на нотариально заверенную копию документа.
Апостиль НЕ имеет срока действия, он действителен в течение срока действия документа , на который он проставлен.
Апостиль ВСЕГДА проставляется на территории того государства, с территории которого исходит документ .
Иностранцы, находящиеся в России, при подаче документов в различные органы власти, часто сталкиваются требованием о легализации подаваемых документов. Документы должны быть легализованы, что это означает? Что такое легализация документов, выданных в иностранном государстве?
Иностранцы, находящиеся в России, при подаче документов в различные органы власти, часто сталкиваются требованием о легализации подаваемых документов.
Документы должны быть легализованы, что это означает? Что такое легализация документов, выданных в иностранном государстве?
Если документ выдан в иностранном государстве, российские власти могут сомневаться в правильности и подлинности этих документов, поэтому в некоторых случаях нужно дополнительно подтвердить, что предоставленные документы оформлены нужным образом.Правильно легализованный документ должен быть заверен надлежащим образом так, что у властей другого государства не остаётся сомнений, что этот документ подлинный. Есть два способа легализации документов: с помощью апостиля или при помощи консульской легализации.
Что такое апостиль?
Как правило, это специальный штамп, который ставится на копию или оригинал документа, и содержит сведения о том, где и кем заверен документ. Апостиль можно поставить заранее в стране, выдавшей документ, а также в России, в консульстве или посольстве своей страны (посольства некоторых стран не проставляют апостиль). Каждое государство-участник Гаагской конвенции само определяет и назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля. Легализация с помощью апостиля признаётся странами, подписавшими Гаагскую конвенцию 1961 года . Среди них такие государства, как Французская Респпублика,Соединённые Штаты Америки, "Велико"Британия, ФРГ, Бельгия, а также достаточно экзотические страны типа Руанды, Азорские о-ва,мадагаскар. Россия также является участником данной конвенции.
Что такое консульская легализация?
Но есть некоторые государства, не подписавшие Гаагскую конвенцию от 1961 года, и не проставляющие апостиль на выдаваемых документах. В этом случае применяется так называемая консульская легализация.
В сравнении с апостилем, это более трудоёмний и более затяжной процесс легализации документов, так как заверение документов сначала происходит службе иностранного государства, а затем в консульском отделе посольства РФ, находящемся в этой стране.
В каких случаях не нужен апостиль или консульская легализация?
Некоторые государства имеют соглашения о легализации с Российской Федерацией, так что гражданам этих стран не нужно проставлять апостиль или делать консульскую легализацию, чтобы подать документы в российские органы власти. Вот список этих этих стран:
Азербайджан Йемен Румыния Албания Казахстан Словакия Алжир Кипр Словения Армения Киргизия Таджикистан Беларусь Китай Тунис Болгария КНДР Туркменистан Босния и Герцеговина Куба Узбекистан Венгрия Латвия Украина Вьетнам Литва Финляндия Греция Македония Хорватия Грузия Молдова Чешская Республика Ирак Монголия Эстония Италия Польша Румыния
Не нашли свою страну в списке? Возможно, что-то изменилось, уточните наличие нужного договора на сайте консульского департамента МИД , если договора нет, то будет нужно заняться легализацией справки. Придётся потратить время и деньги.
Сталкиваясь с необходимостью оформления документов при выезде за рубеж, люди порой совершают массу ненужных действий. Вреда они, конечно, не приносят, зато отнимают и без того ограниченное время и финансы. Все это происходит из-за банальной неосведомленности. К таким напрасным действиям можно отнести проведение консульской легализации тех документов, которые требуют только заверения апостилем. Какой способ легализации выбрать и какие, собственно, отличия существуют между этими двумя процедурами, вы сможете узнать, прочитав эту статью.
Заверение апостилем – знакомый незнакомец
Срочный апостиль относится к тем понятиям, о которых большинство граждан имеют довольно смутное представление. Многие слышали этот термин, но что он означает и в каких случаях применяется, ответить могут немногие.
Использование штампа "Апостиль" было введено в рамках решения Гаагской конвенции от 1961 года. Таким образом страны, присоединившиеся к договору, упростили процедуру легализации официальных документов, предназначенных к использованию за рубежом. Отныне для большинства бумаг достаточно проставить срочный апостиль, чтобы придать им юридическую силу на территории другого государства.
Процедура действительно проста: необходимо лишь обратиться в соответствующую инстанцию с заявлением о желании получить заверение апостилем и предъявить оригинал документа. Через определенное время ваша заявка будет выполнена и документы, которые вы планируете использовать за границей, приобретут такую же юридическую силу, как и на родине.
В зависимости от типа деловых бумаг за получением срочного апостиля вам следует обращаться в такие учреждения:
- Министерство юстиции в лице Управления Федеральной регистрационной службы;
- Министерство внутренних дел, а именно – Главный информационно-аналитический центр;
- Отдел документально-справочной работы Росархива;
- Министерство образования и науки;
- Управления ЗАГС.
Что касается места проставления срочного апостиля, то это обязательно должна быть страна, государственные органы которой выдали искомый документ. Это касается и республик бывшего СССР, документы которых теперь также требуют заверения апостилем для использования в Российской Федерации.
Штамп "Апостиль" проставляется как на оригиналах, так и на нотариально заверенных копиях. Не подлежат апостилированию следующие категории деловых бумаг:
- оригиналы и копии паспортов;
- военные билеты;
- удостоверения личности;
- таможенная и налоговая документация.
Срочный апостиль или консульская легализация: выбор зависит от страны
Заверение апостилем представляет собой более простой вариант получения документа, имеющего равные права как у себя в стране, так и за рубежом. Однако такое упрощение возможно не всегда. В случае если вам необходимо выезжать в страну, не подписавшую Гаагское соглашение, придется проходить консульскую легализацию. Этот способ отнимает больше времени и требует некоторых усилий в плане общения с чиновниками, однако другого выхода у вас нет.
План ваших действий должен быть следующим:
- Нотариальное заверение идентичности оригинала и копии документов;
- Свидетельство подписи и печати нотариуса в Министерстве юстиции;
- Подтверждение подписи и печати Минюста в консульском департаменте Министерства иностранных дел; удостоверение подписи и печати консульского отдела МИД в консульстве выбранной страны.
Основная разница между срочным апостилем и консульской легализацией состоит в степени сложности самой процедуры. Кроме этого, документ, легализованный посредством консульства, будет действителен только на территории указанной страны. В то же время бумаги, имеющие срочный апостиль, могут использоваться во всех государствах, поддерживающих решение Гаагской конвенции.
Гражданам, планирующим консульскую легализацию, нужно знать, что если вам дополнительно необходим перевод документа, то он может проходить легализацию вместе с оригиналом. Чтобы вовремя пройти данную процедуру, уточните сроки и графики работы всех инстанций. Так вы избавите себя от спешки и недоразумений.
«Здравствуйте, немного запуталась, хотела попросить объяснить мне разницу между легализацией документов и Апости́ль (фр. Apostille) — специальный штамп, который ставится в России, для того, чтобы ваши документы приняли за границей. Апостиль на документы ставится только в том случае, если они нужны для стран, подписавших Гаагскую Конвенцию от 1961 года. апостилем . Когда нужно делать легализацию, а когда апостиль?»
Марина Цветкова, г. Санкт-Петербург
Апостиль или легализация?
Добрый день, Марина! Вы задали хороший вопрос, очень многие путают эти два типа заверения документов и часто по ошибке делают апостиль вместо Легализа́ция докуме́нта — совершение действий, придающих документу юридическую силу. Легализация иностранных документов:
- Апостиль — специальный знак, проставляющийся на официальных документах некоммерческого характера, исходящих от учреждений и организаций стран-участниц Гаагской конвенции об...
Что такое апостиль?
— это способ заверения документов, подтверждающий их законность для предъявления на территории иностранного государства. Он обычно ставится на оригиналы документов. Принимается апостиль только в странах, которые подписали Гаагскую конвенцию 1961 года. В других странах он будет недействителен и для документов потребуется делать процедуру консульской легализации.
Штамп Апостиль проставляют следующие государственные органы: Главное Управление ЗАГС, Министерство Юстиции, Департамент образования, МВД. Все зависит от типа документа, который необходимо апостилировать.
Пример Апостиля:
Что такое легализация?
Консульская легализация — это второй способ заверения документов, принимается в странах, которые не подписали Гаагскую конвенцию 1961 года. Легализация состоит из нескольких этапов: нотариальный перевод, заверение в Минюсте РФ, МИДе РФ и в посольстве. Окончательно документ заверяет консул или посол, соответственно дополнительные требования могут зависеть от посольства той страны для которой делается легализация.
Пример Консульской Легализации:
Марина, чтобы определить каким образом легализовать ваши документы, сначала нужно проверить в каком списке находится страна, для который мы будем ее легализовать. Если страна находится в списке стран, не подписавших Гаагскую Конвенцию 1961 года, тогда однозначно нужно делать консульскую легализацию, апостиль в этом случае будет не действительным.
Выезд за границу сопряжен с разными трудностями, одной из которых является оформление документов, в частности, их заверение для последующего предъявления по месту требования. Главная особенность состоит в том, что многие люди начинают допускать различные ошибки, вызванные порою совершенно ненужными действиями.
Как результат – потеря времени и несение дополнительных финансовых затрат. К примеру, если вам необходимо обеспечить законность справки об отсутствии судимости, следует обратиться к двум единственным способам:
апостиль
консульская легализация
Апостиль – в каких случаях применяется
Данный способ применим в тех случаях, когда выезд осуществляется в страны, принявшие Гаагскую конвенцию. Список стран не постоянен, он периодически дополняется – в настоящее время ратифицировали конвенцию 139 стран и территорий. Также необходимо знать, что право проставления апостиля в разных странах предоставлено различным уполномоченным органам – в зависимости от вида предоставляемых вами документов, например, на справку об отсутствии судимости апостиль проставляется в МВД.
Консульская легализация – когда, как долго и где?
Для заверения документов, в частности, справки об отсутствии судимости посредством консульской легализации, алгоритм действий несколько иной, он состоит из четырех этапов:
- нотариальный перевод;
- обращение в министерство юстиции;
- обращение в министерство иностранных дел;
- обращение в консульство страны, куда вы выезжаете.
Таким образом выглядят две процедуры заверения документов. Однако по факту могут возникать различные трудности, которые решаются только по мере их возникновения. Например, если документ заламинирован или же он имеет повреждения, в оформлении вам будет отказано. Чтобы избежать бюрократической проволочки, сэкономить время и деньги, сберечь собственные нервы, предлагаем вам воспользоваться профессиональными услугами нашей юридической конторы. В короткие сроки без затруднений мы подготовим для вас справку об отсутствии судимости с проставленным апостилем или консульской легализацией.